Штатная расстановка что это такое
Штатная расстановка: образец заполнения
shtatnaya_rasstanovka.jpg
Похожие публикации
Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Штатная расстановка
Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.
Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.
Какие сведения содержит документ:
Перечень структурных подразделений.
Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.
Размер тарифной ставки (оклада) каждого.
Дополнительные сведения или примечания.
Какие задачи помогает решить штатная расстановка
Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:
определить наличие вакантных мест;
установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
проанализировать «вилку» окладов и т.д.
В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.
Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?
Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.
Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.
Ведение документа
Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.
Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.
Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.
Как заполнить штатную расстановку
Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:
В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.
Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.
Штатная расстановка — скачать образец
Штатная расстановка — документ, необязательный для составления, но он может быть очень полезным работодателю. Подробнее о его сути, содержании, форме и применении — в нашем материале.
Сущность штатной расстановки
Штатная расстановка (другие ее названия — штатное замещение и штатный список) представляет собой аналог штатного расписания.
Иные отличия этих документов:
| Параметр для сравнения | Штатное расписание | Штатная расстановка |
| Обязательность наличия у работодателя | Обязателен | Не обязателен |
| Необходимость утверждения приказом | Обязательно | Не нужно |
| Обязательные требования к содержанию | Есть | Нет |
| Наличие определенного бланка | Есть | Нет |
Общими для них чертами являются такие:
Однако в штатном расписании сведения о кадровом составе обобщены. Детализация данных в нем ограничивается отражением количества лиц, занимающих одну и ту же должность в подразделении, и структуры их заработка, позволяющей оценить фонд зарплаты, приходящийся на должность и на подразделение.
Данные для штатной расстановки
В сравнении со штатным расписанием штатная расстановка содержит очень подробную информацию о распределении кадров по подразделениям и должностям, приводя сведения о конкретных лицах, занимающих должности в каждом из подразделений. При этом базовые ее данные остаются такими же, что и приводимые в штатном расписании:
Дополняющими эти сведения данными для штатной расстановки становятся:
Включение в штатную расстановку всех вышеперечисленных сведений позволяет увидеть объемную легко прочитываемую картину реальной расстановки кадров с основными ее особенностями применительно к конкретной дате и периоду, в течение которого эта картина не меняется.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Не следует забывать, что штатная расстановка является документом вспомогательным, а первичным, определяющим структуру работодателя, безусловно, выступает штатное расписание. Штатная расстановка не подменяет и не заменяет его. Такой вывод прослеживается и в судебной практике (см., например, кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 24.08.2011 по делу N 33-3035). Читать далее…
Легкость прочтения информации делает штатную расстановку очень удобным для кадровой службы документом, из которого можно быстро получить данные для ответа на запрос руководства, сведения для составления статистической и любой иной отчетности.
Конечно, попадающая в этот документ информация должна своевременно актуализироваться. Обычно это делается по факту возникновения кадровых событий.
Формировать штатную расстановку из-за ее объемности лучше в электронном виде. Каждый созданный документ необходимо распечатывать, подписывать и сохранять. Срок хранения штатной расстановки составляет (ст. 42 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236):
Длительность срока связана с использованием в этом документе персональных данных, подлежащих долгому хранению.
Бланк штатной расстановки
Определенного бланка у штатной расстановки нет. Обычно этот документ создается на той же форме, которую имеет штатное расписание, что обусловлено преемственностью базовых показателей, включаемых в штатную расстановку.
Бланк штатного расписания работодатель может разработать сам, но, как правило, используется его унифицированная форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и предусматривающая отражение в этом документе всех необходимых для него данных. Соответственно, и в основе штатной расстановки чаще всего оказывается форма Т-3, которая обязательно дополняется графами, необходимыми для отражения информации, не предусмотренной штатным расписанием.
Формировать штатную расстановку можно двумя способами:
Конкретный способ выбирает лицо, ответственное за ведение штатной расстановки. Оно же будет подписывать каждый созданный документ. Чаще всего таким лицом оказывается руководитель кадровой службы. Сформированная штатная расстановка не подлежит утверждению работодателем, поскольку она основана на имеющих место фактах, а не на решениях, принимаемых работодателем.
Набор данных, попадающих в штатную расстановку, тоже обычно определяет лицо, ответственное за ее ведение. Но участие в этом может принять и руководитель работодателя.
В связи с тем, что у штатной расстановки нет законодательно утвержденной формы, эта форма может быть индивидуальной у каждого из работодателей. Утверждения ее бланка внутренним организационно-распорядительным документом не требуется, но такое утверждение может иметь место в случае значимости для работодателя преемственности в системе отражения попадающих в эту форму сведений вне зависимости от того, кто именно ее заполняет.
