гугл докс формат по образцу
Как работать с Google Таблицами: полное руководство
Google Sheets — онлайн-аналог Microsoft Excel. С ним можно работать и в офлайне, правда только из браузера Chrome. В этой статье мы научим вас пользоваться Гугл Таблицами и расскажем об их функционале.
Изучаем панель инструментов
Чтобы создать документ-таблицу в Google Sheets, достаточно нажать на блок с плюсом или выбрать один из предустановленных в сервисе шаблонов.
Вы окажетесь в созданном документе, над которым будет панель инструментов. Вот с ней мы сейчас и познакомимся. Всего на панели есть 12 блоков, в каждом из которых присутствует от одной до пяти опций. Левый крайний блок содержит инструменты:
Во втором слева блоке есть лишь один инструмент — «Масштаб», он уменьшает и увеличивает визуальный размер документа. Аналогичную функцию выполняет сочетание клавиш CTRL и «+» или «-» (на Mac OS вместо CTRL нажимайте CMD).
В третьем блоке можно менять формат данных. Например, выбрать денежный, финансовый, валютный, процентный, временной и другие форматы. Здесь же можно сократить или увеличить число знаков после запятой.
Четвертый и пятый блоки позволяют выбирать шрифт и его размер.
Шестой блок содержит инструменты для форматирования шрифтовых начертаний и цветов:
Кнопки седьмого блока применяются для форматирования ячеек таблицы: заливка цветом, границы или объединение ячеек.
В восьмом блоке располагаются инструменты для выравнивания текста, его переноса или поворота.
Девятый блок содержит 5 полезных опций:
В десятом блоке находится кнопка для активации экранной клавиатуры и ввода текста в рукописном режиме.
Одиннадцатый блок выполнен в форме стрелочки вверх. Он позволяет скрывать заголовок таблицы, общее меню, настройки доступа и оставлять только панель инструментов.
Внизу таблицы есть дополнительная панель. Здесь создается новый лист или открывается список уже имеющихся листов. А при нажатии на стрелочку появляется меню, через которое можно создать копию листа, переименовать его, защитить и т.д.
Что можно делать с отдельными элементами в Google Таблицах
Работайте с элементами таблицы при помощи пункта «Изменить», либо через контекстное меню. Здесь можно добавлять новые ячейки, столбцы и строки, а также удалять, вставлять или скрывать. Сначала выделите элемент, который хотите отредактировать или удалить. Затем нажмите на пункт «Изменить» и выберите необходимую операцию. Либо вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши.
В Google Sheets, как и в Excel, можно закреплять строки и столбцы таблицы. Для чего это нужно? Для удобства. Предположим, у вас документ, который состоит из сотен или тысяч строк. При скроллинге заголовки уходят вверх за пределы экрана и становится непонятно, к чему относится содержимое строк. Если же закрепить строки с заголовками, то они всегда будут на виду. Чтобы закрепить строки или столбец, нажмите на пункт «Вид» в верхнем меню, наведите мышь на вариант «Закрепить» и выберите подходящий вам параметр.
При необходимости все элементы таблицы можно двигать и менять местами. Для этого выделите ячейку, строку или столбец, который хотите переместить, нажмите на пункт «Изменить» в меню, укажите нужное вам действие.
Если переместить элемент таблицы нужно на произвольное место, просто перетащите его. Выделите ячейку, строку или столбец, наведите указатель мыши на границу и дождитесь, пока курсор примет форму руки. Затем зажмите левую кнопку мыши и перетащите ячейку, строку или столбец туда, куда вам надо.
Сортировка и фильтрация данных
Оба инструмента находятся в разделе «Данные» в верхнем меню.
Сортировать информацию в таблице можно по алфавиту в прямом и обратном порядке. Если в таблице только числа, то они будут отсортированы по величине значения.
Чтобы не затрагивать строку заголовков, нажмите на «Сортировка диапазона…» после того, как выберете нужную часть документа, и пометьте пункт «Данные со строкой заголовка». Затем кликните по кнопке «Сортировать».
Что касается фильтров, они позволяют скрывать в таблице определенные данные, оставляя только те, что нужны на текущий момент. Инструмент находится в разделе «Данные». Он имеет 2 варианта:
Активируйте фильтр, потом нажмите на его иконку в заголовке строки. Такой значок присваивается каждому столбцу.
Фильтрация от А до Я и наоборот работает аналогично сортировке. Здесь же можно выбрать различные условия для фильтра. Можно создавать несколько фильтров и накладывать их один на другой.
