как правильно написать письмо по электронной почте образец заполнения
Информационное письмо: образец, задачи, виды и правила написания
Формат информационного письма используется не только в деловом общении, но и в email маркетинге. В этой статье мы рассмотрим образцы информационных писем, их виды и задачи.
Содержание
Что такое информационное письмо
Информационное письмо — это письмо делового характера, в котором сообщаются официальные сведения. Например, о деятельности компании, изменениях в реквизитах, расширении ассортимента или внедрении новых услуг.
Образец информационного письма:
Информационное письмо — образец документа
В email маркетинге такими письмами являются сообщения, которые как привлекают новых клиентов, так и удерживают постоянных. Это может быть полезный и познавательный контент, подборка статей или вебинаров, информация о товарах или услугах, свежие новости о событиях из жизни компании.
Пример информационной рассылки — уведомление о свежих статьях в блоге, предстоящем мероприятии и вебинаре, а также анонс конференции и нового материала на портале про технологии для бизнеса.
Вариант информационной рассылки
Зачем нужны информационные письма
Цель информационного письма в корпоративной среде — донести важную информацию конкретному лицу.
Задачи:
Цель информационного письма в email маркетинге — это не прямая, а косвенная продажа продукта. Оно служит для поддержания общения с подписчиками, информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов.
Задачи рассылки:
В информационных рассылках могут быть призывы совершить целевое действие, но это не является обязательным пунктом.
Автоматизация email рассылок
Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.
Разновидности
В этом разделе рассмотрим разновидности писем на примерах.
Письмо-уведомление
Этот формат уведомляет адресата о событиях, изменениях, нововведениях или фактах, которые представляют взаимный интерес.
Ниже показан пример письма с уведомлением — адресата ожидает посылка в месте вручения. Человек может выбрать, как ее удобнее забрать: прийти самостоятельно или заказать доставку.
Пример письма с уведомлением
А здесь показано официальное письмо с уведомлением в виде документа, который может быть отправлен по отделам института или с помощью онлайн-рассылки.
Официальное письмо с уведомлением. Источник
Письмо-напоминание
В этом письме адресату напоминают о том, что ему следует сделать. Например, ответить на предыдущее извещение, выполнить обязательства или прийти на запланированную встречу.
Ниже пример рассылки с напоминанием о том, на какое время намечено начало мастер-класса.
Пример рассылки с напоминанием
А здесь представлен образец письма с напоминанием в корпоративной среде:
Информационное письмо — пример сообщения с напоминанием. Источник
Письмо-подтверждение
Сообщение, которое закрепляет ранее оговоренные между собеседниками договоренности. Например, проведение оплаты или согласование предложений.
Ниже показан пример письма, которое подтверждает сотрудничество между компаниями.
Образец письма с подтверждением. Источник
А здесь — письмо от службы доставки, которая подтверждает получение заказа от клиента.
Пример письма с подтверждением от службы доставки
Письмо-заявление
Сообщение, в котором адресант объясняет изменения в условиях договоренности.
Пример письма заявления, где сообщается об отказе от участия в семинаре по причине отсутствия сотрудника, который занимается данным вопросом.
Пример письма с заявлением
Рекламно-информационное письмо
Этот формат похож на коммерческие предложения, но при этом он носит скорее ознакомительный или рекомендательный характер. В подобных письмах можно увидеть информацию о товарах или услугах, расширении ассортимента, изменении ценовой политики.
Пример рассылки рекламного характера, в которой компания рассказывает об изменениях в своем сервисе и сообщает о новых инструментах для ведения процессов при удаленной работе.
Пример рассылки рекламного характера
Скриншот письма, в котором адресант предлагает ознакомиться с услугами и возможностями компании.
Пример рекламно-информационного письма. Источник
Как написать информационное письмо
Информационные письма в корпоративном документообороте оформляются в произвольной форме. Главное — придерживаться основ деловой переписки:
В email маркетинге такое письмо тоже оформляют в свободной форме, но рассылку нужно сделать релевантной и интересной, чтобы подписчик захотел его прочесть, а не удалить.
Информационное письмо легко создать и отправить бесплатно в сервисе SendPulse. Зарегистрируйтесь на главной странице и выберите «Создать рассылку».
Как быстро создать рассылку в кабинете SendPulse
Далее выбираете шаблон, настраиваете шапку и тело письма.
Ниже показаны примеры готовых бесплатных шаблонов и удобный конструктор писем в SendPulse, в котором вы можете поменять все оформление под свои цели или создать шаблон с нуля:
Пример, как можно создать рассылку в SendPulse
После нажимаете «Сохранить и продолжить» и настраиваете рассылку:
Настройка рассылки
Проверяете корректность письма, выставляете время рассылки:
Настройка времени отправки
Рекомендуем к прочтению! Узнайте больше об email маркетинге:
Образцы информационных писем от интернет-магазинов
В этом разделе мы собрали примеры информационных писем от интернет-магазинов.
Adidas. Компания не так давно разработала коллекцию одежды из переработанного пластика. В своей рассылке бренд рассказывает, как любой человек может помочь избавиться от пластиковых отходов, приняв участие в челлендже, который начался в 2017 году.
Рассылка от интернет-магазина одежды
Samsung. Компания периодически присылает полезные рассылки, в которых рассказывает о нововведениях, о товарах, сравнивает продукты, предлагает варианты решения бытовых проблем.
Рассылка от интернет-магазина бытовой техники
Ubisoft Store. Компания уведомляет клиента о том, что безопасность личного кабинета пользователя усилена за счет двухэтапной аутентификации.
Пример письма от магазина онлайн-игр
Заключение
В данной статье мы рассмотрели информационное письмо и варианты рассылок, познакомились с видами писем и разобрали образцы их оформления.
В SendPulse вы можете настроить не только отправку email, но и подключить SMS, WhatsApp и Viber рассылки, push уведомления, использовать CRM и конструктор лендингов, а также чат-ботов в мессенджерах Facebook Messenger, ВКонтакте, WhatsApp и Telegram!
Правила написания электронного письма или этикет электронной почты
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.
Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:
Адрес и имя отправителя.
Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).
Важность письма (это при необходимости).
Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.
Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») 
только для ответа. Используя пиктограмму 
, размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».
Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.
Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.
Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.
Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.
В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.
Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.
Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.
Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.
Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.
Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.
Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».
Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.
Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.
Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.
По материалам статей:
1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.
2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.
Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ
Как написать электронное письмо
Электронное письмо имеет в настоящее время большую популярность. От того, как правильно оформлено ваше деловое электронное письмо зависит имидж вашей компании или вас лично.
В ЭТОЙ СТАТЬЕ МЫ УДЕЛИМ ВНИМАНИЕ СЛЕДУЮЩИМ ТЕМАМ ДЕЛОВОЙ E-MAIL ПЕРЕПИСКИ: 1. ОФОРМЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА, то есть как правильно заполнить необходимые поля электронной почты. 2. СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТА ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА. Как написать текст кратко и понятно, чтобы у адресата не возникло к нему ни одного вопроса. 3. КАКИЕ СУЩЕСТВУЮТ ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ.
ЧТОБЫ НАПИСАТЬ ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО НЕОБХОДИМА ЭЛЕКТРОННАЯ КОРПОРАТИВНАЯ ПОЧТА ИЛИ ЛИЧНАЯ ПОЧТА, ПОДЛИННОСТЬ КОТОРОЙ МОЖНО ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ.
ДЕЛОВАЯ E-MAIL ПЕРЕПИСКА НУЖНА ДЛЯ БЫСТРОГО ОБМЕНА ПИСЬМАМИ.
Оформление e-mail письма
Необходимо следовать следующим правилам:
1.Разделить всю электронную переписку на личную и деловую, предназначенную для служебного пользования. То есть упорядочить e-mail переписку, чтобы контролировать вашу деятельность и быть в курсе происходящего. Чтобы не упустить из вида пропущенную почту — проверяйте вашу корпоративную почту дважды в день.
2.В поле «Кому» — располагается e-mail адрес и имя адресата. Корпоративные электронные адреса состоят из имени его владельца до знака @ и имени домена компании. Например, Anna-Kim@ZZZbank.com. Бывает также, что деловые письма отправляют из личного e-mail адреса. При этом, имя владельца этой почты должно идентифицироваться только с ним (без ников). К примеру, Anna-Kim@gmail.com.
4.В поле «Копия» вносят e-mail получателей, которым необходимо ознакомиться с письмом. Получатель электронного письма будет видеть, кто должен ознакомиться с текстом письма. Получатели в поле копия, как правило, не должны отвечать на письмо. Только при необходимости могут вмешаться в общий ход переписки.
5. В поле «Скрытая копия» автор включает участников, которых получатель не должен видеть. При массовой рассылке эта функция нужна, чтобы скрыть ваши контакты от всех получателей. Однако следует отметить при внутренней рабочей переписке это неэтично.
6. Поле «Ответить всем» применяется чтобы ответить даже прикрепленным в поле копии участникам. Можно по вашему усмотрению включать и удалять ненужных участников переписки.
7. Функцию флажок лучше использовать только в очень важных и редких случаях. Лучше уведомить адресата звонком или смс. Срочность обозначить лучше в теме письма. Так как иногда письма с отметкой флажок попадают автоматически в спам.
8.Если вы представляете компанию, то оформление электронных писем изначально заложено в бренд-бук компании. То есть определены фирменный стиль и внутренние нормативные требования по размеру и стилю шрифта, цвету и другое. Избегайте яркого оформления, картинок, фото и радужных цветов, нестандартных вычурных шрифтов.
10.В самом конце электронного письма поставьте личную подпись вашего аккаунта или аккаунта корпоративной электронной почты:
С уважением,
Должность,
Наименование компании
тел. 67ХХХХХХ3
И другие необходимые контакты.
СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА
1) Стиль электронного письма. Текст электронного письма по стилю изложения отличается от делового письма на фирменном бланке.
То есть в деловом e-mail письме вы можете придерживаться более неформального стиля письма. Например, вместо обращения «Уважаемый Имя Отчество!» обратиться «Добрый день!» или «Здравствуйте!».
2) Язык деловой e-mail переписки. Если для деловых писем на бланках характерна безличная форма изложения, то электронная переписка носит более личностный хараткер. Например, вы чаще можете обращаться от 1-го лица «Прошу Вас …» нежели от 3-го лица «ИП «Лингво просит …».
3) Краткость текста электронного письма. Деловые е-mail письма также можно писать кратко и лаконично. Электронная переписка очень удобна для таких писем, как информационные письма, напоминание, уведомление, запросы, ответы, сопроводительные письма, письма просьбы и другие.
Такие электронные письма пишутся кратко, например, «Настоящим направляем Вам для ознакомления Приказ №12-3 от 12.06.2020 года»; «Просим Вас направить ответ на запрос от 12.06.2020 года в срок до 19.06.2020 года.»; «В связи с планированием закупки канцелярских товаров на предстоящий год, просим Вас отправить список необходимых канцелярских товаров» и другие.
4) Как быть с объемными e-mail письмами. Лучше их сокращать до макисмума, так как с экрана монитора тяжело читать слишком большие письма. Максимально сокращайте текст, а дополнительную или более детальную информацию прилагайте к письму в виде файлов. Если адресату понадобится более детальная информация и у него возникнут вопросы к вашему письму, то он может узнать ее из приложенных файлов.
Например, если вы хотите попросить медицинской помощи прилагайте историю болезни или еще какие-то необходимые подробности в виде файлов к вашему письму.
Пример, простого электронного письма:
Соблюдая эти стандарты электронных писем, вы поддержите ваш деловой имидж. А именно, повысите личный статус или статус компании в глазах получателя вашего письма.
ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ДЕЛОВОЙ E-MAIL ПЕРЕПИСКИ
Письма в бумажной форме уже практически не используются. Очень редко в конвертах отправляются официальные обращения от уполномоченных организаций, имеющие юридический характер (уведомления от налоговых органов, судебные повестки и прочие). В остальном сейчас практикуется электронная переписка.
Электронная переписка очень распространена в больших организациях, когда структура организации имеет разветвлённую сеть и ее сотрудники находятся удалённо. При этом сотрудники такой организации могут находиться как в пределах одного города, так и в пределах одной страны и даже за рубежом.
Переписка по электронной почте имеет следующие преимущества:
1) Скорость доставки письма. Электронная переписка дает нам возможность быстро связаться с адресатом, находящимся в любой точке мира.
2) Неформальный стиль. В электронных письмах вы можете общаться с адресатом проще, чем в письмах на бумажных носителях (на фирменнных бланках). Например, к вашим близким партнерам, клиентам, сотрудникам вы можете обратиться просто приветствием «Здравствуйте!», «Добрый день!», «Приветствую!» и общаться с ними просто, как в чате.
3) Сохранение информации. Возможность иметь всю историю переписки в случае необходимости. В электронном почтовом ящике вы можете сортировать письма по теме, по дате, по отправителю и т.д. Таким образом, необходимую информацию вы можете найти и использовать в любое время.
4) Возможность вложения файлов. Вы можете к тексту электронного письма вкладывать дополнительные данные (документы, договоры, схемы, картинки и другие) в виде файлов.
5) Возможность расставлять приоритеты. В основном электронные письма приходят с пометками и их легко распределить по приоритетам. Таиким образом, вы можете сортировать и фльтровать их в своем почтовом ящике на желательные и нежелательные.
6) Экологичность. Благодаря тому, что не нужно использовать бумагу, предотвращается вырубка деревьев, а также сокращается использование топлива для транспортировки писем.
7) Надежность и безопасность. В настоящее время использование электронной почты становится все более безопасным способом коммуникации в Интернете. Так как поставщики услуг электронной почты постоянно работают над улучшением безопасности по использованию электронной почты.
8) Технологическое развитие. Постоянное развитие компьютерных технологий позволяет нам отправлять письма не только с компьютеров, но и с планшетов, со смартфонов и других устройств. Это очень удобно, когда вы можете получать и отправлять письма, находясь вне вашего рабочего места (в автомобиле, в общественном транспорте или в любом другом месте).
Однако существуют и недостатки электронной переписки:
1) Отсутствие личного контакта. Автор электронного письма не видит реакции адресата, если это необходимо (особенно в условиях переговоров, когда нужно быстро реагировать);
2) Сложность в составлении текста письма. Некоторым из нас сложно лаконично выражать мысль в ходе переписки.
3) Спам. В наши электронные ящики, к сожалению, очень часто приходят нежелательные письма, называемые спамом. Они вызывают определенные неудобства и потребляют много времени для их проверки и удаления, чтобы блокировать и фильтровать нежелательные электронные письма через фильтры спама. Иногда бывает наоборот, нужные нам письма попадают в спам и приходится проверять папку спам, чтобы найти это письмо.
4) Переполненность папки «входящие». В папке «входящие» накапливаются важные документы, которые могут долго оставаться незамеченными среди большого количества писем.
5) Переполненность почтового ящика. Электронный ящик имеет тенденцию через какое-то количество времени переполняться. Это также вызывает у пользователей дискомфорт от использования услуг электронной почты.
6) Необходимость регулярной проверки почты. Чтобы оставаться в курсе событий необходимо регулярно проверять электронную почту. Из-за напряженного распорядка дня вы можете не успеть проверить почтовый ящик и можете упустить некоторые важные и срочные письма.
7) Атаки вирусов. Необходимо сканировать свою почту от вирусов, так как вирусы могут копировать сами себя и далее инфицировать компьютер или другие устройства.