С примером заполнения штатной расстановки можно ознакомиться на нашем сайте:
Использование штатной расстановки
Попавшие в штатную расстановку сведения используются не только для составления отчетов и оперативных ответов на вопросы руководства. Она также позволяет:
Кроме того, штатная расстановка может служить документом, предъявляемым в суд для обоснования, например, отсутствия у работодателя вакансий, которые он мог бы предложить попавшему под сокращение сотруднику. Особую роль в этом сыграет наличие бумажных экземпляров этого документа, подписанных составляющим его лицом, которое на момент судебного разбирательства может уже не работать у работодателя, через суд выясняющего отношения с сокращенным им работником.
Таким образом, штатная расстановка является очень эффективным инструментом, позволяющим работодателю не только анализировать имеющее место положение с кадрами, но и управлять кадровыми процессами. Наиболее востребована она у работодателей с большой численностью персонала и там, где высока текучесть кадров.
Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки
Штатное расписание — это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации. Для него Госкомстатом РФ была разработана и утверждена унифицированная форма № Т-3, которая в настоящее время не является обязательной к применению: организации должны утвердить свои формы данного документа.
Как показала практика, форма № Т-3 является весьма удобной, и даже если какая-то организация утверждает свою форму, она очень похожа на унифицированную.
Какие сведения включает в себя штатное расписание?
Все про то, как составлять кадровые документы, научитесь в онлайн-курсе «Клерка».
Курс начинается 1 сентября. Стоит 7450 руб. Тем, кто заплатит до 1 сентября, даем скидку 15 % (вы заплатите 6332,5 руб.).
Оплатив курс, вы можете начать учиться и после 1 сентября, в удобном для вас темпе. Смотрите видео, читайте конспекты, проходите тесты и итоговое задание, а в конце получите именной сертификат от Центра обучения «Клерка».
Таким образом, в штатном расписании мы можем увидеть, какие структурные подразделения существуют в данной организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым подразделением, кто кому подчиняется, так как перечень структурных подразделений и должностей выстраивается в иерархической последовательности.
В нижней строке указываются итоговые суммы по оплате труда, но при желании вы можете добавить строки с промежуточными итогами под каждым структурным подразделением, чтобы увидеть фонд оплаты труда отдельно по каждому подразделению.
Можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, сумму по каждой надбавке и итоговые суммы по каждой должности (профессии).
То есть штатное расписание — это план. Но, как мы знаем, к каждому плану в пару полагается факт Планировать — это, конечно, хорошо, но жизнь вносит свои коррективы.
Есть надбавки, которые устанавливаются не к должностям, а конкретному человеку, например, у рабочих может быть надбавка за работу с личным клеймом, у педагогов — за квалификационную категорию, за педагогический стаж и т.д. Как их учесть?
Как определить, есть ли вакансии в организации и сколько их?
Какова в связи с этим экономия фонда оплаты труда?
На эти вопросы помогает ответить штатная расстановка — удобный инструмент, отражающий фактическое состояние штатного состава организации.
В штатной расстановке к уже названным выше прибавляются сведения:
Пример
Штатное расписание
Штатная расстановка
ВНИМАНИЕ!
Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Есть ли отличия между понятиями “штатное расписание” и “штатная расстановка”?
Понятия штатного расписания и штатной расстановки зачастую путают даже опытные сотрудники кадровой службы предприятия.
При этом, несмотря на схожее внутреннее содержание, документы различаются по цели создания и необходимости наличия их в организации.
Рассмотрим важные особенности этих документов и основные отличия их оформления.
Что это такое?
Где в законе о них говорится?
Оба рассматриваемых документа зафиксированы в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций.
Штатное расписание также упоминается в Трудовом кодексе Российской Федерации в статьях 15 и 57, связанных с трудовыми отношениями и трудовым договором.
Статья 15 ТК РФ. Трудовые отношения
Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
| Штатное расписание | Штатная расстановка | |
| Оформление и работа с документом | ||
| Наличие унифицированной формы | Постановление Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму Т-3 для оформления штатного расписания. | |
Хотя с 01.01.2013 года эта форма обязательной не является, большинство специалистов рекомендуют использовать именно ее для оформления документа
Однако, если штатная расстановка входит в фиксированный локальными актами по документообороту список документов организации, то утверждать ее будет необходимо.
Наименование должности в штатном расписании должно соответствовать наименованию должности в квалификационном справочнике.
Иванова Мария Сергеевна, уборщик служебных помещений, 1 шт.ед.
Петрова Галина Яновна, уборщик служебных помещений, 1/2 шт.ед.
Если по определенной должности работник отсутствует, то указывают вакансию.
