Что такое экспедиция в организации
Организация работы экспедиции
Полуфабрикаты, кулинарные и кондитерские изделия реализуются на другие предприятия через экспедицию. Крупные заготовочные предприятия, как правило, имеют несколько экспедиций: экспедиция, реализующая полуфабрикаты (из овощей, мяса, рыбы, птицы, субпродуктов); экспедиция, реализующая кулинарную продукцию (при кулинарном цехе); экспедиция при кондитерском цехе.
Экспедиция размещается вблизи заготовочных, кулинарного и кондитерского цехов. Состав и площади помещений экспедиции зависят от мощности предприятий и ассортимента выпускаемой продукции. В состав экспедиции входят следующие помещения: стол приема заказов, охлаждаемые камеры для кратковременного хранения овощных, рыбных, мясных полуфабрикатов, кулинарных и кондитерских изделий, кладовые кондитерских изделий, помещение приема и разборки транспортной тары, моечная тары для полуфабрикатов, кулинарных и кондитерских изделий, помещения для хранения тары, комната экспедитора.
В столе заказов принимаются заявки на полуфабрикаты, кулинарные и кондитерские изделия. Заказы принимаются по телефону и заносятся в бланки, где указываются наименование, заказанные изделия, количество и его стоимость.
Принятые заказы направляются в производственные цехи для выполнения. Отпуск каждой партии изделий из экспедиции оформляют расходными накладными. Экспедиционную тару с изделиями маркируют и пломбируют. На упаковочном ярлыке указывают
наименование предприятия-изготовителя и его подчиненность, наименование и количество изделий, массу, дату выпуска и срок реализации.
Дата добавления: 2015-10-21 ; просмотров: 4083 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ
Организация экспедиции в предприятии общественного питания
Организация работы экспедиции
Общие положения
Штатное расписание составляется исходя из объемов отпуска продукции предприятием на сторону.
Должность
Штат
График работы
Режим работы
За что отвечает
05:00…17:00 воскресенье: 06:00…16:00
Второй оператор: набор и распечатка накладных на отгрузку
Для данных сотрудников предусмотрен обеденный перерыв в течении одного часа. Время обеденного перерыва определяется самостоятельно, исходя из текущей ситуации. Площадь комнаты 25-30 кв.м., которая оснащена входом и выходом. В комнате находятся стол для непроверенной продукции, электронные весы, стол для проверенной продукции, холодильные шкафы и горки, стеллажи. Оборудование и инвентарь промаркированы. Компьютер и принтер в пользовании сменного оператора и второй компьютер в пользовании дневного оператора.
Описание и принципиальная схема экспедиции
Начало работы экспедитора
Доставку дневных сотрудников экспедиции на рабочее место ежедневно осуществляется за счёт организации службой такси (на аутсорсинге). Рабочий день дневного экспедитора и оператора начинается в 5:00, поэтому чтобы в это время приступить к работе, они должны прибыть на рабочее место в 4:50 и переодеться. В случае принятия смены у своей сменщицы, экспедитор должен прибыть на рабочее место в 4:30 и проверить наличие и количество остатков по товарному отчёту. Произведя сверку, она расписывается в тетради приёма и сдачи смен, которая должна быть пронумерована и прошнурована. Эта тетрадь является обязательным документом. В случае расхождения фактических данных с данными в накладной, экспедитор составляет акт, в котором обязательно указывается Ф.И.О. экспедитора принимающего и сдающего смену, дата, позиции, по которым есть расхождения, количество указанное в товарном отчёте и фактическое количество. Данный акт должен быть составлен в присутствии сотрудника охраны и заверен им. В свою очередь при подписи данного акта сотрудник охраны должен убедиться в достоверности изложенной в нём информации.
Сверка поступающей продукции по накладным
Заполнение накладной
После взвешивания или подсчёта продукции экспедитор вносит фактические данные в бланк накладной[1]. Один экземпляр накладной (см. Приложение 1) хранится в экспедиции, другой в цехе. Таким образом, экспедитор заполняет данную таблицу, вписывая на пересечении соответствующих столбцов и строк данные о количестве продукции в штуках или кг. Каждая новая поставка в экспедицию вносится в отдельный столбец (для удобства оператора), над которым указывается время. В конце рабочего дня экспедитор и бригадир сверяют накладные и ставят подписи. Данные накладные нумеруются и проштамповываются оттиском печати и являются документом строгой отчётности.
