Что такое экземпляр бюджета
Что такое экземпляр бюджета
В этой статье рассмотрим создание экземпляров бюджета в 1С:ERP.
Для создания экземпляра бюджета переходим по вкладке бюджетирование и планирование, далее экземпляры бюджетов. 
При нажатии кнопки «Создать» откроется карточка экземпляра бюджета (форма для заполнения, в которой необходимо указать ключевую информацию по экземпляру бюджета.). 
На вкладке «Основное» необходимо заполнить следующую информацию
Сценарий (вводим ПЛАН)
Далее записать документ.
После заполнения вкладки «Основное», переходим во вкладку бюджет и кликаем на кнопку Excel, загрузить из Excel.
В открывшейся вкладке кликаем кнопку Добавить, далее по шаблону.
Далее выбираем нужный нам шаблон и кликаем на кнопку Выбрать.
В открывшемся окне кликаем по кнопке «Записать», после чего по кнопке «Редактировать».
Открывается шаблон в Excel файле, далее из сводного бюджета копируем все данные колонки «ПЛАН».
Далее данные вставляем в наш шаблон
Группировки и поля Итог должны быть пустые, для это мы в шаблоне выделяем первую колонку и кликаем на фильтр.
В фильтре выбираем отбор по пустым строкам
Далее удаляем в колонке все значения. Сохраняем и закрываем документ.
Далее в программе 1С кликаем на кнопки «Закончить редактирование» и «Записать и закрыть».
Далее выбираем созданный шаблон, и кликаем на кнопку «Выбрать».
Кликаем на кнопку «Загрузить в документ и закрыть».
Данные загружены, экземпляр бюджета создан. Кликаем на кнопку «Записать и закрыть»
Надеемся, данная статья была вам полезна! Остались вопросы? Задайте их нашим квалифицированным специалистам с опытом работы в 1С более 10 лет.
1С:Профессионал по 1C:ERP – вопрос 3.20
На текущей странице представлен разбор вопроса из Сертификации 1С:Профессионал по 1С:ERP редакции 2.0
Актуальные вопросы из нового комплекта вопросов (по редакции 2.1) рассмотрены в курсе
Вопрос 3.20 – Экземпляры бюджета
В вопросе 3.20 требуется указать, в каких разрезах вводятся плановые данные в Экземплярах бюджета: статей бюджета, показателей бюджета или нефинансовых показателей.
Статьи бюджетов – это оборотные данные бюджетирования (суммовой и/или количественный), показатели – данные по остаткам. Документ Экземпляр бюджета является инструментом ввода плановых данных бюджетирования за определенный период. Т.е. он вводит оборотные данные или статьи бюджета. Для ввода нефинансовых показателей (численности, площадей и пр.) существует документ Установка значений нефинансовых показателей.
Документы Экземпляр бюджета находятся в меню Бюджетирование – Экземпляры бюджетов.
Открываем для примера документ и видим – в табличной части в качестве аналитики указаны статьи бюджетов (в данном случае статьи дополнительно сгруппированы).
Правильным ответом является: данные документа Экземпляр бюджета вводятся по статьям бюджетов.
Методы бюджетирования в 1С:ERP
1. Модели бюджетирования в ERP
Управленческий учет – это процесс обеспечения управленческой деятельности информацией, используемой для планирования, управления, контроля и принятия решений.
Одним из основных инструментов финансового управление деятельностью предприятия в программном комплексе «1C:ERP 2» является бюджетирование.
Бюджеты являются инструментами корпоративного управления, представляющими собой финансовый план будущих операций, и используются для планирования, контроля и оценки эффективности деятельности предприятия. А именно:
· прогноза финансового состояния предприятия;
· сравнительного анализа запланированных и фактически полученных результатов;
· оценки выявленных отклонений.
Правила, определяющие последовательность формирования связанной системы бюджетов в рамках организаций и/или подразделений предприятия, хранятся в модели бюджетирования.
Модель бюджетирования в комплексе «1C:ERP 2» представляет собой элемент справочника и определяет регламент бюджетного процесса на предприятии, выражающегося в последовательности действий из планирования бюджетных показателей и статей, установления бюджетных параметров, использующихся для расчетов, утверждения бюджетов, доходов и расходов денежных средств и прочих операций.
Выбор модели, используемой по умолчанию (если их более одной), осуществляется на основании статистики. В качестве источников статистики используются документы Экземпляр бюджета.
Экземпляр бюджета – это документ, предназначенный для первичного планирования и корректировок плановых данных по видам бюджетов в разрезе сценария. Ввод плановых значений осуществляется по умолчанию в табличном представлении, со структурой таблицы, определяемой на этапе формирования соответствующего вида бюджета.
2. Виды бюджетов и модели бюджетирования
Виды бюджетов – перечень бюджетов, настраиваемых в рамках выбранной модели бюджетирования. На основании данного перечня осуществляется моделирование (прогноз) финансового состояния предприятия с возможностью дальнейшего проведения план-фактного анализа. Вид бюджета определяет иерархическую структуру объединенных в группы статей и показателей бюджетов, а также их аналитик. В качестве аналитик могут выступать, например, Контрагенты, Сотрудники, Статьи движения денежных средств и т. д.
Можно выделить бюджеты, предназначенные для ввода (корректировки) и анализа данных. Первые определяют структуру документа Экземпляр бюджета, вторые – структуру бюджетных отчетов.
Определяется вариант вида бюджета с помощью установки/снятия флага «Использовать для ввода плана»:
При этом установка данного флага влечет за собой следующие ограничения по использованию основных аналитических функций:
· запрет на использование измерений Сценарий, Организация, Подразделение;
· запрет на использование нефиксированного списка объектов аналитики.
В рамках выбранного вида бюджета (как для ввода, так и для анализа данных) могут быть сформированы бюджетные формы учета произвольного уровня сложности, который регулируется выбором необходимого типа таблицы (простая или сложная) и измерением.
Простая таблица может быть применена в случаях, когда отсутствует потребность сравнения значений в ячейках.
В случае использования сложной таблицы пользователю доступна возможность применения формул для задания произвольных связей между отдельными ячейками. Такой вариант формирования можно использовать, например, при расчете валовой прибыли на основании продаж и себестоимости товаров, при расчете ликвидности и т.п..
3. Форма конструктора бюджетов и бюджетная форма учета
Форма конструктора бюджетов состоит из двух частей. В левой части отображаются доступные элементы, а в правой – структура вида бюджета, состоящая из выбранных в левой части элементов. Непосредственная настройка структуры осуществляется при помощи перетаскивания элементов в правую часть. В структуру могут быть включены следующие элементы:
· Заголовок отчета и Нередактируемый текст – текстовые значения, выводимые в отчет. При этом формирование заголовка или нередактируемого текста возможно автоматически при использовании предопределенных параметров.
· Статьи бюджетов и Нефинансовые показатели – статьи бюджетной модели для ввода и анализа фактических и плановых данных.
· Показатели бюджетов – показатели для анализа плановых данных. Например,
Для выбранного бюджетного показателя указываются его тип (оборот, начальный остаток, приход, расход, конечный остаток), настройки отбора и границы периода получения данных.
· Производные показатели – показатели для анализа промежуточных данных. Для получения производных показателей производится настройка формулы его получения.
Формула для получения значения производного показателя описывается в специальном интерфейсе. В качестве показателей для настройки формулы могут использоваться обороты по статьям бюджетов, значения показателей бюджетов и нефинансовых показателей, функции, логические и арифметические операторы.
Форма настройки формул появляется автоматически при добавлении производного показателя.
· Таблица – элементы, для размещения статей бюджетов, показателей бюджетов (включая нефинансовые), а также объектов аналитики и детализации.
Поддерживаются различные комбинации подчинения аналитик и статей друг другу – как в колонках, так и строках таблиц. Например, допускается подчинение статей периоду или аналитикам и, наоборот, комбинирование вложенности аналитик, периодов и статей. Кроме того, при организации сложных таблиц для вывода в ячейках показателей или статей бюджетирования (без привязки к аналитикам) предусмотрен отдельный табличный элемент Строка/Колонка.
· Измерение – элементы, для ввода и анализа плановых данных. Перечень доступных предустановленных измерений варьируется в зависимости от установленного флага «Использовать для ввода плана».
· Группа и Формула по группе – элементы, предназначенные для формирования иерархической структуры вида бюджета, а также получения промежуточных итогов по группе.
При помощи формулы по оборотам статей бюджетов и значениям показателей, входящих в группу, можно получить сумму, вычислить максимальное, минимальное или среднее значение, рассчитать отклонение (в том числе в процентах) и средний процент выполнения плана. Итог по группе может быть показан отдельной строкой, если формула располагается внизу группы, или в строке с группировкой, если формула располагается вверху группы.
Для управления положением формулы используются кнопки стрелок Переместить вверх/вниз.
· Редактируемое значение – элемент для ввода произвольной информации в бюджетную форму. Обратите внимание, если тип вводимого значения – число, и в поле не введено никакого значения, то в ячейке хранится не ноль, а null. Для использования этого неопределенного значения в качестве нуля в других ячейках нужно использоватьформулу 1С (ЗначениеЗаполнено([РедактируемоеЗначение]), [РедактируемоеЗначение], 0)
Бюджетирование в 1С ERP
Бюджетирование в 1С ERP обеспечивается функционалом специализированной подсистемы «Бюджетирование». В 1С ERP 2.0 был объединен опыт 1С УПП 1.3 и других прикладных решений, в том числе и отраслевых.
Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим специальным предложением.
Функционал подсистемы определяется концепцией:
Правила формирования финансовой структуры в подсистеме бюджетирование 1С ERP
Для каждой модели бюджетирования формируются правила формирования финансовой структуры (перечень ЦФО), структура бюджетов, бюджетный регламент и порядок лимитирования.
Лимитирование в подсистеме бюджетирование 1С ERP
Состав основных объектов подсистемы бюджетирование 1С ERP и взаимосвязи между ними
Элементы настроек подсистемы бюджетирование в 1С ERP
Статьи бюджетов
Перечень статей бюджетов, которые могут использоваться при формировании структуры определенного вида бюджета, хранится в справочнике «Статьи бюджетов».
Для каждой статьи бюджета указывается использование аналитики, ведение количественного и валютного учета. Ведение количественного и валютного учета может быть настроено через выбранные виды аналитики.
При помощи команд из формы справочника можно перейти к формам для ввода списка зависимых показателей и правил получения фактических данных.
Показатели бюджетов
Перечень показателей бюджетов, которые могут использоваться при формировании структуры определенного вида бюджета, хранится в справочнике «Показатели бюджетов».
Для каждого показателя указывается использование аналитики и показатели для планирования. Из формы справочника при помощи команд панели навигации можно перейти к списку влияющих статей и правилам получения фактических данных.
Связи показателей бюджетов
Формирование значения показателей бюджетов осуществляется при помощи изменения значения определенных влияющих статей оборотов. Для хранения этих взаимосвязей используется регистр сведений «Связи показателей бюджетов».
При определении зависимости указываются связанные статья и показатель бюджетов, характер влияния (расход, приход, коэффициент) и параметры трансляции аналитики. Используемые зависимости могут быть проанализированы при помощи отчета «Связи статей и показателей бюджета».
Нефинансовые показатели
При формировании плановых данных в прикладном решении могут использоваться нефинансовые показатели. При помощи нефинансовых показателей можно рассчитать зависимые статьи бюджетов по заданным планируемым значениям. Например, при помощи нефинансовых показателей можно выполнить расчет планового ФОТ или объема продаж в суммовом выражении.
Для каждого нефинансового показателя указываются виды аналитики, детализация, вид показателя (денежный, коэффициенты, количественный) и правила хранения показателя (в документе или в других подсистемах).
Для ввода значений нефинансовых показателей в прикладном решении используется документ «Установка значений нефинансовых показателей».
Документ может быть заполнен по шаблону. Формирование шаблонов заполнения нефинансовых показателей может быть выполнено непосредственно в документе «Установка значений нефинансовых показателей».
Модели бюджетирования
Все используемые на предприятии бюджетные модели описываются в справочнике «Модели бюджетирования».
Бюджетная модель определяет:
При вводе регламента планирования в подчиненном справочнике в иерархии создается перечень и последовательность выполнения шагов.
Шаги этапов могут объединяться в этапы процесса (группы справочника). Этапы процесса могут быть повторяемыми с определенной периодичностью. Этапы процесса определяют порядок выполнения задач (до или после начала или окончания периода).
Для каждого шага указываются параметры формирования бюджетных задач.
Виды бюджетов в подсистеме бюджетирование 1С ERP
Виды бюджетов создаются и хранятся в одноименном справочнике и могут использоваться в рамках конкретной бюджетной модели.
Структура бюджета проектируется визуально при помощи интерфейса, аналогичного интерфейсу генератора финансовых отчетов из подсистемы «Финансовый учет и отчетность по МСФО».
Структура бюджета формируется добавлением в нее элементов (элементов оформления, таблиц, группировок, формул, статей и показателей), расположенных в левой части интерфейса.
В качестве измерений в структуре бюджетов могут указываться периоды, валюта и все виды аналитики, которые выбраны в плане видов характеристик «Аналитики статей бюджетов». При этом аналитика может быть задана фиксированным списком элементов справочника или списком всех элементов справочника, по которым в периоде формирования бюджетного отчета имеются обороты и остатки.
При использовании фиксированных значений аналитики в структуру бюджета опционально добавляется строка «прочее…» с выводом суммарных значений по остальным значениям аналитики. Пример приведен на скриншоте выше.
Статьи и показатели бюджетов в структуре вида бюджета могут выводиться в таблицах, при этом доступны три вида таблиц:
В структуре могут использоваться производные показатели, которые формируются по определенной формуле. В качестве операндов в формуле могут использоваться статьи и показатели бюджетов. При создании формулы используются арифметические, логические операторы и различные функции (сложения, выделения среднего, максимального, минимального значения, условия и т.п.)
Если для вида бюджета установлен флаг «Использовать для ввода плана», созданная структура бюджета может использоваться для ввода плановых данных при помощи документа «Экземпляр отчетов».
Такие бюджеты имеют ограничения по гибкости настройки структуры в сравнении с видами бюджетов, которые используются для формирования бюджетных отчетов. Например, для таких бюджетов нельзя использовать измерения Сценарий, Подразделение, Организация, так как они указываются в шапке документа «Экземпляр бюджета» при вводе плановых данных.
Ввод плановых данных
Ввод плановых данных в прикладном решении выполняется при помощи документа «Экземпляр бюджета».
В документе указывается сценарий, период планирования, вид бюджета, значения обязательных аналитик и плановые данные в структуре выбранного вида бюджета.
Процесс ввода плановых данных в экземпляр бюджета представляет собой ввод данных в ячейки формы бюджета. При вводе плановых данных выполняется автоматический расчет связанных статей и показателей, а также итогов по группам статей. Ввод плановых данных в экземпляр бюджета может быть выполнен в любой валюте. При проведении документа плановые данные хранятся в валюте документа, валюте сценария, валюте управленческого учета и валюте регламентированного учета.
Плановые данные могут быть загружены из внешних файлов в формате *xls.
Документ позволяет осуществлять как ввод, так и корректировку плановых данных.
При установке в модели бюджетирования флага «Утверждать бюджеты» становится доступно управление статусами документов из бюджетных задач.
Если для модели бюджетирования используется бюджетный процесс, ввод документов «Экземпляры бюджетов» может выполняться при помощи механизма задач бюджетирования. По факту выполнения пользователями одних задач в информационной базе формируются новые задачи в соответствии с бюджетным процессом. Автоматическое формирование задач может выполняться регламентным заданием «Формирование бюджетных задач», которое доступно в разделе «Администрирование/ Поддержка и обслуживание/ Регламентные и фоновые задания/ Формирование бюджетных задач».
Для разделения процесса работы с экземплярами бюджета по зонам ответственности пользователей может в прикладном решении быть использован механизм статусов. При установке в бюджетной модели флага «Утверждать бюджеты» статусы документов «Экземпляр отчетов» могут устанавливаться из задач бюджетирования. Статусы документов влияют на ввод новых задач и формирование бюджетных отчетов.
Функции контроля и анализа
Управление бюджетным процессом
Для контроля и управления бюджетным процессом в прикладном решении используется рабочее место «Управление бюджетным процессом». При помощи этого рабочего места в виде диаграммы Ганта осуществляется контроль исполнения бюджетного процесса.
Функции рабочего места позволяют сформировать три вида диаграмм:
В диаграммах могут выводиться следующие показатели:
При анализе фактических показателей и наличии задержек в отчете могут выводиться прогнозы по задачам, которые будут сформированы с учетом текущих задержек.
Анализ и контроль исполнения бюджетов
Для анализа плановых данных и план-фактного анализа данных в прикладном решении используется рабочее место «Бюджетные отчеты». Для план-фактного анализа и анализа фактических данных используются отдельные виды бюджетов, которые не предусмотрены для ввода плановых показателей.
В этой статье вкратце описан функционал подсистемы бюджетирование 1С ERP. Заявленный функционал обещает реализацию процедуры бюджетирования с условием полного повторения логики, заложенной в системе.
В процессе тестирования был обнаружен существенный недостаток. Так и не получилось собрать данные произвольным запросом. Надеюсь, фирма 1С в скором времени даст пояснения по этому вопросу.
Отличительной чертой программного продукта 1С ERP, в частности его подсистемы бюджетирования, является отсутствие какой-либо внятной и качественной документации. Карусель с логикой от релиза к релизу. Основательно подумайте, прежде чем принимать решение о приобретении обозначенного программного продукта.
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Экземпляр бюджета
Бюджетирование в ERP решениях
Экземпляр бюджета – документ, предназначенный для первичного планирования и корректировок плановых данных по видам бюджетов в разрезе сценария, а также по организации и подразделению, если они были задействованы на этапе формирования модели бюджетирования. Перечень экземпляров бюджетов располагается в списке Бюджетирование и планирование – Бюджеты – Экземпляры бюджетов. При формировании документа возможность выбора необходимого вида бюджета ограничена теми видами, для которых при формировании был предварительно установлен флажок Использовать для ввода плана.
Кроме основных объектов аналитического учета, к которым относятся сценарии, организации и подразделения, экземпляром бюджета определяются также и дополнительные объекты аналитического учета. В качестве последних могут быть задействованы аналитики статей бюджетов из одноименного справочника.
Ввод плановых значений осуществляется по умолчанию в табличном представлении, со структурой таблицы, определяемой на этапе формирования соответствующего вида бюджета. При использовании в структуре вида бюджета аналитических разрезов статей бюджетов ввод данных может осуществляться в режиме Редактирование списком. Данный режим позволяет осуществлять добавление объектов аналитического учета, предоставляет удобный механизм копирования данных (например, во все периоды), а также ввода примечаний по выбранным ячейкам.
В случае выбора варианта по умолчанию (табличная форма) в документе Экземпляр бюджета предусмотрены команды, позволяющие добавлять/удалять строки (для нефинансовых аналитик). Также добавление/удаление строк доступно из контекстного меню. Кроме того, в документе доступна корректировка состава дополнительных реквизитов, отображаемых на закладке Основное, при помощи соответствующей команды из группы Еще.
При заполнении документа плановыми значениями осуществляется автоматический пересчет различных показателей и итогов – например, расчет граф Итого и Производные показатели. Данная возможность регулируется с помощью соответствующей команды, и после ее активации обновление значений в ячейках документа происходит автоматически. При использовании указанной возможности необходимо учитывать объемы данных, требующих пересчета, и при их большом количестве автоматический пересчет рекомендуется отключать. Для подобных случаев предназначена отдельная команда Обновить, позволяющая обновлять только ранее введенные данные.
В экземплярах бюджетов, используемых для ввода плановых данных, при помощи отдельного параметра Исключить данные вводимого документа при расчете (доступного при настройке статей и показателей бюджетов производного показателя) осуществляется управление данными текущего документа при планировании. В результате при построении плановых данных пользователю предоставляется право самостоятельно определить необходимость отсутствия или наличия в экземпляре бюджета более поздних корректировок планов. Например, исключить расчет корректировочных данных, введенных позже даты актуальности экземпляра бюджета.
Для ускорения работы с бюджетами, имеющими сложную табличную структуру, предусмотрены настройки, позволяющие хранить в системе рассчитанные данные (флажок Сохранять бюджет в табличной форме экземпляра бюджета), а также осуществлять отложенную процедуру записи документа (флажок Проводить экземпляры бюджетов отложенно). По умолчанию данные настройки при формировании структуры бюджетной формы (вида бюджета) не активированы.
Предусмотрена возможность вычисления и обработки данных с помощью внешнего инструмента MS Excel в случае необходимости. Для этого требуется установить MS Excel.
Управление документами Экземпляр бюджета осуществляется при помощи статусов, доступность которых определяется включенной в модели бюджетирования настройкой Утверждать бюджеты. Наличие статуса в документе позволяет организовать работу над бюджетом (планом) в два этапа: Подготовка и Утверждение. Причем редактирование документа допускается во всех статусах, кроме статуса Утвержден.
Для документов Экземпляр бюджета доступен механизм версионирования, который определяется при помощи соответствующей настройки в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Версионирование объектов – Настройки хранения.
Для повышения наглядности в отчет сравнения версий (гиперссылка История изменений) добавлен вывод секции Табличные документы.
Для документа доступны следующие печатные формы:
Форма Печать бюджетов списком предназначена для формирования упрощенного варианта документов Экземпляр бюджета без отображения полей с итогами. Форма Печать бюджетов предназначена для формирования аналитической записки к экземпляру бюджета, для суммовых ячеек которого были использованы примечания. Перед печатью в эти печатные формы могут быть внесены ручные изменения.
Итоговый анализ данных, введенных в документ Экземпляр бюджета, осуществляется при помощи бюджетных отчетов, в которых предусмотрена настройка отбора данных с учетом установленных для документов статусов.