как ведется учет доверенностей
Энциклопедия решений. Журнал учета выданных доверенностей на получение материальных ценностей (товара)
Журнал учета выданных доверенностей на получение материальных ценностей (товара)
Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а предусмотрено, что форму доверенности N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, при этом выдача таких доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.
Однако необходимо учитывать, что указанное постановление было принято Госкомстатом России в рамках реализации его функций по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации (см. п. 1 постановления Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах») и не содержит общеобязательных правовых норм. Законом требования об обязательном составлении журнала учета выданных доверенностей не предусмотрено. Выдача доверенности не является с точки зрения законодательства о бухгалтерском учете фактом хозяйственной жизни, поэтому не требует регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета (п. 8 ст. 3, ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Таким образом, ведение журнала учета выданных доверенностей является правом, а не обязанностью организации.
В то же время ведение журнала учета выданных доверенностей на практике может выполнять ряд значимых функций, обеспечивая предотвращение возможных негативных правовых последствий, связанных с выдачей доверенности.
С помощью ведения такого журнала может осуществляться:
— контроль за исполнением представителями данных им поручений;
— контроль за тем, чтобы доверенность на получение одних и тех же материалов не была выдана дважды одному и тому же или разным лицам;
В журнале учета выдачи доверенностей рекомендуется указывать:
— номер, дату выдачи, срок действия доверенности;
— должность, фамилия, имя и отчество лица, которому она выдана;
— наименование поставщика, сведения о товаре или реквизиты договора, счета, наряда, иного подобного документа.
— расписку лица, получившего доверенность;
— отметку о выполнении поручения, отмене, возврате доверенности.
Необходимость ведения журнала учета (регистрации) выданных доверенностей в ряде случаев предусмотрена отраслевыми нормативными правовыми актами (см., например приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации»).
Журнал регистрации выданных доверенностей
Журнал регистрации выданных доверенностей служит для поддержания порядка в выданных документах. При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией. В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати.
Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале. Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала. Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего.
Составные части документа
Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:
Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.
Законодательная база
В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.
Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.
Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.
Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.
Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя.
Виды регистрируемых доверенностей
Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей.
В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).
Отзыв доверенности
Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.
Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет.
Кем заполняется
Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.
Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.
Образец журнала регистрации выданных доверенностей
Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.
Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.
Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.
Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.
Как оформить и зарегистрировать доверенность на главбуха или другого сотрудника
Для подтверждения полномочий лица, представляющего интересы организации, ему выдается доверенность. Доверенность в частности необходима при получении товарно-материальные ценностей по месту нахождения поставщика или денежных средств из кассы контрагента.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом каждый документ должен содержать обязательные реквизиты:
Чаще всего организации используют все же унифицированные формы первичных документов, так как именно они приведены во всех бухгалтерских программах, что облегчает процесс их оформления и учета.
Поэтому рассмотрим заполнение и учет доверенностей на примере унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.
Для доверенностей предусмотрены типовые бланки по форме № М-2а или М-2).
Если представители организации получают ТМЦ у поставщика регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет — по форме № М-2.
Доверенности по форме М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке.
Доверенности по форме М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале (форма журнала приведена в Инструкции Минфина
Книжки доверенностей и журналы «Учет выданных доверенностей» должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.
Учет выданных доверенностей вести нужно обязательно, так как в противном случае доверенности на получение одних и тех же ценностей могут быть выданы нескольким людям. Или могут возникнуть другие неприятные ситуации, связанные с непорядочными действиями работников.
Выдача доверенности на получение материальных ценностей или денежных средств лицам, не работающим в организации, не допускается.
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. Доверенность, в которой эта дата не указана является не действительной.
Также указывается номер доверенности и срок ее действия.
Как правило, на практике доверенность выписывается на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются и одного и того же поставщика, то доверенность может быть выписана на календарный месяц. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года (ст. 186 ГК РФ).
Далее, в доверенности записывают ИНН, полное наименование и почтовый адрес потребителя товара, а затем плательщика. Если это одно и тоже лицо, то в стр. «Плательщик. » пишут «Он же».
На следующей строке заполняются реквизиты расчетного счета, наименование и адрес банка плательщика.
В доверенности вписываются полное наименование поставщика и наименование документа, на основании которого поставщиком выдаются ТМЦ. Такой документ может отсутствовать, если, например, получаемые материальные ценности имеют небольшую номенклатуру, невысокую стоимость.
Оборотная сторона бланка доверенности представляет собой перечень ТМЦ, которые получает представитель покупателя, с их нумерацией по порядку, полным наименованием каждого товара (изделия), единиц измерения товара и их количества прописью. Если на лицевой стороне бланка в документе на отпуск указаны наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество, то на оборотной стороне перечень прочеркивается.
Количество прописью указывается с начала отведенной для этого графы и с заглавной буквы. После чего остаток графы прочеркивается.
Во всех строках таблицы, оставшихся не заполненными, также ставится прочерк.
Корешок доверенности позволяет учесть все основные моменты по выдаче и использованию доверенности: номер, дату выдачи и срок действия доверенности, должность и фамилию лица, получившего доверенность, наименование поставщика, номер и дата документа, на основании которого поставщиком выдаются материальные ценности (7), номер и дату документа, подтверждающего выполнение поручения.
Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (в случае выдачи доверенности по форме М-2) или в журнале учета (в случае выдачи доверенности по форме М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Обратите внимание! С 07.04.2015 хозяйственные общества не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»).
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию на следующий день после истечения срока действия доверенности.
О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «не использована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончанию года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.
Работникам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.
На получение денежных средству контрагента работнику может быть выдана доверенность по разработанной в организации форме.
Также доверенности могут выдаваться и на совершение иных действий. Например, согласно п. 6 ст. 169 НК РФ «счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации».
Пример доверенности на право подписи документов
В этом случае доверенность удостоверяется организацией, в которой доверитель работает или учится, и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.
В отдельных случаях доверенность должна быть заверена нотариально:
Прекращение действие доверенности происходит в следующих случаях:
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Доверенность М-2: оформление и хранение
Отправим материал вам на:
 |  |