Отправка в точки реализации
После сверки продукции по накладным и занесения данных в реестр экспедитор отдаёт этот реестр оператору, который «забивает» приход продукции из цехов в экспедицию, на основе которого другой оператор распечатывает накладные на перемещение[2]. Вместе с продукцией отписывается и тара. Экспедитор заверяет накладные своей подписью и ставит печать. Погрузка начинается в соответствии с графиком[3] (Приложение 2). Во время погрузки старший экспедитор (экспедитор) контролирует погрузку, чтобы на данную точку реализации была отправлена продукция предназначенная именно им. В случае наличия непредвиденных остатков продукции на складе экспедитор обзванивает наиболее крупные точки (магазины) и предлагает неотправленную продукцию.
Отправка готовой продукции в отдаленные точки продаж
При отправке товара в отдаленные точки продаж оператор экспедиции распечатывает накладные (2 экземпляра). Отправляемая продукция пересчитывается совместно водителем и экспедитором. При полном совпадении фактических данных с данными в накладной экспедитор ставит на накладных печать и свою подпись. Водитель забирает оба экземпляра. После доставки продукции в точку продаж и пересчета ее материально-ответственным лицом, водитель оставляет один экземпляр накладной материально-ответственному лицу, а другой экземпляр с подписью и расшифровкой подписи материально-ответственного лица возвращает экспедитору. Этот экземпляр сдается в бухгалтерию.
Отправка готовой продукции в магазины
Отправка продукции в магазины осуществляется в два этапа. Первый завоз производится до обеда, второй после обеда. Это связано с тем, чтобы продукция на витринах была должного качества и вида. При отправке товара в магазины оператор экспедиции распечатывает накладные (2 экземпляра на продукцию, 2 экземпляра на тару и 2 удостоверения качества). Отправляемая продукция пересчитывается совместно водителем и экспедитором. При полном совпадении фактических данных с данными в накладной экспедитор ставит на накладных печать и свою подпись. Водитель забирает оба экземпляра. После доставки продукции в точку продаж и пересчета ее материально-ответственным лицом, водитель оставляет один экземпляр накладной материально-ответственному лицу, а другой экземпляр с подписью и расшифровкой подписи материально-ответственного лица возвращает экспедитору. Этот экземпляр сдаётся в бухгалтерию.
Уборка экспедиции
После отправки продукции сменный экспедитор проводит уборку своего рабочего места (мойка столов (2), (6) и стеллажей (7) — ежедневно, холодильного оборудования (4) — 1-2 раза в неделю).
Окончание смены
Рабочий день сменного экспедитора заканчивается в 17:00. К этому времени экспедитор обязан заполнить товарный отчёт (см. Приложение 3), заполнив основные графы: остаток на начало дня, приход, расход, остаток на конец дня. Остаток на начало дня (ОНД) составляется по факту наличия продукции, он должен совпадать с остатком на конец вчерашнего дня. Приход продукции (П) формируется из накладных, поступивших с цехов. Расход (Р) составляется по накладным перемещения. Остаток на конец дня (ОКД) составляется по факту наличия продукции в конце рабочей смены, он должен совпадать с суммой (ОНД) и (П) за вычетом (Р), т.е. ОКД = ОНД + П — Р.
Сдача товарного отчёта, накладных (на продукцию, на тару)
Товарный отчёт и накладные подписанный экспедитором, сдаются в бухгалтерию на следующий день. На накладных обязательно должны быть подписи материально-ответственных лиц точек реализации, печати (при наличии).
[1] В бланке накладной ассортимент уже напечатан по каждому цеху в отдельности (т.е. для каждого цеха свой бланк). Печать данных бланков заказывается в типографии. Ассортимент бланка обновляется не реже чем 1 раз в 2 месяца с учётом новинок и продукции снятой с производства (ответственный за редактирование менеджер отдела качества)
[2] К этому времени оператор обязательно должен внести данные по отправляемой продукции в базу данных, т.к. отрицательные остатки на складе не возможны (особенность настройки программы).
[3] График погрузки, маршруты движения и количество автомобилей для каждого филиала определяется индивидуально, исходя из количества и расположения точек реализации и объёмов производства.
Организация экспедиций: трудности и особенности бизнеса
На vc.ru ещё не было статей об организации путешествий. Я бы хотел поделиться своей историей о том, как я начал этим заниматься, и развеять некоторые мифы.
В одном абзаце о себе: организатор экспедиций, основатель блога о путешествиях mishka.travel и тревел-аккаунта в Instagram, где публикую фотографии в голове медведя из разных точек планеты (от Антарктиды и Гренландии до КНДР и Йемена). Совершил кругосветное путешествие, побывал на всех континентах, в год в среднем совершаю 70-80 перелётов, активно путешествую с 2008 года. Кафе mishka.food в Перми.
Долгое время занимаюсь организацией путешествий, главным образом это северные регионы: Исландия, фьорды Норвегии, Шпицберген, Лофотенские острова, горы Киргизии, Непала, Доломиты, а также Япония, Марокко и Северный Кавказ.