История изменений документов в Google Таблицах
Если вы что-то изменили в таблице и позже обнаружили, что изменения неверны и нужно вернуть всё, как было, ― не спешите переделывать вручную. Google Sheets сохраняет все версии документов вместе с данными об авторах и времени изменений. Они доступны по клику на надпись: «Все изменения сохранены на Диске» или меню «Файл ― История версий ― Смотреть историю версий».
Здесь можно отменить изменения и восстановить любой из вариантов. Конечно, при условии, что у вас есть доступ к редактированию документа.
В Google Таблицах есть еще немало опций, которые пригодятся любому. Это и формулы, и вставка диаграмм, и различные дополнения. Изучайте все возможности сервиса и делитесь своими впечатлениями с сообществом 1C-UMI в социальных сетях ― ВКонтакте и Facebook!
Как редактировать и форматировать ячейки в Google Таблицах
Russian (Pусский) translation by Andrey Rybin (you can also view the original English article)
Форматирование электронных таблиц это работа с внешним видом ваших таблиц, в результате которой ваши данные лучше читаются и интерпретируются. Если электронные таблицы хорошо отформатированы, вы можете буквально скользить взглядом по данным и воспринимать их быстрее, чем просто исходный набор данных.
В результате небольшого форматирования, данные читаются гораздо лучше и проще увидеть то, о что данные говорят.
Используйте форматирование Google Таблицах, чтобы их было легче читать, и чтобы облегчить вашу совместную работу с электронным таблицами прямо в веб-браузере. Вот несколько инструментов форматирования, которые мы разберем в этом уроке:
В этом уроке, я собираюсь пробежаться по разным вопросам и научить вас основным навыкам, необходимым для работы с форматированием в Google Таблицах. Вы научитесь, как использовать основные элементы форматирования, которые облегчат чтение ваших Google таблиц. Давайте приступим!
Как Редактировать Google Таблицы (Смотри и Учись)
В видеоуроке ниже, я бегло рассматриваю как редактировать “сырые” Google Таблицы. Вы можете увидеть как я принимаю решение по поводу добавления стилей и форматирования, чтобы подчеркнуть значения в определенных ячейках.
Продолжайте читать дальше, это иллюстрированное руководство по созданию Таблиц, который отлично смотрятся.
Как Форматировать Данные
Один из важнейших моментов в форматировании ячеек в Google, это понимание того, что ячейка имеет формат, соответствующий данным, которые в ней содержаться. Даже если это числовые значения, формат для цены в долларах, будет отличаться от порядкового номера продукта.
Вот почему так важно форматирование. Когда я перехожу к номеру, я должен быть по крайней мере представлять, о каком типе данных может идти речь. Давайте, рассмотрим некоторые хитрости, которые вы можете использовать при работе с данными, чтобы сделать их более читаемыми.
1. Формат Валюты
Электронные таблицы часто содержать в себе финансовую информацию, поэтому важно, чтобы это учитывалось при форматировании. И если значение «$504.53» ясно указывает на количество в долларах, то значение “504” в ячейке уже не так очевидно. Вот почему валютное форматирование так полезно.
При форматировании данных, всегда начинайте с того, что щелкните по ячейке и выделите данные, к которым вы хотите применить форматирование. В примере на скриншоте ниже, обе колонки «Amt» и «Hourly», только выиграют, если к ним применить валютное форматирование. Выделив данные, щелкните по значку денежного формата (в русском варианте “р.”, чтобы применить валютное форматирование ко всему выделению.
Выделив данные в денежном эквиваленте, найдите денежный символ в на панели инструментов и щелкните по нему, чтобы сделать соответствующее отображение.
Это отличный пример того, как форматирование делает электронные таблицы более понятными. Обозначение в денежных единицах, сразу дает понимание пользователю, что это за данные, в отличие от простых числе.
Для читателей из других регионов, надо учитывать, что вы можете изменить значок валюты. Для этого, выделив данные, щелкните по иконке 123, а затем выберите Другие Форматы > Другие Валюты, как показано на скриншоте ниже.
Нажав опцию меню 123 (форматирование для чисел), выберите Другие Форматы > Другие Валюты, чтобы выбрать новый символ валюты, который добавится к вашим данным.
Выберите другой символ для валюты, чтобы привязать ваши Google таблицы к местным денежным единицам. Только нужно помнить, что при этом не выполняется автоматическое конвертирование валют, а просто меняется символ.
Наши читатели из других стран, помните, что вы можете изменить символ для валюты.
