как заполнить соглашение с пфр об электронном документообороте образец
Как подключиться к электронному документообороту с ПФР
Сдавать отчетность проще и быстрее в электронной форме. Разберемся, как правильно подключить бюджетную организацию к электронному документообороту с Пенсионным фондом.
Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую отчетность в ПФР нужно отправить электронно.
Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:
К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.
Полезно знать
Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР
Для этого бюджетная организация должна представить:
Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.
Заявление на электронный документооборот с ПФР
Как заполнять
Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.
Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.
Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.
Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.
Дополнительная информация указывается в заявлении по запросу представителей территориального отделения фонда: банковские реквизиты (наименование банка, его БИК, расчетный счет бюджетного учреждения, корреспондентский счет), среднесписочная численность.
Шаг 3. Вторую таблицу оставляем пустой либо ставим прочерки. Данная часть предназначена для индивидуальных предпринимателей. Заполнение сведений в обеих таблицах недопустимо.
Шаг 4. Переходим в третью таблицу. Указываем наименование организации-оператора комплексных услуг в СЭД. Иногда представители ПФ РФ требуют дополнительные сведения. Например, адрес оператора, информацию об используемом средстве криптографической защиты информации (СКЗИ).
Шаг 5. Подписываем заявление у руководителя, ставим печать, указываем дату составления.
Последняя таблица в заявлении заполняется сотрудниками ПФ РФ.
Особенности составления соглашения на ЭДО
Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.
Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года
В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).
В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).
Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.
Скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Соглашение об электронном документообороте с ПФР
По закону отчитываться перед Пенсионным фоном в электронном виде должны организации и предприниматели, у которых работает 25 и более человек. Другие могут делать это по собственной инициативе. По данным Пенсионного фонда уже более 80% компаний и ИП направляют персонифицированные сведения по интернету. Соглашение об электронном документообороте с ПФР нужно тем, кто будет отчитываться по телекоммуникационным каналам связи. Расскажем, как подключиться к электронному документообороту.
Что нужно для электронного документооборота
Чтобы обмениваться с Пенсионным фондом электронными документами, страхователю понадобится:
Внимание!
С января 2022 года вступят в силу новые правила. Руководители компаний и предприниматели смогут получить сертификат УКЭП только в ФНС или в ее доверенном удостоверяющем центре (УЦ). Работники и иные уполномоченные лица станут получать ЭП на имя физлиц в коммерческих УЦ. Сертификаты, выданные в 2021 году, в общем случае можно будет применять до окончания срока их действия (см. «Минцифры: действующие электронные подписи можно будет применять в 2022 году»).
Как заключить соглашение с Пенсионным фондом об электронном документообороте
Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.
Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.
Второй вариант — направить в ПФР электронное заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Заявление следует заверить электронной подписью. В этом случае второй документ (соглашение) не требуется. На сегодняшний день данный способ доступен не во всех регионах.
Заявление о подключении к электронному документообороту ПФР
В заявлении, в числе прочего, нужно указать следующую информацию:
В течение двух рабочих дней фонд пришлет страхователю уведомление об удовлетворении заявления (или об отказе, если указаны неполные или ошибочные данные).
Важно
Прежде чем сдать отчетность по ТКС, страхователь должен сделать еще один шаг. А именно передать в фонд регистрационную информацию (сертификат для подписи документов в ПФР, код управления Пенсионного фонда и проч.). Система запомнит данные и станет сверять их с теми, что указаны в отчетах.
Особенности составления соглашения на ЭДО
Как мы упоминали выше, соглашение оформляется в бумажном виде. Оно необходимо, когда заявление на подключение тоже подано на бумаге. Если заявление направлено по ТКС, заполнять соглашение не нужно.
Чья подпись должна стоять на соглашении? Человека, который вправе подписывать отчетность в Пенсионный фонд, и на чье имя выпущен сертификат УКЭП. Чаще всего это руководитель компании. Иногда отчеты подписывает по доверенности другой сотрудник, например, главбух. В этом случае доверенность следует приложить к соглашению на ЭДО.
Добавим, что в некоторых регионах введены свои особенности. Иногда нужно заключить допсоглашение, либо использовать бланк, разработанный специально для данного субъекта РФ, могут попросить заполнить несколько экземпляров соглашения и проч.
Чтобы выяснить все детали, нужно зайти на портал ПФР и в правом верхнем углу выбрать свой регион. Далее перейти в раздел «Информация для жителей региона», открыть вкладку «Страхователям». В ней найти соответствующие данные.
Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет
Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернетПеречислим основные преимущества:
Как видим, заключить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом нужно не только тем, у кого численность застрахованных лиц составляет 25 и более человек. Организации и ИП с меньшим штатом сотрудников тоже выиграют благодаря ЭДО. Ведь они смогут дистанционно, без лишних хлопот, отправлять в фонд все необходимые отчеты. В частности, СЗВ-ТД, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности
Виды электронной отчетности в ПФР
После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:
Подробнее об отчетности в ПФР узнайте из публикации «Как заполнить и сдать отчетность в ПФР за год?».
При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:
Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.
Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности
После того как вы выбрали удостоверяющий центр или компанию — уполномоченного представителя, вам нужно написать заявление в ПФР. Образец заявления можно скачать на сайте фонда.
Заявление содержит просьбу к ПФР подключить страхователя к системе электронного документооборота и содержит следующие сведения:
Нередко менеджеры удостоверяющего центра или уполномоченного представителя предоставляют бланк заявления для подключения электронной отчетности с ПФР сразу при заключении договора об оказании услуг электронной отчетности.
Специалисты ПФР после получения от компании заявления должны будут предоставить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.
Итоги
Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.
ЭДО с ПФР
В ходе своей деятельности любая организация или индивидуальный предприниматель контактирует с различными государственными структурами, включая Пенсионный фонд России.
До недавнего времени документы в ПФР подавались исключительно в бумажном формате. Сегодня временные и трудовые затраты компании на взаимодействие с этой структурой можно минимизировать посредством электронного документооборота.
Подробно рассмотрим порядок заключения договора с ПФР об электронном документообороте, бланк заявления и особенности его оформления.
Что нужно для электронного документооборота
Электронный документооборот — это уже известная система обмена данными. Ряд её положительных моментов:
Для внедрения цифрового документооборота потребуется:
До обращения в территориальный офис ПФР требуется воспользоваться услугами удостоверяющего центра. Оформите заявку на сертификат ключа подписи руководителя организации и на получение других необходимых для использования цифровой подписи документов.
Оформление соглашения об ЭДО с ПФР
Соглашение об электронном документообороте с ПФР заключается при подаче следующих бумаг:
Пакет направляется в отделение ПФР, которое располагается по месту деятельности компании. Заключать соглашение от лица обособленного подразделения необходимо в том отделении ПФР, которое относится к месту расположения этого подразделения.
Рассмотрим нюансы заполнения бумаг по электронному документообороту подробнее.
Заявление по документообороту с ПФР
Скачать шаблон можно на сайте ПФР. Заполнению подлежат следующие графы:
Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Для компаний требуется закрепить документ печатью.
Соглашение по электронному документообороту
Скачать типовую форму соглашения по ЭДО можно на сайте ПФР или получить его в территориальном отделении.
Подключение ведётся по договору, который заключается между страхователем в лице конкретного отделения ПФР и абонентом системы в лице организации или ИП. В документе имеются следующие положения:
В шапке документа указываются полные наименования территориального фонда ПФР и организации:
В конце аналогично указываются реквизиты сторон.
Важно внимательно отнестись к заполнению договора. Любые неточности приведут к возврату бумаги для её доработки. В этой ситуации дата подключения абонента к системе будет отложена.
Подача документов по цифровому документообороту
Документы принимает территориальное отделение ПФР по месту деятельности абонента. Страхователь имеет право отказать в документообороте в следующих ситуациях:
При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.
Проще всего наладить ЭДО с помощью сервисов. «Астрал.ЭДО» — это удобный сервис для организации и ведения электронного оборота документами. Для связи с различными контрагентами не требуется установки дополнительного программного обеспечения. А для тех, кто использует программу «1С» будет удобнее подключиться к «1С-ЭДО». Сервис позволяет осуществлять обмен любыми файлами, вести архив электронной документации и подписывать документы различными квалифицированными сертификатами.
Продукты по направлению
Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!
Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С
Порядок подключения к системе электронного документооборота ПФР
Оформление юридических документов
На текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР.
Регистрационную информацию необходимо направлять, чтобы сертификат попал в программный комплекс БПИ (Бесконтактный прием информации)*
* Если отчетность только по СЗВ-ТД, рег. информацию направлять не нужно.
При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.
Регионы, которые уже работают по этой схеме:
03 (Республика Бурятия);
14 (Республика Саха — Якутия);
18 (Удмуртская республика);
20 (Чеченская Республика);
23 (Краснодарский край);
24 (Красноярский край);
27 (Хабаровский край);
32 (Брянская область);
34 (Волгоградская область);
35 (Вологодская область);
36 (Воронежская область);
43 (Кировская область);
45 (Курганская область);
50 (Московская область);
58 (Пензенская область);
60 (Псковская область);
62 (Рязанская область);
63 (Самарская область);
64 (Саратовская область);
67 (Смоленская область);
69 (Тверская область);
71 (081-. ) (Тульская область);
72 (Тюменская область);
86 (Ханты-Мансийский округ-Югра).
Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд *:
* Документы и схема подключения в вашем регионе могут не совпадать с описанными выше. Шаблоны документов необходимо брать на сайте Пенсионного фонда в разделе регионального отделения.
Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.
Примечание: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.
Особенности для страхователей 01 региона
Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:
Особенности для страхователей 02
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:
Особенности для страхователей 24 региона
С 01.05.2019 не требуется лично предоставлять в ПФР соглашения и заявление (см. письмо).
Достаточно направить по ТКС регистрационную информацию в ПФР, в которой поля номер и дата соглашения можно оставить пустыми, они не обязательные.
Особенности для страхователей 26 региона
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Ставропольского края нужно:
Особенности для страхователей 53 региона
Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:
Особенности для страхователей 55 региона
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:
Особенности для страхователей 66 региона
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:
Особенности для страхователей 78 и 47 регионов
Регистрация новых организаций осуществляется по новой схеме.
Особенности перехода ИП с двух рег.номеров на один
До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.
С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий: