для прошивки договоров канцтовары

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Содержание

Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.

Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

Какая документация требует прошивания

Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:

Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

Инструменты и подготовительная работа

Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:

После подготовки всех инструментов нужно:

Инструкция прошивки важных бумаг

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Два прокола

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

Три прокола

Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

Четыре прокола

Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.

Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

Заключение

Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.

Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.

Источник

Пошаговая инструкция сшивания документов: как правильно пользоваться брошюратором?

Содержание

В офисном и даже домашнем обиходе все чаще можно увидеть машинку для переплета, которая называется брошюратор или брошюровщик. Работа с брошюратором нынче востребована. Самой большой популярностью она пользуется у студентов, которые оформляют с ее помощью курсовые и дипломные, а также работников офисов, скрепляющих отчеты и доклады для аккуратности и компактности.

Как работает брошюратор

Итак, что такое брошюратор? Он представляет собой машинку для скрепления отдельных листов. Чаще всего брошюратор применяют для работ и отчетов больших объемов, таких, которые не представляется возможным поместить в обычную папку-скоросшиватель. Прошивка документов происходит пружиной из металла или пластика. Кроме того, существенно преображается внешний вид работы. Листы, прошитые брошюратором, легко переворачивать, а сама папка с работой выглядит аккуратно.

Следует знать, как работает профессиональный и пользовательский брошюратор. Первый в отличие от второго имеет электромеханический привод. Это позволяет прошивать большее количество листов и делать это быстрее. Профессиональный брошюратор обычно используют в типографиях, что позволяет за рабочий день формировать от нескольких десятков до тысячи прошитых работ.

Что можно брошюровать

Сшить документы пружиной при помощи машины можно до 500 листов. При этом от объема работы зависит диаметр применяемых пружин. Важные документы или работы, оформленные с помощью брошюратора, выглядят аккуратно, компактно, их легко пролистать.

Не стоит забывать и про такое преимущество, как возможность добавлять и вынимать листы. Кроме этого, что брошюровщик делает? Современные устройства для сшивания позволяют быстро оформить дипломную или курсовую работу, а также любой полиграфический материал.

Виды брошюраторов

Брошюраторы различают по типу переплета:

Как выбрать брошюровщик

Итак, как же выбрать брошюратор? Перед покупкой брошюратора следует определиться с целью, для которой он будет использоваться, поскольку многие аспекты являются принципиальными при применении в той или иной деятельности.

Вот основные из них:

Необходимая производительность

От этого фактора, в первую очередь, зависит профессиональный или пользовательский брошюровщик необходимо приобрести. Если в неделю требуется сшить около 4000 работ, то механическая модель не подойдет. Нужно выбрать автомат.

Толщина работ

От количества листов в одной работе зависит материал пружин, которые необходимо применить. Пластиковыми, например, максимум можно сшить пятьсот страниц, а металлическими только 120. При этом диаметр пружины при определенном количестве листов будет разный.

Главное отличие металла от пластика в пружинах – возможность повторного использования. Пластмассовые – открываются и закрываются в последующем, а еще у них шире цветовая гамма. Металлические – можно применять для этой цели только один раз. Однако работу, скрепленную металлической пружиной, легко отрыть на 360 градусов. Да и смотрится работа солиднее.

Сколько бумаги можно продырявить

Регулировка расстояния от края листа до дырки

Если предстоит прошивать работы, которые содержат более 200 листов, то лучше выбрать модель, обладающую функцией регулирования глубины перфорации брошюровщика.

Это позволит задавать расстояние от края листа до отверстий. В больших блоках лучше оставлять поменьше расстояние до края. Так работу будет удобнее просматривать. Но стоит помнить, что чем меньше указанное расстояние, тем меньше прослужит переплет при частом использовании. Опытный сотрудник сможет выбрать оптимальный отступ, если не знаете, как сделать переплет пружиной.

Отключающиеся ножи

Каждая переплетная машинка имеет свой объем одновременной перфорации. Обычно это 8-20 страниц бумаги стандартной плотности. Как пользоваться брошюраторами на пластиковую или металлическую пружину, можно узнать из инструкции. Чаще всего покупатель, выбирающий модель брошюратора, считает, что лучше взять, как можно более производительный. Офисные переплетчики, способные прошить разом 30 страниц, конечно, встречаются. Но не стоит забывать о целесообразности, ведь эта функция машинки значительно увеличивает ее стоимость. Чаще всего для офисной работы достаточно параметра перфорирования в 10-12 листов.

Можно прошить 220 страниц с использованием металлической пружины. Для этого берут пружину, обладающую шагом 2:1. Но не стоит забывать, как пользоваться переплетной машиной, она должна иметь возможность установить такой шаг перфорации.

Ширину отступа от края бумаги определяют в первую очередь толщиной стопки печатной продукции:

Для чего нужен брошюровщик? Он предназначен для осуществления перфорации бумаги. Не стоит пытаться пробить на нем другие плотные материалы. Это может привести к поломке агрегата.

Есть машинка для сшивания документов пружиной, которая может работать с каким-либо форматом бумаги. Значит, на нем можно прошить работы нестандартных размеров.

Как правильно пользоваться брошюровщиком

В настоящее время продавцы предлагают огромное количество различных моделей брошюраторов. Поэтому после совершения покупки целесообразно внимательно пошагово изучить инструкцию, как пользоваться брошюратором. Но общие примерные принципы работы для всех машин одинаковые. Они включают в себя несколько этапов:

Сшитые при помощи брошюратора работы выглядят презентабельно и имеют долгий срок службы при активном использовании. И, как пользоваться брошюровщиком на пластиковую пружину, можно всегда посмотреть в инструкции. А для того, чтобы правильно выбрать диаметр пружины, можно ознакомиться с таблицей, которая есть в инструкции к агрегату.

Инструкция к механическим

Как работает механический брошюровщик:

Инструкция к электрическим

Электрическое устройство подойдет для типографии и крупного офиса. Для запуска не нужно дергать рычаги, достаточно нажать на кнопку. Как пользоваться электрическим брошюровщиком?

Опции современных электрических агрегатов:

Электрические брошюраторы просты в работе. Но перед ее началом несмотря на это целесообразно ознакомиться с инструкцией по применению брошюровщика.

Преимущества брошюрования

А также после прошивки при выборе пластиковой пружины возможно несколько раз расшивать работу и добавлять в нее листы.

Источник

Как правильно прошить договор

Как прошить договор:

Нужно ли сшивать договоры

На практике есть четкий ответ на вопрос, нужно ли прошивать договоры, — однозначно да, если документ не менее двух листов. Обычно это необходимо для удобства, систематизации и безопасности. Такой метод скрепления бумаг позволит не допустить проблем, связанных с подделкой, утерей или подменой части листов. Если многостраничные документы не прошиты, то в спорных ситуациях сложно доказать, что определенный лист принадлежит конкретному заверенному контракту.

При работе с контрагентами, клиентами и для внутренних целей не всегда используют прошивку нитками. Есть и другие варианты, как правильно сшить договор: при помощи степлера или скоросшивателя. Но иногда листы совсем не соединяют между собой. Тогда следует заверить не только последнюю страницу, как это делают обычно, а каждую страницу. Если текст не очень большой, то есть возможность напечатать его с двух сторон одного листа. Здесь важно не переусердствовать и не делать слишком мелкий шрифт, который невозможно прочитать.

Но если речь идет о предоставлении документов, например, в проверяющие ведомства или в архивную службу, то без прошивки не обойтись (Правила, утв. Приложением № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020). Прошитые копии документов подают в судебные инстанции, налоговую инспекцию, нотариус, Центробанк и др. В этом случае у работодателя нет повода беспокоиться за сохранность или возможность утери части контракта.

Например, налоговики при проведении контролирующих мероприятий вправе запросить любые бумаги для проверки (ст. 93 НК РФ). И если они не скреплены нитками должным образом, то их вправе не принять и воспринять как отказ отдать документы. В соответствии со ст. 126 НК РФ за это работодателям грозят крупные штрафы.

Материалы для сшивания

Чтобы скрепить контракт классическим методом, потребуются следующие материалы:

Для проведения процедуры потребуются специальные нити. Обычно используют следующие разновидности волокон, чем сшивают договоры:

Вид волокна зависит от размеров документации. Когда в ней несколько листов, тогда достаточно нитей, если стопка большая, то понадобится веревка или бечевка. По поводу цвета в законодательстве ничего не сказано, но на практике принято применять белые нити.

Инструкция, как прошить договор

Некоторые правила скрепления документов отмечены в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ 7.0.97-2016. Некоторые требования предусмотрены в рекомендациях Росархива в Приказе № 199 от 24.12.2020.

Вот порядок, как правильно прошить договор по требованиям делопроизводства:

Прежде чем начинать сшивать, подготовьте материалы и определитесь, с какого листа и как прошить договор, — сначала укажите номера на каждом листе, начиная с первого. Затем обязательно выровняйте бумаги по краям, подготовьте обложку и прошейте.

Есть общие правила, как подшить договор при помощи нитей (на 3 отверстия).