Пролистывая ленту Instagram, вы то и дело натыкаетесь на предложения присоединиться к какой-нибудь экспедиции в Португалию посёрфить или в Индию помедитировать. Сейчас нет необходимости в турагентствах, благодаря социальным сетям вы можете найти людей по интересам и присоединиться к любому путешествию: от гастротура по Бретани и Нормандии до покорения гор в Гималаях.
Помните, как-то раз все внезапно стали фотографами, затем блогерами, далее эти же люди стали путешественниками. Естественно, что каждый фрилансер (или бездельник?) решил, что организовывать туры — это простое дело. На сегодня для многих жизнь в таком формате, путешествуя и «ничего не делая», кажется идеальной и желанной.
В 2010 году через контакт я набрал свою первую группу для путешествия, маршрут был через Вену и Будапешт на полуостров Истрия в Хорватии.
Но тогда я опередил время, поездка была провальная, так как интересы людей не совпадали полностью: мы с утра искали рынок с морепродуктами, а кто-то варил дома борщ из привезённых из России продуктов, мы проводили дегустации гуляша и купались в открытых источниках в Будапеште, а кто-то сидел в отеле и пил пиво весь вечер.
Не было фильтра. Таковым стал впоследствии Instagram, именно формирование лояльной ко мне аудитории со схожим мировоззрением в дальнейшем избавило меня от какой-либо «фильтрации» участников экспедиций. Instagram стал тем самым фильтром.
Трудности в путешествиях будут окружать всегда. Организация экспедиций — высокорискованное дело, обо всех возможных проблемах, с которыми вы можете столкнуться, я постараюсь рассказать ниже.
У меня была ситуация, когда перед кризисом 2014 года мы были вынуждены отменить путешествие по причине того, что курс рубля ослаб почти в два раза. Люди были в панике, сметали прилавки с гречкой и телевизорами, тут было не до путешествий.
Люди ожидаемо запаниковали, стоимость авиабилетов сильно выросла. Тогда ещё не было моды на Грузию (как раз страна выстрелила после 2014 года), рейсов было не так много, лоукостеров, конечно, в эту сторону не было. Я добровольно вернул всем предоплаты. Конечно, через полгода всё стабилизировалось, но набирать группу заново не было желания.
Даже незначительные колебания курса при организации туров за рубежом могут внести существенные коррективы в его прибыльность.
В экспедициях, как и в любом путешествии, может произойти любая внештатная ситуация. От встречи с медведем в национальном парке до грабежей в центре города. Не говоря уже о сложной политической обстановке (как было у нас в Йемене) или попросту криминале (как случалось с многими в благополучной Барселоне).
Меня пытались ограбить на улицах Анкориджа, а в горах Дигории (это высоко в Северной Осетии), где на маршруте полтора пастуха в день, лошади скинули мои сумки, откуда таинственным образом пропал кошелёк с содержимым.
В этом году была нехватка вертолётов в Киргизии, из-за чего они арендовали их у ВМС Казахстана. Туристов не могли несколько дней вывезти из Хан-Тенгри, банально вертолёт не прилетал, не успевая работать на всех направлениях.
Из-за чего часть группы была счастлива, что можно ещё погулять по горам и ледникам, а другая была несчастлива, так как ей казалось, что ситуация вышла из-под контроля и надо срочно звонить в МЧС и Красный Крест. Сюда же можно внести проблемы с частыми отменами или переносами рейсов, потерей багажа и прочим.
Высокая вероятность того, что траты на организацию окажутся выше запланированных расходов. Вы можете забыть заложить в стоимость городские таксы и налоги за проживание или аренду белья, что может стоить больше аренды гостевого домика, как это часто бывает в Норвегии.
Или, например, невнимательный китаец припаркует машину рядом с вашей и, открывая дверь, поцарапает ваш арендованный автомобиль. В следующий раз вы уменьшите франшизу до нуля, оплатив страховку, но в неё не входят повреждения колёс и стёкол, а камень так не вовремя прилетит именно в ваше лобовое.
А если ещё вспомнить песчаные бури, которые частенько бывают на юге Исландии и никогда не входят в стандартный вид страхования, только если брать дополнительную опцию. А потом окажется, что полная страховка стоит как половина автомобиля.
Зачастую многие ездят в путешествия без медицинской страховки. Это ошибка. Я всегда стараюсь включать медицинскую страховку в стоимость, если это не что-то сильно специфическое, даже если у туристов есть якобы своя страховка «от банка».
Часто люди банально могут простудиться из-за плохо подобранной одежды или кондиционера в машине.
