как вести учет личных финансов в excel
Таблица расходов и доходов семейного бюджета в Excel
Зачем контролировать семейный бюджет?
Проблема нехватки денег актуальна для большинства современных семей. Многие буквально мечтают о том, чтобы расплатиться с долгами и начать новую финансовую жизнь. В условиях кризиса бремя маленькой зарплаты, кредитов и долгов, затрагивает почти все семьи без исключения. Именно поэтому люди стремятся контролировать свои расходы. Суть экономии расходов не в том, что люди жадные, а в том, чтобы обрести финансовую стабильность и взглянуть на свой бюджет трезво и беспристрастно.
Польза контроля финансового потока очевидна – это снижение расходов. Чем больше вы сэкономили, тем больше уверенности в завтрашнем дне. Сэкономленные деньги можно пустить на формирование финансовой подушки, которая позволит вам некоторое время чувствовать себя комфортно, например, если вы остались без работы.
Главный враг на пути финансового контроля – это лень. Люди сначала загораются идеей контролировать семейный бюджет, а потом быстро остывают и теряют интерес к своим финансам. Чтобы избежать подобного эффекта, требуется обзавестись новой привычной – контролировать свои расходы постоянно. Самый трудный период – это первый месяц. Потом контроль входит в привычку, и вы продолжаете действовать автоматически. К тому же плоды своих «трудов» вы увидите сразу – ваши расходы удивительным образом сократятся. Вы лично убедиться в том, что некоторые траты были лишними и от них без вреда для семьи можно отказаться.
Опрос: Таблицы Excel достаточно для контроля семейного бюджета?
Учет расходов и доходов семьи в таблице Excel
Если вы новичок в деле составления семейного бюджета, то прежде чем использовать мощные и платные инструменты для ведения домашней бухгалтерии, попробуйте вести бюджет семьи в простой таблице Excel. Польза такого решения очевидна – вы не тратите деньги на программы, и пробуете свои силы в деле контроля финансов. С другой стороны, если вы купили программу, то это будет вас стимулировать – раз потратили деньги, значит нужно вести учет.
Начинать составления семейного бюджета лучше в простой таблице, в которой вам все понятно. Со временем можно усложнять и дополнять ее.
Главный принцип составления финансового плана заключается в том, чтобы разбить расходы и доходы на разные категории и вести учет по каждый из этих категорий. Как показывает опыт, начинать нужно с небольшого числа категорий (10-15 будет достаточно). Вот примерный список категорий расходов для составления семейного бюджета:
Рассмотрим расходы и доходы семейного бюджета на примере этой таблицы.
Здесь мы видим три раздела: доходы, расходы и отчет. В разделе «расходы» мы ввели вышеуказанные категории. Около каждой категории находится ячейка, содержащая суммарный расход за месяц (сумма всех дней справа). В области «дни месяца» вводятся ежедневные траты. Фактически это полный отчет за месяц по расходам вашего семейного бюджета. Данная таблица дает следующую информацию: расходы за каждый день, за каждую неделю, за месяц, а также итоговые расходы по каждой категории.
Что касается формул, которые использованы в этой таблице, то они очень простые. Например, суммарный расход по категории «автомобиль» вычисляется по формуле =СУММ(F14:AJ14). То есть это сумма за все дни по строке номер 14. Сумма расходов за день рассчитывается так: =СУММ(F14:F25) – суммируются все цифры в столбце F c 14-й по 25-ю строку.
Аналогичным образом устроен раздел «доходы». В этой таблице есть категории доходов бюджета и сумма, которая ей соответствует. В ячейке «итог» сумма всех категорий (=СУММ(E5:E8)) в столбце Е с 5-й по 8-ю строку. Раздел «отчет» устроен еще проще. Здесь дублируется информация из ячеек E9 и F28. Сальдо (доход минус расход) – это разница между этими ячейками.
Теперь давайте усложним нашу таблицу расходов. Введем новые столбцы «план расхода» и «отклонение» (скачать таблицу расходов и доходов). Это нужно для более точного планирования бюджета семьи. Например, вы знаете, что затраты на автомобиль обычно составляют 5000 руб/мес, а квартплата равна 3000 руб/мес. Если нам заранее известны расходы, то мы можем составить бюджет на месяц или даже на год.
Зная свои ежемесячные расходы и доходы, можно планировать крупные покупки. Например, доходы семьи 70 000 руб/мес, а расходы 50 000 руб/мес. Значит, каждый месяц вы можете откладывать 20 000 руб. А через год вы будете обладателем крупной суммы – 240 000 рублей.
Таким образом, столбцы «план расхода» и «отклонение» нужны для долговременного планирования бюджета. Если значение в столбце «отклонение» отрицательное (подсвечено красным), то вы отклонились от плана. Отклонение рассчитывается по формуле =F14-E14 (то есть разница между планом и фактическими расходами по категории).
Используя наши данные из таблицы расходов, построим отчет по затратам в виде диаграммы.
Аналогично строим отчет по доходам семейного бюджета.
Польза этих отчетов очевидна. Во-первых, мы получаем визуальное представление о бюджете, а во-вторых, можно проследить долю каждой категории в процентах. В нашем случае самые затратные статьи – «одежда и косметика» (19%), «продукты питания» (15%) и «кредит» (15%).
В программе Excel есть готовые шаблоны, которые позволяют в два клика создать нужные таблицы. Если зайти в меню «Файл» и выбрать пункт «Создать», то программа предложит вам создать готовый проект на базе имеющихся шаблонов. К нашей теме относятся следующие шаблоны: «Типовой семейный бюджет», «Семейный бюджет (месячный)», «Простой бюджет расходов», «Личный бюджет», «Полумесячный домашний бюджет», «Бюджет студента на месяц», «Калькулятор личных расходов».
Подборка бесплатных шаблонов Excel для составления бюджета
Бесплатно скачать готовые таблицы Excel можно по этим ссылкам:
Первые две таблицы рассмотрены в данной статье. Третья таблица подробно описана в статье про домашнюю бухгалтерию. Четвертая подборка – это архив, содержащий стандартные шаблоны из табличного процессора Excel.
Попробуйте загрузить и поработать с каждой таблицей. Рассмотрев все шаблоны, вы наверняка найдете таблицу, которая подходит именно для вашего семейного бюджета.
Таблицы Excel против программы «Домашняя бухгалтерия»: что выбрать?
У каждого способа ведения домашней бухгалтерии есть свои достоинства и недостатки. Если вы никогда не вели домашнюю бухгалтерию и слабо владеете компьютером, то лучше начинать учет финансов при помощи обычной тетради. Заносите в нее в произвольной форме все расходы и доходы, а в конце месяца берете калькулятор и сводите дебет с кредитом.
Если уровень ваших знаний позволяет пользоваться табличным процессором Excel или аналогичной программой, то смело скачивайте шаблоны таблиц домашнего бюджета и начинайте учет в электронном виде.
Когда функционал таблиц вас уже не устраивает, можно использовать специализированные программы. Начните с самого простого софта для ведения личной бухгалтерии, а уже потом, когда получите реальный опыт, можно приобрести полноценную программу для ПК или для смартфона. Более детальную информацию о программах учета финансов можно посмотреть в следующих статьях:
Плюсы использования таблиц Excel очевидны. Это простое, понятное и бесплатное решение. Также есть возможность получить дополнительные навыки работы с табличным процессором. К минусам можно отнести низкую производительность, слабую наглядность, а также ограниченный функционал.
У специализированных программ ведения семейного бюджета есть только один минус – почти весь нормальный софт является платным. Тут актуален лишь один вопрос – какая программа самая качественная и дешевая? Плюсы у программ такие: высокое быстродействие, наглядное представление данных, множество отчетов, техническая поддержка со стороны разработчика, бесплатное обновление.
Если вы хотите попробовать свои силы в сфере планирования семейного бюджета, но при этом не готовы платить деньги, то скачивайте бесплатно шаблоны таблиц и приступайте к делу. Если у вас уже есть опыт в области домашней бухгалтерии, и вы хотите использовать более совершенные инструменты, то рекомендуем установить простую и недорогую программу под названием Экономка. Рассмотрим основы ведение личной бухгалтерии при помощи «Экономки».
Ведение домашней бухгалтерии в программе «Экономка»
Подробное описание программы можно посмотреть на этой странице. Функционал «Экономки» устроен просто: есть два главных раздела: доходы и расходы.
Чтобы добавить расход, нужно нажать кнопку «Добавить» (расположена вверху слева). Затем следует выбрать пользователя, категорию расхода и ввести сумму. Например, в нашем случае расходную операцию совершил пользователь Олег, категория расхода: «Семья и дети», подкатегория: «Игрушки», а сумма равна 1500 руб. Средства будут списаны со счета «Наличные».
Аналогичным образом устроен раздел «Доходы». Счета пользователей настраиваются в разделе «Пользователи». Вы можете добавить любое количество счетов в разной валюте. Например, один счет может быть рублевым, второй долларовым, третий в Евро и т.п. Принцип работы программы прост – когда вы добавляете расходную операцию, то деньги списываются с выбранного счета, а когда доходную, то деньги наоборот зачисляются на счет.
Чтобы построить отчет, нужно в разделе «Отчеты» выбрать тип отчета, указать временной интервал (если нужно) и нажать кнопку «Построить».
Как видите, все просто! Программа самостоятельно построит отчеты и укажет вам на самые затратные статьи расходов. Используя отчеты и таблицу расходов, вы сможете более эффективно управлять своим семейным бюджетом.
2.4 Мб) Windows XP/7/8/10
Видео на тему семейного бюджета в Excel
На просторах интернета есть немало видеороликов, посвященных вопросам семейного бюджета. Главное, чтобы вы не только смотрели, читали и слушали, но и на практике применяли полученные знания. Контролируя свой бюджет, вы сокращаете лишние расходы и увеличиваете накопления.
Как превратить таблицу «Эксель» в приложение по учету финансов
Опыт читателя Т—Ж
Этот текст написал читатель Т—Ж. Если вы тоже хотите поразмышлять о чем-то вслух и открыть свою дискуссию, заполните эту форму.
Я сделал собственное приложение для контроля за финансами.
Лет десять назад я, как и большинство жителей России, пользовался исключительно наличными. Позже появилась зарплатная карта в том самом банке. Вопросов, на что уходят деньги и сколько их у меня вообще, не возникало, так как денег в виде сбережений особо и не было ¯\_(ツ)_/¯
После выпуска из университета и начала работы на полную ставку у меня появились кое-какие накопления, а когда я стал ездить за границу, возникла необходимость в валютной дебетовке.
Первые попытки ведения бюджета
Уже не помню, что именно заставило меня начать учитывать траты. Я пользовался парой мобильных приложений по несколько месяцев с разницей в пару лет. Забрасывал их оттого, что не понимал, зачем я трачу на это время, или потому что терял данные при смене телефона или сбросе к заводским настройкам. Спустя некоторое время я снова пытался начать вести учет и пробовал разные приложения. Но то ли лень, то ли их недостатки, а может, и всё вместе мешало появлению привычки записывать траты.
Что мне не нравилось в мобильных приложениях по ведению бюджета:
Время шло, банковские услуги в России развивались очень активно. Мне всегда было интересно посмотреть, что на этот раз придумали финансовые организации, чтобы привлечь клиента, а затем коварно заманить его в кредитное рабство. В погоне за повышенным кэшбэком и лучшими условиями банковского обслуживания количество моих счетов выросло настолько, что уследить за ними стало невозможно, а имеющимися банковскими картами можно было играть в «Дурака». Я понял, что пора вернуться к учету финансов, но с поправкой на работу со множеством счетов.
Таблица в «Экселе»: плюсы, минусы, подводные камни
Возвращаться к мобильным приложениям я не хотел, так как помнил, какие с ними были проблемы. Делать свое веб-приложение — тогда я зарабатывал на жизнь именно этим — было лень. К тому же не хотелось зависеть от наличия интернета и тратить время и деньги на поддержку сервера. И тут на помощь пришел старый добрый «Эксель».
Преимуществ у электронных таблиц масса:
Забегая вперед, скажу, что таблицей я пользовался два года. За все это время структура и функциональность как добавлялись, так и удалялись за ненадобностью. Например, от начала и до конца в моей таблице были списки операций и счетов, а вот лист с бюджетом за пару месяцев превратился просто в список категорий.
В итоге таблица обрела следующую структуру.
Лист 1. Операции. Ключевая часть всего учета. Одна операция — одна строка в таблице. Фиксирую сумму и дату операции, а категорию, счет и валюту выбираю из списков. Опционально можно указать название операции или магазина и заполнить еще пару полей для комментариев.
Поля с коэффициентом — знаком операции (плюс или минус — доход или расход) вычисляются автоматически. Также предусмотрен валютный коэффициент для случаев, когда валюта операции отличается от карты. Дополнительно для отчетов вычисляются год, месяц операции и валюта счета.
Звучит слишком сложно? Полностью с вами согласен! Наиболее утомительная часть всего учета — переводы между счетами — была реализована в виде пары операций: расходной с одного счета и доходной для другого.
Лист 2. Счета. Таблица со списком всех счетов, которая состоит из названия, текущего баланса и валюты. В первой версии было поле с начальным балансом счета, но позже для экономии места я заменил его на доходные операции. Позже дополнил таблицу полем с датами завершения действия вкладов. Чтобы сократить количество проверяемых операций, если показания расходятся с данными банков, я добавил поле с датой последней сверки баланса счета в таблице и в приложении банка.
Еще одна функция, о которой стоит упомянуть, — это вычисление суммы ежемесячных расходов по картам. Она помогает контролировать выполнение разнообразных условий банков для получения процентов, кэшбэков и прочих плюшек.
Лист 3. Банки. Эта таблица складывает строки счетов и группирует данные по валютам. Благодаря автоматическому импорту курсов доллара и евро с сайта Центробанка РФ можно вычислить итоговую сумму в рублях, по которой строится диаграмма с долями финансов в разных банках.
Лист 4. Категории. Раньше назывался «Бюджет», но когда я понял, что по факту еще не дорос до этой темы, лист превратился в источник категорий. Одно время я делал сводные таблицы по месяцам и категориям, но особой пользы не нашел.
Лист 5. Ценные бумаги. На этот лист пришлось потратить больше всего времени: нужно было свести в одном месте данные по акциям, фондам и облигациям у четырех разных брокеров в разных валютах.
Все остальные листы — это эксперименты или сводки по выборкам данных с предыдущих листов. Накопленные данные об операциях по всем счетам позволяют за несколько минут узнать, как повлияла покупка кофемашины в офис на «кофейные» расходы или сколько ушло на свадьбу.
О плюсах таблицы достаточно, теперь расскажу о недостатках. Были мелкие неприятности вроде закончившихся вкладов и категорий расходов, которые утратили актуальность, например «Свадьба». Но самой серьезной проблемой, из-за которой пришлось отказаться от использования таблиц, оказалась низкая производительность ввиду большого количества вычисляемых полей. Приходилось копировать формулы в таблице операций в каждую новую строку.
Можно копировать сразу для сотни или тысячи строк, но это все равно неудобно и не меняет главного: таблица «тормозит» все больше и больше. Первый год этого не замечаешь, затем терпишь. К концу второго года накопилось пять тысяч строк операций и терпение закончилось.
Как сделать свое приложение на самоизоляции
Понимание того, что хватит это терпеть, совпало с некоторым количеством свободного времени, образовавшимся из-за самоизоляции. Нет, работа никуда не делась — компания оперативно организовала удаленку. Так у меня появились два дополнительных часа в сутках, которые раньше бессмысленно уходили на дорогу от дома до офиса и обратно. Также освободилось время, которое раньше я уделял кафе, ресторанам, кино и прогулкам по центру города.
Стоит упомянуть, что опыта мобильной разработки у меня до этого момента не было, но восемь лет в традиционной разработке ПО позволили быстро погрузиться в новую область при помощи двух бесплатных онлайн-курсов. Первый — короткий и поверхностный, но с явным и очевидным результатом. Второй — значительно глубже и с более академическим подходом к процессу обучения. Считаю, что это наиболее правильный подход к изучению нового: вначале пройтись по верхам и получить наглядный результат, а затем, если понравится, изучить глубже. Ссылки на курсы: простой и очень наглядный, глубже и серьезнее.
Все задуманное удалось реализовать. Конечно же, пришлось дополнительно изучить массу документации по работе с базами данных и многопоточности на Андроиде, внедрить рекомендуемые «Гуглом» компоненты для построения архитектуры приложения, которое позже не будет мучительно больно поддерживать.
Ведение собственного бюджета в Excel: путь (не)аналитика
Сперва немного вводной
В конце мая 2017 мне подумалось, что неплохо бы начать отслеживать на что и как именно я трачу свои деньги. Доходы тогда у меня были небольшие, но на жизнь хватало. Было решено с 01 июня 2017 записывать свои доходы и расходы в специальное приложение и смотреть на что уходят деньги. После нескольких пробных запусков выбор пал на одного польского разработчика с бесплатными возможностями. Итак, 01.06.2017 мой стартовый баланс составлял 4 031,49 рублей.
До конца 2017 года записи вносились от случая к случаю. Приложение отдавало не информативную статистику, меня это крайне не устраивало. Поэтому с 01.01.2018 бухгалтерия ведется строго и тщательно — вплоть до того что каждое воскресенье открывается каждый интернет-банк и сверяются текущие остатки. Это дало неплохие результаты уже через пару месяцев. Привычка вносить всё закрепилась достаточно быстро, и дело пошло продуктивнее.
Приложение, которым я пользовался, позволяло бесплатно вести учет по 2 аккаунтам. Но вскоре у меня их стало слишком много и пару раз мне приходилось платить за приложение. В итоге, в конце января 2020 мне стало жаль денег на новое продление, я скачал все данные и начал вести учет в голом Excel. Через полгода могу сказать что это гораздо интереснее и информативнее, чем в приложении. Я сильно погрузился в сам Excel, в статистику и готов показать свои первые результаты сообществу.
Начало. Сводим баланс из приложения и в Excel
Приложение хоть и хорошее, но на экспорт мне отдали только записи: 5600 строк совершенно не структурированной информации. Ладно, взяли напильник, распознали и облагородили все нужные столбцы, порезали все ненужные и придали этому красивый вид таблицы.
В этот момент я начинаю понимать что балансы не сходятся — у меня же только записи, без стартовых сумм. Создается новая таблица, вносятся все счета и их остатки на начало ведения учета — 01.06.2017. Чтобы не мучаться с категориями расходов, было решено полностью скопировать структуру из этого же приложения. Щепотка магии — и у меня появился совсем небольшой и самый простой файлик. По хорошему, он мне показывал только мои текущие остатки, уровень доходов и расходов по годам и в нем же велись все записи.
Первые попытки подружиться с Excel
Терять всю имеющуюся аналитику из приложения было грустно, поэтому я начал ее потихоньку восстанавливать своими силами в Excel. Сразу же было решено отказаться от VBA поскольку я не программист от слова совсем. Что-то пытаюсь, но это скорее баловство. Но вернемся к учету.
Сперва с помощью фильтров были подчищены очевидные ошибки при заполнении самих записей: опечатки, дублирование названий, склонения и прочие особенности Великого и Могучего.
Вторым этапом начались эксперименты с аналитикой — графики движений с разбивкой по валютам, по датам, по счетам, и много чего еще. В это же время активно гуглилось всё что можно и смотрелось как ведут учет другие (никак. слишком сложно для внесения и слишком простой анализ).
Мне хотелось сделать все максимально автоматически. Создать на старте конфигурацию по умолчанию, прописать все формулы и вносить только записи в таблицу доходов-расходов. Остальное Excel должен считать сам. Слишком идеально, не?
Через 2 месяца после начала использования Excel я научился обращаться с таблицами, научился автоматически считать остатки по всем счетам и в сумме, разобрался в десятке самых используемых формул и начал опыты над сводными таблицами и условным форматирование. Интересно, а 2 месяца до сводных таблиц это много или мало для новичка?
PQ и PP
Еще примерно через 2 недели я познакомился с PowerQuery и PowerPivot. И если первый мне особо не помог (т.к. все велось в одном файле), то второй решил многие проблемы. Сводные таблицы стало создавать немного проще, а из таблицы записей удалось избавиться от нескольких столбцов — их можно вычислять в PowerPivot.
Вообще, PowerPivot довольно сложная штука, и крайне чувствительная к любым действиям. При этом, каких-либо материалов по ней мало и много приходится понимать самому. Но и результат может прямо радовать, это заметно.
Например, через PowerPivot и связи таблиц удалось наконец-то построить сводную с расходами в разбивке по категориям (150+ штук!). Строить такую «в лоб» приходилось через сводную из записей, вручную группировать категории до нужного уровня и визуально сравнивать значения. Это очень неудобно, хотя бы потому что любая новая категория в таблице записей ломала всю структуру сводной. И на восстановление уходило очень много времени. При помощи же PowerPivot на это требовалось 3 клика мыши.
Революция
Где-то примерно в это же время мне становиться тесно в моём файле и появляется еще один, для тестирования. В нем я могу делать с данными все что хочу, не боясь испортить результаты в основном. Есть только одна проблема — чтобы формулы (и результаты) были одинаковыми, таблицу записей приходится вести в обоих файлах одновременно. Простое копирование новых строк ломает формулы и всё приходится перебивать руками. И новые фичи после тестирования руками построчно переносить в основной файл — тоже такое себе удовольствие.
Поэтому в начале июня было принято решение вынести таблицу записей в отдельный файл, а формулы и графики считать отдельно. Вместе с таблицей записей переехала таблица счетов и некоторые некритичные мелочи. В самом файле с DATA минимум вычислений — только пара именованных диапазонов и формула для высчитывания текущих остатков. Просто потому что загружать файл с вычислениями чтобы увидеть остатки оказалось глупой затеей.
Предназначение этого файла — добавление строк в таблицу записей, контроль остатков на счетах и добавление счетов, если необходимо. Для всего остального — файл с вычислениями.
И вот в нем вся магия и мощь Excel открылись на полную. Файл с вычислениями получает через PowerQuery данные, работает над ними и отдает в формулы и сводные таблицы. Рядом с ним, PowerPivot отдает свои данные и связывает имеющиеся таблицы в единую структуру. Из этого всего получается очень даже неплохая аналитика. Количество графиков и вычислений растет с каждым днем, объем файла с вычислениями постоянно увеличивается, что-то меняется на страницах. И все это автоматизировано на 90%!
Будущее
Сейчас я веду учет в трех файлах — это DATA + файл с простыми вычислениями (BASIC) + файл с продвинутыми вычислениями (TEST). В таблице записей уже 6800 строк, общие остатки на счетах выросли в несколько раз. Я стал значительно меньше тратить на импульсивные покупки — их просто лень вносить, а если и купил, то стыдно когда вносишь. В сводной таблице с тратами по категориям очень хорошо видно как поменялись расходы на самоизоляции — в ноль просел общественный транспорт и походы в кафе/рестораны+обеды на работе. В июне есть хороший шанс закончить месяц в плюсе — третий раз за 3 года, да еще и третий подряд. И очень хорошо видно в какой момент жена перестала переводить мне деньги на оплату счетов и начал переводить я ей на оплату продуктов. Но это уже наша внутренняя кухня.
Я работаю над файлами каждый день в свободное время. Сегодня, например, перебил все формулы деления на формулы ЕСЛИОШИБКА — так меньше всплывающего спама. Вообще, в заметках у меня более 20 идей над которыми можно поработать. Что-то делается легко, для чего-то надо менять структуру всех трех файлов (не хочу), а что-то просто не умею и надо гуглить и пробовать. Например, не могу сообразить как выстроить бюджет на месяц и контролировать его выполнение не ломая структуры таблиц.
В целом, я знаю чего хочу, знаю как это должно выглядеть. Но все чаще начинаю натыкаться на ограничения самого Excel и его возможностей. Интересно попробовать их собственную надстройку для ведения личного учета, но то что я видел мне уже не нравится. Считаю что у меня больше, детальнее и точнее. Ну и еще многое в процессе, я только-только реализовал всю аналитику что была в приложении. В любом случае, продолжение следует…