как настроить поэтапное согласование договора в битриксе

Согласование договоров в Битрикс24. Мини-СЭД

Согласование документов в организации. Электронный документооборот

Бизнес создает очень много бумажных документов: письма, договоры, акты, счета, счета-фактуры и акты сверки. Сначала эта работа не пугает, и пачки бумаг даже радуют – бизнес идет.

Если в компании работает больше 10 человек, согласованием и подписанием документов будет заниматься не только директор. Появятся руководители проектов, продавцы, юристы и бухгалтера, которые участвуют в процессе. Каждый будет ставить подписи, вносить правки, предлагать дополнения. Клиенты и поставщики тоже будут править документы и ждать быстрой реакции.

Бегать с версиями документов или пересылать “исправленные” документы по электронной почте – значит тратить время. И никогда ответственный не будет знать точно где документ и кого мы сейчас ждем.

Бумага или электронная почта – путь к потерям времени и нарастающему бардаку.

Решение – специальные программы: системы электронного документооборота (СЭД).

Модуль согласования документов от 8 000 руб. в месяц!

СЭД “для больших”: Directum, ELMA, «Дело», DocsVision, 1С:Документооборот

Внедрение электронного документооборота может сэкономить организации много денег, избавить сотрудников от беготни с бумагами и сделать счастливее клиентов.

СЭД ускоряют работу и освобождают ресурсы.

Существуют решения для электронного документооборота для крупных компаний со сложными процессами. “Большие” СЭД умеют работать с электронными подписями, позволяют рисовать произвольные процессы и интегрироваться с ERP на предприятиях. Самые известные СЭД:

«Дело» компании «Электронные офисные системы»;

Внедрение такой системы на предприятии занимает многие месяцы и стоит десятки миллионов рублей. Это – для больших.

Мы предлагаем бюджетное и быстро внедряемое решение для согласования документов на базе Битрикс24.

Оно подойдет для относительно небольших компаний (до 2000 сотрудников). Мы выбрали самые нужные функции и реализовали их в удобном настраиваемом интерфейсе.

Решение оформлено в виде модуля для коробочного Маркетплейс:

Единая таблица состояний договоров (дашборд).

Маршруты любой сложности.

История версий и уведомления всем участникам.

Распечатка листа согласований.

Также вы можете заказать модуль по подписной модели — от 8 000 руб. в месяц.

Мы проверили наше решение на предприятиях разных сфер бизнеса, учли замечания и переработали механизм настройки маршрутов.

Мини-СЭД это готовый к самостоятельному внедрению модуль документооборота для коробочной версии Битрикс24.

Мини-СЭД для Битрикс24: кому подойдет, что умеет и сколько стоит?

Мини-СЭД подойдет вашей компании, если

можно выделить стандартные процедуры согласования документов;

сотрудники готовы применять Битрикс24 как единую информационную систему;

не требуется электронная подпись.

Напоминаем, мы выпустили облачный продукт “МикроСЭД: согласование электронных документов”.

Ключевые возможности МикроСЭД:

Источник

Как организовать документооборот в Битрикс24? 6 задач и 4 способа решения

– А раньше сколько времени тратилось на согласование?

– Половина просто терялась и мы запускали процесс заново!

Суть статьи коротко

Битрикс24 нравится сотрудникам и руководителям компаний своим простым интерфейсом. Часто наши клиенты хотят чтобы корпоративный документооборот тоже работал в Битрикс24.

В статье мы описываем частые задачи документооборота и решения на базе Битрикс24. В зависимости от особенностей и сложности процессов мы знаем что рекомендовать каждой компании.

Если вы отвечаете за внедрение документооборота в компании – вам сюда.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.

Дорожная карта внедрения

Задачи электронного документооборота

Согласование договоров и счетов

Наиболее распространенная задача в коммерческих организациях. Отличия в сложности сценариев и числе участников.

До наведения порядка согласование сложного договора может занимать недели, после внедрения электронного документооборота на Битрикс24 – от часов до дней в сложных случаях.

Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы, RPA или Мини-СЭД (см далее).

Согласование маркетинговых акций и бюджетов

Типичный бизнес-процесс в компаниях с выделенными подразделениями маркетинга, HR и финансовым календарем. Обычно занимает несколько недель.

Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы (см далее).

Согласование крупных проектов

Процесс характерен для крупных компаний со сложной структурой принятия решений. Как правило, процесс многоступенчатый и занимает несколько месяцев.

Для согласования и отслеживания типовых повторяющихся проектов у нас есть готовое решение Этапные бизнес-процессы для Битрикс24. Оставьте заявку.

Ведение входящего и исходящего документооборота по ГОСТ

Процесс характерен для крупных и государственных компаний, соблюдающих требования ГОСТ. Отличается отсутствием конкретных целей, начала и конца.

Эту задачу правильнее решать в 1С:Документооборот или Directum. Для экономии лицензий и создания дружелюбного интерфейса можно подключить Коннектор.

Учет внутренней переписки и служебных записок

Процесс также типичен для крупных компаниях, где основная коммуникация идет через письма и записки.

Главная цель внедрения Б24 – заменить такую практику на более быстрые процедуры.

Планерки и собрания. Учет и отслеживание распоряжений

Если в собраниях участвует более 10 человек, требуется отдельный человек и процесс для отслеживания протоколов и выполнения решений. Часто эту задачу возлагают на Б24.

В коробочной версии Битрикс24 есть решение “Собрания и планерки”, который неплохо решает эту задачу.

Правильно, когда все документы по планёркам, распоряжения и протоколы, доступны электронно.

Если никак не удается победить культуру “должна быть бумажка” – рекомендуем внедрить 1С:Документооборот или Directum и связать их с Б24 через Коннектор.

Цель внедрения документооборота в Б24

Ключевая цель внедрения документооборота в Битрикс24 – порядок в согласовании договоров.

Второй приоритет – проекты и бюджеты.

Для решения задач учета поручений, писем и работы по ГОСТ подойдут 1С: Документооборот и Directum.
С Битрикс24 их можно связать коннектором.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.

Методы организации документооборота в Битрикс24

Бизнес-процессы

Стоимость решения: Готовый процесс стоит 4500 рублей, нестандартный – обычно до 50 тысяч рублей.

В видео мы рассмотрели автоматизацию процесса согласования документов с помощью RPA

Стоимость подобного решения — от 13 000 руб.

Мини-СЭД

Мини-СЭД – разработка ИНТЕРВОЛГИ для согласования договоров в организациях среднего размера. Решение подойдет вашей компании, если у вас описаны процедуры согласования.

После внедрения сотрудники видят всю работу с документами “как на ладони”, экономится время.

Демонстрация согласования договоров в Битрикс24

Бизнес-процесс согласования документов в Битрикс24

На странице списка договоров отображается список документов со статусами согласований (дашборд для руководителя).

Можно посмотреть статус согласования конкретного документа и задачи отдельным сотрудникам.

Текущая версия договора доступна на Диске.

Если нужно загрузить новую версию договора, нужно перейти на страницу Процесс согласования и загрузить новый файл.

Детальная страница согласования всегда содержит ссылку на лист согласования и задачи участников.

Формирование Листа согласования в PDF

Лист согласования договора

Мини-СЭД продается как готовое решение. Мы готовы помочь с внедрением мини-СЭД и адаптировать под процессы вашей компании. Оставьте заявку.

Стоимость решения: мини-СЭД стоит 150 тысяч рублей, адаптация под компанию обычно до 150 тысяч рублей дополнительно.

Коннектор для Битрикс24 к 1С-Документооборот и Directum

СЭД 1С:Документооборот и Directum часто применяются в компаниях с серьезным подходом и уровнем требований к стандартам.

Битрикс24 легче и проще, заменить “взрослый” документооборот нельзя ни бизнес-процессами, ни решениями на базе RPA.

Если у вас уже внедрены 1С-Документооборот или Directum, для экономии лицензий и создания “единого окна” для всех сотрудников мы предлагаем подключить их к Б24 через Коннектор.

Коннектор реализует три основных сценария:

Запуск процесса согласования (или любого другого) во внешней системе. Внутри СЭД 1С-Документооборот или Directum согласование пойдет так, как реализовали администраторы СЭД.

Контроль статуса. В любой момент сотрудник может посмотреть на какой стадии находится процесс, кто сейчас за него отвечает.

Получение результата. По окончании процесса его результат (согласованный документ, протокол) загружаются в Битрикс24 и доступны для работы в этой среде.

Результат: все работает, экономятся лицензии, большинство пользователей работают в “дружелюбной” среде Битрикс24. Оставьте заявку.

Стоимость решения: Коннектор стоит 50 тысяч рублей, нестандартные сценарии еще около 100 тысяч рублей.

Услуга внедрения 1С:Документооборот стоит от 500 тысяч рублей.

Бонус-трек: Электронная цифровая подпись в Б24

Применение электронной подписи для коммуникаций с внешним миром

Для простых процессов согласования счетов и договоров достаточно просто авторизации в Битрикс24, а чтобы переписка имела неоспоримую юридическую силу, нужно использовать электронную подпись.

Это бывает нужно не только для юридически значимой переписки, но и для обращения к финансовым сервисам и бюро кредитных историй (например, Equifax), которые принимают по API только подписанные запросы.

Мы неоднократно решали такую задачу и у нас есть решение для подключения электронной подписи в Битрикс24. Оставьте заявку.

Выводы

Битрикс24 не является специализированным инструментов для решения задач документооборота.
Однако у ИНТЕРВОЛГИ есть готовые решения по организации процессов согласования документов, работы с электронной подписью и внешними СЭД.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.

Источник

Как контролировать растянутые по времени процессы? Автоматизация контроля договоров через Бизнес Процессы

1. Автоматизировать процесс жизненного цикла договора, от инициации, до подшивки договора в архив компании.

2. Организовать полный контроль процесса подписания договора

3. Увеличить количество выигранных сделок

Что мы имеем в начале:

1. Инициируется договор в одном из подразделений компании, а формирование договора осуществляется централизовано в головном офисе компании. При этом Инициатор и Куратор договора, территориально могут находиться в разных городах.

2. На разных этапах жизненного цикла договора, отвечают за него разные сотрудники. Так Инициатором договора может быть региональный менеджер, а его подготовку осуществляет Куратор договоров. Получает подписи со стороны клиента Инициатор, а его архивирование в головном офисе вновь Куратор договоров.

3. При этом промежуточные стадии, такие как, отправка в головной офис, согласование и подписание договора зависят от других участников процесса: от офис-менеджера, до директора компании.

4. Вновь нанятым сотрудникам сложно понять весь жизненный цикл договора, что приводит к замедлению всего процесса и, как следствие, к потерям компании.

5. Жизненный цикл договора может быть длительным и растянутым во времени, что приводит к разрыву последовательности действий в процессе подписания договора.

6. Растянутые по времени «Длинные Сделки» приводят к потере контроля над ними и могут привести к утрате первичных документов- оригиналов договоров.

7. Реестр договоров составляется «по старинке», посредством Excel-файла.

Какие инструменты Битрикс24 выбрать для контроля длительных процессов?

Изучив Бизнес-процессы компании, и определив слабые места в жизненном цикле договора, мы решили использовать универсальный инструмент Битрикс24 – «Универсальные Списки».

С использованием универсальных списков в Битрикс24 можно вести учет любых документов, составить реестр договоров, перечень корпоративных инструкций – другими словами, создать списки любых объектов присутствующих в компаниях разного калибра. Рассмотрим на конкретном примере, как с помощью списков можно вести реестр договоров, а используя Бизнес-Процесс Битрик24, как автоматизировать процесс контроля на протяжении всей жизни документа.

И так мы выбрали следующие инструменты Битрикс24:

Бизнес-Процессы в Универсальных Списках.

Постановка заданий из Бизнес-Процессов, сотрудникам с инструкцией к действиям

Автоматическая постановка Задач, на ключевые точки Бизнес-Процесса

Автоматизация информирования Ответственных лиц посредством е-мэйл, СМС и внутри-портального чата.

Автоматизация процесса через последовательный Бизнес-процесс Битрикс24.

Для автоматизации процесса подписания договора нами был выбран Последовательный Бизнес-Процесс: Компания > Списки >Действия > Настроить бизнес-процессы.

Используем визуальный конструктор Бизнес-Процессов, и переносим физический процесс подписания договора в компании в алгоритм работы Бизнес-процесса в Битрикс24.

При проектировании Списка реестра договоров в качестве клиентских полей были выбраны Связанные поля с данными из CRM— Битрикс24: Контакты и Компании. Это позволяет упростить выбор данных менеджером при инициировании договора:

После внесения первичной информации, автоматически запускается Бизнес-процесс, который создает запись в реестре:

Автоматизация процесса посредством Бизнес-Процессы Битрикс24, позволяют собрать все необходимые атрибуты договора:

Исправление договора в случаях несоответствий;

Подпись первого руководителя;

Вести учет комментариев, всех участников процесса;

Автоматизировать процесс напоминания сотрудника, на котором процесс остановился, через СМС-Информирование. Для этого используется сервис предоставляемый нашей студией СМС-Информирование www.sms.web4.su.

В завершении Бизнес-Процесса вся информация по договору будет записана в реестр, включая файл договора с подписью первого руководителя, после того как он утвердит договор.

Достигнутые результаты

1. Битрикс24 объединил территориально распределенные ресурсы компании в один- единый механизм, контролируемый на каждом участке процесса.

2. Элементы бизнес-процесса компании, которые зависят от разных сотрудников компании, теперь контролируются в одной точке – Портал Битрикс24. Нет необходимости собирать информацию из разных источников. Особенно это актуально, при увольнении сотрудника, или его болезни.

3. Благодаря автоматизации достигается легкое усвоение процессов заведенных в компании вновь нанятыми сотрудниками.