2. Десятичная Точка
Возможно вы так же захотите настроить количество десятичных знаков, которые будут отображаться в вашей таблице. Есть два случая, когда вам это может пригодиться:
В любом случае вы можете настроить количество десятичных точек, отображаемое в электронной таблице.
И здесь мы видим важную концепцию, которая используется при работе с электронными таблицами: данные могут отличаться, в зависимости от того, как вы на них смотрите. Вы всегда можете щелкнуть по ячейке и проверить реальное значение ячейки в строке формул, как это показано на скриншоте ниже.
Чтобы изменить число десятичных знаков, которые будут отображаться в ячейке, найдите иконку, которая выделена на скриншоте ниже, поверх таблицы. Выделите ячейки, которые вы хотите изменить, и щелкните по соответствующей кнопке, чтобы увеличить или уменьшить число десятичных знаков.
Щелкните по первой или второй иконке, из выделенных на скриншоте выше, чтобы увеличить (слева) или уменьшить (справа) число десятичных знаков, которые будут отображаться в ваших данных.
Не забывайте, что вы также можете использовать один из начальных стилей из выпадающего списка, чтобы не заниматься стилизацией ячеек по одной.
3. Формат Даты
Предположим, что у вас есть дата в таком формате «2/10/2018». А что если вы хотели бы, чтобы она отображалась как «10 Фев. 2018?»
Вам не нужно перепечатывать дату в виде текста в нужном вам виде. Вы просто можете изменить формат и как будут отображаться данные. Выделите вашу дату и потом зайдите в Формат > Дата > Другие Форматы > Другие Форматы Даты и Времени. варианты вы можете видеть на скриншоте ниже.
Откройте опции форматирования, выделив вашу дату и зайдя в опцию Другие Форматы Даты и Времени.
С помощью этого выпадающего меню, вы можете настроить каким образом будет отображаться ваша дата. Есть множество преднастроенных вариантов, которые вы можете выбрать, что видно на скриншоте ниже.
Выберите один из встроенных стилей, чтобы начать форматировать стиль отображения даты, а потом используя выпадающие меню, выполните индивидуальные настройки.
Используйте один из форматов данных, как начальную точку, а затем используйте выпадающие меню, чтобы создать тот стиль отображения, который вам нужен.
Как Использовать Выравнивание Данных в Таблицах Google
Выравнивание текста определяет, относительно какой границы ячейки будет выравниваться ее содержимое. Чтобы использовать выравнивание, просто выделите текст, и используете выпадающее меню для выравнивания, которое я привел на следующем скриншоте.
Выберите один из вариантов выравнивания по левому краю, по центру или по правому краю ячейки.
Числовые данные, обычно, легче читаются, когда они выровнены по правому краю, в то время, как текст, лучше читается при выравнивании по левому краю.
Как Форматировать Google Таблицы с Использованием Границ.
Линии границ, которые применяются к краям ячеек, могут очень хорошо помочь в выделении определенных данных на общем фоне.
В примере ниже, вы можете видеть, как я выделил данные и выбрал вид границы в выпадающем меню. Иконки, показывают варианты границы, которую вы можете применить к своим данным, хотите ли вы нарисовать линии между всеми ячейками, или просто хотите обвести данные по внешним границам.
Использование границ с вашими данными, упрощает их прочтение, и вы можете использовать различные варианты стилей границ из выпадающего меню, что показано на скриншоте.
Я думаю что границы, это просто отличный способ выделить данные и сделать их более читаемыми. Я также люблю использовать границы для выделения отдельно таблицы с данным, например входными данными, которые я использую в качестве исходных в формулах.
Бонус: Как Использовать Копирование Форматирования
Чтобы начать использовать копирование форматирования, нажмите на ячейку с которой вы хотите скопировать формат. А далее найдите в меню иконку с валиком (справа от иконки с принтером) и нажмите на нее.
Нажмите на ячейки с которых вы хотите скопировать форматирование, затем на Копирование Форматирования, а затем на ячейки к которым вы хотите применить данный стиль.
Теперь, просто щелкните по полю и выделите те ячейки, к которым вы хотите применить такой же стиль форматирования. Теперь у этих ячеек будет такой же стиль форматирования как и у источника.
Повторяем Пройденное и Продолжаем Обучение
Если вам понравился этот урок по использованию Таблиц, не пропустите другие уроки, которые мы перечислили ниже:
Какой ваш любимый вариант форматирования? Расскажите об этом в разделе комментариев ниже, поделитесь своими советами как использовать форматирование в электронных таблицах Google.
Учимся использовать условное форматирование в Google таблицах
Как сделать так, чтобы в зависимости от содержания таблицы изменялось её оформление? И при этом чтобы это происходило автоматически? В этом нам поможет условное форматирование Google таблицы. Мы научимся правильно составлять условия и узнаем, как изменять оформление не только отдельных ячеек, но и всей строки таблицы.
Итак, мы рассмотрим различные варианты изменения формата данных:
По одному условию
Предположим, у нас имеются данные о продажах шоколада, записанные в таблицу. Каждая строка этой таблицы – это полученный заказ от определённого покупателя. В столбце G при помощи раскрывающегося списка (ссылка) мы отметили, выполнен заказ или нет.
Что нас может интересовать в этих заказах? Давайте для начала выделим те заказы, стоимость которых превышает 10000.
Эти данные у нас записаны в столбце F. Выделяем мышкой диапазон значений стоимости заказа F2:F22.
Нажмите “Форматирование ячеек” и в появившемся окне выберите “Greater than or equal to” и затем в поле чуть ниже укажите значение 200. Это означает, что все ячейки в выбранном нами диапазоне, значение которых больше или равно 200, будут выделены форматом, который мы для примера создали здесь же – жирный красный шрифт на желтом фоне.
Результат мы тут же видим – оформление отдельных ячеек изменилось.
Форматирование в Google таблицах можно настроить не только при помощи одного цвета, но и использовать цветовую гамму. Для этого в окне редактирования выберите “Градиент” и используйте готовые цветовые наборы. А можете сами указать цветовые значения для минимальной и максимальной точки, а также для точки середины (при необходимости).
Получилась цветовая шкала – чем светлее цвет, тем ниже стоимость заказа, а чем темнее цвет, тем больше заказ.
По нескольким условиям
Если же цветовая гамма вам кажется слишком пёстрой, то в разделе “Один цвет” вы можете добавить несколько условий и для каждого из них определить свой вариант. Для этого нажмите на “Добавить правило”.
Давайте выделим цветом заказы больше 10000 и меньше 3000.
Как видите, здесь у нас 2 правила. Первое – для значений больше 10000. Второе – для значений, которые меньше 3000.
Вы можете добавить столько правил сколько посчитаете нужным.
На основе формулы.
Список предлагаемых нам условий, которые мы можем применить к нашему диапазону данных, большой. Однако его, конечно, всё равно будет недостаточно. Поэтому в Google таблицах предусмотрено, что в качестве условия вы можете ввести свою собственную формулу. В ней вы опишете выполнение определённого условия. Иначе говоря, результатом этой формулы должны быть либо «Истина», либо «Ложь».
Для ввода собственной формулы используется самый последний пункт в раскрывающемся списке условий – “Ваша формула”.
Давайте посмотрим, как это работает.
Предположим, мы хотим знать, какие заказы из имеющихся у нас оформлялись в выходные дни. Ни одно из предлагаемых стандартных условий здесь нам не поможет.
Выделяем диапазон дат А2:А22, затем как обычно вызываем меню.
В раскрывающемся меню выбираем пункт “Ваша формула” и в появившемся окошке вписываем формулу, которая поможет нам определить номер дня недели по дате.
Если номер будет больше 5, значит это суббота или воскресенье. И тогда к такой ячейке Гугл таблицы будет применён формат, который мы сами определим чуть ниже в этом же окне настройки.
Как видите, выходные дни теперь выделены цветом.
Ещё один пример. Выделим при помощи особого цвета заказы черного шоколада. Для этого всё делаем аналогичным образом, выделяем диапазон данных с названиями шоколада D2:D22, и затем используем условие
Эта функция возвратит значение «Истина», если в названии шоколада будет встречаться слово “Черный”.
Посмотрите, что у нас получилось – выделенными оказались заказы “Черный шоколад” и “Супер Черный шоколад”. Нам теперь не нужно долго искать их глазами – особенно если наша таблица содержит десятки и сотни строк.
Используем подстановочные знаки.
Если мы хотим установить условие для текстовых значений, то очень удобно при этом пользоваться форматом ячейки с условием “Текст содержит”.
Чтобы придать поиску условия дополнительную гибкость, можно использовать специальные подстановочные знаки. Подстановочные знаки могут использоваться с полями «Текст содержит» или «Текст не содержит».
Чаще всего используют два символа – знак вопроса (?) и звездочку (*).
Знак вопроса соответствует любому одиночному символу. Например, как вы видите на рисунке, текстовое правило, содержащее «?о», выделяет ячейки со значением «Розовый», “Голубой”, “Золотой”, но не “Оранжевый”.
«?о» означает, что буква “о” должна быть второй с начала слова.
Чтобы пропустить любое количество символов (в том числе и ноль (0)), используйте звездочку (*). Например, текстовое правило, содержащее «*р*», должно выделить “Черный”, “Серый”, “Серебряный”, “Оранжевый”, “Красный” и “Розовый”.
Чтобы знак вопроса или звездочка в тексте не воспринимались как знаки подстановки, перед ними принято добавлять тильду (
). Например, текстовое правило, содержащее «Красный*», в нашем примере выделяет ячейки с «Красный», а правило «Красный
*» не найдет ни одной ячейки, так как будет искать значение «Красный*».
Как раскрасить цветом всю строку в Google таблице?
В примерах, которые мы разобрали выше, мы применяли правила к отдельным ячейкам одного столбца. Наверное, вы подумали: «Вот было бы хорошо, если бы так можно было бы делать со всей таблицей!». И это возможно!
Давайте попробуем выделить особым цветом строки с невыполненными заказами.
Для этого условие применим к данным столбца G, а форматировать будем всю Google таблицу.
Обратите внимание – в область форматирования включаем и заголовок таблицы!
Обратите внимание, что формулу мы применили ко всей таблице A1:G22.
Далее мы использовали собственную формулу, в которой указали
То есть, мы как бы приказываем перемещаться по столбцу начиная с первой строки вниз и искать все ячейки со значением “No”.
Как видите, в результате выделенными оказались не только ячейки столбца, в котором мы проверяли наше условие.
Итак, запомним 3 основных правила для условного оформления строк в таблице:
На основе числового значения другой ячейки
Часто встречается вопрос: «Как применить условное форматирование, чтобы условие можно было бы легко изменять? Ведь каждый раз корректировать правило – это очень трудоёмко».
Это совсем несложно. Просто используйте собственную формулу со ссылкой на ячейку, в которой вы укажете необходимое вам условие.
Вернёмся к нашему примеру с заказами на продажу шоколада. Предположим, нас интересуют заказы, где количество товара меньше, чем 50, а также больше чем 100.
Рядом с нашей таблицей в столбце H укажем эти два условия.
Создадим правила форматирования таблицы заказов.
Диапазон применения установим A2:G22, чтобы не изменять заголовок таблицы.
Далее действуем уже знакомым нам способом, используя собственную формулу.
Вот как выглядит формула для заказов, количество в которых больше 100:
Обратите внимание, что здесь также обязательно нужно использовать абсолютные ссылки.
Важно! Используем абсолютную ссылку на столбец E и абсолютную ссылку на ячейку H3, в которой записано наше ограничение – 100. Если это не сделать, формула работать не будет!
Теперь добавим второе условие. Выделим заказы, где количество меньше 50. Нажимаем “Добавить правило” и аналогично предыдущему действию добавляем второе условие.
Обратите внимание, формула условия теперь выглядит так:
Далее создаём правила ссылаясь на эти ограничения.
И тут возникает проблема. Если мы просто подставим в формулу адрес ячейки из листа 2, то получим ошибку. Прямые ссылки на ячейки в формуле возможны только с текущего листа. Что же делать?
На помощь нам приходим функция ДВССЫЛ (англ. – INDIRECT), которая позволяет возвратить ссылку на ячейку, адрес которой написан как текст.
Вот так будет выглядеть ссылка на ячейку:
Итак, мы выделили цветом те заказы, где в названии товара встречается слово, указанное в ячейке В5 листа 2.
Конечно, можно было бы сделать проще. Наша формула могла бы выглядеть так:
Но тогда в том случае, если бы нам необходимо было бы выделить другой товар, пришлось бы редактировать настройки. А это намного сложнее и требует больше времени, чем просто изменить значение ячейки В5.
Как удалить условное форматирование в Google таблице?
Для этого сначала выделите диапазон ячеек, к которому вы применяли его.
В открывшемся справа окне вы увидите все созданные вами условия.
Укажите мышкой на условие, которое нужно удалить, и нажмите значок корзины.
Созданное ранее оформление будет удалено.
Если же вы не помните, какой точно диапазон ячеек оформляли либо просто хотите сделать всё побыстрее, то выделите область ячеек побольше, затем нажмите
Или же используйте комбинацию клавиш Ctrl + \
Важно! Помните, что при этом будет удалено не только условное, но всё прочее оформление вашей таблицы.
Надеемся, что применение условного форматирования в Google таблицах упростит вашу работу и сделает её результаты более наглядными.
Советы по эффективной работе с Google таблицами: