Штатное замещение что это такое
Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки
Штатное расписание — это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации. Для него Госкомстатом РФ была разработана и утверждена унифицированная форма № Т-3, которая в настоящее время не является обязательной к применению: организации должны утвердить свои формы данного документа.
Как показала практика, форма № Т-3 является весьма удобной, и даже если какая-то организация утверждает свою форму, она очень похожа на унифицированную.
Какие сведения включает в себя штатное расписание?
Все про то, как составлять кадровые документы, научитесь в онлайн-курсе «Клерка».
Курс начинается 1 сентября. Стоит 7450 руб. Тем, кто заплатит до 1 сентября, даем скидку 15 % (вы заплатите 6332,5 руб.).
Оплатив курс, вы можете начать учиться и после 1 сентября, в удобном для вас темпе. Смотрите видео, читайте конспекты, проходите тесты и итоговое задание, а в конце получите именной сертификат от Центра обучения «Клерка».
Таким образом, в штатном расписании мы можем увидеть, какие структурные подразделения существуют в данной организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым подразделением, кто кому подчиняется, так как перечень структурных подразделений и должностей выстраивается в иерархической последовательности.
В нижней строке указываются итоговые суммы по оплате труда, но при желании вы можете добавить строки с промежуточными итогами под каждым структурным подразделением, чтобы увидеть фонд оплаты труда отдельно по каждому подразделению.
Можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, сумму по каждой надбавке и итоговые суммы по каждой должности (профессии).
То есть штатное расписание — это план. Но, как мы знаем, к каждому плану в пару полагается факт Планировать — это, конечно, хорошо, но жизнь вносит свои коррективы.
Есть надбавки, которые устанавливаются не к должностям, а конкретному человеку, например, у рабочих может быть надбавка за работу с личным клеймом, у педагогов — за квалификационную категорию, за педагогический стаж и т.д. Как их учесть?
Как определить, есть ли вакансии в организации и сколько их?
Какова в связи с этим экономия фонда оплаты труда?
На эти вопросы помогает ответить штатная расстановка — удобный инструмент, отражающий фактическое состояние штатного состава организации.
В штатной расстановке к уже названным выше прибавляются сведения:
Пример
Штатное расписание
Штатная расстановка
ВНИМАНИЕ!
Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Как оформить замещение сотрудника?
В каждой организации любой сотрудник может заболеть, уйти в отпуск по уходу за ребенком, в учебный отпуск, одним словом, создать ситуацию, когда его потребуется кем-то заменить. Есть три способа оформить замещение временно отсутствующего работника: совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод, временный прием. На первый взгляд кажется, что это явления одного порядка. Рассмотрим, в чем между ними разница.
Совмещение — это выполнение сотрудником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если дополнительная работа выполняется по такой же должности (профессии), то имеет место расширение зоны обслуживания (увеличение объема работ). Обратите внимание, что при этом сотрудник не освобождается от выполнения своей основной работы.
Дополнительная работа может быть поручена сотруднику только с его письменного согласия. И в таких случаях необходимо заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать:
Программа «Контур-Персонал» помогает оформить приказ о совмещении (расширении зоны обслуживания) и дополнительное соглашение с сотрудником.
Для замещения временно отсутствующего сотрудника также можно оформить временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае замещающий работник освобождается от своей текущей трудовой функции (должности, профессии) на время замещения. Чтобы оформить временный перевод, необходимо также заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение, в котором указать:
Зачастую дата окончания временного перевода заранее неизвестна, а отсутствующий работник может вернуться в любое время. Поэтому при оформлении временного перевода для замещения отсутствующего работника рекомендуется указывать не точную дату окончания перевода, а формулировку «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», указав его фамилию, имя и отчество.
На основании дополнительного соглашения необходимо оформить приказ о временном переводе, например, по форме Т-5 или Т-5а. Также обратите внимание, что запись о временном переводе в трудовую книжку вносить не нужно!
Внимание! По окончании срока перевода не забудьте оформить обратный перевод сотрудника на его предыдущую работу, иначе перевод будет признан постоянным (ст. 72.2 ТК РФ)! Программа «Контур-Персонал» не только позволяет оформить приказ о временном переводе для замещения сотрудника и распечатать дополнительное соглашение, но и напоминает, когда подходит срок окончания временного перевода!
Наконец, на время отсутствия сотрудника можно оформить временный прием на работу другого работника — как на основную работу, так и по совместительству.
Совместительство — это выполнение в свободное от основной работы время другой регулярно оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство). Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 ТК РФ.
При приеме на работу сотрудника следует заключить с ним срочный трудовой договор, указав в числе прочего срок действия договора и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения, в соответствии со статьей 59 ТК РФ. Если срок с точностью до даты определить невозможно, укажите «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», уточнив его фамилию, имя и отчество.
На основании трудового договора необходимо издать приказ о приеме, например, по форме Т-1 или Т-1а, а также внести запись в трудовую книжку работника, если он принят на основную работу. Запись о совместительстве вносить в трудовую книжку не обязательно, если сотрудник этого не требует.