Я попадал в ситуацию, когда был туристом на судне, и команда, рискуя нашими жизнями, вывела нас в десятибалльный шторм в проливе Дрейка. А на Шпицбергене принимающая сторона, а точнее их гиды, неверно оценила ледовую обстановку на фьорде, из-за чего параллельная с нами группа ушла со снегоходами под воду.
Старайтесь никогда не иметь посредников в лице туроператоров или локальных гидов. Необходимо создать такие условия, чтобы вы не зависели ни от кого, только рассчитывали на свои силы. Простой пример: те же самые яхтсмены отменили проплаченную мною экспедицию в Гренландию за пару дней до выезда. При этом они все так же возят людей в Антарктиду, пренебрегая техникой безопасности.
Как рассказывают мои подписчики, до сих пор цифровая радиостанция не соединена с GPS — цифровой сигнал о бедствии в случае ЧП уйдёт без координат. Случись что-то на маршруте в горах или на море — за жизнь людей отвечать будете вы.
Есть мнение, что экспедиции в таком формате будут жестко регулироваться после какого-нибудь печального инцидента. Зачастую организацией путешествий занимаются люди без опыта, отчего туристы рискуют попасть в сложную ситуацию. Невозможность решить простые проблемы и неудобства приводят к конфликтам.
Часто отказ даже одного человека может привести к тому, что поездка будет не прибыльной. Замену для таких поездок перед вылетом найти крайне сложно. При высокой себестоимости туров (не Азия) это всегда большие риски.
Я знаю истории людей, которые летели на Бали с одним из организаторов туров, но только в аэропорту узнали о том, что для въезда необходимо, чтобы срок действия загранпаспорта составлял не менее шести месяцев на момент въезда.
Авиакомпания на рейс их не посадила, деньги за тур они не вернули. Нюансов таких немало, например, кто-то покупает билеты в Лиму через Нью-Йорк, не зная, что транзитной зоны в США не существует, а кто-то летит в Рио-де-Жанейро через Мюнхен и Дюссельдорф, не подозревая, что для внутришенгенского рейса нужна виза.
Вся эта история с экспедициями подпадает под туроператорскую деятельность со своими сложностями в виде многомиллионных страховых взносов и прочего. Одна из задач организатора — как хитро и грамотно оформить договор. В случае каких-то проблем закон, скорее всего, встанет на сторону туристов. Поэтому большинство работает вовсе без договоров, решая возникшие проблемы по мере поступления путём переговоров.
В экспедициях важен микроклимат и однородность группы. Те, кто набирает разношерстную компанию, как правило, встречаются с тем, что команда начинает делиться на группы по интересам или по возрасту.
Поэтому легко искусственно собрать команду единомышленников через тематические экспедиции (бегуны, йоги, мамочки, любители трекингов и походов, сёрферы, детокс-туры и прочее). Сделать универсальный продукт для всех не получится. И стараться делать этого и не нужно.
С каждым днём организаторов туров становится всё больше и больше, увы, по моим наблюдениям, большинство пытаются раскрутиться, лишь демпингуя и экономя на издержках (в первую очередь это слабые гиды, плохие условия для проживания, тесные автомобили низкого класса), в результате чего появляются негативные отзывы на всю сферу деятельности.
Многие блогеры решили, что это «лёгкие деньги» — собирать группу, имея аудиторию лояльных подписчиков. В результате появляются в сети громкие разоблачения и скандалы.
Я участвовал в курсе по обучению гидов. По моей статистике, из ста человек через год продолжают заниматься «работой мечты» от силы три-четыре человека. Если вы всё же мечтаете влиться в это движение, то дам пару советов для начинающих организаторов.
Психологи утверждают, что эмоции, пережитые в группе, чувствуются и запоминаются намного ярче и острее, чем в одиночку. После одной из первых экспедиций ко мне подошли ребята и говорили, что если бы они посетили все те же самые места, но вдвоём, то не испытали бы таких же эмоций. Более того, даже небольшие негативные инциденты, что случаются, только сплочают (?) коллектив, заставляя преодолевать все трудности вместе.
Опытный и раскрученный организатор при наличии своей лояльной аудитории, проверенного популярного маршрута может зарабатывать за одну поездку до 300-500 тысяч рублей. Эта сумма может быть и выше, может быть и заметно ниже — зависит от принципов и методов работы (привлечения других известных блогеров, расходов на пиар и таргетинг в соцсетях). А можно оказаться в глубоком минусе, если группа не наберётся.
Самые высоко маржинальные поездки: много людей, низкие издержки в недорогой стране, ноль переездов, одна цель (бег, йога, сёрфинг, фотошутинг, ретрит, да хоть бизнес-тренинги) с экспертом (коучем, блогером, фотографом). В основном это недорогие азиатские направления: Бали, Шри-Ланка, Непал. Или экзотика в виде трекинга в Перу или теперь уже классическая и популярная в любое время года Исландия.
Если материал кажется интересным, задавайте вопросы в комментариях — постараюсь ответить.
Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1)
В офис влетает рассерженный начальник. Ему срочно — очень срочно! — потребовался какой-то документ. На вопрос шефа «Где?» сотрудники молча переглядываются и пожимают плечами. Начальник топает ногами и обещает всех уволить. Кто-то вспоминает, что похожее письмо пару недель назад видел на столе у Иванова. А может, это и не то письмо… Иванова спросить нельзя — он с понедельника в отпуске, например, в Египте, и всем известно, что мобильник у него выключен. В итоге, после шума и криков, письмо так и не найдено, настроение у всех испорчено, а начальник возвращается в свое логово с твердым намерением лишить всех сотрудников премии за «саботаж» и нерадивость.
Знакомо? Тогда эта статья для вас.
Что такое экспедирование корреспонденции?
Экспедирование включает два основных блока работы с документами организации:
первичную обработку и регистрацию входящей корреспонденции и
отправку исходящих писем.
Таким образом, оно обеспечивает начальный и заключительный этапы прохождения документа внутри организации.
В зависимости от объема документооборота каждого конкретного предприятия необходимо определить количество сотрудников, которые будут выполнять такую работу. Так, в небольшой компании это может быть секретарь, в крупной организации с развитой сетью представительств и филиалов — специальный отдел(отдел экспедирования документов). Традиционно его включают в состав службы документационного обеспечения управления организации, но он может работать и как самостоятельное подразделение. Часть сотрудников отдела занимаются входящей корреспонденцией, часть — исходящей.
Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть определен в инструкции по делопроизводству предприятия. В дополнение и в рамках ее положений экспедиционная служба может издавать собственные нормативные и методические акты, уточняющие определенные моменты в своей работе.
Зачем это нужно?
Экспедиция сотрудничает с различными службами доставки. Сотрудники служб доставки не будут бегать по всем коридорам и выяснять, кому адресовано послание, тем более, что на конверте обычно указывают название организации, не уточняя подразделение или фамилию и должность конкретного сотрудника. Точно также почтальоны не будут собирать по подразделениям письма, предназначенные для отправления. Логично для этой цели выделить определенное помещение и специалиста, который будет работать с корреспонденцией. Понятно, что в его обязанности будет входить и первичная обработка поступивших документов:
Каждая служба доставки предъявляет определенные требования к оформлению отправлений. Недостаточно запечатать письмо в конверт и написать адрес, необходимо также составлять реестры (списки, описи) передачи документов представителям служб доставки для подтверждения факта отправки. Понятно, что такую работу лучше проводить централизованно, так проще обеспечить однотипность оформления отправлений. Также целесообразно сделать дополнительную проверку правильности оформления писем и полноты их состава. Ведь отправка корреспонденции еще более ответственный процесс — письмо уходит из организации, и исправить ошибку порой бывает невозможно.
Экспедиция в процессе работы учитывает количество входящей и исходящей корреспонденции. Входящие номера документов, как правило, одновременно являются их порядковыми номерами по мере поступления корреспонденции в организацию и присваиваются валом в течение календарного года. Последней составляющей исходящего номера документа также является порядковый номер отправления, нумерация сквозная в течение всего года.
В экспедиции собирается информация о поступивших документах :
Авторы и адресаты писем могут получить справки о поступивших или отправленных документах. То есть при хорошо отлаженной работе экспедиции начальнику из описанного в начале статьи случая достаточно было позвонить в экспедиционную службу и спросить, кому и когда был передан интересующий его документ.
Помимо информации о поступившей и отправленной корреспонденции в экспедиции собираются сведения о корреспондентах организации. Нередко фирмы переезжают из одного офиса в другой. В экспедиции происходящие изменения оперативно отслеживают и вносят новые сведения в картотеку. При регистрации входящего письма происходит сверка адреса организации-отправителя с имеющимися данными в картотеке, в случае необходимости вносятся исправления.
Основные функции экспедиционной службы
Экспедиционная служба работает с входящей и исходящей корреспонденцией. А значит, работа отдела состоит из двух основных блоков.
Работа с поступающими в организацию документами складывается из следующих этапов:
Порядок работы с исходящими документами внутри организации таков:
Работа экспедиции связана, как правило, с двумя последними этапами, при этом она контролирует правильность оформления документа. В некоторых организациях регистрацию исходящих документов проводят централизованно.
Экспедиционные службы работают в основном с документами на бумажных носителях, что объясняется вовсе не отсутствием новых компьютерных технологий или устаревшими взглядами сотрудников. Дело в том, что на сегодняшний день нет надежных способов защиты информации, передаваемой по электронной почте , отсутствуют федеральные нормативные акты, определяющие порядок работы с документами в электронном виде. Юридической силой обладает документ, оформленный на бумаге. Поэтому все важные моменты в деятельности организации обязательно сопровождаются его созданием. Общепринятыми способами подтверждения достоверности информации в традиционном, бумажном делопроизводстве являются:
Виды доставки
Большему числу организаций доступны несколько видов доставки корреспонденции. Условия, на которых оказывают свои услуги организации, занимающиеся доставкой почты, различны. Исходя из потребностей вашего предприятия, вы можете выбрать тот или иной вид доставки, учитывая:
Федеральная почтовая служба
Самым доступным и распространенным видом доставки до сих пор остается та, которая осуществляется федеральной почтовой службой. У этой организации самая большая сеть распространения в России, это единственная служба, работающая и с юридическими, и с физическими лицами. У федеральной почты есть возможность доставки писем в самые глухие и отдаленные уголки нашей Родины, в небольшие деревни и поселки. Стоимость услуг почты до сих пор остается невысокой.
Но, к сожалению, недостатки данного способа доставки также существенны. Так, отсутствует гарантия сохранности и получения адресатом вашего отправления, даже если оно было оформлено без ошибок и отправлено заказной почтой. Немалая часть поступивших в организацию писем отправляется обратно в почтовое отделение без вскрытия, так как они попали в нее по ошибке, на самом деле предназначаясь другим адресатам. Зачастую письма идут очень долго. Неделя, две, а то и месяц «ищет» послание своего адресата, при этом удаленность получателя от отправителя может быть минимальной. Письма в пределах одного города могут идти дольше, чем конверты из других регионов.
Службы экспресс-доставки
Оперативность и сохранность доставки вашего письма гарантируют службы экспресс-доставки корреспонденции. Стоимость их услуг значительно выше расценок федеральной почты, но оперативность и точность доставки того стоят. Отправитель передает пакет с документами представителю службы, курьеры которой вручают отправление непосредственно адресату. На пакет оформляется накладная, каждый этап его прохождения фиксируется. Максимальный срок доставки — несколько дней. У различных служб экспресс-доставки разный охват отправителей и получателей по территории: от одного города или региона, до целого мира.
Курьерская служба
Представим организацию, постоянные адресаты которой находятся на незначительно расстоянии, например, на соседней улице, в том же городе, регионе. В таком случае не имеет смысла отправлять документы «соседям» заказной почтой или тратить значительные средства на услуги службы экспресс-доставки. Будет разумнее организовать собственную службу доставки. Курьеры организации по установленному графику могут развозить корреспонденцию в соседние фирмы и забирать оттуда письма, предназначенные для своей организации. Для доставки документов в отдаленные районы города или в регион необходимо выделить служебный транспорт. При организации собственной службы доставки следует продумать порядок ее работы, например:
А может факсом?
Факсимильная связь — оперативный и дешевый способ доставки информации непосредственно адресату, позволяющий миновать многие этапы прохождения документа на традиционном носителе. Но к использованию факса следует отнестись с осторожностью. Причины тому следующие.
Качество связи низкое, поэтому зачастую адресат получает часть текста или абсолютно нечитаемый, «слепой» текст, или вовсе полосочки-квадратики.
Каналы телефонной связи общедоступны, кодировка сигнала не производится. А значит, нет гарантии от несанкционированного доступа к информации.
Велика вероятность получения поддельного документа, который в данном случае легко составить — к тексту можно подклеить копию подписи, а неровности фона и разные оттенки бумаги «списать» на погрешности в работе телефонной сети. Высок риск получения и недостоверной информации.
Автоматизированные системы делопроизводства
Сейчас все большее признание приобретают автоматизированные системы делопроизводства. Если 20 лет назад учебники советовали заводить на каждый поступивший документ несколько регистрационных карточек, то появление систем автоматизированного делопроизводства позволяет избавиться от лишней бумаги и многократной регистрации одного и того же документа в различных подразделениях одной организации. При этом регистрировать документы могут сразу несколько сотрудников — система автоматически присваивает документу уникальный регистрационный номер, который оператору достаточно записать на самом документе.
В случае, когда в организации существует локальная компьютерная сеть, использование специальных программ позволяет отследить наличие документа на любой стадии его прохождения в организации, ведь его «сопровождает» по всем подразделениям регистрационная электронная карточка. Информация о прохождении документа постепенно собирается в ней и доступна пользователям системы на любой рабочей станции.
