что собой представляет договорная документация
Работа с договорами. На что обратить внимание
Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.
Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.
Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.
Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.
Зачем создавать регламент?
Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.
Если все сделано правильно, то в организации:
При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.
Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.
Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
С чего начать?
В Положении предусмотрите несколько разделов:
По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.
Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.
В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.
Не забудьте о деталях
Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.
Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.
Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:
Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать
Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.
Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.
У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.
Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.
В чем же плюсы СЭД?
Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.
На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.
При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.
После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.
Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.
Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.
С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.
8 этапов договорной работы
В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
1 этап: инициатива заключения договора
Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.
Если вы занимаетесь подготовкой:
Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
Согласуйте условия с контрагентом.
2 этап: определение основных условий
Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.
Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:
Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).
Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).
Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).
Цену или условия расчетов.
Ответственность за неисполнение.
Сроки и дополнительную информацию.
3 этап: проверка контрагентов
Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.
Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.
Стандартный перечень документов для досье контрагента
Читайте также нашу статью о 17 бесплатных сервисах для проверки контрагента. Смотрите также: Как проверить контрагента
4 этап: доработка текста договора
На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.
5 этап: согласование
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
Обоснование необходимости составления договора.
Обоснование выбора контрагента.
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
Срок согласования для каждого подразделения.
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.
После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.
Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора
6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту
Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.
Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.
Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.
Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.
Реестр договоров
Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:
7 этап: контроль за исполнением
В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).
Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.
Задачи ответственного сотрудника
8 этап: хранение
Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив. Копии и подлинники выдаются на основании запроса, заверенного руководителем структурного подразделения.
Схема работы с договором в электронном виде
Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.
Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).
Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.
Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.
Регистрация договора в электронном реестре.
Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.
Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.
Смотрите также: Курс «Директор по правовым вопросам»
Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ.
Светлана Щербак Автор медиапортала Русской Школы УправленияДоговорная работа: современный подход и регламентация (часть 1)
П равильно разработанный Договорный регламент лежит в основе эффективной договорной работы любой организации. Налаженная договорная деятельность может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров. И если несколько лет назад обсуждался вопрос по поводу того, нужен ли Договорный регламент или нет, то сейчас он звучит по другому: как сделать так, чтобы утвержденный Договорный регламент отражал все этапы договорной работы конкретной организации, т.е. был оптимальным с точки зрения организации процессов управления в конкретной компании, минимизировал все риски и, самое главное, чтобы он был «рабочим документом», а не подготовленным для галочки, и который бы исполнялся всеми работниками организации, включая ее руководителя.
Здесь заметим, что в соответствии со сложившейся судебной практикой 1 совершение генеральным директором сделки без соблюдения принятых в данном юридическом лице внутренних процедур рассматривается судами в качестве доказательства отсутствия добросовестности и разумности в действиях директора при совершении сделки и является основанием для взыскания с него убытков, причиненных в результате ее совершения. Как говорится, комментарии излишни.
См. статью «Как хранить доверенности?»
Любой Договорный регламент разрабатывается в целях минимизации экономических, правовых, налоговых и иных рисков и является внутренним документом, который отражает порядок договорной работы в организации.
В среднем порядка 90% управленческих решений документируются. И ни одна легальная хозяйственная связь между хозяйствующими субъектами не осуществляется без оформления соответствующих документов. А это означает, что в той или иной форме необходимо заключать договор.
См. статью «Создаем для документа предметный указатель средствами MS Word»
Поскольку договорная работа сквозной нитью проходит через все структурные подразделения организации, то именно Договорный регламент представляет собой некий единый алгоритм для совместных действий.
Внутренние документы организации, охватывающие договорную работу, являются достаточно своеобразными для каждой отдельно взятой компании, сделать их единообразными для всех просто невозможно. Далее в статье вас ждут конкретные рекомендации по отдельным важным аспектам и алгоритмам договорной работы, которые были буквально выстраданы автором в результате многолетней практики. Офицеры говорят новобранцам, что военный устав писан кровью, и это правда. В случае с Договорным регламентом цена вопроса конечно ниже, но тоже весьма высока!
См. статью «Делаем ЛНА более наглядным» про использование скриншотов (фотографий изображений экрана)
См. статью «Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания» в № 8′ 2020
Предмет Договорного регламента
Какой же документ является основным объектом регулирования Договорного регламента? Конечно, договор, ответят многие. Но тут не все так просто и следует дать кое-какие разъяснения.
Во-первых, договор – это сделка, выражающая согласованную волю двух или более лиц и их действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, т.е. обязательств (ст. 153, 154, 420 Гражданского кодекса РФ – далее ГК РФ). К договорам применяются правила о двухсторонних и многосторонних сделках.
См. статью «Удобная навигация по ЛНА: возможности Microsoft Word», чтобы создать оглавление и систему внутритекстовых ссылок, которые избавят пользователя от утомительной прокрутки страниц в поисках нужных фрагментов
Во-вторых, договор – это письменный документ, в котором отражены условия вышеуказанных обязательств. Напомним, что согласно подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и гражданами должны совершаться в письменной форме.