4. Информация не теряется, не забывается и соответствует актуальности, т.к. весь процесс контролируется программным обеспечением портала Битрикс24, и исключает человеческий фактор из процесса не зависимо от длительности процесса. Задачи и задания могут «висеть над душой», в течении дней, недель и нескольких месяцев.

5. Реестр договоров составляется в автоматическом режиме и в процессе прохождения договора, и автоматически пополняется новой информацией. При необходимости реестр договоров может быть экспортирован в таблицу Excel, для ручной обработки данных.

Источник

Кейс: бизнес-процесс «Универсальное согласование документов» для Битрикс24

Задача

Процесс согласования документов занимает много времени. Договоры, дополнительные соглашения, коммерческие предложения, прайс-листы, техническое задание или макет сайта – для этих документов может потребоваться одобрение руководства или других ответственных лиц.

Перед нами стояла цель: автоматизировать этот процесс, а также сделать его максимально простым и бесконтактным (так как бизнес массово переходит на удаленную работу с бесконтактной доставкой и оплатой ). Мы учли, что сотрудники могут находиться в отпуске или не иметь доступа к Битрикс24 по другим причинам, поэтому список согласующих может настраиваться работником, запустившим процесс согласования документа.

Готовое универсальное решение доступно тут:

Настройка и установка

После настройки, любой сотрудник сможет запустить процесс согласования из живой ленты

Как работает согласование документов в Битрикс24?

Шаг 1

Задаётся название документа, определяется до трёх последовательно согласующих сотрудников, а сам документ прикрепляется как вложение

Шаг 2

Определенные ранее сотрудники видят новую задачу в живой ленте Битрикс24.

Они поочередно согласуют документ, при этом каждый из них может:

Шаг 3

После согласования назначенными пользователями процесс прерывается, и документ можно отправлять в работу.

Для кого мы разработали бизнес-процесс?

Не зря в названии процесса присутствует слово “Универсальный”. Как говорится, время – деньги. А неавтоматизированное согласование документов “по старинке” – процесс долгий и не всегда удачный.

Предположим, чтобы обойти 3 согласующих, вам понадобится по 15 минут на каждого. Добавим по 10 минут на хождения от кабинета к кабинету и еще 10 минут на сопутствующие “замедляющие” факторы. При идеальных условиях, документ будет согласован через час. В это время менеджер мог бы обработать лид, позвонить клиенту или составить коммерческое предложение (а талантливый менеджер – управился бы со всеми тремя делами).

Вместо того, чтобы бегать по кабинетам и ждать заветной подписи нужно бесконтактно ставить задачи в CRM – пока сотрудники, определенные при запуске бизнес-процесса, занимаются согласованием, менеджер занимается другими задачами.

Бизнес-процесс “Универсальное согласование документов” подойдёт для любой компании, в которой документы согласуются хотя бы один раз в неделю.

Если же вам нужно автоматизировать процесс согласования счетов, у нас есть решение и для этого кейса – бизнес-процесс “Оплата счёта” для вашего Битрикс24.

Источник

Бизнес-процесс согласования договора в Битрикс24

Кейс о том, как согласовать договор в Битрикс24

Почти каждая компания сталкивает с договорной деятельностью, а большинству из них приходится иметь дело еще и с согласованием договоров. И здесь имеет значение не только необходимость согласования договора в едином пространстве со всеми участниками, но и хранение истории всех версий договора.

Как правило, согласование происходит в электронной почте, понятен список согласующих лиц. Отправляется письмо с копией на всех, каждый согласующий пишет свой комментарий на всех участников данного обсуждения.

Но возможны такие ситуации, когда кого-то из согласующих забывают добавить к обсуждению или наоборот, добавляют чрезмерное количество участников к переписке, как правило, тех лиц, которые не имеют отношения к согласованию данного типа документа. В процессе согласования по электронной почте пересылается множество разных копий документа с правками от каждого участника обсуждения. Очень много ресурсов уходит на сведение результатов переписки в один файл.

Результатом работы стал автоматизированный бизнес-процесс в Битрикс24, при запуске которого инициатор определяет тип документа, необходимый для согласования. Система самостоятельно вычисляет список согласующих и ставит на них задания по согласованию документа, к которому прикладывает оригинал документа. Каждый согласующий может внести правки в документ и загрузить новую версию, сопроводив её своим комментарием. Все участники согласования увидят все версии документа и комментарии к ним. Если в процессе согласования возникают блокирующие замечания, согласование заходит на новый круг. И так происходит до тех пор, пока все участники не согласуют документ. После согласования всеми участниками процесс передает итоговый файл инициатору.

В итоге существенно упрощены запуск согласования договора, передача информации между участниками и формирование итогового документа.

Данное решение полезно всем компаниям, у кого есть процедура согласования документов.

Источник