как тактично ответить что договор не интересен
Письмо-отказ
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
10 способов сказать «нет» и не навредить деловым отношениям
Многим предпринимателям не хватает 24 часов в сутках, чтобы успеть cделать то, что нужно. Несмотря на это, они часто отвечают на новые просьбы. Возможно, просто потому, что не могут отказывать или не любят огорчать других. В результате они подрывают свое здоровье, репутацию и эффективность, будучи не в состоянии сдержать все обещания, которые дали.
Но есть предприниматели, действующие иначе: они либо неуважительно отказывают, либо набрасываются на того, кто обращается с просьбой, либо уклоняются от определенного ответа. Любой из этих подходов только ухудшает и без того сложную ситуацию и часто приводит к чувству вины или к компромиссу.
Предприниматель с хорошей репутацией должен сдерживать все обещания, которые дает, или регулировать ожидания того, кто к нему обращается с просьбой. В этой статье приводятся советы, которые накопились за годы общения с сильными лидерами. Эти подсказки помогут вам научиться говорить «нет» без ущерба для текущих деловых отношений или будущих возможностей.
1. Установите ограничения, пусть все видят, что вы придерживаетесь их
Пусть партнеры знают о ваших приоритетах и рамках, которые вы устанавливаете. Не нужно постоянно нарушать собственные правила, даже если в определенный момент вы действительно можете это сделать. Ваши поступки должны совпадать с вашими словами, так что не говорите «да», когда на самом деле хотите сказать «нет».
2. Попросите дать время, чтобы проверить список дел
Проверка списка дел или разговор с другими заказчиками перед окончательным ответом — это приемлемая деловая практика. Не говорите «да» слишком быстро, потом, возможно, вы не сможете сдержать слово. Но и не торопитесь сказать «нет», чтобы не испортить отношения. В любом случае важно назвать дату и время, когда вы сможете дать окончательный ответ. Постарайтесь уложиться в этот срок.
3. Доверяйте интуиции
Мы лучше запоминаем информацию, которая скорее отличается точностью, чем эмоциональностью, или отрицательную обратную связь после тяжелого рабочего дня. Вздохните глубоко, постарайтесь избавиться от внешних раздражителей и проанализируйте свою инстинктивную реакцию перед тем, как давать ответ.
4. Обозначьте все плюсы и минусы
Размышляя вслух, вы можете понять все возможные последствия положительного или отрицательного ответа. Каждое «да» загружает вас дополнительной работой, а каждое «нет» может лишить возможностей, которые в будущем окажутся кстати. Размышления позволят немного оттянуть время.
5. Подумайте о возможной взаимной услуге
Это поможет тому, кто обращается к вам с просьбой, оценить ее весомость и, возможно, пересмотреть ее. В некоторых случаях вы можете получить гораздо больше, чем отдаете. Каждое «да» должно быть взаимовыгодным, так как любое стратегическое партнерство может способствовать росту обеих компаний.
6. Перед тем как сказать «нет», объясните свои условия
Отказ без объяснения причин подразумевает, что либо просьба была неразумна, либо с запрашивающей стороной какие-то проблемы. Люди, которые обращаются с просьбой, могут не знать о ваших бюджетных ограничениях, текущей загруженности и давлении со стороны конкурентов. Но вы можете обнадежить партнера, дав ему понять, что с последующими просьбами все сложится более удачно.
7. Скажите «да» человеку и «нет» его просьбе
Убедитесь в том, что человек, который обращается к вам с просьбой, понимает, что вы настроены к нему дружелюбно, пусть и не можете удовлетворить его просьбу из-за загруженности или по каким-либо другим причинам. Тогда он не будет интерпретировать ваш отказ как личное оскорбление.
8. Поставьте слово «нет» между двумя позитивными фразами
Постарайтесь сделать так, чтобы объяснение отказа было позитивным. Например, если партнер просит вас посетить конференцию, а у вас из-за этого срываются дедлайны, расскажите о своих обязательствах (первое «да»), как они связывают вам руки («нет»), и в конце еще раз упомяните, как для вас важно соблюдение сроков (второе «да»).
9. Отложите решение до того момента, когда обстановка улучшится
Попросите отложить обсуждение до того момента, когда вы сможете уделить просьбе должное внимание. В спешке и хаосе обе стороны могут неправильно понять друг друга. Не забывайте о языке тела и тоне, они часто делают отрицательный ответ еще более неприятным.
10. Ваши слова не должны звучать как оправдание, но при этом должны быть понятны
Никто не выиграет от того, что запрашивающая сторона поймет ваше мягко произнесенное «нет» как «да» или «возможно». Длинные и детальные объяснения чаще всего воспринимаются как защита, оборонительная позиция. Ответ должен быть твердым и неэмоциональным. Просто скажите «нет» четко и с улыбкой.
Чтобы вас воспринимали как настоящего лидера, не нужно всем говорить «да». На самом деле, если вы посмотрите на остальных лидеров, которые окружают вас, то увидите, что они не боятся отвечать отказами, и их за это уважают. Они научились говорить «нет» с такой же уверенностью и искренностью, как и «да». Это лучший способ спасти себя. Так что начинайте учиться говорить «нет» прямо сейчас.
Автор: Мартин Цвилинг,основатель и CEO Startup Professionals
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как отказать работодателю после собеседования
От того как отказать работодателю после собеседования, зависит не только общее впечатление о вас как о человеке и специалисте, которое останется надолго в памяти сотрудников фирмы. Результатом станут еще и возможности, которыми не стоит пренебрегать в случае нового поиска работы.
Стоит ли сообщать, что не готовы работать в компании
Каждый, кто ищет работу, иногда принимает решение не приходить на назначенные рекрутерами встречи, например, почитав о компании негативные отзывы, ожидая другое место или по иным причинам. Стоит ли сообщать об этом или достаточно просто не явиться?
Или другая ситуация: встреча с работодателем прошла успешно, но что-то вас не устроило, или вы получили более выгодное предложение. Что делать в этом случае?
Некоторые соискатели считают, что задумываться о правильном отказе не имеет смысла. Рекрутеры часто не находят времени сообщить соискателю, что он не подходит. Так зачем же это делать кандидату? Но такая точка зрения не соответствует нормам деловой этики.
Сообщить о своем отказе стоит, и вот почему:
Как сообщить работодателю о неготовности принять предложение о работе
В современном мире большинство компаний для поиска сотрудников широко используют специальные рекрутинговые интернет-порталы.
Если вас пригласили на встречу с помощью такого портала, то придумывать вежливые варианты отказа работодателю до собеседования нет необходимости. Для этого существуют специально разработанные формы с готовыми формулировками, вам достаточно лишь выбрать наиболее подходящую и нажать кнопку.
Если вы ведете общение через сайт компании, то доступна и такая возможность как отказ от собеседования по электронной почте. Для этого достаточно написать ответное письмо на приглашение:
Спасибо, что заинтересовались моей кандидатурой, но обстоятельства складываются так, что сейчас я не готов вести переговоры о работе в Вашей компании. Желаю вам подобрать подходящего менеджера. Удачного дня.
Если вас пригласили по телефону, то и отменять встречу логичнее таким же способом. Достаточно пары общих фраз типа:
К сожалению, в данное время я не готов рассматривать предложения о трудоустройстве в Вашу компанию.
Здравствуйте! Спасибо за приглашение на вакансию «Офис-менеджер». В настоящий момент я не готов рассмотреть Ваше предложение.
Сложнее сориентироваться, как вежливо отказать работодателю после собеседования, проходившего в несколько этапов. Ведь уже потрачено немало сил и времени на переговоры, да и компания рассчитывает на вас. Возможны следующие варианты:
1. Вы еще на встрече поняли, что не хотите работать в этом месте. Целесообразно сразу же сообщить об этом работодателю. Можете использовать такие формулировки:
Я трезво оценила свои возможности и вынуждена отказаться от Вашего предложения, так как мне неудобен предлагаемый график работы.
Большое спасибо Вам за предложение, но, к сожалению, эта вакансия мне не совсем подходит, это не то, что я ищу в данный момент.
2. Вы взяли таймаут для дальнейших размышлений. Перед тем, как отказаться от работы после собеседования, необходимо трезво оценить плюсы и минусы предложенной вакансии. Вы все же приняли решение не принимать предложение работодателя? Уведомите об этом одним из двух способов.
По телефону
Такие разговоры не слишком приятны, поэтому к ним стоит готовиться заранее, в том числе прорабатывать ответы на возможные возражения со стороны эйчара.
Благодарю, что вынесли положительное решение по моей кандидатуре, но хочу сообщить, что я подыскал более подходящую мне вакансию в другой компании, поэтому вынужден отказаться от Вашего предложения. Желаю успехов в поисках сотрудника.
В письменной форме
Этот способ предпочтительнее для многих соискателей, т. к. не подразумевает ответной реакции. Вдобавок он становится единственно возможным, когда предложение о работе получено в виде официального документа — джоб оффера (job offer — англ., предложение о работе). Раздумывая, как отказаться от вакансии после собеседования письменно, учтите следующие моменты:
Чтобы проиллюстрировать, как правильно отказать работодателю после собеседования в письменной форме, приведем примеры таких сообщений.
Большое Вам спасибо за предложение о работе на позицию «инженера». После тщательного рассмотрения я вынужден Вам сообщить, что отказываюсь от этого предложения. Несмотря на то, что Вы очень подробно описали будущие возможности продвижения внутри компании «Y», я принял предложение от другой компании, позиция в которой больше соответствует моим навыкам и карьерным целям.
Мне было очень приятно познакомиться с Вами и с остальными сотрудниками компании (можете перечислить поименно). На всех этапах собеседований Вы были очень добры ко мне, и я сожалею, что обстоятельства не позволяют мне принять Ваше предложение.
Желаю Вам всего наилучшего.
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Как отказать кандидату и никого не расстроить
⏱ Время прочтения — 4 минуты
Что нужно помнить
Как отказывать по закону
ТК РФ регламентирует правомерность отказов соискателям в статье 64 — «Гарантии при заключении трудового договора». По этой статье, отказ должен быть обоснован и связан исключительно с деловыми качествами работников. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» объясняет, что можно считать деловыми качествами.
«Под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли)».
Если соискатель после отказа написал письмо с просьбой обосновать это решение, вы обязаны это сделать по закону. Если ответ соискателя не устроит, он может обратиться в суд. Поэтому в тексте вакансии надо указывать как можно более четкие требования, а в письменном отказе указывать конкретную причину, ссылаясь только на профессиональные качества кандидата.
Вывод из требований ТК РФ простой: лучшие короткие причины для отказа — «Мы приняли на работу кандидата с большим опытом» или «Мы приняли на работу кандидата с профильным образованием».
Письмо или звонок?
Сообщать радостную новость приятнее по телефону. А вот отказывать лучше письмом.
Во-первых, кандидату так проще справиться с эмоциями. Он спокойно обдумает отказ и, возможно, отправит уточняющие вопросы, которые не придут в голову за минуту разговора.
Во-вторых, вы не вырвете человека из рабочего процесса: он откроет письмо ровно тогда, когда поймет, что готов это сделать.
Простой способ ответить всем и сразу — разослать шаблонные письма. В личном кабинете работодателя на hh.ru можно разослать отказы одним кликом, не заходя в резюме, и менять шаблон ответа для каждой новой вакансии.
Как составить письмо с отказом
Текст отказа необязательно должен быть «шаблонным». Секрет хорошего письма — в личном обращении. Представьте, что письмо должен получить ваш друг, а не какой-то условный человек.
Просто сделайте это!
Самый плохой вариант отказа: пообещать кандидату: «Мы вам перезвоним!» — и не перезвонить. Никому не хочется это делать, и у всех есть более важные и интересные задачи. Но озвучивать отказ важно по трем причинам:
Внесите отказы в должностную инструкцию, сообщите руководителю, что каждую пятницу вы два часа будете заняты ответами кандидатам. Помогайте другим развиваться: по-настоящему хороший отказ объясняет человеку, над чем поработать, и мотивирует на дальнейший рост. Количество людей трудоспособного возраста небезгранично, и, если он получит недостающие навыки, через пару лет станет желанным кандидатом. Поэтому, если только вы не проводите массовый набор на вакансии, рекомендуйте при отказах тренинги, курсы, профессиональную литературу. Пусть кандидаты возвращаются к вам!
Техники вежливого, но эффективного отказа любому человеку
Научиться твердо возражать — важный этап в борьбе за самостоятельность мышления и поведения, за твердое следование своим намерениям.
Если вы не умеете говорить «нет», другим людям будет нетрудно заставить вас поступать так, как им хочется. Речь идет не просто о ситуации, когда вы не хотите своим отказом причинить кому-нибудь неприятность. Существуют ситуации, при которых отказ более гуманен по отношению к окружающим, нежели тщетные усилия удовлетворить их желания.
Выделим две группы ситуаций, когда другой человек пытается побудить вас сделать то, что не в ваших интересах.
1. Личные границы
Одна из причин того, что вам трудно охранять собственные интересы, может состоять в том, что ваши ранние решения заставляют вас ставить на первое место интересы других людей, а заботу о себе считать проявлением эгоизма.
Особые проблемы со словом «нет» имеют люди с нарушенной самооценкой. Они чувствуют себя недостойными давать отпор окружающим. Они не чувствуют себя вправе устанавливать границы своего «я». Они боятся, что, сказав «нет», потеряют работу или друзей, и надеются, что своей покладистостью не рассердят окружающих.
Между тем, то обстоятельство, что вы кого-то не устраиваете, ничего не говорит о том, хороши вы или плохи, достойны любви или нет.
Если вовремя не ограничить «территориальную целостность» своей личности, постепенно накапливаются впечатления, что вас постоянно используют в непонятных целях. Каждый может потратить ваше время или потеснить вас в пространстве. Вы тратите свое время и силы ради тех, кто не дает вам взамен никакой радости.
Во многих случаях простое «нет» или «спасибо, нет» — все, что нужно для установления личных границ. Вы не обязаны ничего объяснять. Вам нет нужды извиняться. Чем проще отказ, тем он убедительней и конструктивней. Ваши отказы, произнесенные любезным, но вполне уверенным тоном, создадут ощущение, что вы отвергаете не самого человека, а только его просьбу. В других обстоятельствах у вас может появиться желание объясниться подробней.
2. Техника «Обозначение границ»
3. Техника «Перманентный отказ»
Неприятное впечатление от отказа стремимся сгладить благодарностью за сделанное нам предложение, даже если не проявляем к нему интереса. Мы разделяем позитивные намерения и цели противоположной стороны; соглашаемся со всем, что говорит нам другой человек, если это правдиво или, по крайней мере, выглядит вероятным.
И только в одном мы продолжаем вести свою линию: вразумительно говорим о том, чего не желаем. Не стоит реагировать на попытки противоположной стороны вовлечь вас в сети манипуляции. Разумно ограничиться одним лишь отказом и исключить какие-либо высказывания, унижающие достоинство оппонента.
Мы можем отказывать не только в том, что незаконно, но и в тех ситуациях, где мы отказываться не обязаны, где у нас есть выбор. Последние ситуации представляют для многих людей особую проблему: трудно отказать из страха перед осуждением, обидой со стороны просящего. В основе этого страха лежит иррациональное убеждение: «Я обязан быть хорошим(ей) для всех».
4. Некоторые дополнительные техники отказа
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее