Електронний документообіг: можливості та переваги
У сучасному світі кількість документів, що використовується на кожному підприємстві, стрімко зростає. Ефективність функціонування кожної організації будь-якого профілю знаходиться у прямій залежності від рівня оперативної обробки документації та інформації, швидкість взаємодії між структурними підрозділами організації та контрагентами. Тому автоматизація документообігу є однією з першочергових задач сучасних компаній.
До 80-90 рр. ХХ століття документообіг на підприємствах був організований лише на паперових носіях. Відповідно на обробку інформації витрачалась значна кількість часу. В сучаcних умовах скорочення часу роботи з інформацією можливо у зв’язку з стрімким розвитком технологій. Продуктами такого розвитку є різні за призначенням системи, зокрема, система електронного документообігу (ЕДО). На думку експертів, повний перехід на без паперову обробку неможливий, але все ж таки електронний документообіг вже значно переважає.
Визначаємо основні поняття електронного документа та електронного документообігу, а також його юридичну базу:
У відповідності з Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», який набрав чинності у січні 2004 року, обов’язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис, який використовується для ідентифікації передплатника електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Накладення електронного підпису надає будь-якому електронному документу статус оригіналу та наділяє його повною юридичною силою.
07 листопада 2018 року набуває чинності Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. №2155-VIII (далі – Закон №2155).
Одним з найважливіших положень Закону № 2155 є взаємне визнання українських та іноземних сертифікатів відкритих ключів та електронних підписів.
Законом запроваджуються такі механізми, як електронна ідентифікація, електронний підпис, електронна печатка, електронна позначка часу, реєстрована електронна доставка, інтероперабельність тощо.
Згідно з ч.2 ст. 22 Закону № 2155 ідентифікація фізичної особи, яка звернулася за отриманням послуги формування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, здійснюється за умови її особистої присутності за паспортом громадянина України або за іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи, відповідно до законодавства про Єдиний державний демографічний реєстр та про документи, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України чи спеціальний статус особи..
Зауважимо!
Допускається ідентифікація фізичної особи кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг за ідентифікаційними даними, що містяться у раніше сформованому ним кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, за умови чинності цього сертифіката (ч. 3 ст. 22 Закону № 2155).
Також Закон № 2155 інтегрує в собі всі попередні здобутки у сфері застосування ЕП, зокрема, чинні сертифікати продовжуватимуть діяти ще два роки з моменту набрання чинності даним Законом (п.5 р. VII Прикінцевих та перехідних положень Закону №2155).
Так в чому ж переваги електронного документообігу перед паперовим обігом документів?
Для традиційного документообігу властиві наступні проблеми:
1. Можливість втрати документів.
2. Накопичення певного об’єму документів з невідомим призначенням та походженням.
3. Можливість потрапляння документів до чужих рук.
4. Втрата робочого часу у зв’язку з пошуком необхідного документа.
5. Зростання витрат у зв’язку з створенням копій документів.
6. Втрата робочого часу у зв’язку з підготовкою та узгодженням документації.
Для електронного документообігу властиві наступні переваги:
З усього вищесказаного ми розуміємо, що електронний документообіг є більш оптимальним з точки зору витрат часу, фінансових витрат, а також на рівні прийняття тих чи інших рішень.
Одним з якісних та надійних інструментів для електронного документообігу є програмний комплекс M.E.Doc. Ця програма надає можливість працювати з наступними видами документів, а саме: звітами, податковими накладними, рахунками-коригуваннями (додаток 2), рахунками, актами, договорами, видатковими накладними, довідками та інше. Ви можете ознайомитись з можливостями програми встановивши демонстраційну версію програми M.E.Doc, але для розкриття всього потенціалу програми Вам буде необхідно придбати ліцензію.
Слід зауважити, що за допомогою програми M.E.Doc Ви зможете за короткий час відправляти на реєстрацію податкові накладні та рахунки-коригування, а також обмінюватися первинною документацією з іншими контрагентами.Також при роботі з програмою M.E.Doc Ваші документи буду надійно захищені від несанкціонованого втручання.
Обмін первинними документами відбувається в зашифрованому вигляді з використанням електронного цифрового підпису АЦСК «Україна». Ключі електронного цифрового підпису є унікальним набором символів, не можуть бути підібрані або скопійовані і є гарантом того, що електронний документ підписаний саме власником електронного ключа.
Як ми бачимо, переваги електронного документообігу є незаперечні.
Оцінити всі переваги використання Електронного документообігу можете звернувшись до нас на лінію підтримки за контактними номерами:
(098) 036 40 04;
(095) 036 40 04;
(073) 036 40 04
___________________________________________________________________
Долучайтесь до нас в Instagram та facebook, на Вас чекають:
!Дізнатися більше новин Ви також зможете на нашому каналі в >>> Telegram.
Що таке електронний документообіг
Ефективність керування підприємством, установою певною мірою залежить від того, наскільки розумно в ньому організований документообіг. Адже, документообіг та управлінська діяльність тісно пов’язані одне з одним. Від того, наскільки оперативно здійснюється рух, опрацювання документів та їх передавання на виконання, залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення.
Під документообігом розуміють рух документів від моменту складання їх на конкретному підприємстві або одержання від інших підприємств до здачі в архів після опрацювання та систематизації [13, с. 24].
Згідно ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» документообіг – це рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання [3, с. 8]. Цей термін обґрунтовує систематизацію руху документів в середині установи, а також узагальнює їх шлях як невід’ємну складову робочого процесу. Процеси документообігу розглядаються, перш за все, як документальне відображення і забезпечення управлінських дій, як система вторинних процесів, які забезпечують і відображають всі операції управління.
.jpg)
За умов комп’ютеризації управління і з переходом до зберігання інформації на електронних носіях документообіг (документальне забезпечення управління) розуміють як створення інформаційної бази документів на різноманітних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій [7, с. 25].
Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів. Відповідно до ст. 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документообіг − сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення ЕД, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [1].
Електронний документообіг дозволяє створити єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій діловодства. Основа подібної інтеграції – надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і відбір інформації при підготовці матеріалів. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів. Інтеграція архіву ЕД у єдиний інформаційний простір організації дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання і передання документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації і доступу до неї, ставлять перед службою діловодства нові наукові і прикладні завдання [27; 34].
Як зазначає Захаров О., «електронний документообіг – це високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи фірми, установ і організацій» [11, с. 30 ].
Інше визначення електронного документообігу пропонує Матвієнко О. – «це процес створення, одержання, спільного використання, відслідковування, ревізії, розподілу та зберігання документів та інформації, яку вони містять у межах певної інформаційної системи» [26, с. 58].
Вдалим, на нашу думку, є тлумачення електронного документообігу Крутової А. − «це процес створення, одержання, оброблення, зберігання, сумісного використання, відправлення, передавання й знищення ЕД та інформації, яка в них міститься в рамках певної інформаційної системи» [17, с. 115]. Неможливо не погодитися з думкою Крутової А. стосовно частини визначення щодо «знищення ЕД та інформації, яка в них міститься», адже, якщо ЕД знищити, то інформація, яка в ньому міститься також зникає.
Перехрест Г. визначає електронний документообіг як високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи фірми, установи і організації [36, с. 21].
Головне завдання електронного документообігу полягає в підвищенні ефективності та якості роботи підприємства за рахунок впровадження системи прозорості руху документів і контролю за їх виконанням. Електронний документообіг насамперед пов`язаний з будовою єдиного інформаційного середовища підприємства. Тому він має бути впроваджений на всіх робочих місцях пов`язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації [15, с. 184].
Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством. Одиницею електронного документообігу є електронний документ – «документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа» [1].
ЕД може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Згідно зі ст. 5 Закону України «Про електронні документи й електронний документообіг», візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною [1]. Обов’язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис, який використовується для ідентифікації автора та підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу.
Згідно ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» ЕД – це документ, який створюють і використовують тільки в межах комп’ютерної системи [3, с. 6].
Статус ЕД визначається його реквізитом, що набирає таких значень:
· версія – примірник ЕД та стадії створення, який відрізняється від інших його примірників порціями вмісту;
· оригінал – примірник ЕД, яким першим набуває чинності, що зазначається в процесі реєстрації відповідним значенням спеціального реквізиту;
· дублікат – примірник ЕД, який має юридичну силу оригіналу;
· копія – примірник ЕД, який точно відтворює вміст його оригіналу, а також усі його реквізити чи їх частину;
· витяг – копія ЕД, яка відтворює частину всіх його структур і частину порцій вмісту [3, с. 7 ].
Казієва Н. визначає ЕД як інформацію, що зафіксована на електронних носіях, яка містить реквізити, що дозволяють її ідентифікувати [13, с. 25].
В основі електронного документообігу лежить обмін даними автоматизованих систем із застосуванням електронного цифрового підпису (ЕЦП), яким буде засвідчуватися електронна накладна [13, с. 26].
ЕЦП – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Особистий ключ – параметр криптографічного алгоритму формування ЕЦП, доступний тільки підписувачу. Відкритий ключ – параметр криптографічного алгоритму перевірки ЕЦП, доступний суб’єктам відносин у сфері використання ЕЦП [2].
Як зазначає Білова Т., процес електронного документообігу оснований на електронній обробці обліково-звітної інформації, яка включає формування первинних ЕД, порядок обробки інформації, автоматизований банк даних тощо. Електронний документообіг забезпечує процеси створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль за рухом документів в установі [6, с. 88].
Основними цілями впровадження електронного документообігу в організації, на думку Охріменко Г., є:
– підвищення ефективності управлінської діяльності;
– прискорення руху документів між головними й підпорядкованими підрозділами у організації;
– зменшення трудомісткості опрацювання документів та витрати часу на опрацювання цих документів, що у свою чергу дозволить підвищити оперативність й ефективність управлінської діяльності всіх підрозділів [33, с. 57].
Завдання документообігу не може бути представлено однією гілкою в загальному діловому процесі організації. Рух документів тісно пов’язаний з іншими завданнями, які розв’язуються інформаційною системою управління. Крім того, завдання автоматизації документообігу лежить на стику традиційних «паперових» технологій роботи з документами і нових комп’ютерних технологій. Автоматизація документообігу підприємства вбирає в себе безліч специфічних організаційних, структурних та виробничих особливостей, фірмових установок, корпоративних стандартів та вимог, визначених процедур взаємодії між службами та виконавцями, залежить від технічного оснащення та ін. [3].
Основні технології, які забезпечують різні операції опрацювання документів:
– технології розпізнавання текстів, які трансформують паперовівхідні документи у електронну форму;
– електронний цифровий підпис;
– засоби передавання даних;
– засоби зберігання документів у електронній формі.
Електронний документообіг дає змогу створити в організації єдиний інформаційний простір, інтегруючи у інформаційний вузол всі документальні системи [33, с. 58].
Для ефективного впровадження електронного документообігу необхідно:
· виявлення зацікавленості керівництва у реалізації проекту;
· розробка і впровадження концепції розвитку документаційного забезпечення підприємства, плану впровадження СЕД, вибір керівника проекту, формування робочої групи;
· тісна співпраця фахівців, замовника та виконавця;
· чіткий розподіл обов’язків та повноважень всіх, хто залучений до впровадження системи;
· впровадження пілотного проекту для відпрацювання бізнес- процедур, які підлягають автоматизації;
· навчання співробітників на постійній основі та на всіх етапах впровадження [32, с. 5].
Як свідчить практика та результати наукових досліджень, автоматизація документообігу дає змогу:
· підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за рахунок покращання контролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає можливість попереджувати всіх посадових осіб про наближення строку виконання доручення);
· легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих працівників, так і установи в цілому (за допомогою прикінцевих звітів та журналів);
· формувати індивідуальні маршрути документів і визначити найбільш оптимальний шлях їх руху в установі;
· зменшити час на обробку і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов’язаних із заповненням реквізитів документа (використовуючи автоматичну генерацію номера і поточної дати, використання довідників);
· засобами системи здійснювати швидкий пошук документів та доручень (за їх змістом або будь-якою комбінацією реквізитів) [ 5; 7; 40].
Однак на ефективність впровадження електронного документообігу, на думку Горлової Е., суттєво впливають наявні проблеми, пов’язані з організацією в установі паперового документообігу (несвоєчасна доставка обліково-звітної інформації; непрогнозованість маршрутів руху документів; незакріпленість документів за відповідальними працівниками; неможливість прийняття рішень без залучення додаткової обліково-звітної інформації) [8, с. 76].
Отже, електронний документообіг − прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи фірм, установ і організацій, який включає в себе сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення ЕД. Інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи, електронний документообіг дозволяє створити єдиний інформаційний простір. Така робота здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій діловодства.
На сьогодні невирішеними залишаються питання чіткого регулювання відносин щодо електронного документообігу та взагалі електронного документа. Тому малодослідженим залишається електронний документообіг як системне поняття та його особливості.
Електронний документообіг в Україні: як він працює
Питання електронного документообігу та його впровадження на підприємствах та установах України можна назвати питанням загальнодержавного значення. Важливість електронного документообігу в Україні підкреслено на законодавчому рівні з 2003 року Законом «Про електронні документи та електронний документообіг».
Згодом було впроваджено ще низку правових засад. Зокрема, Закон України «Про електронні довірчі послуги» закріпив юридичну силу електронного документообігу, а постанова Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 під назвою «Деякі питання документування управлінської діяльності» рекомендувала виконавчій владі перейти на електронний документообіг та зафіксувала формат електронного документообігу для державних установ.
Паралельно держава привчала до електронного документообігу й приватний бізнес. Зокрема, необхідністю подавати до податкових органів електронні звіти. В більшості випадків цим підприємства й обмежувались аж до початку пандемії коронавірусу. Карантин значно прискорив розвиток електронного документообігу і тепер все більше компаній обмінюються первинними документами в електронній формі між собою.
Тож, давайте визначимо й ми, що таке електронний документообіг, які він має ознаки та чим кращий за традиційний обмін документами.
Що таке електронний документообіг
Документообіг є у кожному бізнесі. Це сукупність інформації, яка створюється та циркулює на підприємстві чи поступає ззовні або створюється для надання за межі компанії.
Електронний документообіг також включає зовнішні та внутрішні документи. Відмінність лише в тому, що він передбачає створення електронних документів – документів, інформацію в яких зафіксовано у вигляді електронних даних. Тобто, ключовою ознакою електронного документообігу стає факт створення електронних документів замість паперових з метою накопичення, надання інформації, а також її обміну.
Етапи роботи з електронним документообігом передбачають такі дії з документами:
Переваги електронного документообігу
Очевидно, що електронний документообіг в порівнянні з паперовим дозволяє вивести планування діяльності підприємства, облік та контроль на всіх етапах управління на новий рівень – комплексного підходу, системного аналізу та прогнозування. А це, в свою чергу, підвищує стійкість підприємства в умовах частих криз та знижує ризики в умовах невизначеності. Але цінність процесу полягає ще в кількох питаннях.
Економить час та ресурси
Створення шаблонів документів в електронному вигляді економить час для нових документів та знижує ризики помилок; електронний обмін документами відбувається швидко, без витрат на папір, друк, кур’єрів; автоматичний пошук за будь-яким запитом прискорює роботу та напряму впливає на продуктивність праці.
От, наприклад, щодо типової рутинної дії підписання угоди між двома підприємствами. Електронний документообіг дозволяє значно прискорити цей процес: узгодження деталей та підписання можуть відбутися за декілька годин. І, відповідно, значно прискорити початок робіт або надання послуг чи товарів, здійснення розрахунків, отримання актів виконаних робіт тощо.
Об’єднує всі інформаційні потоки підприємства: внутрішні, зовнішні, змішані тощо
Величезним плюсом є той факт, що електронні документи можна створювати, редагувати, затверджувати, використовувати та зберігати в єдиному електронному інформаційному просторі, уникаючи плутанини та втрати інформації.
Також можна регулювати кількість учасників та користувачів, надаючи доступи до системи електронного документообігу. А ще – легка реєстрація вхідної та вихідної інформації, контроль виконання завдань.
Розповсюджена ситуація прийому на роботу співробітника. Для швидкої адаптації на новому місці та оволодіння посадовими обов’язками обмін інформацією набуває ключового значення. Доступ до системи електронного документообігу вирішує питання доступу до необхідної інформації. Немає потреби відволікати інших співробітників для введення новачка в курс справи. Керівнику достатньо ставити завдання по новій інформації та контролювати її засвоєння. Також при звільненні працівника важлива для підприємства інформація не буде втрачена або ризик втрати значно менший.
Спрощує менеджмент
Це відбувається за рахунок полегшення розподілу завдань між виконавцями, контролю статусів виконання на всіх етапах, та оперативної інформації онлайн в будь-який час з будь-якого місця.
Наприклад, керівник або рядовий співробітник у відрядженні. Використовуючи електронний документообіг, рутинний функціонал посади не постраждає: дистанційно можна здійснювати всі необхідні ролі: створювати первинні та зведені документи, узгоджувати, відхиляти, аналізувати дані, відстежувати статуси завдань тощо.
Як перейти на електронний документообіг
Для підприємства перехід на електронний документообіг означає переведення всіх документопотоків в цифрову електронну форму та автоматизацію обробки документів. Компанія має право самостійно розробляти порядок електронного документообігу та обирати програмне забезпечення для його функціонування. Єдиною обов’язковою умовою є дотримання норм діючого законодавства в сфері електронного документообігу.
Зокрема, законодавством регулюються такі моменти:
Щоб почати користуватися електронним документообігом, необхідно зробити п’ять дій:
Отже, процес запущено. Рутинний порядок роботи з електронним документам (наприклад, договором) передбачає:
Особливості обміну документами з контрагентами та державою
Обмін електронними документами між контрагентами і партнерами можливий виключно за умов технічної сумісності електронних документів, іншими словами за умови використання однакового сервісу документообігу.
Для вирішення цієї проблеми створено спеціальну стандартизовану платформу для обміну електронними документами ПТАХ. Ця платформа відкрита для всіх розробників та користувачів і дозволяє інтегрувати надіслані дані в електронні системи компаній за умови підключення і використання платформи.
Тим не менш, для більшої зручності, перед впровадженням електронного документообігу краще запитати контрагентів чим вони користуються та обрати найбільш популярний серед них сервіс. Для решти ж можна використовувати ПТАХ.
Обмінюватись документами з державою технічно значно простіше. Багато сервісів надають можливість відправити звіт до податкової служби. А навіть якщо такої функції у вашому сервісі не передбачено, це можна зробити на сайті cabinet.sfs.gov.ua, маючи лише ЕЦП. На сайтах інших державних установ теж можна замовити електронний документ. Наприклад, запит до ЄДР здійснюється на порталі minjust.gov.ua, а до інших державних органів на сайті kmu.gov.ua.
Сервіси електронного документообігу
Ринок програмних продуктів України пропонує різноманітні програмні рішення для підприємств щодо впровадження або вдосконалення електронного документообігу – як внутрішнього, так і зовнішнього. Існують безкоштовні сервіси, створені з урахуванням всіх вимог українського законодавства.
