Юридическую значимость документу как бумажному так и электронному придает

Юридически значимый ЭДО

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России растет ежегодно. Этому способствуют детально проработанные решения для их внедрения и взятый государством курс на переход к безбумажному документообороту. Тем более что юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) ни в чем не проигрывает бумажному, но способен снизить административные расходы и даже повысить конкурентоспособность компании.

Что такое ЮЗЭДО

Система юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) — это способ обмена официальными документами между субъектами хозяйственной деятельности. Работа по такому механизму реализует концепцию безбумажного делопроизводства, а юридическую значимость счетам, приказам, актам, договорам придает электронная подпись (ЭП).

Электронный документооборот юридические препятствия при использовании ЭП не создает. Участвующие в ЮЗ документообороте документы имеют такой же правовой статус, как бумажные, подписанные собственноручной подписью.

Преимущества ЮЗДО

Все системы юридически значимого документооборота отличаются схожими достоинствами, которые превосходят качества привычного бумажного формата. Среди них — мгновенная скорость транзакций, сокращение административных расходов на печать и отправку документов, опция создания электронного архива и поиска файлов по критериям, снижение риска ошибок или утери.

Также внедрение ЮЗ ЭДО сделает возможным:

Еще одно преимущество электронного документооборота стало очевидным в 2020 году. Компания, освоившая использование СЭД, способна в считаные дни перестроить работу. В том числе перейти на удаленку.

Ваш подарок: 25 % пакета исходящих документов

Критерии юридически значимого ЭДО

Электронные документы ничем не отличаются от бумажных — их так же создают, обрабатывают, изменяют, получают, отправляют. Но взаимодействие с контрагентами и госструктурами будет облагаться правами и обязанностями для сторон, вызывать правовые последствия, только если:

В электронном документообороте применяется электронная подпись — аналог собственноручной. ЭП дает право убедиться в достоверности подписи и отсутствии изменений в документе после подписания. За счет этого документы принимаются как доказательства и правовые аргументы, в том числе в судебных инстанциях. Это подтверждает судебная практика по электронному документообороту.
В федеральном законе № 63-ФЗ прописаны виды ЭП:

Для ЭДО ЮЗД применяется наиболее надежная и защищенная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она позволяет проверить, кто именно и в какой момент подписал документ, а также вносились ли в файл изменения после визирования.

Кто использует ЮЗЭДО

Документооборот в организации бывает двух видов. Внутренний затрагивает отделы компании — руководителей, бухгалтеров, разработчиков, менеджеров, HR-специалистов. Внешний служит способом обмена документами с контрагентами. Так что электронный документооборот, юридическая сила которого подтверждена ЭП, востребован на разных уровнях для:

Логика проста: ЭДО надежнее и намного экономнее «бумажного» ведения дел. При этом с электронной подписью документы имеют тот же статус, что обычные. Более того, некоторые госструктуры требуют представлять документы в электронном виде. Например, ФНС (если в компании числится свыше 100 сотрудников), Пенсионный фонд и Фонд социального страхования (если работает больше 25 человек). Это делает юридически значимый документооборот незаменимым решением.

Поддержка ЮЗДО в Диадоке

Диадок — система электронного документооборота, подключение к которой открывает абоненту новые возможности для выстраивания точных и действенных бизнес-процессов, оптимизации работы в компании. Сервис Диадок:

К системе Диадока уже подключилось свыше 1 500 000 компаний из разных сфер: автопрома, фармацевтики, IT, производства. Абоненты отмечают: документооборот стал более мобильным, надежным и прозрачным, одновременно — менее трудоемким и затратным. Бизнес признает возможность обмена юридически значимыми электронными документами дополнительным конкурентным преимуществом.

При этом подключение к ЭДО ЮЗД в Диадоке займет минимум времени и усилий. Для начала нужно оставить заявку. Специалисты Диадока обучат взаимодействию с системой, окажут техническую поддержку, при необходимости адаптируют работу под нужды компании и детально ответят на каждый вопрос.

Источник

Юридическая сила электронного документа

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

Источник

Электронные документы: как их хранить и подтверждать юридическую силу

Для хранения выбывших из оборота бумажных документов организации и предприниматели создают архив. То же самое нужно делать и для электронных документов — создавать электронный архив. Для этой цели используются различные программно-технические решения:

Первые три варианты наиболее актуальны для организаций. У них большой объём документов, что требует соразмерного объёма архива и места про запас. При этом нужно обеспечить учёт электронных документов и выполнение с ними различных операций, если вдруг понадобится воспользоваться архивным документом. Для этого необходим соответствующий функционал.

Малый бизнес, ИП, самозанятые граждане нередко используют специальное программное обеспечение, в том числе бесплатное, формируют архив на своем рабочем месте или переносят архивные электронные документы на материальные носители, например внешние диски, карты памяти или флешки.

Проблемы хранения электронных документов

В отличие от бумажных архивных документов, которые всегда под рукой, для хранения, открытия, скачивания и обработки электронных документов нужны технические средства. Сами же электронные документы — это файлы, цифровая информация, которые хранятся на определённом носителе или в информационной системе. Основная проблема такого хранения — устаревание технических решений, прекращение их поддержки, а также появление новых, которые уже не способны работать с устаревшими форматами.

Решить проблему помогает отслеживание программно-технических изменений и своевременный переход на новые продукты. Периодически нужно менять программное обеспечение, преобразовывать файлы в новые форматы, переносить данные на современные носители. Это называется миграцией электронного архива. А чтобы повысить безопасность и надежность хранения электронных документов, целесообразно использовать несколько вариантов хранения. Например, существует практика совмещения облачного хранения и хранения на физических носителях. Возможны и другие комбинации.

Малому бизнесу, ИП и самозанятым, которые отдают предпочтение хранению электронных документов на внешних физических носителях (диски, флешки и т.д.), нужно обезопасить себя от возможной утраты или повреждения таких носителей. Поэтому лучше всё-таки использовать специальные программные решения, совмещая их, к примеру, с облачным хранением. Или периодически переносить файлы с физических носителей в более надёжные места для хранения — в специальные системы для архивного хранения, в том числе облачные.

Как обеспечить юридическую силу электронных документов и ЭП спустя время

Юридическая сила архивных электронных документов со временем не утрачивается. Однако могут возникнуть проблемы с её подтверждением из-за ограниченного срока действия сертификата электронной подписи.

Чтобы избежать подобной проблемы в будущем, можно использовать усовершенствованную электронную подпись с меткой времени. Такой формат электронной подписи предусматривает включение в информацию об электронной подписи, помимо стандартной, сведений следующего характера:

Когда документ подписывается усовершенствованной ЭП, то есть создаётся электронная подпись на документе, конкретное время этого действия «заверяется» специальным сервером точного времени. То есть в процессе формирования электронной подписи на электронном документе создаётся метка точного времени, а данные об этом включаются в информацию об ЭП.

Если архивные электронные документы были подписаны обычной КЭП, подтвердить их юридическую значимость можно, запросив сведения в удостоверяющем центре, выдавшем сертификат. Таким же образом можно проверить действительность сертификата на момент подписания документа. Информация будет официальной, её можно использовать как доказательство подлинности и документа, и электронной подписи.

Дополнительно подтвердить юридическую силу документа можно:

Например, вся электронная отчётность в ФНС сохраняется на серверах налогового органа и хранится в дата-центрах.

Многие организации и ИП всё-таки опасаются того, что в будущем к электронному документу и его реквизитам, включая ЭП, будут предъявлены претензии относительно их действительности. Предотвратить это на 100% можно только дублированием электронного архива бумажным хранилищем. Но это достаточно затратно, ведь придётся не только создавать бумажные копии электронных документов, но и создавать под них бумажный архив. Такое решение целесообразно, если документ имеет особую ценность, и важно гарантировать его признание любыми третьими лицами.

Источник

Что такое электронный документ и какова его юридическая сила?

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме». При каких условиях он приобретает юридическую значимость?

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.

В то же время при работе с электронными документами необходимо учитывать и другие условия:

Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.

1. Нормативный акт

Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур – ст. 169 НК РФ, для первичных документов – ст. 9 №402-ФЗ, договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.

Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.

2. Содержимое и форма

Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ст. 9 закона №402-ФЗ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная. Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно. Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.

3. Формат

Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.

Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.

На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.

Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.

4. Порядок передачи

Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.

Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.

А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.

5. Подписи

Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость.

Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) – это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).

Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.

В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.

По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).

6. Соглашение сторон

Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.

Переход на ЭДО с контрагентом – дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме. Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие. Так, в системе Диадок свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.

Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.

В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.

Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».

В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Проблема разграничения понятий «юридическая сила документа» и «юридическая значимость документа»

Вместе с этой статьей выбирают:

Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия считаются синонимичными. Насколько это верно? Поговорим о юридической значимости электронного документа более подробно.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Юридическая значимость электронного документа

В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».

Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:

Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежность владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.

Представим ситуацию: мы создали электронный документ внутренний, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае, если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.

Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство, можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.

По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

Источник