Большинство компаний записывают клиентов, с которыми работают, в Excel, Google Doc или CRM. Вы можете загрузить свою базу клиентов и продолжить с ними работать в Битрикс24. Для этого выберите подходящий вариант импорта.
Импорт из Excel
Чтобы начать импорт зайдите в настройки Канбана.
Скачайте шаблон файла.
Настройте соответствие полей и нажмите Далее внизу страницы.
После завершения импорта для каждого клиента будет создана сделка в CRM. Как правильно с ними работать мы расскажем в следующих шагах.
Миграция из других CRM
Наши партнеры разработали приложения, которые позволяют перенести данные из других CRM.
Чтобы увидеть список приложений нажмите на ссылку Другой CRM.
Кликните на название приложения, чтобы прочитать его описание.
Связь Контактов, Компаний и Сделок при импорте данных.
Перед вами стоит задача занести большую базу клиентов, поставщиков, партнёров и другой важной информации для бизнеса в систему Битрикс24.
Вариант первый: пополнить клиентскую базу вручную. При этом высока вероятность потерять много времени и наделать ошибок. Вариант второй: настроить и запустить автоматизацию процесса.
В статье мы расскажем, как правильно и быстро настроить импорт данных, структурировать информацию и избежать ошибок в системе.
Формат данных для импорта
Рисунок 1. Сохранение данных в формате CSV (разделители – запятые).
Подготовка файла
Чтобы избежать ошибок и сократить время работы с записями, необходимо грамотно подготовить файл для импорта.
Наименования и тип полей файла должны точно совпадать с названиями в вашей системе Битрикс.
Виды полей с записями:
Перед вами откроется пустая страница, если у вас «свежий» незаполненный портал, как показано на рисунке 2:
Рисунок 2. Пустой список полей.
Чтобы добавить новые данные в карточку, необходимо нажать на кнопку «Добавить поле» и выбрать тип.
После добавления список пользовательских полей будет выглядеть так:
Рисунок 3. Созданные поля для карточки CRM.
Чтобы созданные записи появились в карточке CRM, нужно в необходимой сущности добавить поле в саму карточку. Для этого перейдите в CRM > Сущность > Откройте любую карточку > Выбрать поле > Выбрать из другого раздела. В списке стандартных и созданных полей выберете те, которые создали и нажмите «выбрать», как это показано на рисунке:
Рисунок 4. Выбор созданных полей в карточке.
Все выбранные поля, будут показаны в самой карточке. Подготовка CRM сущности для импорта завершена.
Обязательные поля в файле.
Импорт не будет произведен, если в файле нет обязательных полей.
Обязательные поля для разных сущностей:
Компании
Контакты
Контакты или компания с реквизитами
Сделки
Название компании
Фамилия или Имя
Название компании Фамилия или Имя Реквизит: Шаблон Реквизит: Название Реквизит (Россия): Адрес – тип
Название сделки
Разберем основные типы полей «Реквизиты».
Шаблон – шаблон для Битрикс24. Список шаблонов вы можете посмотреть в CRM > Настройки > С чего начать > Шаблоны реквизитов. В список полей можно вносить необходимые изменения и добавлять нужные реквизиты под определенный шаблон.
Рисунок 5. Список полей шаблона реквизитов.
Название – название компании или ФИО контакта в реквизитах.
Важно!Если возникают трудности при создании файла, можно скачать пример Шаблона импортируемого файла и заполнить свой по аналогии с шаблоном. Найти шаблон вы сможете по следующему пути CRM > Сущность > Импорт > Шаблон импортируемого файл.
Импорт
Компании
Мы подготовили исходник с контактной информацией и ИНН компании. Рассмотрим на конкретном примере процесс автоматизации:
Рисунок 6. Исходник.
Переходим в CRM > Компании > нажимаем на шестеренку > Импорт компании. Загружаем наш файл, выбираем необходимые данные и нажимаем галочку «Импортировать реквизиты» указываем «Шаблон для импорта по умолчанию». В нашем случае это будет «Организация». Жмем «далее», выбираем кодировку windows-1251.
Рисунок 7. Соответствие полей.
ИНН загружаем в реквизиты и выбираем «Реквизит (Россия): ИНН». Переходим далее. На вкладке «Контроль дубликатов» жмем далее. Видим следующее сообщение:
Рисунок 8. Отсутствуют значения ключевых полей для реквизитов.
