необходимые навыки для помощника руководителя
5 необходимых навыков для идеального персонального помощника
5 необходимых навыков для идеального персонального помощника
Существует стереотип, что персональный помощник носит документы на подпись и варит кофе. На самом деле эта должность подразумевает много разных умений и навыков, которым нужно специально учиться. Зато тем, кто одолеет эту непростую науку практически гарантирован карьерный взлет, потому что персональный помощник умеет все.
Документооборот и ведение офиса
Он должен быть в курсе всего: от любимого сорта кофе руководителя до порядка закупки канцелярии.
Маркетинг, продажи, SMM
Личный помощник должен не просто в общих чертах представлять, чем занимается компания, а быть в курсе всех деталей. Умение презентовать и продать продукт более, чем приветствуется. А для этого придется разобраться и в самом продукте, и в его отличиях от конкурирующих брендах, и в рынке в целом. Не случайно персональные помощники иногда переходят на должности директоров по маркетингу, продажам или пиар.
Ведение социальных сетей (и уж тем более отслеживание публикаций и комментариев там) тоже становится частью работы персонального помощника. Еще чаще он занимается продвижением личного профиля руководителя. Тут никак не обойтись без базовых знаний в области SMM.
Чтобы не подвести работодателя и оправдать высокое доверие, необходимо владеть не только знаниями о бизнес-процессах в компании и продуктах, но и о техниках переговоров. Базовые знания в психологии и конфликтологии тоже не будут лишними.
Пожалуй, главный навык хорошего личного ассистента. Ведь его задача не только грамотно выстроить рабочий график руководителя на месяцы вперед, но и не забыть про свои задачи и планы.
Занятость персонального помощника предполагает полную погруженность в дела руководителя. Поэтому чтобы оставалось время на личную жизнь, нужно уметь виртуозно распоряжаться временем.
Чем больше бизнес, тем подвижнее может быть график руководителя. Простого варианта тайминга встреч и мероприятий на день с ранжированием дел по степени важности будет недостаточно. Личный ассистент будет гибко менять расписание шефа, самостоятельно определяя важность того или иного события.
Безупречное знание правил делового этикета позволяет в любой ситуации чувствовать себя уверенно. А правил в нем много. По сути, он регламентирует каждое взаимодействие в рамках делового общения: знакомство с партнерами, деловую переписку, внешний вид и даже преподнесение сувениров на общепринятые праздники.
У крупных чиновников и первых лиц государства есть службы протокола, которые отслеживают соблюдение всех регламентов и требований безопасности на мероприятиях. Личный ассистент, безусловно, должен быть в курсе всех нюансов протокола.
Образец резюме помощника руководителя на работу
Образец резюме помощника руководителя поможет сформулировать информацию о своих навыках, достижениях, личных качествах и опыте работы соискателям вакансий ассистентов топ-менеджеров предприятий и организаций или их структурных подразделений.
Профессия помощника руководителя может подразумевать выполнение функций секретаря, администратора, ассистента руководителя. В круг должностных обязанностей специалиста входит решение различных административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия или организации.
Пример резюме помощника руководителя
Город: Санкт-Петербург
Дата рождения: 15 июня 1993
Желаемая зарплата: от 80 000 рублей
Занятость: Полная занятость
График работы: Полный день
Курсы и тренинги
Сентябрь 2020 — Декабрь 2020
Специалист по документационному обеспечению управления организацией
Место проведения: Учебный центр «ФИНКОНТ»
Дополнительная информация
Водительские права:
Категория B
Иностранные языки:
Английский (Письменный)
О себе:
Помощник руководителя с опытом работы более 6 лет.
Должностные обязанности помощника руководителя для резюме
Набор должностных обязанностей во многом зависит от конкретного места работы. В небольших фирмах на помощника руководителя могут возлагаться и такие функции, как поиск сотрудников и проведение собеседований или отслеживание судебных дел предприятия. Чем крупнее компания, тем больше вероятности, что эту работу возьмёт на себя не ассистент директора, а отдел кадров и юридический отдел.
В общем случае в круг должностных обязанностей помощника входит планирование рабочего времени руководителя, организация встреч и мероприятий, делопроизводство, поиск информации и контроль выполнения распоряжений руководства. Среди распространённых функций можно упомянуть поддержание порядка в приёмной, взаимодействие с курьерскими и клининговыми службами, обеспечение жизнедеятельности офиса, выполнение личных распоряжений руководителя.
Примеры должностных обязанностей для резюме помощника руководителя:
Ключевые навыки помощника руководителя в резюме
Работа помощника руководителя не требует глубоких познаний фундаментальных наук и экономических дисциплин. Это не значит, что для этой должности не нужны никакие навыки, однако большинство необходимых знаний и умений легко приобрести уже во время работы.
В работе помощника руководителя, где часто приходится иметь дело с составлением документации, написанием писем и протоколированием встреч и совещаний, не помешают и навыки скоростного набора текста. Стоит упомянуть и уровень знания английского, если он выше B1, даже если наниматель не выдвигает никаких языковых требований. Знание основного языка международного общения (и европейских языков) — это и показатель общего развития, и маркер разносторонности интересов, и, пусть и несколько косвенное, указание на стремление к профессиональному росту и саморазвитию.
Примеры ключевых навыков для резюме помощника руководителя:
Достижения помощника руководителя в резюме
Достижения помощника руководителя далеко не всегда можно выразить языком цифр. Решение административно-хозяйственных вопросов не влияет напрямую ни на прибыльность предприятия, ни на оптимизацию налогов, ни на рост или снижение производства. Однако это не значит, что в работе ассистента топ-менеджера не может быть никаких достижений.
Успехом можно посчитать освоение новых компьютерных программ, перевод документооборота (или части документооборота) в электронный вид, организацию работы офиса «с нуля», прохождение курсов повышения квалификации или приобретение новых навыков. В достижения стоит записать и исполнение функций, не входящих в типовой перечень должностных обязанностей помощника руководителя. Например, набор сотрудников и ведение кадрового делопроизводства, работу с судебными инстанциями и так далее.
Примеры достижений в резюме помощника руководителя:
Личные качества помощника руководителя для резюме
Помощнику руководителя приходится иметь дело как с документами, так и с людьми (сотрудниками компании, посетителями, представителями компаний-партнёров, курьерских и клининговых служб и так далее). То есть важное значение имеют качества, способствующие как более успешной коммуникации, так и ведению делопроизводства и решению административно-хозяйственных вопросов.
Примеры личных качеств в резюме помощника руководителя:
Вакансия помощник руководителя
Сегодня каждый руководитель нуждается в ответственном и надежном помощнике, умеющем поддерживать авторитет руководителя, способном взять на себя информационные и организационные обязанности и самостоятельно решать многократно повторяющиеся, стандартные проблемы. Помощник руководителя – это не столько специальность, сколько статус, и этот статус может иметь не просто высокопрофессиональный секретарь, а особое «доверенное лицо» директора компании.
Мало владеть базовым набором профессиональных знаний и умений в совершенстве. Д ля того, чтобы стать помощником руководителя, необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность зависеть от своего руководителя, умение приспособиться к тонкостям его характера, а с другой стороны, способность управлять персоналом и организовать сотрудников (в том числе первых лиц компании, к примеру, замов), курировать проекты. Толковыми помощниками руководители дорожат не меньше, чем успешными топ-менеджерами.
Функциональные обязанности помощника руководителя
1. Работа с документами
2. Организационная работа:
Круг обязанностей помощника руководителя напрямую зависит от масштаба компании, корпоративных стандартов и стиля руководства. В небольших фирмах, например, помимо своих должностных обязанностей помощник руководителя нередко занимается и оформлением первичных бухгалтерских документов, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, выполняет функции кадровика.
А вот в крупных компаниях руководителю зачастую помогает не один, а два помощника: координатор, то есть личный помощник, который занимается организацией рабочего день руководителя, планирует совещания и встречи, сопровождает его в рабочих поездках и делопроизводитель, отвечающий за исполнение рутинной работы с бумагами, звонками, посетителями и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе.
Навыки помощника руководителя
Современный высокопрофессиональный помощник руководителя – управляющий администратор, в компетенции которого находятся:
Среди ценнейших качеств помощника руководителя, обеспечивающих успешность в этой должности, российские работодатели отмечают ответственность, коммуникабельность, дипломатичность, стрессоустойчивость, исполнительность, грамотность и аккуратность, а также умение оперативно обрабатывать большой поток информации, хорошую память и реакцию.
Кроме того, важнейшим навыком, позволяющим претендовать на вакансию помощника руководителя в солидной фирме, стало свободное владение иностранным языком (а еще лучше – несколькими языками).
Плюсы должности помощника руководителя
Основной плюс – бесценный управленческий опыт и перспектива совершенствования собственных талантов и качеств. Если руководитель – преуспевающий и умный бизнесмен, то ежедневно можно учиться принятию оптимальных решений, принципам и логике постановки и решения тактических и стратегических задач бизнеса, разрешению конфликтов, общению с людьми разного возрастного, социального и финансового уровня, ведению деловых переговоров. Приобретенные знания и умения в дальнейшем помогут продвинуться по карьерной лестнице или же открыть собственное дело.
Минусы должности помощника руководителя
Оплата труда помощника руководителя
Образец резюме помощника руководителя
Правила по составлению резюме
Помощник руководителя — иногда он именуется личным секретарем или ассистентом руководителя (менеджера) — это правая рука человека, возглавляющего организацию или какое-то направление деятельности, поэтому к претенденту на должность предъявляются серьезные требования. Порядок подготовки успешного резюме секретаря (помощника) руководителя следующий:
Оформляем резюме по блокам
Резюме — это структурированный документ, каждый его раздел посвящен отдельному вопросу презентации соискателя. Составляя резюме на должность помощника руководителя, необходимо позаботиться о том, чтобы его текст полностью соответствовал требованиям потенциального работодателя. Начиная с названия, которое должно дублировать название интересной вам вакансии. Часто к резюме на эту вакансию просят прикрепить фото. Как бы это ни звучало, но руководитель выбирает в том числе и по внешнему виду.
Персональная информация
Раздел «Персональная информация» посвящен личным данным соискателя:
Образование
На вакансию секретаря топ-менеджера компании часто требуется соискатель с высшим образованием: экономика, менеджмент, гуманитарные специальности. Но для некоторых достаточно и среднего специального в сочетании с опытом работы. Поэтому в резюме личного помощника руководителя в разделе «Образование» следует указывать не только дипломы об образовании, но и сертификаты о прохождении дополнительных курсов, мастер-классов, программ повышения квалификации. Указывать необходимо только те из них, которые соответствуют вакансии. Рассказывать о том, что соискатель имеет диплом мастера по маникюру, не нужно, если это отдельно не оговорено в требованиях.
Опыт работы
Раздел «Опыт работы» посвящен тому, где раньше трудился соискатель. Здесь необходимо указывать только тот опыт, который соответствует желаемой вакансии.
Описание опыта включает в себя подразделы, каждый из которых посвящен отдельному месту работы и включает в себя:
Прописывая должностные обязанности помощника руководителя для резюме в каждом из пунктов следует исходить из тех формулировок, которые приведены в описаниях понравившихся вакансий. Речь не идет о вранье: не следует писать того, чего не было, — обман вскроется если не на собеседовании, то в первые дни работы. Необходимо продумать, как подать собственный, реально имеющийся опыт, чтобы он соответствовал требованиям вакансий.
Поскольку следует учитывать необходимость оптимизации текста, как правило, ключевыми фразами для раздела с должностными обязанностями секретаря главы компании являются:
Ключевые навыки
Ключевые навыки — это конкретные умения, которыми располагает соискатель и которые необходимы для выполнения работы помощника. Перечисляются умения, необходимые для вакансии. Умения, с ней не связанные, упоминать не нужно.
Как правило, от соискателя требуются такие навыки:
Профессиональные качества
Профессиональные качества, которые указываются в резюме помощника менеджера, должны отражать его личностную готовность к выполнению обязанностей помощника. Среди важных качеств, которыми обладают помощники руководителей:
Дополнительные сведения
В разделе дополнительных сведениях указывается информация, которая не связана с должностью напрямую, но поможет глубже раскрыть характер, жизненную позицию соискателя. Например, семейное положение, наличие детей или наличие автомобильных прав.
Это не ключевой раздел резюме, перегружать его информацией не нужно.
Образец резюме помощника руководителя
Иванова Ирина Ивановна
Желаемая должность: Личный помощник руководителя
Желаемый уровень дохода: от 100 000 рублей
Дата рождения: 30 января 1990
Проживание: г. Москва, м. «Сокол»
Готова к командировкам.
Телефон: +7 (123) 456-78-90
Образование:
2012 Уральский государственный юридический университет, г. Екатеринбург
Специальность: «Корпоративный менеджмент», высшее образование, диплом
Опыт работы:
09.2013–05.2019 — личный помощник руководителя — ООО «Мираж», г. Москва.
Сфера деятельности компании: event-агентство.
Провела оптимизацию работы с документами, что привело к уменьшению времени на их обработку в 1,5 раза.
08.2011–08.2013 — офис-менеджер — ООО «Первый работодатель», г. Екатеринбург
Сфера деятельности компании: отделочные и ремонтные работы.
Достижения: улучшила систему оповещения сотрудников о мероприятиях, что позволило проводить их оперативно и продуктивно.
Помощник руководителя резюме — Образец, бланк 2021 года
Хороший референт директора обязан уметь многое: готовить договора, письма, распоряжения. Умение формировать резюме — также входит в его компетенцию.
Требования к должности
Должность помощника руководителя находится в штатном расписании, практически, на каждом Российском крупном или среднем предприятии. Нередко такие специалисты обозначены — как секретари, с весьма ограниченными функциями и обязанностями. Однако, такой подход к данной вакансии является некорректным. Помощник руководителя, обычно, наделяется широкими полномочиями. Поэтому, требования к его квалификации и компетенции довольно высоки.
Обязанности, выполняемые таким специалистом, требуют обладания определенными навыками и квалификацией. Конкретный список обязанностей отображается в должностной инструкции должностного лица.
Так, к типичным требованиям к соискателям вакансии «помощник руководителя» можно отнести:
Не менее важным аспектом требований к квалификации соискателя данной вакансии являются личные качества, такие как:
Предпочтительный возраст соискателя вакансии помощника руководителя в большинстве предприятий составляет от 18 до 35 лет. Однако, некоторые фирмы больше ценят опыт специалиста, принимая на такую работу людей с большим возрастом.
Должностные обязанности помощника руководителя
Должностные обязанности данного специалиста немало зависят от направления деятельности предприятия. На небольших предприятиях на помощника могут возлагаться такие обязанности, как:
В некоторых предприятиях, как было отмечено выше, обязанности помощника руководителя сводятся к функциям секретаря. Однако, в крупных компаниях такой специалист занимается принятием ключевых управленческих решений:
Также в обязанности помощника руководителя может входить:
Перечень обязанностей помощника директора, которые можно отметить в резюме, представлены в таблице.
Как правильно составить резюме помощника руководителя?
Классическая» трактовка термина «помощник руководителя» может быть отнесена к функциям референта или офис-менеджера. В трудовой книжечке такого специалиста, чаще всего, будет внесена запись «секретарь» или «референт».
Эффективная деятельность такого специалиста зависит от него самого. При поиске свободной вакансии помощника руководителя, необходимо грамотно сформировать резюме.
В документе понадобится отметить уровень своего образования, а также наличие опыта, навыков, и обозначить свои личные качества, которые играют немаловажную роль в такой работе. Именно, эти сведения оказывают наибольшее влияние на решение работодателя.
Чтобы заинтересовать своей анкетой рекрутера и получить приглашение к собеседованию, соискателю непременно нужно сделать упор на свои профессиональные навыки, знание ПК и офисной техники, а также на свои организаторские способности.
Немаловажным фактором для такой должности является приятная внешность и грамотная речь, так как помощнику придется всегда сопровождать директора, помогая в делах и поддерживая престиж предприятия.
По своей структуре, резюме помощника руководителя мало чем отличается от других. Однако, определенные особенности все-таки имеются. В документе соискателю потребуется отобразить:
Ниже предлагается рассмотреть порядок оформления перечисленных разделов резюме.
Личные данные и цель резюме
Начинать формирование резюме нужно с названия документа, как, кстати — любой другого письма.
Далее понадобиться отобразить:
Следующим пунктом нужно будет четко обозначить цель составленной анкеты. В данном случае: Замещение вакансии помощника руководителя».
Кроме этого, рекомендуется здесь же (справа или слева) разместить презентабельное фото.
Образование
В этом разделе потребуется отметить уровень образования с указанием:
Если претендент занимался на каких-либо курсах, то это также нужно отметить с обозначением:
Опыт работы
Данный раздел является важным, как для работодателя, так и для соискателя. Здесь потребуется отметить свою трудовую деятельность, желательно, имеющую отношение к заявленной вакансии.
При этом, отображать стаж работы необходимо в обратном порядке, начиная с завершающего места труда. Отмечать надо:
Ключевые навыки
Профессиональные навыки также считаются важным фактором при составлении резюме, на которые обращают внимание работодатели.
В резюме можно отобразить такие ключевые навыки, как:
Личные качества
Не менее важными являются личные качества претендента на должность помощника. Учитывая, что помощник почти всегда сопровождает директора, в данном разделе можно отметить следующие личные характеристики соискателя:
Дополнительная информация
Данный раздел заполняется, если не вся информация отмечена в предшествующих разделах.
Здесь можно отобразить:
После заполнения резюме необходимо проверить текст документа на грамотность. При этом, нужно обратить внимание на:
Если замечаний нет, можно подготовить документ для отправки работодателю.
Надо отметить, что последнее время вместе с резюме работодатели требуют наличие сопровождающего письма к резюме, в котором в более краткой и емкой форме, чем в резюме, отображается информация о соискателе. Целью такого письма является – заинтересовать работодателя своей персоной, чтобы тот взялся за изучение резюме.
Сопровождающее послание составляется в простой форме, и его структура должна соответствовать стандартному деловому письму с выделением: