положение о проверке контрагентов на благонадежность образец
Положение о проверке контрагентов: образец
proverka_kontragenta.jpg
Похожие публикации
Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным. Из письма ФНС от 24.07.2015 г. № ЕД-4-2/13005@ следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:
Методика проверки контрагентов
Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).
На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.
Документы для проверки контрагента:
При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов, опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.
На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС. Возможности электронных сервисов сайта:
Рекомендуется ознакомиться и с содержанием актуальной картотеки арбитражных судебных разбирательств (на ]]> официальном сайте ВАС ]]> ). Это позволит быстро уточнить, не является ли фирма участником судебной тяжбы. Информацию о действующих исполнительных производствах можно получить из ]]> поискового сервиса ]]> на сайте ФССП.
Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.
Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:
Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.
Положение о проверке контрагентов: образец
Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:
Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.
Составьте документ, который закрывает все вопросы по должной осмотрительности
Бизнесмены в России уже привыкли, что при выборе контрагентов нужно проявлять должную осмотрительность — то есть заранее проверить, может ли контрагент исполнить свои обязательства по договору. Но в первую очередь проверять контрагента приходится для налоговой, чтобы она не объявила его фиктивным и не убрала входящий НДС и расходы.
Но что на практике нужно сделать, чтобы получить информацию о контрагенте? Какими документами оформить проявление должной осмотрительности?
Грамотный Регламент проверки контрагентов — вот что вам нужно, чтобы инспекция не придиралась к должной осмотрительности
Когда налоговая вызывает директора на беседу или допрос, инспектор всегда спрашивает «Как вы проверяли своих контрагентов?» и задаёт массу уточняющих вопросов.
На практике, если у вас в компании не внедрен Регламент проверки контрагентов, инспекция всегда может заявить (и, скорее всего, заявит), что предпринятые меры по проверке контрагентов были недостаточными и неполными, как бы вы ни проверяли отдельных контрагентов.
Инспекции придётся согласиться с тем, что вы проявили должную осмотрительность, только если у вас утвержден Регламент проверки контрагентов, и ответственные за его исполнение сотрудники и отделы проверили контрагентов по всем пунктам, которые указаны в Регламенте.
Что должно быть прописано в Регламенте проверки контрагентов?
Регламент проверки контрагентов — это документ, который утверждается решением общего собрания участников компании. Цель Регламента — не допустить заключения договоров с ненадежными компаниями.
В Регламенте должны быть:
Умно составленный Регламент выбора контрагентов грамотно «размывает» ответственность за их выбор между разными службами и сотрудниками компании. А значит, директор фирмы может не нести ответственность за выбор контрагента, даже если он оказался ненадежным.
Что конкретно надо сделать, чтобы проверить контрагента и как оформить эту проверку?
Мы советует проверять контрагентов по 18-ти пунктам, которые должны быть изложены в Приложении к Регламенту. Что это за пункты? Например, нужно:
Как определить наиболее надёжного контрагента? Если по определённому пункту у него все хорошо (директор не номинал, адрес реальный и т.д.), то по этому пункту контрагент получает 0 баллов.
После того, как получена информация по всем 18-ти пунктам, нужно посчитать, сколько в сумме баллов набрал контрагент. Если много — работать с ним нельзя, он высокорисковый. Но здесь есть момент.
Что, если других претендентов на сотрудничество нет? В таком случае мы предлагаем прописать в Регламенте, что
работа с высокорискованным контрагентом возможна только на основании решения Комиссии, принятого не менее чем двумя третями голосов ее членов, присутствующих на заседании Комиссии, и оформляется соответствующим протоколом. Протокол заседания Комиссии подписывается председательствующим и секретарем Комиссии.
То есть опять же директор компании выведен из-под удара — не он принимал решение о работе с этим контрагентом, а Комиссия. Значит, директор ответственности за выбор не несет.
Как получить нужную для проверки информацию?
Очень просто. Вы можете получить информацию:
Устав, решение и выписки у вас должны остаться в «бумажном» виде, а чтобы зафиксировать информацию, которую предоставляют сервисы налоговой, достаточно сделать скриншот экрана монитора, распечатать его и заверить подписью сотрудника, проводившего проверку. Также укажите дату создания скриншота.
Выводы
Если в вашей компании не внедрён Регламент проверки контрагентов, то как бы вы ни проверяли отдельных контрагентов, инспекция может обвинить вас в том, что вы проверили их недостаточно. А значит, не проявили должную осмотрительность.
Процедуры получения информации, определения рисков, сбора и фиксации сведений о контрагенте должны быть прописаны в соответствующем Регламенте.
Верно составленный Регламент возлагает ответственность за получение информации о контрагентах на различные службы и сотрудников компании, выводя таким образом руководителя компании из зоны ответственности.
Проявление должной осмотрительности при выборе контрагента
Востребованность должной осмотрительности
Проявление должной осмотрительности при выборе контрагента— категория, интересующая, прежде всего, налоговые органы, выявляющие ситуации, влекущие за собой получение налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Особую значимость эти моменты приобрели в связи с контролем за реальностью операций, учитываемых при расчете 2 основных налогов: на прибыль и НДС.
Меньший (но также растущий) интерес должная осмотрительность вызывает:
Почему же проявление должной осмотрительности оказывается одним из ключевых вопросов непосредственно для самого налогоплательщика? Потому что предпринимательская деятельность ведется на свой страх и риск. То есть негативные последствия, возникающие из-за неправильного выбора контрагента, тоже становятся риском налогоплательщика. А если при этом налоговый орган докажет отсутствие реальности операций (то есть фиктивность осуществленной сделки), то неизбежными будут и налоговые доначисления.
Осмотрительность: правовые основы
Законодательно понятие должной осмотрительности нигде не определено.
Подробнее о текущей регламентации понятия «налоговой выгоды» читайте в этой статье.
Однако существуют разработанные ФНС России (приказ от 30.05.2007 № ММ-3-06/333) критерии, согласно которым из числа налогоплательщиков осуществляется отбор наиболее вероятных кандидатов на выездную налоговую проверку. Среди этих критериев присутствует и такой, как ведение деятельности с высоким уровнем налогового риска, описание которого (п. 12 приложения 2 к приказу ФНС № ММ-3-06/333) содержит перечень признаков, составляющих основу для оценки контрагентов с точки зрения возможных рисков работы с ними.
Полный список критериев отбора налогоплательщиков для проверки смотрите здесь.
Дополнительную информацию о признаках сомнительных контрагентов можно почерпнуть в письмах:
Однако формальное следование положениям указанных документов не всегда гарантирует налогоплательщику отсутствие претензий со стороны налоговых органов. Они все более успешно доказывают нереальность отраженных в учете сомнительных хозопераций, в т. ч. с использованием аргументов, дополняющих разработанные ФНС России критерии. И все чаще точка зрения ИФНС находит поддержку у судей.
Судебная практика: признаки отсутствия осмотрительности
Подход к оценке должной осмотрительности налогоплательщика был сформулирован Верховным судом. Подробнее о нем вы можете узнать из Обзора от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Что касается окружных судов, то из аргументов, на которых основывается признание судом контрагента не соответствующим критериям лица, реально ведущего деятельность, можно отметить следующие:
Принимаемые во внимание судами аргументы свидетельствуют о том, что обоснование проявления должной осмотрительности не должно ограничиваться запросом у контрагента учредительных документов, копии последней отчетности и выписки из ЕГРЮЛ. Необходимо также собрать и иную информацию о нем. Например, проверить, каковы его деловая репутация и платежеспособность, оценить наличие риска неисполнения обязательств, убедиться, что он располагает реальными ресурсами для фактического осуществления оговоренной во взаимоотношениях деятельности и имеет право на ее ведение.
Как проявить должную осмотрительность при выборе контрагента в 2020-2021 годах
Налогоплательщику, вступающему во взаимоотношения с очередным контрагентом, следует проверить его:
При проверке пользуйтесь сервисами от ФНС.
Однако не стоит ограничиваться вышеперечисленным, поскольку любая дополнительная информация (в т. ч., например, переписка, предшествующая заключению договора либо ведущаяся в процессе его исполнения, или протокол встречи руководителей) будет служить подтверждением реальности существования контрагента и действительного ведения им той деятельности, результаты которой налогоплательщик примет у себя к учету.
Все получаемые о контрагенте данные предпочтительно иметь в форме документов (оригиналов, копий, распечаток с сайтов, скринов страниц интернета, фотографий, электронных писем, рекламной продукции, аудио- и видеозаписей) и хранить их сформированными в дело (досье).
Больше практических советов по должной осмотрительности и проверке контрагентов вы найдете в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Обоснование выбора контрагента перед ИФНС: образец
Наличие подобного досье поможет без проблем обосновать выбор определенного контрагента перед ИФНС. Присутствующие в нем документы не только дадут возможность правильно сформулировать все необходимые для аргументации основания, но и послужат приложением (в копиях) к тексту такого пояснения.
Определенной формы обоснование выбора контрагента не имеет. Составить его нужно будет в виде обычного письма, адресованного ИФНС, на бланке, применяемом налогоплательщиком для такого рода документов. Основная текстовая часть его будет посвящена собственно аргументации. Она может оказаться, например, такой:
«ООО „Вариант“ проявило должную осмотрительность при выборе в качестве контрагента ООО „Союз“, совершив действия по получению:
Приложениями к такому письму станут копии перечисленных в нем документов.
Ответ для банка о причинах выбора контрагента
Близким по содержанию окажется и ответ банку, запрашивающему информацию в рамках требований закона № 115-ФЗ. В дополнение к обоснованию выбора определенного контрагента здесь может потребоваться еще и аргументация условий заключения конкретной сделки.
Поскольку банкам грозит достаточно серьезная ответственность за непринятие мер по противодействию легализации доходов, получаемых преступным путем, они могут ориентироваться на любые (не только приведенные в числе обязательных) признаки, делающие сделку подозрительной (Методические рекомендации, прилагаемые к письму Банка России от 13.07.2005 № 99-Т). По этой причине запрос от банка может поступить в отношении любой сделки с любым из контрагентов и потребовать максимально полного документального обоснования.
Игнорировать запрос кредитной организации о предоставлении документов не стоит. Это может стать для банка основанием для непроведения вызвавшей у него сомнение операции (п. 11 ст. 7 закона № 115-ФЗ).
Итоги
Проявление должной осмотрительности приобретает все большую значимость для налогоплательщика при выборе контрагента. Пояснять свои действия, подкрепляя их документальным обоснованием, ему потребуется не только перед ИФНС, выявляющей получение необоснованной налоговой выгоды, но и перед банком, контролирующим процесс легализации незаконно полученных доходов.
Должная осмотрительность при выборе контрагента: основные принципы
Все налогоплательщики условно делятся на две большие группы. Первая — это те, кто сознательно использует в своей деятельности компании-однодневки. Вторая — добросовестные налогоплательщики, которые по невнимательности допускают появление сомнительных контрагентов, именно им и нужно проявлять должную осмотрительность.
Ситуация, когда вполне приличная компания нанимает подрядчика и впоследствии, столкнувшись с определенными проблемами (например, необоснованными вычетами по НДС и неподтвержденными расходами), выясняет, что он является фирмой-однодневкой, нередка.
В Письме ФНС РФ от 11.02.2010 № 3-7-07/84 фирма-однодневка определяется как юрлицо, не обладающее фактической самостоятельностью и созданное без цели ведения предпринимательской деятельности. Такие фирмы обычно не представляют налоговую отчетность и имеют много других отличительных признаков, которые должны настораживать.
Фирмы-однодневки искусственно включаются в цепочку хозяйственных связей. «Противоправная цель достигается в результате согласованных противоправных действий налогоплательщика и подконтрольной ему фирмы-однодневки, которая является формально обособленной от налогоплательщика, что часто, как показывает практика, фактически не соответствует действительности», отмечается в Письме ФНС РФ от 11.02.2010 № 3-7-07/84.
Проблема заключается в том, что пока полностью предотвратить появление фирм-однодневок законодательным способом не получается. Хотя за последние годы ФНС запустила несколько автоматизированных сервисов для выявления признаков однодневок:
Любой налогоплательщик находится в зоне риска — он не застрахован от того, что налоговые органы в ходе проверки не обнаружат в числе его контрагентов фирмы-однодневки. Защитить себя можно только одним способом — внимательнее относиться к выбору контрагентов и проявлять должную осмотрительность.
В этой статье рассмотрим несколько вопросов:
Что такое должная осмотрительность
Законодательство не содержит конкретного определения понятия «должная осмотрительность», однако этот термин упоминается и к нему есть отсылки.
Понятие должной осмотрительности при выборе контрагента зародилось еще в 2003 году, когда появилось Определение Конституционного Суда РФ от 16.10.2003 №329-О.
Федеральный закон от 18.07.2017 № 163-ФЗ внес изменения в часть первую НК РФ, в результате появилось понятие «необоснованная налоговая выгода», которая влияет на должную осмотрительность при выборе контрагента. Если компания не проявляет должную осмотрительность, следовательно, она получает необоснованную налоговую выгоду, работая с недобросовестными контрагентами. Информацию о том, кто относится к таким контрагентам, законодательство тоже не содержит. При этом последствия от работы с такими контрагентами могут быть серьезными, а именно — доначисление налогов.
Таким образом, проявление должной осмотрительности можно рассматривать как один из способов проверки контрагента, а саму должную осмотрительность как комплекс мероприятий по проверке контрагента, который компания разрабатывает самостоятельно.
Полезные статьи
Что такое необоснованная налоговая выгода
Любая предпринимательская деятельность направлена на получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (Письмо ФНС РФ от 23.01.2013 № АС-4-2/710@). Извлечение прибыли — это вообще суть деятельности коммерческой организации.
Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 ввело в правовой оборот понятие налоговой выгоды. Что оно означает? Уменьшение размера налоговой обязанности в результате уменьшения налоговой базы, получения налогового вычета, налоговой льготы, применения более низкой налоговой ставки, а также получения права на возврат (зачет) или возмещение налога из бюджета. То есть это все те случаи из Налогового кодекса, позволяющие компаниям платить меньше налога. Это нормальная допустимая налоговая выгода.
Но есть и другая выгода, которую определяет Пленум: те предприниматели, которые минимизируют налогообложение в виде уклонения от налогов, получают так называемую необоснованную налоговую выгоду.
Когда налоговая выгода признается необоснованной
Налоговая выгода считается необоснованной в случаях, если для целей налогообложения учтены операции не в соответствии с их действительным экономическим смыслом или учтены операции, не обусловленные разумными экономическими или иными причинами (целями делового характера). Классический пример: компания нанимает подрядчика для выполнения определенной услуги и платит ему за это деньги, при этом услуги оказывают штатные сотрудники компании.
Важно понимать, что факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Но есть два случая, когда одна компания имеет проблемы от того, что другая ведет свою деятельность недобросовестно.
Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговая докажет, что:
И если во втором случае речь идет о совершенно осознанных действиях налогоплательщика, то в первом подразумевается, что можно предпринять усилия, чтобы предотвратить неприятную ситуацию.
Как проявить должную осмотрительность
В Концепции системы планирования выездных налоговых проверок представлены 12 критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков. В частности, сигналами могут являться следующие случаи:
Самое главное, что необходимо понять: если вы ничего не делаете для того, чтобы предотвратить негативные последствия, то вы не проявляете должную осмотрительность. Так, например, если вы не имели личных контактов с контрагентом, если у вас нет документального подтверждения полномочий людей, которые подписывали с вами контракт, если у вас нет копий удостоверений личности этих людей, то вы не проявили должную осмотрительность.
Запрос документов контрагента
Если вы решили заключить договор с какой-то компанией, то перед тем, как это сделать, проверьте контрагента. Прежде всего можно воспользоваться открытыми источниками. Обратите внимание на отзывы, которые пишут о компании клиенты, проверяйте наличие судебных дел, обращайте внимание, не втянута ли компания в какие-то разбирательства в настоящее время. На основе собранной информации нужно сделать взвешенный вывод — стоит ли взаимодействовать с контрагентом и не станет ли он источником проблем.
Перед заключением договора важно запросить пакет документов:
Какие документы запросить у иностранной компании
У иностранного контрагента запросите документы, подтверждающие ее правовой статус — устав. Важно, чтобы эти документы были переведены на русский язык и подтверждали правовой статус организации.
Также потребуются документы, подтверждающие полномочия подписанта и его связь с иностранной организацией. Если будет доказано, что документ подписал не уполномоченный на это человек, то сделка окажется под вопросом, а сам документ — фиктивным.
Кроме того, не забудьте и о выписке из торгового реестра страны.
Какие документы запросить у российской компании
С российской компанией все проще. Нужно запросить стандартный набор документов:
Какие документы запросить у ИП
У ИП нужно проверить:
Какие документы нужно разработать для должной осмотрительности
В компании должен быть заведен определенный порядок для проявления должной осмотрительности. Прежде всего нужно разработать положение о договорной работе. Его структура может быть представлена либо в виде схемы, либо в виде регламента. В документе определяется, какие в компании есть виды договоров для работы с контрагентами (типовой договор, договор заказчика, договор поставщика, авторский договор и т.д.).
После этого определяются центры ответственности за работу с поставщиками. Например, это могут быть четыре основных отдела:
В документе также важно прописать структуру взаимодействия отделов: кто кому приносит договор, кто каким образом согласовывает его и т.д. Менеджер регистрирует договор в финансовом отделе после получения согласования от всех согласующих.
Регламент по соблюдению должной осмотрительности
Также нужно разработать такой локальный нормативный акт, как регламент соблюдения принципа должной осмотрительности. Любая проверка обычно начинается с того, что компанию просят предоставить какой-нибудь документ, свидетельствующий о проявлении организацией должной осмотрительности.
Одного регламента по согласованию договоров будет явно недостаточно. Нужно еще разработать регламент по должной осмотрительности. Его структура в целом включает несколько частей:
После того, как собрана и проанализирована информация о контрагенте, можно составить карточку налоговой безопасности. Ее нужно хранить в компании, так как, по сути, это досье на контрагента.
Риски непроявления должной осмотрительности
В Письме ФНС России от 23.01.2013 № АС-4-2/710@ говорится о том, какие риски влечет непроявление должной осмотрительности. Прежде всего организация рискует столкнуться с проблемами в финансово-хозяйственной деятельности:
Чтобы избежать неблагоприятных последствий, следует внимательнее выбирать контрагентов.
Для ручного сбора и анализа информации о компаниях из общедоступных источников потребуется много времени. С помощью сервиса Контур.Фокус это можно сделать за несколько минут. Он автоматически выявляет информацию, которая требует подробного изучения.
Четыре правила для бизнеса
С учетом требований к проверке контрагентов эксперты советуют компаниям соблюдать несколько правил.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.