Как правильно выбрать и в чем отличие?
Законодательно обязанность работодателя оформлять штатное расписание или штатную расстановку напрямую не прописана. Однако, в статье 57 Трудового кодекса указано, что в трудовой договор обязательно вносится информация о трудовой функции – работе по должности в соответствии со штатным расписанием.
Поэтому, если сотрудник принимается на определенную должность, то у работодателя должно присутствовать утвержденное штатное расписание. В противном случае происходит нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Кроме того, в случае отсутствия штатного расписания работодатель не сможет подтвердить правомерность своих действий при сокращении работников.
Заключение
Штатное расписание является необходимым документом для организации и к его оформлению и хранению необходимо относиться ответственно. Штатная расстановка вводится по желанию и является удобным инструментом для работы с кадровым составом организации.
Штатная расстановка – что это такое
Среди кадровых документов предприятия особое место в России занимают штатная расстановка и штатное расписание – каждому кадровику или руководителю следует знать отличия между этой документацией и принципы ведения. Ведь в отношении данных документов действуют различные нормативы и требования законодательства. И чтобы оформить штатную расстановку на 2021 год по всем правилам, лучше всего будет ознакомиться с образцом такого документа.
Штатная расстановка – что это такое
Под штатной расстановкой подразумевается документ, в котором хранятся персонифицированные сведения по сотрудникам, должностям, окладам и иным аспектам трудовой деятельности работников, важным для кадрового отдела, работодателя и бухгалтерии. При этом необходимо понимать, что данный документ составляется в свободной форме по решению самого работодателя и не является обязательным документом для осуществления предпринимательской деятельности и управления персоналом.
Штатная расстановка дает возможность работодателям отслеживать соответствие деятельности штата штатному расписанию, дает эффективные инструменты для ведения бухгалтерской отчетности и позволяет легко ориентироваться в штатной документации, касающейся вопросов трудоустройства и трудовых договоров. При этом так как единых нормативов для штатной расстановки в законодательстве не предусмотрено, этот документ также может называться штатным замещением или штатной книгой.
Отличия штатной расстановки от штатного расписания
Рассматривая существующие отличия штатной расстановки от штатного расписания, необходимо понимать, что это два абсолютно различных документа, каждый из которых имеет свои особенности и сферу применения. Несмотря на то, что и расписание, и расстановка касаются кадровых вопросов организации и рассматривают управление персоналом, в большинстве аспектов они достаточно сильно отличаются – выразить эту разницу можно при помощи простой таблицы:
| Штатная расстановка | Штатное расписание | |
| Обязательность с точки зрения законодательства | Расстановка является внутренним документом и работодатель не обязан составлять ее в принципе. | Расписание относится к документации, которая в обязательном порядке должна присутствовать у любого субъекта хозяйствования, который имеет трудоустроенных работников. |
| Форма | Никакой установленной законодательно единой формы для штатной расстановки не предусмотрено. | Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, однако с 2013 года работодатели вправе разрабатывать и свои формы. |
| Характер информации о трудящихся | В штатной расстановке указываются сведения о конкретных сотрудниках с указанием их паспортных данных, а также приказов на основании которых они были приняты в штат. | Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, а лишь о перечне должностей на предприятии и действующих окладах или тарифных ставках. |
| Сроки хранения | Как и другой внутренний документ, штатная расстановка должна храниться на предприятии в течение 75 лет с момента прекращения её ведения. | Законодательство предполагает сроки хранения штатного расписания в течение 3 лет. |
| Возможность дополнения | Штатную расстановку можно дополнить новыми должностями или сведениями о сотрудниках в любой момент. | Штатное расписание можно дополнить только при соблюдении соответствующих процессуальных мероприятий и издании приказа. |
| Актуальность сведений | В штатной расстановке указываются фактические показатели с учетом всех дополнительных надбавок и премий. | Штатное расписание предполагает указание лишь базовых величин окладов или тарифных ставок без учета дополнительных выплат. |
| Влияние на трудовую деятельность | Расстановка может влиять на трудовую деятельность лишь согласно внутренним нормативным документам предприятия. | На основании штатного расписания проводится подбор специалистов и влючение их в штат для занятия определенной должности. |
Штатная расстановка на 2021 год – оформляем по всем правилам
Многих кадровых специалистов интересует, как должна оформляться штатная расстановка на 2021 год, и как сделать это по всем правилам. Как таковых, конкретных нормативов оформления штатной расстановки нет, соответственно государственные органы не могут предполагать вынесение каких-либо санкций за нарушение порядка создания и ведения подобной документации. В то же время, для того, чтобы штатная расстановка была эффективным и удобным документом, следует придерживаться ряда рекомендаций: