как настроить поэтапное согласование договора в битриксе
Согласование договоров в Битрикс24. Мини-СЭД
Согласование документов в организации. Электронный документооборот
Бизнес создает очень много бумажных документов: письма, договоры, акты, счета, счета-фактуры и акты сверки. Сначала эта работа не пугает, и пачки бумаг даже радуют – бизнес идет.
Если в компании работает больше 10 человек, согласованием и подписанием документов будет заниматься не только директор. Появятся руководители проектов, продавцы, юристы и бухгалтера, которые участвуют в процессе. Каждый будет ставить подписи, вносить правки, предлагать дополнения. Клиенты и поставщики тоже будут править документы и ждать быстрой реакции.
Бегать с версиями документов или пересылать “исправленные” документы по электронной почте – значит тратить время. И никогда ответственный не будет знать точно где документ и кого мы сейчас ждем.
Бумага или электронная почта – путь к потерям времени и нарастающему бардаку.
Решение – специальные программы: системы электронного документооборота (СЭД).
Модуль согласования документов от 8 000 руб. в месяц!
СЭД “для больших”: Directum, ELMA, «Дело», DocsVision, 1С:Документооборот
Внедрение электронного документооборота может сэкономить организации много денег, избавить сотрудников от беготни с бумагами и сделать счастливее клиентов.
СЭД ускоряют работу и освобождают ресурсы.
Существуют решения для электронного документооборота для крупных компаний со сложными процессами. “Большие” СЭД умеют работать с электронными подписями, позволяют рисовать произвольные процессы и интегрироваться с ERP на предприятиях. Самые известные СЭД:
«Дело» компании «Электронные офисные системы»;
Внедрение такой системы на предприятии занимает многие месяцы и стоит десятки миллионов рублей. Это – для больших.
Мы предлагаем бюджетное и быстро внедряемое решение для согласования документов на базе Битрикс24.
Оно подойдет для относительно небольших компаний (до 2000 сотрудников). Мы выбрали самые нужные функции и реализовали их в удобном настраиваемом интерфейсе.
Решение оформлено в виде модуля для коробочного Маркетплейс:
Единая таблица состояний договоров (дашборд).
Маршруты любой сложности.
История версий и уведомления всем участникам.
Распечатка листа согласований.
Также вы можете заказать модуль по подписной модели — от 8 000 руб. в месяц.
Мы проверили наше решение на предприятиях разных сфер бизнеса, учли замечания и переработали механизм настройки маршрутов.
Мини-СЭД это готовый к самостоятельному внедрению модуль документооборота для коробочной версии Битрикс24.
Мини-СЭД для Битрикс24: кому подойдет, что умеет и сколько стоит?
Мини-СЭД подойдет вашей компании, если
можно выделить стандартные процедуры согласования документов;
сотрудники готовы применять Битрикс24 как единую информационную систему;
не требуется электронная подпись.
Напоминаем, мы выпустили облачный продукт “МикроСЭД: согласование электронных документов”.
Ключевые возможности МикроСЭД:
Как организовать документооборот в Битрикс24? 6 задач и 4 способа решения
– А раньше сколько времени тратилось на согласование?
– Половина просто терялась и мы запускали процесс заново!
Суть статьи коротко
Битрикс24 нравится сотрудникам и руководителям компаний своим простым интерфейсом. Часто наши клиенты хотят чтобы корпоративный документооборот тоже работал в Битрикс24.
В статье мы описываем частые задачи документооборота и решения на базе Битрикс24. В зависимости от особенностей и сложности процессов мы знаем что рекомендовать каждой компании.
Если вы отвечаете за внедрение документооборота в компании – вам сюда.
Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.
Дорожная карта внедрения
Задачи электронного документооборота
Согласование договоров и счетов
Наиболее распространенная задача в коммерческих организациях. Отличия в сложности сценариев и числе участников.
До наведения порядка согласование сложного договора может занимать недели, после внедрения электронного документооборота на Битрикс24 – от часов до дней в сложных случаях.
Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы, RPA или Мини-СЭД (см далее).
Согласование маркетинговых акций и бюджетов
Типичный бизнес-процесс в компаниях с выделенными подразделениями маркетинга, HR и финансовым календарем. Обычно занимает несколько недель.
Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы (см далее).
Согласование крупных проектов
Процесс характерен для крупных компаний со сложной структурой принятия решений. Как правило, процесс многоступенчатый и занимает несколько месяцев.
Для согласования и отслеживания типовых повторяющихся проектов у нас есть готовое решение Этапные бизнес-процессы для Битрикс24. Оставьте заявку.
Ведение входящего и исходящего документооборота по ГОСТ
Процесс характерен для крупных и государственных компаний, соблюдающих требования ГОСТ. Отличается отсутствием конкретных целей, начала и конца.
Эту задачу правильнее решать в 1С:Документооборот или Directum. Для экономии лицензий и создания дружелюбного интерфейса можно подключить Коннектор.
Учет внутренней переписки и служебных записок
Процесс также типичен для крупных компаниях, где основная коммуникация идет через письма и записки.
Главная цель внедрения Б24 – заменить такую практику на более быстрые процедуры.
Планерки и собрания. Учет и отслеживание распоряжений
Если в собраниях участвует более 10 человек, требуется отдельный человек и процесс для отслеживания протоколов и выполнения решений. Часто эту задачу возлагают на Б24.
В коробочной версии Битрикс24 есть решение “Собрания и планерки”, который неплохо решает эту задачу.
Правильно, когда все документы по планёркам, распоряжения и протоколы, доступны электронно.
Если никак не удается победить культуру “должна быть бумажка” – рекомендуем внедрить 1С:Документооборот или Directum и связать их с Б24 через Коннектор.
Цель внедрения документооборота в Б24
Ключевая цель внедрения документооборота в Битрикс24 – порядок в согласовании договоров.
Второй приоритет – проекты и бюджеты.
Для решения задач учета поручений, писем и работы по ГОСТ подойдут 1С: Документооборот и Directum.
С Битрикс24 их можно связать коннектором.
Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.
Методы организации документооборота в Битрикс24
Бизнес-процессы
Стоимость решения: Готовый процесс стоит 4500 рублей, нестандартный – обычно до 50 тысяч рублей.
В видео мы рассмотрели автоматизацию процесса согласования документов с помощью RPA
Стоимость подобного решения — от 13 000 руб.
Мини-СЭД
Мини-СЭД – разработка ИНТЕРВОЛГИ для согласования договоров в организациях среднего размера. Решение подойдет вашей компании, если у вас описаны процедуры согласования.
После внедрения сотрудники видят всю работу с документами “как на ладони”, экономится время.
Демонстрация согласования договоров в Битрикс24
Бизнес-процесс согласования документов в Битрикс24
На странице списка договоров отображается список документов со статусами согласований (дашборд для руководителя).
Можно посмотреть статус согласования конкретного документа и задачи отдельным сотрудникам.
Текущая версия договора доступна на Диске.
Если нужно загрузить новую версию договора, нужно перейти на страницу Процесс согласования и загрузить новый файл.
Детальная страница согласования всегда содержит ссылку на лист согласования и задачи участников.
Формирование Листа согласования в PDF
Лист согласования договора
Мини-СЭД продается как готовое решение. Мы готовы помочь с внедрением мини-СЭД и адаптировать под процессы вашей компании. Оставьте заявку.
Стоимость решения: мини-СЭД стоит 150 тысяч рублей, адаптация под компанию обычно до 150 тысяч рублей дополнительно.
Коннектор для Битрикс24 к 1С-Документооборот и Directum
СЭД 1С:Документооборот и Directum часто применяются в компаниях с серьезным подходом и уровнем требований к стандартам.
Битрикс24 легче и проще, заменить “взрослый” документооборот нельзя ни бизнес-процессами, ни решениями на базе RPA.
Если у вас уже внедрены 1С-Документооборот или Directum, для экономии лицензий и создания “единого окна” для всех сотрудников мы предлагаем подключить их к Б24 через Коннектор.
Коннектор реализует три основных сценария:
Запуск процесса согласования (или любого другого) во внешней системе. Внутри СЭД 1С-Документооборот или Directum согласование пойдет так, как реализовали администраторы СЭД.
Контроль статуса. В любой момент сотрудник может посмотреть на какой стадии находится процесс, кто сейчас за него отвечает.
Получение результата. По окончании процесса его результат (согласованный документ, протокол) загружаются в Битрикс24 и доступны для работы в этой среде.
Результат: все работает, экономятся лицензии, большинство пользователей работают в “дружелюбной” среде Битрикс24. Оставьте заявку.
Стоимость решения: Коннектор стоит 50 тысяч рублей, нестандартные сценарии еще около 100 тысяч рублей.
Услуга внедрения 1С:Документооборот стоит от 500 тысяч рублей.
Бонус-трек: Электронная цифровая подпись в Б24
Применение электронной подписи для коммуникаций с внешним миром
Для простых процессов согласования счетов и договоров достаточно просто авторизации в Битрикс24, а чтобы переписка имела неоспоримую юридическую силу, нужно использовать электронную подпись.
Это бывает нужно не только для юридически значимой переписки, но и для обращения к финансовым сервисам и бюро кредитных историй (например, Equifax), которые принимают по API только подписанные запросы.
Мы неоднократно решали такую задачу и у нас есть решение для подключения электронной подписи в Битрикс24. Оставьте заявку.
Выводы
Битрикс24 не является специализированным инструментов для решения задач документооборота.
Однако у ИНТЕРВОЛГИ есть готовые решения по организации процессов согласования документов, работы с электронной подписью и внешними СЭД.
Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.
Как контролировать растянутые по времени процессы? Автоматизация контроля договоров через Бизнес Процессы
1. Автоматизировать процесс жизненного цикла договора, от инициации, до подшивки договора в архив компании.
2. Организовать полный контроль процесса подписания договора
3. Увеличить количество выигранных сделок
Что мы имеем в начале:
1. Инициируется договор в одном из подразделений компании, а формирование договора осуществляется централизовано в головном офисе компании. При этом Инициатор и Куратор договора, территориально могут находиться в разных городах.
2. На разных этапах жизненного цикла договора, отвечают за него разные сотрудники. Так Инициатором договора может быть региональный менеджер, а его подготовку осуществляет Куратор договоров. Получает подписи со стороны клиента Инициатор, а его архивирование в головном офисе вновь Куратор договоров.
3. При этом промежуточные стадии, такие как, отправка в головной офис, согласование и подписание договора зависят от других участников процесса: от офис-менеджера, до директора компании.
4. Вновь нанятым сотрудникам сложно понять весь жизненный цикл договора, что приводит к замедлению всего процесса и, как следствие, к потерям компании.
5. Жизненный цикл договора может быть длительным и растянутым во времени, что приводит к разрыву последовательности действий в процессе подписания договора.
6. Растянутые по времени «Длинные Сделки» приводят к потере контроля над ними и могут привести к утрате первичных документов- оригиналов договоров.
7. Реестр договоров составляется «по старинке», посредством Excel-файла.
Какие инструменты Битрикс24 выбрать для контроля длительных процессов?
Изучив Бизнес-процессы компании, и определив слабые места в жизненном цикле договора, мы решили использовать универсальный инструмент Битрикс24 – «Универсальные Списки».
С использованием универсальных списков в Битрикс24 можно вести учет любых документов, составить реестр договоров, перечень корпоративных инструкций – другими словами, создать списки любых объектов присутствующих в компаниях разного калибра. Рассмотрим на конкретном примере, как с помощью списков можно вести реестр договоров, а используя Бизнес-Процесс Битрик24, как автоматизировать процесс контроля на протяжении всей жизни документа.
И так мы выбрали следующие инструменты Битрикс24:
Бизнес-Процессы в Универсальных Списках.
Постановка заданий из Бизнес-Процессов, сотрудникам с инструкцией к действиям
Автоматическая постановка Задач, на ключевые точки Бизнес-Процесса
Автоматизация информирования Ответственных лиц посредством е-мэйл, СМС и внутри-портального чата.
Автоматизация процесса через последовательный Бизнес-процесс Битрикс24.
Для автоматизации процесса подписания договора нами был выбран Последовательный Бизнес-Процесс: Компания > Списки >Действия > Настроить бизнес-процессы.
Используем визуальный конструктор Бизнес-Процессов, и переносим физический процесс подписания договора в компании в алгоритм работы Бизнес-процесса в Битрикс24.
При проектировании Списка реестра договоров в качестве клиентских полей были выбраны Связанные поля с данными из CRM— Битрикс24: Контакты и Компании. Это позволяет упростить выбор данных менеджером при инициировании договора:
После внесения первичной информации, автоматически запускается Бизнес-процесс, который создает запись в реестре:
Автоматизация процесса посредством Бизнес-Процессы Битрикс24, позволяют собрать все необходимые атрибуты договора:
Исправление договора в случаях несоответствий;
Подпись первого руководителя;
Вести учет комментариев, всех участников процесса;
Автоматизировать процесс напоминания сотрудника, на котором процесс остановился, через СМС-Информирование. Для этого используется сервис предоставляемый нашей студией СМС-Информирование www.sms.web4.su.
В завершении Бизнес-Процесса вся информация по договору будет записана в реестр, включая файл договора с подписью первого руководителя, после того как он утвердит договор.
Достигнутые результаты
1. Битрикс24 объединил территориально распределенные ресурсы компании в один- единый механизм, контролируемый на каждом участке процесса.
2. Элементы бизнес-процесса компании, которые зависят от разных сотрудников компании, теперь контролируются в одной точке – Портал Битрикс24. Нет необходимости собирать информацию из разных источников. Особенно это актуально, при увольнении сотрудника, или его болезни.
3. Благодаря автоматизации достигается легкое усвоение процессов заведенных в компании вновь нанятыми сотрудниками.
4. Информация не теряется, не забывается и соответствует актуальности, т.к. весь процесс контролируется программным обеспечением портала Битрикс24, и исключает человеческий фактор из процесса не зависимо от длительности процесса. Задачи и задания могут «висеть над душой», в течении дней, недель и нескольких месяцев.
5. Реестр договоров составляется в автоматическом режиме и в процессе прохождения договора, и автоматически пополняется новой информацией. При необходимости реестр договоров может быть экспортирован в таблицу Excel, для ручной обработки данных.
Кейс: бизнес-процесс «Универсальное согласование документов» для Битрикс24
Задача
Процесс согласования документов занимает много времени. Договоры, дополнительные соглашения, коммерческие предложения, прайс-листы, техническое задание или макет сайта – для этих документов может потребоваться одобрение руководства или других ответственных лиц.
Перед нами стояла цель: автоматизировать этот процесс, а также сделать его максимально простым и бесконтактным (так как бизнес массово переходит на удаленную работу с бесконтактной доставкой и оплатой ). Мы учли, что сотрудники могут находиться в отпуске или не иметь доступа к Битрикс24 по другим причинам, поэтому список согласующих может настраиваться работником, запустившим процесс согласования документа.
Готовое универсальное решение доступно тут:
Настройка и установка
После настройки, любой сотрудник сможет запустить процесс согласования из живой ленты
Как работает согласование документов в Битрикс24?
Шаг 1
Задаётся название документа, определяется до трёх последовательно согласующих сотрудников, а сам документ прикрепляется как вложение
Шаг 2
Определенные ранее сотрудники видят новую задачу в живой ленте Битрикс24.
Они поочередно согласуют документ, при этом каждый из них может:
Шаг 3
После согласования назначенными пользователями процесс прерывается, и документ можно отправлять в работу.
Для кого мы разработали бизнес-процесс?
Не зря в названии процесса присутствует слово “Универсальный”. Как говорится, время – деньги. А неавтоматизированное согласование документов “по старинке” – процесс долгий и не всегда удачный.
Предположим, чтобы обойти 3 согласующих, вам понадобится по 15 минут на каждого. Добавим по 10 минут на хождения от кабинета к кабинету и еще 10 минут на сопутствующие “замедляющие” факторы. При идеальных условиях, документ будет согласован через час. В это время менеджер мог бы обработать лид, позвонить клиенту или составить коммерческое предложение (а талантливый менеджер – управился бы со всеми тремя делами).
Вместо того, чтобы бегать по кабинетам и ждать заветной подписи нужно бесконтактно ставить задачи в CRM – пока сотрудники, определенные при запуске бизнес-процесса, занимаются согласованием, менеджер занимается другими задачами.
Бизнес-процесс “Универсальное согласование документов” подойдёт для любой компании, в которой документы согласуются хотя бы один раз в неделю.
Если же вам нужно автоматизировать процесс согласования счетов, у нас есть решение и для этого кейса – бизнес-процесс “Оплата счёта” для вашего Битрикс24.
Бизнес-процесс согласования договора в Битрикс24
Кейс о том, как согласовать договор в Битрикс24
Почти каждая компания сталкивает с договорной деятельностью, а большинству из них приходится иметь дело еще и с согласованием договоров. И здесь имеет значение не только необходимость согласования договора в едином пространстве со всеми участниками, но и хранение истории всех версий договора.
Как правило, согласование происходит в электронной почте, понятен список согласующих лиц. Отправляется письмо с копией на всех, каждый согласующий пишет свой комментарий на всех участников данного обсуждения.
Но возможны такие ситуации, когда кого-то из согласующих забывают добавить к обсуждению или наоборот, добавляют чрезмерное количество участников к переписке, как правило, тех лиц, которые не имеют отношения к согласованию данного типа документа. В процессе согласования по электронной почте пересылается множество разных копий документа с правками от каждого участника обсуждения. Очень много ресурсов уходит на сведение результатов переписки в один файл.
Результатом работы стал автоматизированный бизнес-процесс в Битрикс24, при запуске которого инициатор определяет тип документа, необходимый для согласования. Система самостоятельно вычисляет список согласующих и ставит на них задания по согласованию документа, к которому прикладывает оригинал документа. Каждый согласующий может внести правки в документ и загрузить новую версию, сопроводив её своим комментарием. Все участники согласования увидят все версии документа и комментарии к ним. Если в процессе согласования возникают блокирующие замечания, согласование заходит на новый круг. И так происходит до тех пор, пока все участники не согласуют документ. После согласования всеми участниками процесс передает итоговый файл инициатору.
В итоге существенно упрощены запуск согласования договора, передача информации между участниками и формирование итогового документа.
Данное решение полезно всем компаниям, у кого есть процедура согласования документов.