Юридически значимый ЭДО
Организации постепенно внедряют электронный документооборот для оптимизации работы с внутренней и внешней документацией.
В 2020 году увеличению интереса к ЭДО способствовали ввод ЭТК, новая форма отчёта — СЗВ-ТД, пандемия и режим удалённой работы, а также поправки к федеральному закону № 63 «Об электронной подписи».
Обмен юридически значимыми документами между организациями — задача, решение которой позволяет открыть новые возможности для перехода с классического документооборота на безбумажные технологии.
Компании переходят на СЭД, чтобы организовать юридически значимый ЭДО.
Что такое ЮЗЭДО
Юридическая значимость (ЮЗ) — свойство, которое обеспечивает правовую силу какому-либо объекту или действию. В зависимости от того, есть у объекта это свойство или нет, его можно использовать в качестве полноценного правового аргумента.
Все организации ведут документооборот, который делится на три вида:
Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. К нему относятся счета, декларации, отчёты и накладные.
Внутренний документооборот обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. Он включает в себя приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки.
Юридически значимый электронный документооборот обладает правовой силой благодаря законодательной базе. Главный признак юридической значимости документа — наличие правовых последствий.
Критерии юридически значимого ЭДО
С электронными документами можно проводить четыре основные операции: создание, получение, обработка и архивирование. Но электронный документ становится юридически значимым не в момент создания, а после его удостоверения, регистрации или оформления. После этого основные действия имеют правовые последствия для человека, который работает с документами.
Главное свойство ЮЗ электронных документов — равнозначность бумажным. Они обладают соответствующей правовой силой и гарантируют подлинность совершаемых с их помощью действий.
Файл в системе ЭДО включает в себя не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты.
Документ может получить правовую силу в организациях, которые являются официальными операторами электронного документооборота. Компании предоставляются системы для ведения ЭДО, в которых документам и придаётся юридическая значимость.
Актуальность ЮЗЭДО
СЭД превосходят бумажный документооборот по скорости обмена данными, удобности контроля потока документов. С помощью систем ЭДО можно обеспечить коллективный доступ к файлам, что, в свою очередь, увеличит скорость их создания, получения, обработки и архивирования.
Работы с электронными документами минимизирует риск их утери или порчи. Все файлы находятся внутри системы, что облегчает их поиск и управление. Также СЭД предлагает типовые формы, например, СЗВ-ТД для отправки в ПФР.
С помощью СЭД можно разграничить доступ к файлам разным категориям работников, а также ввести прозрачную систему работы. Каждый файл обладает историей изменений, а во всей системе введён автоматический поиск по всем файлам.
Помимо общих плюсов, которые даёт внедрение электронного документооборота, ЮЗЭДО обладает собственными преимуществами:
Юридически значимый ЭДО
Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России растет ежегодно. Этому способствуют детально проработанные решения для их внедрения и взятый государством курс на переход к безбумажному документообороту. Тем более что юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) ни в чем не проигрывает бумажному, но способен снизить административные расходы и даже повысить конкурентоспособность компании.
Что такое ЮЗЭДО
Система юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) — это способ обмена официальными документами между субъектами хозяйственной деятельности. Работа по такому механизму реализует концепцию безбумажного делопроизводства, а юридическую значимость счетам, приказам, актам, договорам придает электронная подпись (ЭП).
Электронный документооборот юридические препятствия при использовании ЭП не создает. Участвующие в ЮЗ документообороте документы имеют такой же правовой статус, как бумажные, подписанные собственноручной подписью.
Преимущества ЮЗДО
Все системы юридически значимого документооборота отличаются схожими достоинствами, которые превосходят качества привычного бумажного формата. Среди них — мгновенная скорость транзакций, сокращение административных расходов на печать и отправку документов, опция создания электронного архива и поиска файлов по критериям, снижение риска ошибок или утери.
Также внедрение ЮЗ ЭДО сделает возможным:
Еще одно преимущество электронного документооборота стало очевидным в 2020 году. Компания, освоившая использование СЭД, способна в считаные дни перестроить работу. В том числе перейти на удаленку.
Ваш подарок: 25 % пакета исходящих документов
Критерии юридически значимого ЭДО
Электронные документы ничем не отличаются от бумажных — их так же создают, обрабатывают, изменяют, получают, отправляют. Но взаимодействие с контрагентами и госструктурами будет облагаться правами и обязанностями для сторон, вызывать правовые последствия, только если:
В электронном документообороте применяется электронная подпись — аналог собственноручной. ЭП дает право убедиться в достоверности подписи и отсутствии изменений в документе после подписания. За счет этого документы принимаются как доказательства и правовые аргументы, в том числе в судебных инстанциях. Это подтверждает судебная практика по электронному документообороту.
В федеральном законе № 63-ФЗ прописаны виды ЭП:
Для ЭДО ЮЗД применяется наиболее надежная и защищенная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она позволяет проверить, кто именно и в какой момент подписал документ, а также вносились ли в файл изменения после визирования.
Кто использует ЮЗЭДО
Документооборот в организации бывает двух видов. Внутренний затрагивает отделы компании — руководителей, бухгалтеров, разработчиков, менеджеров, HR-специалистов. Внешний служит способом обмена документами с контрагентами. Так что электронный документооборот, юридическая сила которого подтверждена ЭП, востребован на разных уровнях для:
Логика проста: ЭДО надежнее и намного экономнее «бумажного» ведения дел. При этом с электронной подписью документы имеют тот же статус, что обычные. Более того, некоторые госструктуры требуют представлять документы в электронном виде. Например, ФНС (если в компании числится свыше 100 сотрудников), Пенсионный фонд и Фонд социального страхования (если работает больше 25 человек). Это делает юридически значимый документооборот незаменимым решением.
Поддержка ЮЗДО в Диадоке
Диадок — система электронного документооборота, подключение к которой открывает абоненту новые возможности для выстраивания точных и действенных бизнес-процессов, оптимизации работы в компании. Сервис Диадок:
К системе Диадока уже подключилось свыше 1 500 000 компаний из разных сфер: автопрома, фармацевтики, IT, производства. Абоненты отмечают: документооборот стал более мобильным, надежным и прозрачным, одновременно — менее трудоемким и затратным. Бизнес признает возможность обмена юридически значимыми электронными документами дополнительным конкурентным преимуществом.
При этом подключение к ЭДО ЮЗД в Диадоке займет минимум времени и усилий. Для начала нужно оставить заявку. Специалисты Диадока обучат взаимодействию с системой, окажут техническую поддержку, при необходимости адаптируют работу под нужды компании и детально ответят на каждый вопрос.
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)
За последние несколько лет внедрение электронного документооборота или внедрение сэд укрепилось в бизнес-среде. Ведение бухгалтерии и документов налогового учёта уверенно переходит с бумажных носителей в сферу электронной документации, и в этом есть множество неоспоримых преимуществ. В этой статье мы расскажем, что такое юридически значимый электронный документооборот, разберем его плюсы и минусы, а также развеем самые популярные мифы об электронной документации.
Что такое ЮЗЭД?
Статья 2, п. 1.1. Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
(п. 1.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ)
Также приняты соответствующие изменения Налогового Кодекса и целый ряд других законов, которые позволяют рассматривать электронные документы как равноценные оформленным на бумаге.
Для того, чтобы документ стал юридически значимым, он должен обладать простой электронной или усиленной квалифицированной электронной подписью, о чем говорит Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Зачем нужен ЮЗДО?
Несомненно, система документооборота, и принятые в связи с ним законы, во многом упрощает как создание и учёт документов, так и их доставку. Вне зависимости от местонахождения контрагента, доставка электронного документа происходит мгновенно. В случае ошибки, документ можно оперативно переделать и за считанные секунды отправить на подпись его корректную версию.
Самым главным плюсом ведения ЮЗДО является высокий уровень сохранности документов. Их оригиналы всегда присутствуют на руках, вероятность бухгалтерских ошибок сводится к минимуму, а при возникновении спорных ситуаций, любую путаницу можно разрешить в кратчайшие сроки.
Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает высокую скорость передачи, согласования договоров и обработки электронных документов, что положительно влияет на формирование отчетов, быструю отгрузку товаров, выставление счетов и их оплату, и т.д.
Также в качестве плюсов внедрения ЮЗЭД нельзя не отметить отсутствие необходимости ведения документации в бумажном виде.
Виды ЮЗДО
Для того, чтобы перейти на электронный документооборот, например с помощью сэд диадок, необходимо определить, какие виды документов компания имеет возможность и готова перевести в электронный вид. Ими могут стать как внутренние документы, так и документы, определяющие взаимоотношения между контрагентами: счета, акты, накладные, и пр.
Стоит отметить, что не всегда имеется возможность вести полный ЮЗДО, поэтому такие документы, как транспортные накладные или сертификаты на перевозимый груз по-прежнему будут иметь бумажный вид.
Электронная подпись
Статья 5, п. 1 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017).
Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.
Как правило, для обмена документами компании используют усиленную электронную подпись. Согласно закону, усиленная подпись имеет такие особенности, как ключи проверки и сертификаты уникальности, что дает документу такие преимущества, как защиту от его подделки, контроль его целостности и защиту от внесения изменений.
Контроль электронного документооборота
Одним из главных преимуществ перехода на ЮЗЭД является усиленный контроль за движением документов. Все документы проходят через единую систему электронного документооборота и в ней же фиксируются. В этой системе можно отследить движение документов и статус их обработки, организовать сортировку, но ни один документ невозможно удалить, поэтому ни пропустить, ни потерять электронный документ невозможно.
Также ЮЗДО положительно влияет на поиск документов и безопасность их хранения. Система ЭДО имеет гибкую систему поиска по многим значениям и возможность установки прав доступа.
* ЮЗЭД можно легко подделать, а электронной подписи нельзя доверять.
Технология электронной подписи настолько надёжна, что она исключает любую возможность подделки документа, его незаконного изменения и отказа от его авторства. В создании электронной подписи используются современные криптосистемы и методы шифрования, поэтому подделать ее также невозможно.
* Компьютерам нельзя доверять – мой документ запросто может удалиться или потеряться.
По сравнению с бумажными документами, шанс потерять электронный документ минимален и практически равняется нулю. При организации регулярного резервного копирования данных, доставка и сохранность документа – гарантированы.
* Юридическую силу электронных документов сложно доказать, поэтому их использование в качестве доказательства в суде – сомнительно.
Юридическая сила электронных документов закрепляется использованием электронной подписи. Если в суде возникает сомнение о подлинности электронной подписи, то как и в случае с бумажными документами, проводится экспертиза.
Заключение
Отказ от ведения бумажного архива документов с переходом на электронный документооборот становится реальностью. ЮЗДО имеет массу преимуществ, которые касаются как удобства ведения документации, так и обмена документами, их сохранности и защиты.
Компании все чаще переходят на ЮЗЭД, внедряют системы автоматизации как внутреннего, так и внешнего документооборота.
Ну, и конечно же, нельзя не отметить ту роль, которую сыграли государственные органы в развитии электронного документооборота, приняв соответствующие законы и взяв под жёсткий контроль их исполнение.
Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.
Дополнительная информация о возможностях решений Флексби:
Документооборот
автоматизация согласований договоров, документов и контрагентов;
CRM и Продажи
автоматизация продаж, взаимодействия с клиентами и маркетинга;
Финансовые Документы
согласование счетов, актов, отгрузок, контроль оплат и графики платежей;
Электронный Архив
автоматизация хранения скан-копий и оригиналов;
Управление Закупками
автоматизация закупочных и тендерных процедур в компании;
Заявки и Сервис
автоматизация обработки заявок сотрудников, клиентов и партнеров;
Dialogforce
чат-боты, боты-консультанты, лидогенераторы, делопроизводители и роботы технической поддержки;
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)
Неотъемлемой частью работы с документами является обмен ими с контрагентами. За последнее десятилетие существенно возрос интерес к электронному обмену документами. Этому способствовало совершенствование законодательной базы, в которой, наконец, была проведена систематизация понятий и создан правовой «фундамент» механизма. Также влияние оказали рост популярности и расширение сферы применения электронных цифровых подписей, удешевление программных продуктов и наглядное увеличение отдачи от них. Сегодня на рынке доступны решения, которые полностью соответствуют нормам Гражданского Кодекса и законодательства и удобны в использовании.
Понятие и преимущества ЮЗДО
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) можно организовать и внедрить без излишних затрат времени и сил. С повышением востребованности «безбумажного» делопроизводства интерес к нему со стороны заказчиков возрастает, так как необходимо обмениваться договорными и информационными бумагами с контрагентами и партнерами, следя за их правовой «обеспеченностью».
Скачать буклет, pdf (770кб) Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.
Внедряя юридически значимый электронный документооборот, можно:
Грамотно организованный юридически значимый электронный документооборот предоставляет пользователю много удобств и преимуществ. Он дает возможность обеспечить наличие всех необходимых реквизитов и идентификационных атрибутов, разграничить права и доступ, гарантирует подлинность внутрифирменных регистров. Также подобные программные решения значительно ускоряют обмен документами, что, в конечном итоге, повышает оборачиваемость и эффективность бизнеса.
Как обеспечить для документации юридическую значимость
Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой «фундамент» — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Когда лицо совершает действия, принимая документы к исполнению, оно должно точно понимать, что не совершает ничего, выходящего за пределы законодательства и собственных полномочий. То же касается признания регистров организациями и инстанциями. Однако документ в электронной форме — это файл, который содержит не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Чтобы не «потерять» связь между ними, необходим четкий механизм.
Законы (например, №149-ФЗ) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 оговаривают, что юридическая сила документа — свойство, придающее ему «официальность». Понятие значимости не зафиксировано, но сегодня под ним подразумевают равнозначность электронного регистра бумажному с сохранением всех признаков. Необходимо понимать, что юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а только после его удостоверения, регистрации, оформления. «Правовую силу» ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена счетами-фактурами и другой налогово-бухгалтерской документацией.
Чтобы быстро, полноценно и комплексно наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Платформа Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать бесшовный юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. Программные решения системы обеспечивают полноценный ЮЗДО в нашей СЭД и позволяют беспрепятственно интегрировать его в операторский обмен.
Поддержка ЮЗДО от Docsvision
Чтобы организовать эффективный безбумажный документооборот между контрагентами, в Docsvision разработан Модуль интеграции с операторами ЭДО для юридически значимого обмена между контрагентами. При помощи дополнительного коннектора систему можно подключить к любому оператору электронного документооборота.
CSP-платформа Docsvision позволяет:
У пользователей модуля есть и другие удобные инструменты. Они могут непосредственно в оболочке Docsvision получать ответные подписи, документы от контрагентов, исправлять счета-фактуры, отправлять запросы.
Об интеграции СЭД и ЭДО, практических кейсах и живую демонстрацию бизнес-процесса вы можете посмотреть в вебинаре:
Дополнительные услуги Docsvision
Юридически значимый электронный документооборот, который компания-заказчик может организовать с помощью платформы Docsvision, — полноценный и полезный инструмент повышения эффективности и отдачи от бизнеса. С нашей помощью предприятие существенно расширяет свои перспективы, получая доступ к новым сферам деятельности. Все требования к юридической значимости реализованы полностью, а кроме организации документооборота мы предоставляем:
Разработчики Docsvision предусмотрели все технические «рычаги» для обеспечения документации официального статуса и правовой силы. Используя наши решения, заказчики смогут совершать оперативное управление, обмениваться договорами, счетами-фактурами и совершать все нужные операции.
Все решения, построенные на базе платформы Docsvision, отвечают требованиям к организации ЮЗДО. Заказчики получают программные продукты в виде удобных для установки и обновления дистрибутивов/приложений, которые разработчик сопровождает дополнительной поддержкой.
Юридически значимый электронный документооборот
ЮЗЭДО для компании
Организациям с большим количеством контрагентов, важна возможность взаимодействия с 3-5 операторами ЭДО, при этом не ведущая к увеличению времени работы с документом за счет постоянной выгрузки документов из ERP системы и работы в нескольких сервисах операторов или внутренних системах. Добиться эффективного и удобного обмена документами можно с помощью интеграции ЮЗЭДО в учетную систему и прямого подключения к нескольким операторам ЭДО.
Мы помогаем избавиться от ручных операций и реализовать юридически значимый электронный документооборот с помощью платформы TerraLink xDE.
Большой поток входящих бумажных документов для бизнеса воистину напоминает занозу в пальце: вроде, не смертельно, но может вызвать нарыв. Система внешнего электронного документооборота позволяет работать с документами – подписывать, согласовывать и обмениваться с партнерами – удаленно и бесконтактно. Где бы ни находились сотрудники и контрагенты, с помощью такой системы бизнес продолжает функционировать в полном объеме.
Задумывались, сколько времени уходит на работу с «бумагами»? По подсчетам Управления электронного документооборота ФНС России оформлением бумажных документов заняты около 3 млн человек по всей стране. Сколько полезного можно сделать, если нужная информация быстрее появляется в учетной системе, CRM или другой базе данных? Об этом коротко рассказываем на видео, а также будем рады рассказать подробнее в рамках встречи.
ЭДО с контрагентами на платформе TerraLink xDE
TerraLink xDE – интеграционная платформа для организации электронного юридически-значимого документооборота компании. Позволяет объединить в одну экосистему все процессы обработки документов и автоматизировать их. Включает сервисы для работы с бизнес-партнерами и регулирующими организациями. Эффективное решение задач ЮЗЭДО для компаний с большим количеством документов, операторов и внутренних систем.
Команда разработчиков оперативно отслеживает все изменения ЮЗЭДО со стороны законодательства и включает их в карту развития платформы, а также учитывает опыт и пожелания текущих клиентов, что позволяет развивать конкурентоспособное и востребованное решение для поддержки устойчивости бизнеса компаний.
Как перейти на ЮЗЭДО с TerraLink
Мы осуществляем полный цикл внедрения ЮЗЭДО от методологии до тестирования работы с контрагентами: изучаем и корректируем бизнес процессы, встраиваем продукт в текущую архитектуру, помогаем в массовом подключении контрагентов, оказываем продуктовую и проектную поддержку. Компания ежегодно инвестирует в развитие TerraLink xDE более 15000 человеко-часов. На всех проектах по цифровому документообороту работает выделенная команда экспертов рынка. С 2011 года командой профессионалов TerraLink было выполнено большое количество проектов по автматизации ЭДО в российских и международных компаниях. Истории успеха можно посмотреть по ссылке на сайте. Мы также подготовили пошаговую инструкцию для компаний, которые только рассматривают внедрение ЮЗЭДО.
Сроки установки и настройки платформы для ЮЗЭДО TerraLink xDE в инфраструктуре компании (при поддержке специалистов TerraLink) – 2-3 недели. Окупаемость проекта – 6-12 месяцев.
Рассчитать предварительную стоимость проекта перехода на ЮЗЭДО и оценить окупаемость можно при помощи калькулятора.