Договор, согласно п. 2 ст. 432 ГК РФ, может также заключаться посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Получается, что подписание сторонами единого документа (привычного нам договора) – является далеко не единственным способом заключения договора. Приведем примеры:
Пример 1. Заключение сделки путем выставления счета и его оплаты
Организация А выставила счет от 14.03.2016 № 345 организации Б, который содержит все существенные условия договора купли-продажи. Поэтому он может быть квалифицирован как оферта, а его оплата организацией-покупателем – как акцепт. Соответственно, письменная форма заключения сделки в этом случае соблюдается.
Пример 2. Заключение сделки путем обмена несколькими документами
Организация А направила организации Б документ «Заявка на участие в выставке», которая содержит существенные условия договора (оферта). Организация Б направила письмо «О подтверждении участия в выставке» (акцепт). Письменная форма договора здесь также соблюдена.
Пример 3. Заключение сделки путем совершения конклюдентных действий
Организация А направила организации Б проект договора подряда (оферту), изложив в нем все существенные условия сделки. Организация Б приступила к выполнению работ, полностью соответствующих условиям договора, в срок, установленный для акцепта ГК РФ, не подписав договор. И оферта, и акцепт в данном случае налицо. Поэтому данная сделка считается заключенной путем совершения конклюдентных действий, даже без подписания проекта договора второй стороной.
При этом из зоны ответственности Договорного регламента следует исключить договоры, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, а также договоры из сферы трудовых отношений. Группу исключений можно дополнить и договорами, содержащими сведения конфиденциального характера, в т.ч. сведения, составляющие коммерческую тайну. Целесообразность этих исключений обусловлена спецификой документооборота таких документов, потому, как правило, работа с ними регламентируется отдельными организационными документами.
Предложенный перечень документов каждая организация может дополнять и изменять по своему усмотрению. Например, в исключительных случаях, учитывая специфику деятельности отдельных организаций, можно предусмотреть заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи с обязательным указанием условия о переоформлении договора путем создания единого документа, подписанного сторонами, с указанием о том, когда и каким образом он был заключен.
Но самое главное, что нужно уяснить: под действие Договорного регламента попадают все договоры гражданско-правового характера, заключаемые в виде единого документа, а также все документы, подготавливаемые в рамках заключенных договоров, которые содержат существенные условия и подписание которых приводит к возникновению правоотношений между сторонами сделки (именно несогласование последних в установленном в организации порядке ввиду непонимания их важности отдельными руководителями приводит к серьезным проблемам).
Поэтому без юристов при разработке Договорного регламента вам никак не обойтись!
Схема 1. Этапы договорной работы
Этапы договорной работы
Рассмотрим сначала основные этапы договорной работы и дадим рекомендации читателям по их отражению в Договорном регламенте. А уже разобравшись с содержанием каждого этапа, перейдем к структуре Договорного регламента в целом.
Этапов работы много: начиная с принятия решения о заключении договора и заканчивая его архивным хранением (см. Схему 1). Все они важны, но вот не все стоит регламентировать в одном локальном нормативном акте (ЛНА) – нельзя объять необъятное.
Принятие решения о заключении договора и выбор контрагента
Принятие решения о заключении договора обычно связано с необходимостью приобретения (закупки) товаров, работ, услуг или их продажи. Оно должно осуществляться компетентным лицом.
Выбор контрагента может производиться одним из следующих основных способов, в т.ч. предусмотренных законодательством для отдельных категорий юридических лиц или внутренними локальными актами самой организации:
Обычно данные этапы договорной работы в Договорный регламент не входят, за исключением порядка подготовки и согласования проекта договора для включения в документацию процедуры закупки.
Большинство привыкло к тому, что Договорный регламент прежде всего регулирует процессы, связанные непосредственно с документом под названием «договор», т.е. с его подготовкой, проверкой контрагента, согласованием, подписанием, регистрацией, исполнением. Но на практике возможны и другие подходы к содержанию регламента.
Проверка контрагента
В последнее время значительно возросло количество неблагонадежных компаний на рынке, а это значит, что ваша организация может понести значительный ущерб, заключив договор с проблемным контрагентом.
На актуальность вопросов проверки контрагентов обратила внимание и ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124, настоятельно посоветовав налогоплательщикам самостоятельно, проявляя должную осмотрительность, проверять правовой статус налогоплательщиков.
Сразу оговоримся, что законодательством не предусмотрена обязанность проверять контрагентов по признакам добросовестности. Но доначисление налогов, наложение штрафных санкций, отказ в возврате НДС – это далеко не весь перечень рисков, которым подвергнется ваша организация, если заключит договор с «неблагонадежным» партнером.
С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен ст. 173.1, предусматривающей уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок». Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 № 419-ФЗ.
Правильно организовав проверку контрагента, вы сможете доказать проверяющим органам, что ваша организация проявила должную осмотрительность перед заключением договора, и тем самым снизить свои риски!
Теперь попробуем разобраться, на каком этапе договорной работы лучше проверять контрагента, вопрос этот достаточно спорный. Объясним почему:
Поэтому рекомендуем осуществлять проверку контрагента до этапа подготовки проекта договора.
Теперь самое время вспомнить о творческом подходе, т.к. нельзя всех контрагентов «причесывать под одну гребенку». К «новичку» и давнишнему партнеру, с которым у вас многолетнее положительное сотрудничество, должен быть разный подход. К только что зарегистрированной фирме и госкорпорации – тоже.
Проанализировав договоры, заключаемые вашей компанией, вам стоит определить:
Пример 4. Группы риска заключаемых договоров