как убрать счета авансов в 1с
Как в 1С аннулировать ошибочную регистрацию авансового счета-фактуры в книге продаж
Обнаружив в текущем периоде ошибку прошлого периода, в результате которой был излишне уплачен НДС (например, из-за ошибочного признания авансом поступившей от покупателя постоплаты), налогоплательщик может исправить ее: аннулировать лишнюю регистрационную запись по ошибочному счету-фактуре в книге продаж, пересчитать налоговую базу по НДС в периоде выявления ошибки и представить уточненную декларацию по НДС. Механизм исправления указанных ошибок Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 не предусмотрен, но в соответствии с разъяснениями ФНС России можно аннулировать ошибочные регистрационные записи с помощью дополнительных листов книги продаж.
Порядок внесения исправлений в счет-фактуру после окончания налогового периода
Согласно пункту 1 статьи 81 НК РФ налогоплательщик, обнаруживший в представленной им в налоговый орган декларации неотражение или неполноту отражения сведений, а также ошибки:
Если в текущем налоговом (отчетном) периоде обнаружены ошибки (искажения) в исчислении налоговой базы, которые относятся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, то перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения) (абз. 2 п. 1 ст. 54 НК РФ).
В то же время налогоплательщик вправе провести пересчет налоговой базы и суммы налога в том налоговом (отчетном) периоде, в котором выявлены ошибки (искажения), если (абз. 3 п. 1 ст. 54 НК РФ):
При применении данных положений к исчислению НДС и представлению налоговой отчетности по налогу необходимо учитывать следующие особенности:
Как определено Правилами ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137, при внесении исправлений в выставленный счет-фактуру после окончания налогового периода регистрация исправленного счета-фактуры и аннулирование записи по первоначальному счету-фактуре производятся в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура до внесения в него исправлений (п. 3, п. 11 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137).
Несмотря на то, что данные нормы Постановления № 1137 соотносят порядок исправления книги продаж только с внесением исправлений в счета-фактуры, применение дополнительных листов книги продаж предписывается в отношении любых изменений книги продажи истекших налоговых периодов (письма ФНС России от 06.09.2006 № ММ-6-03/896@, от 30.04.2015 № БС-18-6/499@).
Данные таких дополнительных листов используются для внесения изменений в налоговую декларацию по НДС (п. 5 Правил заполнения дополнительного листа книги продаж). При этом в состав уточненной налоговой декларации помимо тех разделов, которые были ранее представлены в налоговый орган, включается Приложение 1 к Разделу 9 (п. 2 Порядка заполнения налоговой декларации по НДС, утв. приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@).
Аннулирование ошибочного счета-фактуры на аванс в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Порядок исправления данных бухгалтерского и налогового учета в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, начиная от уточнения назначения поступивших денежных средств, и до формирования уточненной декларации по НДС, рассмотрим на следующем примере.
Пример
Организация ООО «ТФ-Мега», применяющая общую систему налогообложения, 03.05.2017, после представления налоговой декларации по НДС за I квартал 2017 года, обнаружила факт ошибочного признания поступивших от ООО «Одежда и обувь» денежных средств авансом и, соответственно, ошибочной регистрации выставленного авансового счета-фактуры в книге продаж за I квартал 2017 года.
Организация решила внести исправления в данные бухгалтерского и налогового учета, аннулировать лишнюю регистрационную запись по счету-фактуре в книге продаж и представить уточненную налоговую декларацию по НДС за I квартал 2017 года.
Последовательность операций приведена в таблице 1.
Поступление денежных средств от покупателя. Учет «авансового» НДС
Поступление предварительной оплаты в счет предстоящей поставки товаров (операция 1.1 «Поступление предварительной оплаты от покупателя») в программе отражается с помощью документа Поступление на расчетный счет с видом операции Оплата от покупателя, который формируется:
В результате проведения документа Поступление на расчетный счет будет сформирована бухгалтерская проводка:
Дебет 51 Кредит 62.02
— на сумму предварительной оплаты, поступившую продавцу от покупателя.
В соответствии с пунктами 1 и 3 статьи 168 НК РФ покупателю товаров, перечислившему сумму предоплаты, продавец должен выставить счет-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня получения предоплаты.
Счет-фактура на полученную сумму предоплаты (операция 1.2 «Оформление счета-фактуры на сумму предварительной оплаты») в программе формируется на основании документа Поступление на расчетный счет по кнопке Создать на основании. Автоматическое формирование счетов-фактур на авансы, полученные от покупателей, может производиться также с помощью обработки Регистрация счетов-фактур на аванс (раздел Банки и касса).
В новом документе Счет-фактура выданный основные сведения будут заполнены автоматически по документу-основанию:
Кроме того автоматически будут проставлены:
Для корректного составления счета-фактуры, а также правильного отражения документа в учетной системе необходимо в поле Номенклатура табличной части документа ввести наименование (или обобщенное наименование) поставляемых товаров в соответствии с условиями договора с покупателем.
Данные сведения заполняются автоматически с указанием:
По кнопке Печать документа Счет-фактура выданный можно перейти в просмотр формы счета-фактуры и далее выполнить его печать в двух экземплярах.
Согласно Правилам заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137, в счете-фактуре на полученную сумму предоплаты указываются:
Счет-фактура
Данные
Реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа (пп. «з» п. 1 Правил заполнения)
Наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав (пп. «а» п. 2 Правил заполнения)
Сумма налога, исчисленная исходя из налоговой ставки, определяемой в соответствии с пунктом 4 статьи 164 НК РФ (пп. «з» п. 2 Правил заполнения)
Полученная сумма предварительной оплаты (пп. «и» п. 2 Правил заполнения)
Прочерки (п. 4 Правил заполнения)
В результате проведения документа Счет-фактура выданный будет сформирована бухгалтерская проводка:
Рис. 1. Книга продаж за I квартал 2017 года
Также на основании документа Счет-фактура выданный вносится запись в регистр сведений Журнал учета счетов-фактур.
Несмотря на то, что с 01.01.2015 налогоплательщики, не являющиеся посредниками (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, записи регистра Журнал учета счетов-фактур используются для хранения необходимой информации о выставленном счете-фактуре.
Выставленный при получении предварительной оплаты счет-фактура регистрируется в книге продаж за I квартал 2017 года (рис. 1).
Облагаемая НДС операция, связанная с получением суммы предварительной оплаты, отражается по строке 070 Раздела 3 налоговой декларации по НДС за I квартал 2017 года (утв. приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@ в ред. приказа ФНС России от 20.12.2016 № ММВ-7-3/696@) (операция 1.4 «Формирование декларации по НДС за I квартал 2017 года).
Сведения из книги продаж отражаются в Разделе 9 налоговой декларации по НДС.
Исправление данных бухгалтерского и налогового учета
Поступившие от покупателя 26.03.2017 денежные средства были ошибочно признаны предварительной оплатой по договору № 25 от 01.03.2017, а не оплатой товаров, отгруженных покупателю 03.02.2017 по договору № 15 от 01.02.2017.
Согласно пункту 5 Положения по бухгалтерскому чету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утв. приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н, ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка.
В документе Корректировка долга указываются следующие значения:
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как избежать лишних оборотов по зачету авансов в течение дня (+ видео)?
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.51.27.
Настройки проведения документов выполняются в форме Проведение документов, доступ к которой осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Администрирование.
Время записи документов в программе может устанавливаться автоматически с помощью флага Время документов устанавливать автоматически. При использовании этой настройки документы в течение дня записываются в соответствии со строго определенным временем, при этом оплата поставщику и покупателю всегда отражается позднее, чем поступление и продажа товаров.
Таким образом, указанная настройка позволяет избежать лишних оборотов по зачету авансов в течение дня (если документы в течение дня проведены в правильной хронологической последовательности).
В форме Проведение документов с помощью переключателя Расчеты выполняются можно выбрать один из двух способов зачета авансов и погашения задолженности при расчетах с контрагентами:
• При закрытии месяца;
• При проведении документов.
Если выбран вариант При закрытии месяца, то при расчетах с контрагентами по договорам в рублях проводки по начислению и зачету авансов не формируются. Такие проводки будут сформированы в ходе актуализации расчетов с контрагентами (как с покупателями, так и с продавцами). Запустить актуализацию расчетов с контрагентами можно любым из следующих способов:
• из окна просмотра движений документа (кнопка ДтКт);
• из стандартных бухгалтерских отчетов (Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета, Карточка счета и т. д.), сформированных по счетам расчетов с контрагентами;
• из рабочих мест Закрытие месяца, Регистрация счетов-фактур на аванс и других обработок, требующих данные о взаиморасчетах с контрагентами.
Способ расчетов При закрытии месяца доступен :
• для организаций, применяющих общую систему налогообложения, не ведущих раздельный учет входящего НДС;
• для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН с объектом налогообложения «Доходы» или патентную систему налогообложения, не использующих функциональность оплаты платежными картами.
При расчетах с контрагентами по договорам в иностранной валюте либо в условных единицах, а также при расчетах по договорам с комитентами (принципалами) и комиссионерами (агентами) начисление и зачет авансов выполняется всегда сразу при проведении документов, независимо от выбранного способа расчетов.
При выборе способа При проведении документов суммы проводок по зачету авансов и погашения задолженности при расчетах с контрагентами рассчитываются сразу в момент проведения документов. Такой способ расчетов требует существенных затрат времени для вычисления остатков по счетам в процессе проведения документов.
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как управлять зачетом авансов и погашением задолженности (+ видео)?
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.72.66.
В соответствии с законодательством по бухгалтерскому учету авансы (как полученные от покупателя, так и выданные поставщику) должны учитываться обособленно от расчетов (см. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н; п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п.п. 3, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
В налоговом учете по НДС авансы также отражаются отдельно (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).
По умолчанию в «1С:Бухгалтерии 8» для всех документов учетной системы применяется автоматический способ зачета авансов и погашения задолженности, суть которого сводится к следующему:
Управлять погашением задолженности позволяет реквизит Погашение задолженности, доступный в формах документов Поступление на расчетный счет, Списание с расчетного счета, Поступление наличных и Выдача наличных. По умолчанию реквизит Погашение задолженности принимает значение Автоматически. При выборе способа погашения задолженности По документу требуется указать документ реализации (документ поступления), задолженность по которому следует погашать. Если выбран способ Не погашать – имеющиеся задолженности погашаться не будут.
«1С:Бухгалтерия 8»: автоматизация взаиморасчетов
В плане счетов, включенном в программу, для учета расчетов по авансам выделены специальные субсчета, приведенные в таблице 1.
Счет
Наименование
Аналитика счета
(субконто)
Расчеты по авансам выданным
Контрагенты, договоры, документы расчетов с контрагентом
Расчеты по авансам выданным (в валюте)
Расчеты по авансам выданным (в у. е.)
Расчеты по авансам полученным
Расчеты по авансам полученным (в валюте)
Расчеты по авансам полученным (в у. е.)
Организации также могут самостоятельно выбирать счета учета авансов исходя из специфики своей деятельности. Например: счета 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками», 79.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или иные. Для полной автоматизации учета аналитика данных счетов должна совпадать с приведенной в таблице 1.
Аванс формируется как превышение суммы оплаты над задолженностью контрагента и, соответственно, отражается на одном из предназначенных для учета авансов счетов. Закрывается он документами поступления или отгрузки ТМЦ с помощью списания суммы поступления или отгрузки со счета аванса на счет расчетов с контрагентом.
Закрытие авансов в бухгалтерском учете в большинстве организаций происходит на усмотрение бухгалтера (по документу, по периодам, по ситуации, то есть вручную, или же ведется в целом на одном счете без их выделения, что, соответственно, создает большое количество вопросов у коллег бухгалтеров, использующих впоследствии его регистры учета). Для ведения бухгалтерского учета, формирующего объективные данные для анализа, необходимо закрепить в учетной политике организации правила отнесения оплаты на аванс и способ его дальнейшего погашения (автоматически, строго по документам, по поставке, после инвентаризации расчетов за период или по иным правилам, способствующим точному представлению информации руководству), если метод не закреплен в договоре.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 1.6) предусмотрен механизм автоматического зачета авансов при указании счета в реквизите Счета расчета по авансам. То есть для зачета аванса необходимо указать счет или наоборот его не указывать.
В редакции 2.0 указанная выше возможность зачета авансов расширена, что позволяет оставить ручное редактирование счетов учета авансов. В случае необходимости можно добавлять новый реквизит в документах движения ТМЦ, работ, услуг и документах движения денежных средств (по операциям расчетов с поставщиками и покупателями), который называется Зачет авансов (в документах Поступление товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) и Погашение задолженности (в документах Списание с расчетного счета, Поступление на расчетный счет, РКО и ПКО).
В нем предложено 3 варианта зачета (погашения) аванса на выбор:
Итак, рассмотрим способы зачета (погашения) аванса при поступлении и реализации товаров и услуг подробнее.
Основные принципы учета авансов
В плане счетов, включенном в программу, для учета расчетов по авансам выделены специальные субсчета, приведенные в таблице 1.
Счет
Наименование
Аналитика счета
(субконто)
Расчеты по авансам выданным
Контрагенты, договоры, документы расчетов с контрагентом
Расчеты по авансам выданным (в валюте)
Расчеты по авансам выданным (в у. е.)
Расчеты по авансам полученным
Расчеты по авансам полученным (в валюте)
Расчеты по авансам полученным (в у. е.)
Организации также могут самостоятельно выбирать счета учета авансов исходя из специфики своей деятельности. Например: счета 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками», 79.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или иные. Для полной автоматизации учета аналитика данных счетов должна совпадать с приведенной в таблице 1.
Аванс формируется как превышение суммы оплаты над задолженностью контрагента и, соответственно, отражается на одном из предназначенных для учета авансов счетов. Закрывается он документами поступления или отгрузки ТМЦ с помощью списания суммы поступления или отгрузки со счета аванса на счет расчетов с контрагентом.
Закрытие авансов в бухгалтерском учете в большинстве организаций происходит на усмотрение бухгалтера (по документу, по периодам, по ситуации, то есть вручную, или же ведется в целом на одном счете без их выделения, что, соответственно, создает большое количество вопросов у коллег бухгалтеров, использующих впоследствии его регистры учета). Для ведения бухгалтерского учета, формирующего объективные данные для анализа, необходимо закрепить в учетной политике организации правила отнесения оплаты на аванс и способ его дальнейшего погашения (автоматически, строго по документам, по поставке, после инвентаризации расчетов за период или по иным правилам, способствующим точному представлению информации руководству), если метод не закреплен в договоре.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 1.6) предусмотрен механизм автоматического зачета авансов при указании счета в реквизите Счета расчета по авансам. То есть для зачета аванса необходимо указать счет или наоборот его не указывать.
В редакции 2.0 указанная выше возможность зачета авансов расширена, что позволяет оставить ручное редактирование счетов учета авансов. В случае необходимости можно добавлять новый реквизит в документах движения ТМЦ, работ, услуг и документах движения денежных средств (по операциям расчетов с поставщиками и покупателями), который называется Зачет авансов (в документах Поступление товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) и Погашение задолженности (в документах Списание с расчетного счета, Поступление на расчетный счет, РКО и ПКО).
В нем предложено 3 варианта зачета (погашения) аванса на выбор:
Итак, рассмотрим способы зачета (погашения) аванса при поступлении и реализации товаров и услуг подробнее.
Автоматический зачет авансов (учет в целом по договору)
Если организация ведет учет расчетов в целом по договору с контрагентом, сумма превышения оплаты над задолженностью или произведенной ранее отгрузкой зачитывается в выданные или полученные авансы в счет предстоящих поставок. В этом случае можно и нужно использовать автоматический зачет аванса и погашения задолженности. Для этого необходимо указать во вкладке Счета расчетов документов движения товаров счет учета авансов.
Программа автоматически проанализирует наличие выданного или полученного аванса на счете по учету авансов по данному контрагенту и договору, а также определит его сумму. Если сумма реализованного или поступившего товара больше аванса, то она списывается полностью с указанного счета расчетов по авансам, а сумма превышения относится на счет расчетов с контрагентом. В ином случае только сумма аванса, равная стоимости товара, списывается на указанный счет расчетов с контрагентом.
Для использования данного способа при оплате или погашении достаточно выбрать автоматический зачет авансов, и программа самостоятельно рассчитает, какая сумма пойдет на погашение задолженности и на счет учета расчетов с контрагентом.
Пример
Покупатель выдал организации аванс 100 000 руб., который был зачислен на счет 62.02 документом поступления на расчетный счет с указанием автоматически значения в реквизите Погашение задолженности.
После этого была совершена реализация товаров на сумму 50 000 руб. Вследствие этого программа формирует следующие проводки.
После оплаты: Дебет 51 Кредит 62.02 на сумму 100 000 руб.
После реализации (в части расчетов с контрагентом):
— Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 на сумму 50 000 руб.;
— Дебет 62.02 Кредит 62.01 на сумму 50 000 руб.
Зачет аванса по документу
Этот вариант относится к случаям, когда расчеты между контрагентами учитываются строго по документу. Каждая отгрузка производится под определенный аванс, а оплата производится только по определенным документам.
Это позволяет контролировать задолженность и оплату по каждому документу, для того чтобы вовремя напомнить контрагенту о его задолженности по каждой операции.
При необходимости отсутствующий документ (а точнее его реквизиты) можно ввести при помощи ручной операций.
Реквизит «Не погашать задолженность» или «Не зачитывать аванс»
Как мы уже выяснили ранее, в документах оплаты можно не погашать задолженность (сумма будет учтена на счете авансов), а в документах движения товаров можно не зачитывать аванс (сумма будет учтена на указанном счете расчетов контрагентом).
Данная опция автоматизации взаиморасчетов реализована для использования в следующих случаях:
1. Оплата товара (поставщику или от покупателя) происходит двумя частями (аванс и погашение, указывается в назначении платежа).
Если это оплата-аванс, то соответственно никакая задолженность не погашается и необходимо указать в реквизите погашение задолженности: не погашать. При поступлении второй части оплаты в документе указывается автоматически или по документу. Это позволит закрыть задолженность по документу расчетов или определить новую сумму возникшего аванса вследствие переплаты.
2. Организация принимает всю полученную или перечисленную оплату как аванс и только документами поступления и реализации ТМЦ, работ и услуг данный аванс автоматически или по документу зачитывается. Данный способ позволит определить сумму непокрытого аванса или суммы задолженности (покупателю или поставщика).
3. Товары реализуются только в счет задолженности с поставщиком, имеющийся аванс направлен на реализацию иных сделок, поэтому зачитывать его нельзя. В данном случае поступление и реализация ТМЦ, работ, услуг учитываются на счете расчетов с контрагентом, сохраняется информация о сумме непокрытого аванса, а также может быть отрегулировано, зачитываются ранее полученные авансы или нет, без редактирования счетов по учету с контрагентом.
Смешанный способ
Смешанный способ погашения авансов и задолженности можно использовать:
В этом случае нужно использовать реквизит список в документах оплаты, список документов (при оплате по документу) в документах (рис. 3).
В документе оплаты можно определить, по какому договору производится оплата, как осуществляется зачет, какой документ оплачивается, в какой сумме и т. д.
Итоги
Новая редакция 2.0 «1С:Бухгалтерии 8» предоставляет возможность выбора способов отражения в учете взаиморасчетов с контрагентом.
В случае наличия в расчетах НДС при любом способе указанном выше необходимо помнить об обязанности налогоплательщика выставлять счет-фактуру на полученный аванс, а при выдаче аванса помнить о возможности зачета НДС к уплате на сумму аванса (особенно если выдача аванса и отгрузка производятся в разные налоговые периоды).
Кроме того, изначально следует закрепить способ зачета авансов в учетной политике, чтобы максимально упростить прозрачность учета расчетов и эффективно использовать указанный механизм для получения точных и объективных для руководства организации данных.