Автоматизация способствует сокращению ошибок при работе с документами за счет уменьшения влияния так называемого «человеческого фактора» на процесс их оформления и учета. Автоматизированные системы позволяют:
Работа с входящей корреспонденцией
Первичная обработка
От служб доставки конверты и пакеты с документами попадают в экспедиционную службу. Здесь прежде всего необходимо проверить, правильно ли доставлена корреспонденция. Бывает, что в организацию ошибочно поступают документы, адресованные другим фирмам. Такие конверты следует вернуть в службу доставки.
После предварительной проверки письма вскрывают, за исключением тех, на которых стоит пометка «лично». Их следует передать адресату через реестр (журнал) нерегистрируемой корреспонденции.
Документы извлекают из конвертов и проверяют:
Листы одного документа скрепляют при помощи степлера или, если документ объемный, резинки. Использовать канцелярские скрепки нежелательно, так как документы в стопке могут «подколоться» один к другому, и далеко не всегда это удается вовремя заметить. Неформатные приложения (дискеты, диски, фотографии) пакуют в конверт или папку-файл и прикрепляют к сопроводительному документу.
На следующем этапе письма сортируют на документы, подлежащие и не подлежащие регистрации. К последним относятся:
Учетные данные вышеперечисленных документов вносят в журнал (реестр) нерегистрируемой корреспонденции (см. Пример 1), тем самым подтверждая факт поступления в организацию документа и его последующей передачи в структурное подразделение.
В графе 1 демонстрируемого нами образца реестра следует указать общий вид отправления:
В графе 3 — указать вид доставки корреспонденции, при этом можно использовать сокращения:
Реестр распечатывают непосредственно перед передачей корреспонденции адресату, в графе «отметка о получении» секретарь подразделения обязан расписаться и указать время получения почты.
Регистрация документов
Документы, подлежащие регистрации (переписка по вопросам деятельности организации, письма и обращения граждан), предварительно сортируют по адресатам. На рассмотрение руководства организации передают:
Письма для структурных подразделений передают напрямую в эти подразделения, тем самым сокращая путь следования документа к исполнителю.
После проверки документа на нижнем поле его первого листа необходимо поставить отметку о поступлении документа в организацию. Для этого можно использовать штамп с указанием наименования организации или подразделения, осуществившего прием документа, а также даты поступления. При регистрации на оттиске штампа или ниже пишут входящий номер.
Затем документ передают на регистрацию.
На каждый поступивший документ следует заполнить регистрационную карточку, где необходимо указать:
В регистрационную карточку можно вносить любую дополнительную информацию о документе. Например, номер экземпляра документа для служебного пользования — экз.1, язык письма, поступившего из-за рубежа, — английский язык.
Именно при регистрации входящий документ включается в документооборот организации.
Передача в подразделения
После регистрации документы передают на рассмотрение руководства или секретарям подразделений по реестру — списку документов с указанием учетных данных каждого письма. Это необходимо для подтверждения факта передачи корреспонденции адресату. Секретарь должен поставить на реестре:
Документы в подразделения может доставлять курьер экспедиционной службы или секретари подразделений могут в определенное время сами забирать почту из экспедиции. На этом этапе заканчивается работа экспедиционной службы с входящими документами.
Сложные ситуации, возникающие при работе с входящей корреспонденцией
Что делать, если письмо плотно вложено или приклеилось к конверту? А если документ был случайно порезан при вскрытии конверта или изначально поступил испачканным, помятым либо поврежденным?
Ответ: Если чересчур старательный отправитель слишком плотно набил конверт или не пожалел клея и листы письма намертво приклеились к конверту, так, что извлечь документ без потерь невозможно, то в таком случае разрез на листе можно аккуратно подклеить с «изнанки» скотчем, в местах склеек вырезать из конверта фрагменты бумаги. На обороте первого листа документа следует написать: «повреждено при вскрытии конверта», поставить свою подпись.
Также следует сделать пометку при поступлении испачканного или помятого документа: «поступил в испачканном виде», «поступил в мятом виде». Тем самым вы дадите знать, что это не ваша помада и не вы ставили на документы чашку с растворимым кофе, а получили их уже в таком состоянии и заметили это.
Что делать, если пришла повестка с пометкой «явка обязательна» на вчера?
Ответ: Часто бывает, что судебные повестки или любые другие документы, сообщающие о дате определенного события, приходят к получателю с опозданием. В этом случае обязательно прикрепите к документу конверт, на котором стоит штамп почтового отделения с датой поступления письма. Вы можете «подстраховаться» на тот случай, если в дальнейшем конверт будет утрачен (часто в подразделениях его откалывают), следующим образом. Внизу на обороте первого листа документа написать, когда он был получен, и расписаться.
В каких случаях следует вернуть документ?
Ответ: При доставке конверта, адресованного другой организации, его возвращают в службу доставки.
Если адрес на конверте указан правильно, но при вскрытии обнаружен документ для другой организации — такое письмо следует вернуть отправителю или направить по принадлежности.
В случае, когда поступило письмо личного характера, его следует вернуть отправителю. Это могут быть:
Служебные документы без подписи должностного лица также возвращают их автору.
В случае возврата конверта или документа необходимо указать его причину. В зависимости от ситуации на конверте пишут «адресат не работает», «к (наименование организации) не относится». При возврате письма отправителю составляют акт о направлении по принадлежности — сопроводительное письмо. Текст акта на возврат документа см. в Примере 2.
АКБ «Синьор Помидор» из ООО «Амина» получено письмо от 13 сентября 2005 года № АИ–25/138, адресованное заместителю председателя АКБ И.В. Цареву. На документе отсутствует подпись начальника Финансового управления ООО «Амина” Н.Н. Иванова. Указанный документ возвращаем.
Приложение: на 1 л. в первый адрес
Что делать в случае неточной или неправильной адресации письма?
Ответ: Далеко не всегда отправитель письма знает точный адрес организации, ее название, особенно если автором является частное лицо. Тем более, что отправители не обязаны знать о структурных изменениях в вашей организации. Поэтому не торопитесь отказываться от письма с некорректной адресацией или служебного письма, адресованного уволившемуся сотруднику. Исходя из содержания текста документа вы можете определить, куда его передать.
Особые затруднения у корреспондентов Банка России вызывает название Сводного экономического департамента. Чаще всего его название пишут через дефис:
“Свободный экономический департамент».
“Водный экономический департамент».
Наиболее интересное название предложила одна дама. Она адресовала свои письма сводному экономисту департамента.
И, тем не менее, все эти письма принимают и передают по назначению.
Что делать, если обнаружено нарушение, существенное несоответствие, например, неполное приложение, расхождение даты и номера документа на самом документе и в описи вложений в конверт, неверное наименование приложения в сопроводительном письме и т.п?
Ответ: В таком случае необходимо проинформировать о нарушении отправителя письма, если есть возможность, то по телефону. Если автор письма далеко или нарушение существенное — составить акт, в котором сообщить об обнаруженном нарушении, несоответствии. Второй экземпляр акта остается в экспедиции.
Что делать с квитанциями экспресс-доставки?
Ответ: Квитанции экспресс-доставки подкалывают к документу. Хранить их в службе экспедиции не имеет смысла — на квитанции не указывают номера документов, а значит, они не могут служить подтверждением факта получения документа. Но необходимо при регистрации зафиксировать номер квитанции — программы автоматизированного делопроизводства позволяют осуществить поиск документа по номеру отправления.
В каких случаях необходимо прикреплять конверт к документу?
Ответ: Обязательно подколите конверт, если:
Конверты передают вместе с письмами граждан, документами из организаций:
Каждое предприятие может дополнить вышеуказанный список по своему усмотрению.
Как организовать работу по приему нарочной корреспонденции?
Ответ: Для приема корреспонденции непосредственно от граждан или представителей организации, курьеров служб экспресс-доставки можно организовать пункт приема нарочной корреспонденции. Документы принимают в открытом виде, без конверта, запечатанные конверты вскрывают тут же. В пункте приема нарочной корреспонденции сотрудник экспедиционной службы осуществляет первичную обработку документов — проверяет правильность адресации и наличие необходимых реквизитов, состав документа. По просьбе курьера сотрудник экспедиции делает отметку о принятии документа в реестре или журнале службы доставки, на копии документа.
Корреспонденцию из пункта приема следует передавать на регистрацию несколько раз в день, ведь такой способ доставки предполагает ее оперативность.
Необходимо обеспечить беспрепятственный доступ посетителей к окну приема корреспонденции. Оно должно быть снабжено специальным оборудованием:
Порой случаются непредсказуемые и даже опасные ситуации, поэтому необходимо предпринять меры предосторожности. Не следует для приема писем вешать ящик при входе.
Каким образом происходит регистрация писем по принадлежности?
Ответ: При регистрации писем, поступивших из других организаций по принадлежности вопроса, необходимо зафиксировать не только данные автора письма, содержащего запрос, но и:
В последнем нередко содержится просьба отправить копию ответа «посреднику», так как вопрос может косвенно затрагивать интересы этой организации.
Продолжение статьи, посвященное работе с исходящей корреспонденцией, читайте в следующем номере журнала