Что такое эхд в бухгалтерии
Что такое эхд в бухгалтерии
В рамках мероприятий по централизации функций бухгалтерского и налогового учета в Общий центр обслуживания (ОЦО) Центра обслуживания бизнеса ПАО «Татнефть» необходимо было реализовать единую автоматизированную систему, которая объединила бы процессы предоставления первичных учетных документов от производственных служб структурных подразделений Компании и их обработки Центром бухгалтерского и налогового сопровождения ОЦО. Также в рамках развития электронного документооборота необходимо было реализовать инструменты и процессы по переходу на электронный документооборот по всем первичным учетным документам, как между структурными подразделениями, так и внутри структурного подразделения Компании.
Ситуация до внедрения
ПАО «Татнефть» – одна из крупнейших российских нефтяных компаний, вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса Компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс и сеть АЗС. «Татнефть» также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.
Уникальность и инновационность проекта
Уникальной чертой данного проекта является его технологическая и организационная реализация. Были разработаны WEB–сервисы, которые позволили автоматически установить взаимосвязь документа учетной системы с документом ЭХД с возможностью визуализации печатной формы первичного учетного документа. Синхронизация закрытия периодов учетной системы с системой ЭХД. Реализован функционал отображения сведений об установленных подписях в электронных документах при печати, для предоставления по запросу в налоговые органы. Реализацию данного проекта полностью осуществлялась внутренней командой специалистов Центра обслуживания бизнеса ПАО «Татнефть». Также отличительной чертой проекта является масштабность проекта, в контур которого вошли все структурные подразделения ПАО «Татнефть».
Публикации о проекте
В результате реализации проекта была создана единая информационная система хранения электронных и скан-образов бумажных документов, в которой в режиме онлайн работают сотрудники и руководители подразделений Компании. Организован оперативный обмен первичными учетными документами от сотрудников производственных подразделений до центра бухгалтерского и налогового сопровождения ОЦО.
Ускорилось согласование документов, обеспечена адресная доставка документов до групп учета центра бухгалтерского и налогового сопровождения ОЦО. Объем бумажного документооборота был существенно сокращен, благодаря переходу на электронное согласование и подписание внешних и внутренних первичных учетных документов Компании с использованием УКЭП. Совокупный объем документов составил более 1 200 000 за 2018 год. Одновременно работающих до 2000 пользователей.
Информационная система «1С:Документооборот 8 КОРП» объединила процессы по работе с первичными учетными документами и комплексно обеспечила внутреннее взаимодействие между структурными подразделениями, стала системой корпоративного уровня, в целом повысила эффективность деятельности Компании.
Архитектура решения и масштаб проекта
Информационная система электронного хранилища документов (ЭХД) была реализована на базе эксплуатируемой конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП», где был реализован проект по организации электронного документооборота первичных учетных документов на базе «1С:Документооборот 8 КОРП», (https://eawards.1c.ru/projects/organizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-pervichnyh-uchetnyh-dokumentov-na-baze-1s-dokumentooborot-8-korp-22195/).
Организационный контур проекта включал в себя все структурные подразделения Компании. Автоматизировано 6817 рабочих мест. Использованы иерархические справочники видов документов. Отражен полный жизненный цикл карточки документа ЭХД с момента формирования документа и до момента передачи в архив.
Документооборот в Транснефть: Прощай, бумага!
«Транснефть» начинает комплексное внедрение корпоративной информационной системы электронного хранения документов (КИС ЭХД). Пока система рассчитана на работу с первичными финансовыми документами, но в перспективе она будет распространена на всю рабочую документацию и станет еще одним шагом к полному переходу компании на электронный документооборот.
ИДЕЮ ДАЛИ ФИНАНСИСТЫ
Идея создания электронного архива родилась в недрах ООО «Транснефть Финанс» еще в 2012 году. Слишком много хлопот доставляла финансистам работа с бумажными документами. На то, чтобы их найти и сформировать подборки для различных контролирующих органов, уходило от суток до недели.
– Мы взяли идеи коллег за основу, но предложили немного другой вариант, более продвинутый с нашей точки зрения, – рассказывает начальник отдела автоматизации производственной деятельности Департамента информационных технологий ОАО «АК «Транснефть» Сергей Прокин. – Наше предложение состояло в том, чтобы не просто сделать электронное хранилище первичных бухгалтерских документов, а интегрировать его с учетной системой.
Пилотный проект создания корпоративного электронного архива решили реализовать на базе ОАО «Северо-Западные магистральные нефтепроводы» (СЗМН) и в обслуживающем его филиале ООО «Транснефть Финанс» в Казани. После предварительного обследования в Аппарате управления СЗМН и в районных нефтепроводных управлениях (РНУ) стало понятно: для четкого функционирования КИС ЭХД необходимы некоторые организационные изменения. Появилось отдельное подразделение – отдел операционного обеспечения (ООО), на который возложили всю работу по сканированию, верификации и архивированию документов.
– Подписанный бухгалтерский документ передается в ООО и после определенных действий (присвоения штрихкода, сканирования, верификации) попадает в КИС ЭХД, – поясняет Прокин. – Бумажный оригинал остается в архиве, который ведет ООО, а вся дальнейшая работа идет с электронным образом документа. Бухгалтеры практически не видят бумажных документов, кроме тех, которые по регламенту требуют подписи специалистов «Транснефть Финанс».
К ХОРОШЕМУ ПРИВЫКАЕШЬ
Ломать устоявшуюся схему работы всегда непросто – какой бы она ни была, человек к ней привыкает и к новому относится неоднозначно. КИС ЭХД в этом смысле исключением не стала.
– На первом этапе люди настороженно относились к новшеству, но по мере того, как система стала продвигаться, отношение менялось в лучшую сторону, – говорит Сергей Прокин.
Внедрение КИС ЭХД происходило с ноября 2012 года по апрель 2013-го, а в мае прошлого года началась ее опытная эксплуатация. Ее разбили на две очереди: первая – Аппарат управления СЗМН, Казанское и Удмуртское РНУ, вторая – Альметьевское, Ромашкинское и Пермское РНУ. По словам Прокина, в рамках опытной эксплуатации сотрудники привыкали к работе системы, формулировали некие дополнительные требования к ней, которые изначально не были предусмотрены в проекте, разработчики устраняли отдельные ошибки. Оправдал себя и предложенный департаментом вариант интеграции КИС ЭХД с существующей на предприятии учетной системой «Галактика».
– Это позволило автоматически заполнять часть атрибутов в учетной системе на основе распознанных скан-образов документов, – поясняет руководитель проектов подрядчика по разработке и внедрению КИС ЭХД. –Появилась возможность просмотра сканобразов документов непосредственно в интерфейсе учетной системы, возможность массовой обработки скан-образов документов (печать/выгрузка) из учетной системы.
Электронный архив первичной финансовой документации, связанный с учетной системой, значительно упростил поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов.
ЕСТЬ УСПЕХ
В промышленную эксплуатацию система была сдана 25 ноября 2013 года, но еще с августа практически все первичные документы уже проходили через КИС ЭХД. Внедрение нового решения изменило основные бизнес-процессы предприятия в работе с финансовой документацией: от получения первичных учетных документов от контрагентов, их оформления и ввода информации в учетную систему до подшивки первичных учетных документов в дела и передачи оформленных дел на постоянное хранение в архив. Сократилось и время поиска нужных документов.
– В нашем распоряжении появилась надежная технология ввода, обработки и хранения документов, – констатирует начальник отдела информационных технологий СЗМН Айрат Садреев. – Теперь мы можем сканировать и отправлять на обработку первичные документы непосредственно на удаленных площадках, что позволит сократить затраты на физическую доставку документов.
Внедрение системы в Казани можно считать удачным. Сотрудники не только оценили ее преимущества, но и определили опытным путем векторы ее дальнейшего развития.
– Мы сейчас получаем запросы от СЗМН об оптимизации их бумажных потоков финансовых документов, – рассказывает Сергей Прокин. – Поработав с системой, сотрудники выходят с предложениями, как оптимизировать хождение бумаг у себя на местах, в РНУ, освободить, таким образом, людей и уменьшить транспортные расходы. Сегодня эта работа уже ведется, и в итоге процесс будет серьезно оптимизирован.
ВЫХОД В ТИРАЖ
Результат, полученный в СЗМН, не оставил сомнений в том, что систему необходимо тиражировать на всю компанию. В ближайшее время планируется это сделать, что позволит «Транснефти» создать единое информационное пространство для ввода, регистрации и хранения финансовых документов, минимизировать трудозатраты сотрудников при подготовке отчетов по запросу регулирующих органов, улучшить доступ к информации.
Первыми последователями СЗМН в деле внедрения КИС ЭХД станут ООО «Востокнефтепровод», ООО «Дальнефтепровод», ОАО «Черномортранснефть» и ОАО «Уралсибнефтепровод». Реализовать проект в этих дочерних обществах компании планируют до конца года. По особой схеме система будет внедряться в самой крупной «дочке» – ОАО «Сибнефтепровод». В этом году там будет проведено полное обследование, а вводиться в эксплуатацию система будет уже в следующем.
Также на следующий год запланировано внедрение КИС ЭХД еще в пяти дочерних обществах. По словам представителей Департамента информационных технологий ОАО «АК «Транснефть», все основные предприятия компании будут охвачены системой уже в 2016 году. Затем начнется ее поэтапное внедрение в небольших «дочках».
– КИС ЭХД – продукт универсальный, он может интегрироваться в любые учетные системы, это и «Галактика», и 1С, и внедряющаяся сейчас в компании SAP. Все это будет дополнительно прорабатываться, – говорит Сергей Прокин. – Перспективы у системы есть, а процесс ее совершенствования будет постоянным. В целом новые решения будут типовыми, едиными для всех «дочек». Иными словами, если у какого-то предприятия возникнет пожелание провести изменение в системе, то сначала будет обсуждаться его необходимость, и если она будет доказана, то изменения коснутся всех дочерних обществ. То есть нескольких версий системы не будет.
В рамках IT-стратегии компании принято решение о создании корпоративного архива в широком смысле.
– КИС ЭХД – архив финансовой документации – это первый шажок к реализации такого глобального подхода, – отмечает Прокин. – Сейчас по примеру финансовых документов идет процесс внедрения системы электронного архива технической документации: это вся проектная, исполнительная и эксплуатационная документация. Все эти архивы будут объединены единым интерфейсом, и любой документ можно будет найти, в каком бы хранилище он ни находился. Это в конечном итоге позволит создать глобальный архив, где нет необходимости хранить бумагу, где всегда по запросу можно найти нужный документ, посмотреть его, использовать в работе.
Новый подход к хранению документов
О ходе реализации в Обществе проекта по созданию электронного хранилища документов рассказывает начальник Управления долгосрочного планирования и развития ООО «Газпромтранс» Анна Штоль.
Идея создания электронного хранилища документов (ЭХД) зародилась в рамках работы по оптимизации бизнес-процессов в 2014 году. Мы понимали, что для облегчения взаимодействия менеджеров нашей компании с клиентами необходимо наличие в информационных системах электронных образов документов, логически связанных между собой, с тем чтобы подбор подтверждающих документов от поставщиков не занимал много времени и не был трудозатратным.
В первую очередь была разработана концепция проекта «Электронное хранилище документов», затем начался длительный этап её согласования в ПАО «Газпром», и лишь в январе 2016 года мы приступили к реализации проекта. Заинтересованность в нём кроме Коммерческого блока выразила Бухгалтерия, так как к тому моменту законодатель дал налогоплательщикам возможность предоставлять первичные документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью. Это внесло коррективы в наш проект и расширило возможности использования ЭХД. Данный проект был реализован силами рабочей группы и компании Tanais. Сотрудники привлечённой организации делали разработку на базе системы Directum и сервиса распознавания текста – Abbyy Flexy Capture. Программисты нашей компании делали доработки в ключевых информационных системах общества: «1С», «Транспортировке» и «Документообороте». Все системы взаимодействуют между собой при помощи созданной интеграционной шины. Существуют варианты сохранения документов в ЭХД из «Документооборота» и «Транспортировки». Электронное хранилище документов имеет удобный пользовательский web-интерфейс, позволяющий сотрудникам Администрации получить удалённый доступ к документам хранилища в соответствии с настроенными правами доступа.Пакет документов может быть экспортирован как для внутреннего использования, так и для предоставления внешним потребителям.
На базе ЭХД реализована возможность автоматического подбора документов для клиента, подтверждающих выполнение транспортно-экспедиционных услуг, а также пакета документов для подтверждения обоснованности применения нулевой ставки НДС.
Система обеспечивает атрибутивный и контекстный поиск документов.
Старт внедрения проекта в опытно-промышленную эксплуатацию был дан в конце июля текущего года. Некоторые подразделения Общества уже активно пользуются электронным хранилищем документов и очень довольны данным сервисом.
В настоящее время в Администрации проводится обучение сотрудников работе с ЭХД. Заявки на обучение подали более ста человек, ведь электронное хранилище документов затронет все подразделения. В процессе обучения пользователи системы отмечают, что это хороший, понятный, удобный сервис. Раньше каждый исполнитель сканировал и хранил свои документы на локальном диске. «Коммерсанты» имели свой диск, «юристы» те же самые договоры сканировали и размещали на своём сетевом диске. Подбор документов в рамках запросов налоговых органов занимал много времени и требовал повторного копирования архивных документов. Таким образом, прежде сотрудникам компании приходилось делать одну и ту же работу по несколько раз. Теперь это исключено.
Ещё одно из преимуществ проекта – систематизация и порядок в документах – то, к чему мы стремимся. Тем более что электронные документы, подписанные ЭЦП, имеют юридический статус. В будущем появится ещё больше преимуществ. Кроме того, электронное хранилище документов – это подготовительный этап к следующему проекту, связанному с быстрым обслуживанием клиентов и полноценным электронным взаимодействием. В данном направлении движемся не только мы, но и наши поставщики и клиенты, надзорные органы, вся страна. Это задача развития цифровой экономики, о которой говорил президент РФ.
Комментарии членов рабочей группы
Андрей Кудрявцев, начальник Информационно-аналитического отдела:
Ещё будучи начальником Отдела сопровождения информационных систем управления процессом производства ООО «Газпромтранс» и анализируя использование информации сотрудниками Общества, я задался вопросом оптимизации хранения информации в электронном виде. Так родилась идея создания единого хранилища документов, которое бы решило ряд сопутствующих проблем в работе и хранении информации. В конце 2015 года мы создали рабочую группу и с января 2016 полноценно приступили к проектированию. Чтобы воплотить этот масштабный замысел, члены рабочей группы и эксперты Общества трудились на протяжении почти двух лет.В настоящее время ЭХД запущено в промышленную эксплуатацию, и мы активно занимаемся обучением сотрудников Общества, в рамках которого знакомим их с функционалом хранилища. Главная задача этого тренинга – заинтересовать пользователя и вызвать у него желание дискутировать по спорным вопросам функционирования ЭХД, напрямую связанным с его ежедневной деятельностью. Тем самым мы хотим продемонстрировать, что при разработке данного проекта учитываются все тонкости и нюансы. Электронное хранилище документов сегодня – это только первая ступень оптимизации бизнес-процессов, в дальнейшем мы планируем его совершенствовать, учитывая как текущие бизнес-процессы, так и предстоящие. В заключение хочу напомнить, что в Информационно-аналитическом отделе можно получить подробную консультацию по всем вопросам, связанным с ЭХД.
Татьяна Клименкова, заместитель начальника Управления налогового учёта:
Бухгалтерия Общества проявила искреннюю заинтересованность в проекте ещё на этапе обсуждения его необходимости и принимала самое «горячее» участие в процессе деятельности рабочей группы. Интерес Бухгалтерской службы и непосредственно Управления налогового учёта понятен. В соответствии с поручениями президента РФ и разработанными на основании этих поручений «дорожными картами» юридические, физические лица, налоговые органы и в целом всё современное общество переводится на рельсы электронного документооборота. Реализация в рамках ЭХД запросов на подбор документов, обосновывающих право на ставку 0% по НДС; документов, подтверждающих понесённые Обществом расходы по перевыставляемым (возмещаемым) транспортно-экспедиторским услугам третьих лиц, вселяет в сотрудников Бухгалтерии оптимизм. Хочется верить, что успешно внедрённый проект будет успешно развиваться и мы сможем использовать хранилище в качестве прямого источника для представления помещённых в него документов, заверенных усиленной электронной подписью, по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, без промежуточных усилий и действий, в адрес налоговых органов. Желаю всем заинтересованным сотрудникам нашей компании успешного развития данного проекта в соответствии с требованиями времени.
Евгения Гаврилова, заместитель начальника Управления сопровождения информационных систем управления финансово-экономической деятельностью:
Причин перехода на электронный документооборот – множество. Это снижение расходов на создание, передачу и хранение документов; экономия времени при согласовании, подписании и представлении документов; быстрая доступность и лёгкий поиск документов; организация безопасности хранения и передачи и сокращение финансовых потерь. Все эти факторы послужили началу проекта «Автоматизированный электронный документооборот». Успех автоматизации ИТ-проекта достигается в первую очередь заинтересованностью заказчика и готовностью к переменам в работе всех взаимосвязанных подразделений. В рамках проекта не только организовано хранение сканов оригиналов документов, но и автоматизированы поиски подбора необходимых документов для нужд различных подразделений нашей компании. В перспективе – развитие проекта в части ввода новых типов документов для хранения и обработки, новых обработок подбора документов; трансляция ЭХД на филиалах Общества. Всё это возможно лишь при условии неугасающего интереса заказчиков к проекту, продолжения работы над ним всех заинтересованных подразделений компании, развития новых бизнес-процессов.
Мария Кривашова, заместитель начальника Управления – начальник Отдела по подготовке расчётных документов по договорам транспортно-экспедиторского обслуживания:
По моему мнению, ЭХД – это большой шаг на пути перехода Общества от бумажного документооборота к электронному. Сегодня благодаря реализованным на первом этапе проекта инструментам мы уже можем более оперативно подбирать пакет подтверждающих документов как для внутреннего пользования, так и для предоставления внешним контрагентам и иным структурам. Есть много идей по развитию этого направления – хочется реализовать инструменты для новых документов, наладить быстрый обмен данными и обеспечить все подразделения Общества удобным доступом к необходимым документам. Так что предстоит хоть и не простая, но очень интересная и, на мой взгляд, полезная работа с электронным хранилищем документов.
Логика: Финдок
(ранее Логика ЭХД. Финансовые документы)
«Логика: Финдок» (ранее Логика ЭХД. Финансовые документы) — это решение для управления финансовым документооборотом и консолидации финансовой функции на платформах IBM FileNet и ABBYY FlexiCapture. Система обеспечивает централизованную обработку и хранение финансовых документов и доступ к ним в организациях любого масштаба, в том числе территориально распределенных.
2014: Состав и особенности Логики ЭХД. Финансовые документы
По данным на май 2014 года последняя версия решения «Логика ЭХД. Финансовые документы» содержит более 80 функциональных доработок над базовой платформой. Решение поддерживает весь цикл обработки и хранения финансовых документов: сканирование и распознавание, загрузку в хранилище, хранение, обработку и согласование пакета первичных бухгалтерских документов, отражение в учете и связывание с учетной системой. Функциональный объем решения создан совместно с заказчиками «Логики бизнеса» и отражает лучшие практики в области управления первичной финансовой документацией.
Одно из важнейших условий обеспечения эффективной деятельности любой организации — качество работы с финансовой документацией. Большинство крупных организаций и холдингов для обработки первичной финансовой документации (счетов, счетов-фактур и прочих) переходит к использованию централизованной бухгалтерии.
Централизация означает, что десятки филиальных бухгалтерий объединяются в несколько сервисных центров, которые обслуживают несколько филиалов и дочерних компаний. Такая консолидация ресурсов в несколько раз сокращает штат бухгалтеров, что существенно снижает затраты на ведение всех бухгалтерских операций.
Однако ни один бухгалтер не сможет работать без «первички». В случае создания центров обработки бухгалтерской документации «первичку» необходимо доставлять с мест возникновения документов в центры обработки.
Очевидно, что такая схема организации бухгалтерии требует использования средств автоматизации, иначе ощутимого сокращения затрат на ведение учета не будет. Если в компании нет ИТ-системы централизованного финансового документооборота, в процессе сбора первичной документации из отдаленных подразделений неизбежно будут возникать задержки и потери документов, сложнее станет искать нужные для отчетов данные.
«Логика ECM. Финансовые документы» — это решение для эффективного управления финансовым документооборотом и консолидации финансовой функции на платформе IBM FileNet. Система обеспечивает централизованную обработку и хранение финансовых документов и доступ к ним в организациях любого масштаба, в том числе территориально распределенных.
Для каких задач предназначена
Какие выгоды обеспечивает
Электронный документооборот в бухгалтерии
Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант
Электронный документооборот в бухгалтерии
Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант
Информационные технологии пронизывают все сферы жизни человека вообще и ведения бизнеса — в частности. И бухучет здесь не является исключением. Рассмотрим, как нужно организовать электронный документооборот в бухгалтерском учете, чтобы в полной мере использовать все его преимущества.
Что такое электронный документооборот
При слове «бухгалтерия» многим в первую очередь представляются подшивки документов, стеллажи, заставленные папками и т.п. И действительно — без различных «бумажек» ведение учета пока представить себе сложно. Но развитие информационных технологий меняет и такую консервативную сферу, как бухучет.
Уже не первый десяток лет почти никто не заполняет учетные документы вручную. Практически вся бухгалтерская «первичка» сначала создается с помощью той или иной компьютерной программы.
Но затем, чтобы передать документ контрагенту, или даже просто отнести в соседний отдел, многие все равно распечатывают его. Возникает резонный вопрос: зачем это делать? Нельзя ли просто переслать информацию в виде файла?
Такой формат обмена данными, при котором не используются бумажные носители, и называется электронным документооборотом (ЭДО), а каждый отдельный файл, который соответствует бумажному счету, накладной и т.п. — электронным документом (ЭД).
Нормативная база для электронного документооборота
Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью. Порядок такого удостоверения определяется отдельным нормативным актом — законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».
Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Переход на обмен информацией в электронном формате дает компании ряд преимуществ:
Но, разумеется, у ЭДО есть и отрицательные стороны:
Основные виды электронных документов
Любые взаимоотношения в бизнесе начинаются с заключения договора. Его единой типовой формы не существует, что вполне естественно. Ведь различных видов сделок очень много, и каждой из них соответствует свой договор. Отличие договора, направляемого в рамках ЭДО, от обычного будет только в том, что к нему добавляется электронная подпись.
Когда сделка начинает реализовываться — появляется бухгалтерская «первичка». Из положений п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ вытекает, что организация может перевести в электронный вид любой первичный документ.
Для наиболее распространенных форм налоговики разработали инструкции по «оцифровке». Например, для накладной ТОРГ-12 — это приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, а для счета-фактуры — приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Таким образом, компании могут в онлайн-режиме направлять первичные документы не только своим контрагентам, но и налоговикам, например, если необходимо подтвердить сведения, отраженные в декларациях.
Итоги работы компании отражаются в ее отчетах. Если порядок обмена данными с контрагентами выбирает сама организация, то предоставление отчетов в онлайн-формате является обязательным для большинства бизнесменов.
Все плательщики НДС должны сдавать декларацию по данному налогу только в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ). Обязанность сдавать в онлайн-режиме остальные налоговые отчеты установлена для тех налогоплательщиков, численность сотрудников у которых превышает 100 чел. (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Что же касается бухгалтерской отчетности, то до 2018 года у бизнесменов был выбор — сдавать ее «на бумаге» или онлайн.
Однако, начиная с отчетности за 2019 год, установлен обязательный порядок сдачи баланса и других форм финансовых отчетов в электронном виде. Исключение сделано только для малых предприятий, которые перейдут на обязательный электронный формат годом позднее (п. 4 ст. 2 закона от 28.11.2018 № 444-ФЗ).
Электронная подпись
Как было сказано выше, все документы в рамках ЭДО нужно заверять электронной подписью (ЭП). Это определенным образом закодированная информация, которая позволяет идентифицировать как сам документ, так и лицо, подписавшее его. Закон № 63-ФЗ определяет для ЭП три уровня:
Квалифицированная ЭП обеспечивает максимальную защиту данных и обладает следующими характеристиками:
Квалифицированная ЭП по умолчанию соответствует подписи на бумажном документе (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).
Если же стороны договора хотят использовать другие (более «слабые») варианты ЭП, то им нужно составить об этом специальное соглашение, подробно отразив в нем все условия документооборота.
Если речь идет о бухгалтерских документах, то следует иметь в виду, что, по мнению контролирующих органов, электронная «первичка», составленная с использованием неквалифицированной подписи, не может применяться для налогового учета (письмо Минфина РФ от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).
Поэтому подписи «низкого уровня» имеет смысл использовать главным образом при обмене вспомогательной информацией или для внутренних документов компании.
Неквалифицированную подпись организация может создать самостоятельно, используя специальное ПО. Для получения квалифицированной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который должен быть аккредитован в Минсвязи РФ. Стоимость этой услуги начинается от 1000 руб.
Как направлять документы в рамках ЭДО
Порядок обмена данными при ЭДО зависит от категории документа. Отчетность обязательно необходимо направлять по защищенным каналам связи. Их предоставляют специализированные сервисы — операторы документооборота.
Также через операторов следует направлять и счета-фактуры (приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н). Остальную же «первичку» (например, накладные) теоретически можно доставить контрагентам и с помощью обычной электронной почты — закон это не запрещает.
Поступать так довольно опасно. Ведь многие организации не имеют в штате специалистов по защите информации. Поэтому лучше всю электронную документацию отправлять через операторов, тем более что расценки на их услуги не так уж и высоки. Отправка одного документа будет стоить, в зависимости от тарифного плана, в среднем от 5 до 10 рублей.
Как быстро проверить качество работы с документами в вашей компании
Прежде чем переходить на новые форматы — полезно будет оценить, на каком уровне работа с документами находится в настоящее время.
Чтобы быстро понять, насколько у вас налажен «обычный» документооборот — проверьте своего бухгалтера. Запросите у него первичные документы за последний отчетный период, лучше всего — по проблемным контрагентам. Советуем лично удостовериться в наличии документов, а не полагаться на заверения, что все в порядке.
Дело в том, что бухгалтеры нередко откладывают рутинные операции с документами на потом. Однако при внезапной налоговой проверке инспекторы в первую очередь потребуют именно учетную документацию. Насколько быстро вы сможете найти необходимые документы?
Все документы наших клиентов мы храним в виде электронных копий, поэтому имеем возможность в любой момент предоставить любую необходимую информацию. А при проверке можем полностью взять на себя работу с налоговиками, включая участие в судебном процессе, если возникнет такая необходимость.
Вывод
Электронный бухгалтерский документооборот позволяет во многих случаях упростить работу с документами и снизить затраты на ведение учета.
Решение о переходе на обмен данными со своими контрагентами в режиме онлайн организация принимает добровольно. Для этого необходимо, чтобы обе стороны использовали электронные подписи.
А вот сдача в онлайн-формате налоговой отчетности (а с 2019 года — и бухгалтерской) является обязательной для большинства бизнесменов, кроме малых предприятий.