До таких відноситься Paperless – сервіс для компаній та підприємців по обміну документами між собою в електронній формі. Почати користуватися ним просто: достатньо створити особистий кабінет та електронний цифровий підпис. Користуючись сервісом Paperless, юридична особа отримує можливості обмінюватися з контрагентами бухгалтерськими та юридичними документами, а саме: договорами, рахунками, актами виконаних робіт, видатковими накладними тощо.
Серед платних сервісів найбільш популярними в Україні є сервіси електронного документообігу М.E.Doc (від компанії Укрзвіт), ВЧАСНО, Document.Online, Арт-Офіс, Comarch EDI, FossDoc та ще близько 10 продуктів.
Як правило, всі сервіси доступні цілодобово без вихідних, тобто, в будь-який час. Також вони підтримують достатній рівень безпеки щодо конфіденційності та збереження даних, можуть надати кваліфіковану технічну підтримку. Деякі пропонують можливість розширити функціонал сервісу під індивідуальні потреби клієнта.
Сервіс ВЧАСНО
ВЧАСНО пропонує перевести в електронний вигляд наступні документи:
Щоб почати роботу с сервісом ВЧАСНО потрібен доступ в інтернет та електронний цифровий підпис. Далі розробник пропонує зробити декілька кроків:
ВЧАСНО пропонує три різних варіанта тарифікації, тому є можливість вибору оптимального в залежності від особливостей бізнесу.
Є безкоштовний тариф «початковий», користуючись яким можна підписувати та надсилати як вхідні, так й вихідні документи, зберігати документи 3 роки. Також є можливість коментувати документи як внутрішнього документообігу, так і разом із зовнішніми контрагентами.
Професійний тариф коштує 5,5 тис. грн. на рік і надає розширені (крім зазначених у початковому тарифі) можливості у вигляді внутрішніх узгоджень, додаткових параметрів та сценаріїв документів (групування за певними ознаками, наприклад), внутрішній документообіг та можливість п’ятирічного зберігання електронних документів в хмарному сховищі.
Тариф «Інтеграція» найширший. Його вартість 2 тис. грн. на рік плюс 1,80 грн. за кожний документ. Цей тариф дозволяє роботу з облікової системи підприємства, надає можливість підписувати та надсилати вхідні та вихідні документи; коментувати їх при необхідності як зі співробітниками, так і з партнерами.
Сервіс Document.Online
Ще один популярний сучасний сервіс електронного документообігу – Document.Online. Сервіс підтримує роботу з усіма Акредитованими Центрами Сертифікації Ключів України та позиціонується як єдина платформа для внутрішнього та зовнішнього документообороту. Користуватися ним можна з будь-яких девайсів – стаціонарних та мобільних пристроїв з усіх куточків світу. Сервіс Document.Online сумісний з будь-якою операційною системою, встановленою на девайсі користувача.
Система Document.Online дозволяє завантажувати та створювати електронні документи з готових шаблонів. Крім цього, є можливість переглядати завантажені створені та підписані документи з відображенням інформації про підписанта.
Окрім цього є функціонал з обміну документами та налаштування маршрутів для документації, що дозволяє реалізувати бізнес-процес погодження та підпису документа як всередині підприємства, так і з контрагентами, ще – повідомити інших працівників про погодження та підписання.
Document.Online пропонує також систему контролю електронного документообігу: зміну статусу документу після виконання дій, сповіщення про закінчення маршруту документу тощо.
Передбачена інтеграція з 1С та іншими популярними обліковими системами.
Document.Online пропонує 6 тарифів різної вартості в залежності від об’ємів документообігу.
Якщо документів більше 10 000, компанія пропонує індивідуальний тариф.
Недоліки електронного документообігу
Так, вони існують. Ось основні:
Як бачите, переваги значно більші. Тож не вагайтесь і починайте використовувати електронний документообіг у своєму бізнесі. Це значно полегшить ваше життя.