Внимание! Не забудьте расторгнуть трудовой договор с замещающим работником по возвращении основного сотрудника, иначе договор будет признан бессрочным (ст. 58 ТК РФ). Программа «Контур-Персонал» напоминает об увольнении сотрудника, когда подходит срок окончания трудового договора или возвращается замещаемый работник!
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры
Рабочая деятельность в организации наполнена разного рода бюрократическими нюансами. Ведение некоторых документов обязательно и определено на законодательном уровне, в то время как другие бумаги представители компаний могут ввести исключительно по своему желанию. Одной из последних считается штатное замещение, используемое для формирования списка сотрудников организации и удобного слежения за ее кадровым составом.
Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.
Для чего используется штатное замещение
Штатное замещение или штатная расстановка – один из многочисленных документов, используемых в системе кадрового учета предприятия.
На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.
В общем случае этот документ содержит:
Использование таких списков позволяет кадровикам организации всегда иметь понимание относительно кадровой ситуации. Однажды составив и своевременно корректируя документ, представители отдела кадров без проблем могут отслеживать текучку сотрудников и грамотно реагировать на нее.
Помимо этого, отраженные в расстановке сведения нередко требуются госструктурам, поэтому при наличии соответствующей необходимости и самого документа руководителю предприятия не потребуется внепланово заниматься сбором сведений о кадровом составе. В общем, юридической подоплеки в ведении штатного замещения нет, но вот с точки зрения общего предназначения для организации эта бумага будет более чем полезна.
Порядок ведения документа
Из рассмотренной ранее информации, можно сделать следующие выводы:
Порядок ведения расстановки ничем не отличается от принципов использования хозяйственной документации в компаниях России. Так как законодатель не предъявляет существенных требований ни к содержанию, ни к общему виду замещения, организации вправе собственнолично определять формат документа. Единственное, что следует учитывать при ведении штатной расстановки – это нормы и правила делопроизводства, принятые в РФ.
При оформлении замещений и их использовании российские кадровики часто используют форму Т-3.
В обычном варианте она применяется для ведения штатного расписания труда на предприятии, но при необходимости составления замещения слегка модернизируется. В частности, в табличную структуру документа включают несколько столбцов для отражения сведений о сотрудниках, их категориях, зарплаты и другой информации.
Следует отметить, что рекомендации по оформлению штатного замещения законодательством РФ все же предусмотрены. В частности, подобные сведения можно найти в Приказах:
Имеющиеся в законодательных актах рекомендации не обязательны к соблюдению и могут учитываться организациями по желанию. В любом случае, прямых указаний по оформлению и ведению штатного замещения законодатель не предусмотрел.
Образец и содержание расстановки
Как было упомянуто ранее, в качестве бланка штатной расстановки используется форма Т-3, предназначенная для ведения расписания труда в российских организациях. Путем простой модернизации данная форма превращается в замещение и становится заметно расширенней в плане содержания. В общем случае в документе отражают:
Все сведения в штатном замещении отражают в виде таблицы для удобства их восприятия. При необходимости в организации могут расширить содержание документа, добавив к отмеченным пунктам что-то еще. Нередко в расстановках также указывают категории всех сотрудников и информацию об их отпуске.
Скачать заполненную форму расстановки можно здесь:
Скачать бланк заполнения штатного замещения удастся тут:
Сроки и другие особенности хранения штатного замещения
В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.
Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.
Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.
Непосредственно за хранение документа ответственно лицо, которое отражено в нем в качестве такового. Зачастую им является начальник отдела кадров, однако при необходимости в соответствующую графу можно вписать любого представителя отдела кадров или же руководителя организации. На законодательном уровне полномочия и требования к ответственному за хранение замещения лицу не определены, поэтому в этом плане следует полагаться исключительно на нормативно-правовые акты самого предприятия.
На этом наиболее важные сведения по резюмированному вопросу подошли к концу. Как видите, штатное замещение – довольно-таки многофункциональный и полезный документ. Стоит ли его вести или нет? Вопрос сложный. Пожалуй, представители любой организации должны ответить на него сами. Надеемся, представленный материал был полезен всем читателям нашего ресурса.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Тем не менее штатное замещение не является обязательным документом, вопрос о его разработке решается руководителем организации самостоятельно.
Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц (абз. 1 раздела «Штатное расписание» Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письма от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму № Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.
Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа − определение структуры, штатной численности и размера заработной платы. Факт назначения на должность, определенную штатным расписанием, может отражать штатная расстановка.
Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Форма данного документа законодательно не установлена и разрабатывается, как правило, на основе формы № Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Для удобства данный документ может быть составлен как в электронном виде, так и на бумаге. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Если не применяется программа по учету кадров, то в такую форму (составленную в виде таблицы) вносятся все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.), что позволяет создать отчет по различным запросам руководства.
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.
На основании вышеизложенного штатное замещение не является обязательным документом, вопрос о его разработке решается руководителем организации самостоятельно.
Е.С. Демидкина,
юрист-консультант консультационно-
правового отдела Группы компаний «Ю-Софт»
Штатная расстановка — скачать образец
Штатная расстановка — документ, необязательный для составления, но он может быть очень полезным работодателю. Подробнее о его сути, содержании, форме и применении — в нашем материале.
Сущность штатной расстановки
Штатная расстановка (другие ее названия — штатное замещение и штатный список) представляет собой аналог штатного расписания.
Иные отличия этих документов:
| Параметр для сравнения | Штатное расписание | Штатная расстановка |
| Обязательность наличия у работодателя | Обязателен | Не обязателен |
| Необходимость утверждения приказом | Обязательно | Не нужно |
| Обязательные требования к содержанию | Есть | Нет |
| Наличие определенного бланка | Есть | Нет |
Общими для них чертами являются такие:
Однако в штатном расписании сведения о кадровом составе обобщены. Детализация данных в нем ограничивается отражением количества лиц, занимающих одну и ту же должность в подразделении, и структуры их заработка, позволяющей оценить фонд зарплаты, приходящийся на должность и на подразделение.
Данные для штатной расстановки
В сравнении со штатным расписанием штатная расстановка содержит очень подробную информацию о распределении кадров по подразделениям и должностям, приводя сведения о конкретных лицах, занимающих должности в каждом из подразделений. При этом базовые ее данные остаются такими же, что и приводимые в штатном расписании:
Дополняющими эти сведения данными для штатной расстановки становятся:
Включение в штатную расстановку всех вышеперечисленных сведений позволяет увидеть объемную легко прочитываемую картину реальной расстановки кадров с основными ее особенностями применительно к конкретной дате и периоду, в течение которого эта картина не меняется.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Не следует забывать, что штатная расстановка является документом вспомогательным, а первичным, определяющим структуру работодателя, безусловно, выступает штатное расписание. Штатная расстановка не подменяет и не заменяет его. Такой вывод прослеживается и в судебной практике (см., например, кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 24.08.2011 по делу N 33-3035). Читать далее…
Легкость прочтения информации делает штатную расстановку очень удобным для кадровой службы документом, из которого можно быстро получить данные для ответа на запрос руководства, сведения для составления статистической и любой иной отчетности.
Конечно, попадающая в этот документ информация должна своевременно актуализироваться. Обычно это делается по факту возникновения кадровых событий.
Формировать штатную расстановку из-за ее объемности лучше в электронном виде. Каждый созданный документ необходимо распечатывать, подписывать и сохранять. Срок хранения штатной расстановки составляет (ст. 42 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236):
Длительность срока связана с использованием в этом документе персональных данных, подлежащих долгому хранению.
Бланк штатной расстановки
Определенного бланка у штатной расстановки нет. Обычно этот документ создается на той же форме, которую имеет штатное расписание, что обусловлено преемственностью базовых показателей, включаемых в штатную расстановку.
Бланк штатного расписания работодатель может разработать сам, но, как правило, используется его унифицированная форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и предусматривающая отражение в этом документе всех необходимых для него данных. Соответственно, и в основе штатной расстановки чаще всего оказывается форма Т-3, которая обязательно дополняется графами, необходимыми для отражения информации, не предусмотренной штатным расписанием.
Формировать штатную расстановку можно двумя способами:
Конкретный способ выбирает лицо, ответственное за ведение штатной расстановки. Оно же будет подписывать каждый созданный документ. Чаще всего таким лицом оказывается руководитель кадровой службы. Сформированная штатная расстановка не подлежит утверждению работодателем, поскольку она основана на имеющих место фактах, а не на решениях, принимаемых работодателем.
Набор данных, попадающих в штатную расстановку, тоже обычно определяет лицо, ответственное за ее ведение. Но участие в этом может принять и руководитель работодателя.
В связи с тем, что у штатной расстановки нет законодательно утвержденной формы, эта форма может быть индивидуальной у каждого из работодателей. Утверждения ее бланка внутренним организационно-распорядительным документом не требуется, но такое утверждение может иметь место в случае значимости для работодателя преемственности в системе отражения попадающих в эту форму сведений вне зависимости от того, кто именно ее заполняет.
С примером заполнения штатной расстановки можно ознакомиться на нашем сайте:
Использование штатной расстановки
Попавшие в штатную расстановку сведения используются не только для составления отчетов и оперативных ответов на вопросы руководства. Она также позволяет:
Кроме того, штатная расстановка может служить документом, предъявляемым в суд для обоснования, например, отсутствия у работодателя вакансий, которые он мог бы предложить попавшему под сокращение сотруднику. Особую роль в этом сыграет наличие бумажных экземпляров этого документа, подписанных составляющим его лицом, которое на момент судебного разбирательства может уже не работать у работодателя, через суд выясняющего отношения с сокращенным им работником.
Таким образом, штатная расстановка является очень эффективным инструментом, позволяющим работодателю не только анализировать имеющее место положение с кадрами, но и управлять кадровыми процессами. Наиболее востребована она у работодателей с большой численностью персонала и там, где высока текучесть кадров.