Это значит, мы не внесли обязательные данные, описанные ранее. Возвращаемся в файл CSV и вносим недостающую информацию:
Рисунок 9. Внесенные реквизиты.
Повторяем операцию. Перед нами открывается окно:
Рисунок 10. Данные для импорта с реквизитами.
Мы видим основные записи с добавленными реквизитами. Жмем далее и загружаем информацию.
Рисунок 11. Результат импорта.
Данные успешно импортированы. Переходим в компанию:
Рисунок 12. Импортированная компания.
Наслаждаемся результатом. Все данные, которые были в файле, перенесены в нужные нам разделы, а реквизиты заведены в отдельное поле для удобства работы с ними.
Контакты
Контроль дубликатов
Контроль дубликатов – это функционал Битрикс24, с помощью которого можно избежать повторения записей в CRM системе, оставляя базу чистой и понятной.
Система сообщает, что контакт, компания, лид уже есть в CRM и показывает список похожих записей.
В разделе контроля дубликатов указаны стандартные значения, по которым Битрикс24 будет искать повторы, такие как: название, телефон и e-mail.
Дополнительно можно настроить контроль уникальности по реквизитам (Россия). Система будет искать дубликаты с общими значениями: ИНН, ОГРН, ОГРНИП и Расчетный счет.
Менеджеру CRM предоставляется выбор дальнейших действий с найденными дубликатами:
Проверка дубликатов сэкономит ваше время на поиск уже зарегистрированных контактов перед регистрацией нового и решит проблему разделенной по всем сущностям информации о делах, сделках и счетах клиента.
Вы сможете легко и быстро импортировать данные по сделкам, клиентам и компаниям. Связать импортированные контакты с уже существующей компанией и контролировать повторное создание карточек клиентов в CRM.
С импортом данных в ваш Битрикс24 можно справиться самостоятельно. Однако, необходимо учитывать, если вы имеете базу с данными более 5 тысяч сущностей и большим объемом полей, то при единовременной загрузке их в систему, могут возникнуть сложности.
Обратитесь за профильными настройками к специалистам нашей компании. У нас большой практический опыт, мы знаем те нюансы, которые помогут сэкономить ваше время. Консультируем бесплатно +7 (495) 118-39-18, звоните.
Экспорт данных из CRM Битрикс24, их обработка и импорт обратно в CRM
Отвечаем на часто задаваемые вопросы.
Да можно, без всяких последствий.
Да можно, без всяких последствий.
Данные с ошибкой в формате или вся строка если в ней не заполнено обязательное поле импортировано не будет. Информация об этом событии будет выведена системой на экран вместе с возможностью сохранить информацию в отдельном файле.
Такие строки и поля импортированы не будут. Информация об событиях будет выведена системой на экран вместе с возможностью сохранить информацию в отдельном файле.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
Мастерская «Очень стильный ковёр» за год набрала 390 тысяч подписчиков в TikTok получила заказ от Puma Russia и бренда спортивного питания. Ковры приносят её основателям до 150 тысяч рублей прибыли в месяц.
Как среди 92 миллионов пользователей Рунета найти идеальных клиентов, чтобы настроить рекламную кампанию и снизить расходы на привлечение? Для этого есть два пути: первый – работать с собственными данными, например, из CRM-системы, анализировать их, сегментировать, обогащать и, как следствие, создать свой портрет идеального клиента (ICP). В…
В эту пятницу мы не публикуем традиционный новостной дайджест. Повод серьёзный: у Сбера день рождения! Вместо обычных новостей мы решили опубликовать праздничные. И конечно же, подарить вам подарки. Итак, вот что мы и наши друзья подготовили к юбилею Сбера.
В этой статье мы рассмотрим способы доработки модуля разбиения текста на предложения «Razdel».
Это моя первая статья в Приёмной портала VC, и цель её — как можно сильнее привлечь внимание общественности к откровенному беспределу банка Тинькофф, который злоупотребляет 115-ФЗ, Положением Банка России от 15 октября 2015 г. № 499-П и дополняет требования Закона собственными запросами, не имеющими целесообразности. Но по отношению к кому?
Это первая моя статья, прошу не судить строго.
Другая реальность, наступившая в марте 2020 года, научила нас жить и работать по-новому. Сотрудники контакт-центров одними из первых почувствовали изменения. Именно им пришлось объяснять авиапассажирам, почему отменилась поездка, на их плечи свалилась львиная доля непривычных запросов, в том числе пришлось отрабатывать обращения по резко…
Мы изучили, с какими трудностями сталкиваются компании, которые хотят развивать собственные контакт-центры, — о трех самых характерных явлениях читайте ниже. А тех, кому эта тема близка и интересна, ждем 16 ноября на бесплатном вебинаре, где вы узнаете, как запустить полноценный контакт-центр за одну рабочую неделю.
В ходе нашего с вами общения я все чаще сталкиваюсь с вопросом импорта данных в систему CRM. Дело в том, что на данный момент импорт возможен, только если данные сохранены в формате CSV и кодировке UTF-8, что чаще всего и вызывает неудобства и вопросы.
Сегодня я хотела бы рассказать вам о том, как можно сохранить файл в нужной кодировке, как правильно импортировать данные, что делать если в CRM нет полей, которые есть в импортируемом файле, а также еще один способ импорта контактов. [spoiler] Сохраняем файл в нужном формате.
К сожалению, Excel не позволяет сохранить данные в подходящей форме, поэтому даже при внесении данных в шаблон, который мы предлагаем скачать, могут возникнут вопросы и затруднения.
Я хотела бы рассказать вам один из возможных вариантов решения данной ситуации. Программ, которые позволяют сменить кодировку документа много, и вы можете использовать любую из них, которая удобна вам.
Я приведу пример, как можно сменить кодировку файла, с помощью программы Notepad++
Для начала вам необходимо сохранить свой документ с данными в Excel в формате CSV (разделители – запятые). При сохранении согласиться с двумя всплывающими уведомлениями о сохранении данных.
Затем открываем этот документ в программе Notepad++ копируем все данные (Ctrl+A – Ctrl+C) – вырезаем (Ctrl+X)– устанавливаем кодировку – вставляем данные (Ctrl+V).
Либо, можно сразу нажать «преобразовать в UTF-8 без BOM» и сохранить данные.
После вставки данных, они будут уже в кодировке UTF-8, вам достаточно просто сохранить документ и загрузить его на портал.
Импортируем данные в Битрикс24
Для загрузки в CRM необходимо выполнить несколько шагов:
2. Сопоставить поля вашего документа, с имеющимися пользовательскими полями на портале.
3. На последнем шаге автоматически запускается импорт данных и показывает вам результат (количество загруженных).
Что делать, если в CRM нет полей, которые есть в импортируемом файле?
Если в импортируемом документе есть поля (колонки), которых нет в CRM, вы можете создать их.
Для создания своих пользовательских полей необходимо выполнить следующие действия: CRM – Настройки – Пользовательские поля. На этой странице вы можете выбрать сущность, для которой вам необходимо создать поле.
При создании поля вы можете указать его тип, название, обязательность заполнения, участие в фильтре и т.д.
Если вы выбираете поле типа список, то можно ввести несколько значений, перейдя на вкладку «список», которые система предложит для выбора при создании или редактировании сущности.
Также, вы можете привязать поле к элементам инфоблока, документам, фотогалерее и в последующем при создании или редактировании элемента у вас будет возможность выбрать соответственно документ, альбом и т.д.
Более подробно обо всех значениях и типах полей можно узнать в нашем учебном курсе
Настраиваем форму, размещаем пользовательское поле в нужном месте.
Создав пользовательское поле, его необходимо вывести в настройках форм. Здесь есть один очень важный момент – форма привязана к URL адресу, поэтому необходимо отдельно настроить ее для просмотра элемента, где в адресной строке мы видим «show», и отдельно для создания и редактирования, где уже указано «edit».
В окне настроек формы вы можете исключить стандартные поля, которые не используете и вывести свои, созданные пользовательские поля, расположив их на удобной для вас позиции.
Таким образом вы можете импортировать все данные в CRM: Контакты, Компании, Лиды, Сделки.
Второй способ импорта контактов
Для импорта Контактов есть еще один очень удобный способ, импорт Контактов с помощью vCard. Достаточно открыть почтовую программу Outlook, перейти на страницу контактов и переслать выбранные контакты как визитные карточки на адрес CRM (настроенный в разделе «интеграция с почтой).
Так, выполнив всего несколько шагов, вы сможете перенести данные в CRM Битрикс24 из других программ.
Обратитесь за профильными настройками к специалистам нашей компании. У нас большой практический опыт, мы знаем те нюансы, которые помогут сэкономить ваше время. Консультируем бесплатно +7 (495) 118-39-18, звоните.