Шаг 1. Перед началом процедуры уберите оставшиеся на документе скрепляющие элементы (скобы от степлера или скрепки).

Шаг 2. Отсортируйте листы по порядку (по номерам, датам и др.).

Шаг 3. По левому краю сделайте отверстия в ряд по вертикали. Среднее расположите четко посередине страницы, а верхнее и нижнее на расстоянии приблизительно 3–4 см от него.

Шаг 5. Проведите иглу снизу с обратной стороны в центральное отверстие.

Шаг 6. Затем введите нить в верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через тыльную сторону в нижнее отверстие.

Шаг 8. Оказавшиеся на лицевой стороне оба конца нити выведите снова наизнанку через центральное отверстие.

Шаг 10. Свяжите нитки между собой на обратной стороне, оставив «хвосты» длиной около 8 см.

Шаг 11. Заклейте нитки небольшим фрагментом листа с заверительной надписью размером примерно 2 x 8 см.

Шаг 12. Заверьте подписью директора и печатью так, чтобы они попали частично на наклейку и частично на изнаночную сторону документа.

Пример подшитого договора

Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.

Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.

Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.

Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.

Вот образец наклейки с заверительной надписью:

Источник

Степлер для люверсов

Степлер для люверсов — удобный и практичный инструмент. Сфера его применения весьма широка. Такие степлеры используются в прикладном творчестве, например, в скрапбукинге. Их используют в обувном производстве и при изготовлении одежды. Без подобного инструмента не обойтись, когда нужно натянуть рекламный баннер из пленки. И, наконец, это приспособление оказывается весьма полезным, когда надо красиво подшить бумагу. А если требуется обеспечить сохранность документации и порядок ее расположения в неизменном виде, этот инструмент прекрасно справляется с задачей.

Помощник для скрапбукера

Тем, кто увлекается скрапбукингом в качестве увлечения или занимается этим видом творчества профессионально, без такого инструмента обойтись сложно. Необходимость то и дело оформлять дырочки – маленькие и большие, становится веской причиной для покупки степлера, специально предназначенного для установки люверсов. Вручную ставить эти маленькие металлические колечки сложно, да и качество изделия при таком «самодеятельном» способе будет оставлять желать намного лучшего.

Хорошие инструменты, например, марки «Комус» помогают максимально быстро справиться с задачей и упрощают процесс создания интересных оригинальных произведений прикладного творчества.

Результаты применения степлера для люверсов можно увидеть не только в изделиях скрапбукинга, но и в авторских куклах, других игрушках. Часто применяется эта техника при изготовлении различных принадлежностей для декорирования помещений, а также при создании украшений. Можно использовать степлер, чтобы установить люверсы на чехлах для мобильного телефона. Или оформить ими занавеси для окон.

Материалы

С помощью степлера можно работать с самыми разными материалами. Его используют для пробивания бумаги и установки люверсов на изделиях из нее: открытках, альбомах, блокнотах и других.

Такие приспособления могут также работать с ткаными материями. Они выполняют аккуратные дырочки на материи. Это просто необходимо при изготовлении спортивной одежды, самых разных предметов гардероба.

Есть возможность делать отверстия в коже, например, на обуви. Даже пробивать тонкий металл и пластик. Иногда дырочки при помощи степлера выполняют на СД дисках, которые применяют уже не по прямому назначению, а в качестве деталей в предметах декора.

Документы в лучшем виде

Очень солидно смотрятся подшивки документов, которые скрепляются не просто путем пробивания дырочек и завязывания тесемки, а оформляются стильными люверсами. Это сразу повышает мнение об их обладателях в глазах коллег и конкурентов. Такие подшивки смотрятся очень аккуратно и позволяют предохранять документы от выпадения и растрепывания.

Люверсы могут использоваться из разного металла и различных оттенков. Можно применять эту особенность для того, чтобы подчеркнуть собственный уникальный стиль компании. Например, выбрать колечки под фирменный цвет предприятия.

Принцип действия

Пользоваться степлером для люверсов достаточно легко. Если предстоит обработать одинарный лист материала, с помощью линейки, которой снабжаются качественные модели степлеров, выбирается необходимое расстояние от края. Затем нужно слегка нажать на ручку инструмента – отверстие готово. Следующий шаг – установка люверса. Его кладут в специальный паз степлера и совмещают со сделанным отверстием. Достаточно нажать еще раз – и люверс прочно зафиксируется.

При необходимости соединить сразу несколько листов их предварительно аккуратно выравнивают, сложив стопкой. Затем действуют так же, как при работе с одним листом материала. Разные производители степлеров для люверсов в инструкции к инструменту оговаривают максимальное количество листов, с которыми можно работать одновременно.

Если нужно сшить и установить люверсы на большее число листов, сначала проделывают операцию с допустимым объемом, а потом соединяют получившиеся стопочки между собой. Для этого применяются леска или тесьма.

Опции

Модели степлеров обладают разными возможностями. Есть варианты, в которых предусматривается специальная линейка. С ее помощью удобно измерять расстояние от края изделия до места, где будет выполняться отверстие.

Нюансы

Специалисты советуют при использовании степлера для установки люверсов подготовить рабочую поверхность. Ее желательно защитить, положив какой-то мягкий материал. Это может быть толстый войлок или резина губчатой структуры. Сверху можно положить кусок ДСП. При таком раскладе и стол останется в целости и сохранности, и шум от степлера будет ниже – соседи не придут жаловаться на стук.

Важно выполнять установку на ровной поверхности, в противном случае есть риск поставить люверс неровно.

После того, как предмет установлен, снять его уже невозможно. Данный вид оформления отверстий не предполагает «обратного хода» в отличие, например, от установки скрепок, которые можно убрать при помощи соответствующих приспособлений. Это важно учитывать при сшивании документов: люверсы устанавливаются раз и навсегда.

Размеры

Размерный ряд отверстий, которые могут пробиваться с использованием люверсов, варьируется от очень маленьких до довольно крупных.

Нижний предел – около полутора миллиметров. Верхний – 5-6 мм. Каждый устройство рассчитано на определенный диаметр отверстий.

В зависимости от модификации инструмента люверсы могут устанавливаться возле самого края изделия из бумаги, ткани или других материалов. Или располагаться на некотором расстоянии – до пятнадцати сантиметров. Это удобно.

Ценовой диапазон

Стоимость таких инструментов очень разнится. Сегодня на российском рынке предлагается множество продуктов китайского производства – по невысоким ценам. Если выбор останавливается на таких приспособлениях, важно внимательно изучать их технические характеристики и степень надежности инструмента.

Он может стоить недорого, но и срок его эксплуатации будет недолгим. Такие модели можно использовать, когда люверсы нужно устанавливать нечасто. То есть когда занятие, в процессе которого требуется выполнение такой манипуляции, можно отнести к увлечению.

Специалисты советуют приобретать для профессионального применения более дорогой и качественный инструмент, например, марки «Комус».

При цене от пятнадцати центов и выше такие приспособления способны обеспечить надежную работу без проблем в течение длительного времени. Стоимость качественных степлеров для люверсов может быть довольно высокой – 500, 1000 рублей и более.

В роли заменителя такого инструмента могут выступать щипцы, с помощью которых можно устанавливать кнопки и люверсы.

Плюсы применения

Использование правильной технологии монтажа и соответствующего инструмента помогает. Подробнее:

Советы

Специалисты, которые много времени работают со степлерами для установки люверсов, рекомендуют обратить внимание на ряд моментов, когда приходится выбирать инструмент.

Первое — понять, насколько просто вам с ним обращаться. Стоит принять то положение, в котором планируется использовать степлер. Сделать немного пробных движений и понаблюдать, какие мышцы в теле задействуются в этом процессе. Сколько движений нужно сделать, чтобы получить результат, нет ли среди них лишних, хотя и на первый взгляд незаметных.

Чрезмерное перенапряжение тех или иных групп мышц приведет к быстрому утомлению, особенно если работать со степлером предполагается в течение длительного времени.

Второе – проверить, насколько удобно использовать тот или иной инструмент. Эргономика степлера очень важна. Если у него неудобная ручка, маленькая или слишком большая для руки определённого человека, это приведет к быстрой усталости.

Оптимальный вариант, считают специалисты, тот, при котором степлер позволяет легко работать в любом положении тела. При этом не должно возникать напряжения и не требоваться больших физических усилий.

Чтобы повысить комфортность труда с инструментом, можно его укрепить в вертикальном положении на рабочем столе. Тогда усилия будут сводиться к простому надавливаю на его ручку. Это облегчит труд, что особенно важно при пробивании большого числа отверстий.

Другие способы

Альтернативный вариант – дырокол, снабженный специальным зажимом. С его помощью тоже можно устанавливать ободки из металла на отверстия в разных изделиях.

Приобрести ручной пресс. Его крепят к столу и таким образом получают приспособление, которым быстро обрабатываются большие объемы.

Существуют степлеры для особенно прочных и толстых материалов. Они относятся к сегменту строительных и монтажных инструментов. Такие приспособления способны справляться с большой толщиной скрепляемых изделий.

Источник