письмо для благотворительной помощи образец
Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Благодарственное письмо спонсору за оказанную помощь
Благодарственное письмо — это вид делового письма. Оно используется, если нужно выразить благодарность сотруднику, руководителю, спонсору и т.д. Предпочтительнее составлять его в письменной форме, на бумаге. Разберемся, как написать такое письмо спонсору за оказанную помощь, чтобы выразить ему свою признательность.
Назначение благодарственного письма
Благодарственное письмо спонсору выполняет следующие функции, за исключением того что выражает благодарность:
Спонсора можно поблагодарить за помощь в организации мероприятия, покупке оборудования, спортинвентаря и т.д. (например, в школы и детские сады), строительстве какого-либо объекта и т.п. Как правило, в спонсорской помощи нуждаются различные государственные учреждения: детские сады, школы, спортшколы, ДДТ, библиотеки, НКО. Ее оказывают предприниматели, организации, в обмен получая рекламу и доброе имя.
Как составить благодарственное письмо спонсору
Письмо составляют в свободной форме, однако существуют нормы для написания деловых писем. Их используют и для благодарственного. Соблюдаются определенная структура письма, стиль. Не нужно употреблять разговорные слова и выражения. Текст не должен содержать различного рода ошибок, после написания его нужно хорошо вычитать.
В письме должны быть указаны следующие сведения:
При желании организации-составителя письмо можно заверить печатью для придания ему солидности.
К сведению! Письмо можно составить на фирменном бланке организации или специальном бланке для благодарности, на качественной бумаге. Документ можно вложить в красивый конверт.
Особенности текста благодарственного письма
Разберем подробнее тонкости составления самого текста благотворительного письма:
Важно! Писать нужно коротко, ясно, без излишней эмоциональности, лучше использовать клише.
Образцы благодарственных писем спонсорам за оказанную помощь
Уважаемый Николай Николаевич!
Коллектив художественно-эстетического лицея № 45 города Приозерска искренне благодарит Вас за оказание спонсорской помощи ученикам лицея. Спасибо, что нашли возможность поддержать детское творчество и подарить учащимся материалы и принадлежности для рисования. Ваша поддержка послужит будущему развитию способностей детей!
Желаем ООО «Свет» дальнейших успехов и процветания, а коллективу крепкого здоровья и успехов в труде!
Директор МАОУ «ХЭЛ №45»
Виноградова Ю.Г. / Виноградова
Уважаемый Роман Романович!
Сердечно благодарим Вас за вклад в благоустройство ДДТ Южнопаркового района г. Зауральска. Совместными усилиями мы смогли подарить детям возможность получить дополнительное образование на территории своего микрорайона, творчески развиваться и с пользой проводить время.
Желаем компании «Север» дальнейшего процветания, стабильности! Надеемся на продолжение сотрудничества.
С уважением, коллектив ДДТ Южнопаркового района
г. Зауральска
12 февраля 2021 года
Уважаемый Александр Александрович!
Выражаем Вам сердечную благодарность за оказанную финансовую помощь в организации художественной выставки воспитанников школы-интерната № 3 г. Солнечного.
Примите наши самые искренние пожелания мира, здоровья, успехов и процветания. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!
С уважением, коллектив и директор
школы-интерната № 3 г. Солнечного
Николаева Е.Н. / Николаева
Приказ о благотворительной помощи
Оказывать благотворительную помощь могут не только НКО, но и коммерческие организации. Для учета и налогообложения благотворительных расходов нужно правильное документальное оформление. В частности, руководителю потребуется издать приказ о благотворительной помощи.
Цели оказания благотворительной помощи
Заняться благотворительностью может любая коммерческая организация. При этом преследуются, как правило, эти цели:
Благотворительность – это дополнительный способ заявить о себе, упрочнить свое положение.
Особенности оказания благотворительной помощи
Определение благотворительной помощи содержится в статье 1 ФЗ №135 от 11 августа 1995 года. Это добровольная деятельность, предполагающая безвозмездную передачу денег, имущества, предоставление услуг. По сути, благотворительность – это дарение. А потому к операции предъявляются нормы главы 32 ГК.
Не любая безвозмездная передача ценностей признается пожертвованием. В частности, к благотворительности не относится материальная поддержка коммерческих структур, политических партий и движений.
Цели оказания благотворительной помощи перечислены в пункте 1 статьи 2 ФЗ №135. Приведенный перечень является закрытым. Из статьи 2 ФЗ №135 можно сделать вывод о том, что благотворительностью признаются только пожертвования ФЛ и некоммерческим учреждениям.
Пожертвования могут делать не только благотворительные организации, но и коммерческие фирмы. Основание – письмо Минфина №03-04-11/72 от 24 апреля 2006 года. Главное требование – правильное документальное оформление.
Документальное оформление
Положения ФЗ №135 не предполагают заключение договора на оказание благотворительной помощи. Но в главе 32 ГК указано, что акт дарения нужно оформить при помощи договора. Соглашение потребуется в том случае, если дарение выполняется не в рамках ФЗ №135.
В пункте 2 статьи 574 ГК указано, что договор дарения нужен в том случае, если даритель является ЮЛ и стоимость дара превышает 3 000 рублей. Требуется заключать соглашение в письменной форме. Помощь может оказываться на основании письма организации-получателя с просьбой о пожертвовании.
Для перечисления средств руководитель обязан издать приказ о благотворительной помощи. Именно на основании этого документа будут перечисляться пожертвования.
Образец
ООО «Зеленая планета»
Об оказании благотворительной помощи
На основании ФЗ №135, главы 32 ГК, в целях оказания поддержки экологии
1. В целях борьбы с загрязнением окружающей среды оказать единовременную помощь НКО «Экология» в размере 100 000 рублей.
2. Бухгалтеру Могилевой О.А. перевести средства в срок до 15.05.2021 года.
3. Ответственность за исполнение настоящего распоряжения оставляю за собой.
Документ, на основании которого составлен приказ: письмо-просьба о пожертвовании от НКО «Экология».
Письмо для благотворительной помощи образец
Образец письма просьбы
Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.
Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.Делового
Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии.
Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле.
В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании.
Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития.
С уважением и благодарностью,
Директор центра занятости
Образец сопроводительного письма к резюме по ссылке.
О благотворительной помощи
В правой колонке таблицы представлен полный текст письма, в левой перечислены использованные приемы.