как в пвтр прописать дистанционную работу образец
Как прописать дистанционную работу в ПВТР
Из статьи вы узнаете:
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это внутренний документ, который разрабатывается в соответствии с нормами трудового законодательства РФ и утверждается руководством каждой организации, за исключением микропредприятий. Им с 2017 года позволяется не принимать локальные нормативно-правовые акты, в том числе ПВТР. Поскольку в условиях пандемии коронавируса большинство работодателей были вынуждены перевести своих сотрудников на удаленку, рассмотрим подробнее, как правильно составить и утвердить правила внутреннего трудового распорядка с дистанционной работой в 2021 году.
Основные положения
Как следует из ст. 189 ТК РФ, ПВТР представляет собой локальный документ, обязательный для каждого российского предприятия, за некоторыми исключениями.
Согласно указанной норме, этот акт составляется с целью четкого урегулирования внутреннего трудового распорядка в организации. Он регламентирует порядок приема кандидатов на ту или иную штатную должность, а также устанавливает порядок увольнения персонала и тому подобное. При этом ПВТР может быть самостоятельным НПА либо приложением к коллективному договору, как отмечено в ст. 190 ТК РФ.
Скрепляя своей подписью трудовой договор с работодателем, работник должен понимать, что, согласно ст. 56 ТК РФ, ему придется выполнять все требования, предусмотренные в правилах трудового распорядка.
Работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальным актом до подписания им трудового договора, а не после. При этом факт прочтения документа подтверждается подписью работника.
В связи с пандемией коронавируса, процент дистанционных работников в российских организациях заметно увеличился. В связи с чем у работодателей появилась необходимость в заключении соответствующих договоров с соискателями, внесении изменений в действующие контракты и различные внутренние акты, в том числе в ПВТР.
Когда в ПВТР нужно указывать сведения о дистанционной работе?
Следует отметить, что в правила трудового распорядка могут быть внесены изменения. В том случае, если на предприятии происходят глобальные перемены, то документ может быть переписан полностью. В таких ситуациях администрация предприятия разрабатывает и утверждает новую редакцию ПВТР.
Для этого издается приказ, в котором приводятся основания, указывающие на такую необходимость. Если корректировка положений Правил влечет изменения условий контракта, подписанного между работником и работодателем, то должно быть составлено допсоглашение.
Что касается вопроса о дистанционных работников, то от единичных сотрудниках на удаленке сведения в ПВТР не вносятся, все особенности их трудовой деятельности отображаются непосредственно в трудовом договоре. Дублировать в таких случаях информацию в Правилах не нужно.
В частности, в контракте могут быть указаны положения:
Если прием сотрудников на дистанционный формат работы носит системный характер, то отдельные положения ПВТР должны быть соответствующим образом дополнены, недостаточно прописать условия о дистанционной работе в трудовом договоре.
Содержание ПВТР с дистанционной работой
Правила внутреннего трудового распорядка требуют грамотного подхода к составлению, поскольку утверждаются на несколько лет вперед. Посредством ПВТР администрация предприятия решает для себя несколько вопросов, например, обеспечивает нужную производительность труда в организации и укрепляет трудовую дисциплину.
Четких требований к оформлению правил ВТР в нормативно-правовых актах нет. Специалист кадровой службы составляет документ с учетом специфики деятельности компании.
Документ, согласно ст. 189 ТК РФ включает:
Вам также будет интересно:
Вам также будет интересно:
Вам также будет интересно:
Готовый документ должен быть согласован с соответствующими должностными лицами, например, кадровиками, специалистами бухгалтерии или юридического отдела. Кроме того, Правила должны быть согласованы с профсоюзным органом, если таковой действует на предприятии. И только после этого ПВТР утверждается руководством компании.
Помимо прочего, после оформления и подписания Правил руководителем, работники должны быть ознакомлены с его содержанием под подпись.
Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка оформляет практически каждый российский работодатель. На завершающем этапе, документ согласовывается с уполномоченными органами, после чего отдается на подпись руководителю предприятия.
Правила оформления дистанционной работы в 2021 году
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»
В статье расскажем:
Что такое дистанционная работа
8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.
Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.
Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Варианты оформления дистанционной работы
3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»
Электронная подпись при оформлении дистанционной работы
Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).
При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:
То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.
Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.
Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:
Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».
Что учесть при оформлении дистанционной работы
Рекомендуем придерживаться алгоритма:
Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»
В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.
Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника
Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.
Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.
Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).
Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы
Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:
По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.
Расторжение трудового договора с дистанционным работником
Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.
Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:
Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы
От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.
Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.
Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ
Как составить положение о дистанционной работе — образец
Положение о дистанционной работе — документ, который с недавнего времени приобрел особую актуальность в связи с массовым переводом сотрудников на удаленку из-за коронавируса. Кроме того, с 01.01.2021 вступила в силу обновленная гл. 49.1 ТК РФ, в которой предусмотрены новые формы удаленки и скорректирован порядок их применения. Как разработать положение о дистанционной работе? Существуют ли нормативные требования к его форме и составу? Ответы — в этом материале. Здесь же вы сможете скачать готовый образец этого документа.
Положение о дистанционной работе 2021
Работодателям, привлекающим сотрудников к работе в режиме постоянной или временной удаленной работы, требуется урегулировать множество вопросов: технологии взаимодействия работников с работодателем в процессе удаленной работы, порядке обмена документами, применения электронной подписи, другие необходимые нюансы.
Вносить все особенности дистанционной работы в текст трудового договора или дополнительного соглашения с каждым работником трудоемко и неудобно. Положение о дистанционной работе решает эти проблемы.
Если же в компании до 2021 года уже существовало такое положение, его необходимо пересмотреть с учетом нововведений, внесенных в гл. 49.1 ТК РФ Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ.
Как разработать положение о дистанционной работе
В каком порядке работодатель будет составлять положение о дистанционной работе, решает он сам. Структуру и форму этого документа он тоже определяет самостоятельно. Закон эти вопросы не регулирует и особых правил не устанавливает. Однако содержание такого документа не должно противоречить трудовому законодательству и включать обязательные требования, предусмотренные новой редакцией гл. 49.1 ТК РФ.
Обычно для разработки положений в компании:
Полезная информация от КонсультантПлюс
С образцами положений разной тематики вы можете ознакомиться в справочно-правовой системе :
Что включить в положение о дистанционной работе
В положение включите детальную информацию в объеме, который считаете нужным в силу специфики дистанционной работы ваших сотрудников. Распределите ее по разделам и подразделам на свое усмотрение, но не забудьте учесть обязательные нормы гл. 49.1 ТК РФ.
А теперь — несколько подсказок, что обязательно включить в положение о дистанционной работе.
Вводный раздел
В нем опишите цель разработки положения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ) и раскройте основные термины и определения (ст. 312.1 ТК РФ).
Раздел «Организация работы дистанционных работников»
В этом разделе распишите порядок обеспечения дистанционщиков необходимым оборудованием и программно-техническими средствами, порядок ознакомления с требованиями охраны труда при работе с ними и выплаты компенсации за использование собственного/арендованного имущества, режим работы сотрудника и другие аналогичные вопросы (ст. 312.4, 312.6, 312.7, 312.9 ТК РФ).
Раздел «Порядок взаимодействия с работодателем»
Здесь должны найти отражение особенности взаимодействия работодателя с дистанционными работниками с указанием способов обмена документами и информацией, порядок применения усиленной квалифицированной электронной и других видов электронной подписи при обмене электронными документами, порядок представления работодателю отчетов и т. д. (ст. 312.2, 312.3 ТК РФ).
Раздел «Расторжение трудового договора с дистанционным работником»
В этом разделе пропишите особенности увольнения сотрудников, работающих удаленно. В частности, укажите максимальный срок (не более двух дней подряд), в течение которого сотрудник без уважительной причины может не взаимодействовать с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовых функций (ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ).
Заключительный раздел
Здесь обычно указывается порядок вступления в силу положения и внесения в него изменений, а также указание на ответственное лицо, контролирующее соблюдение его условий.
Положение об экстренной удаленке
С 01.01.2021 работодателям позволено в исключительных случаях переводить сотрудников на временную удаленную работу без их согласия — при пожарах или эпидемиях, а также в случае принятием властями соответствующего решения.
К такому переводу предъявляются особые требования и для случаев временной экстренной удаленки оформление локального нормативного акта обязательно (ст. 312.9 ТК РФ).
Можно также оформить отдельное положение по переводу сотрудников на временную экстренную удаленную работу, которое согласовывается с профсоюзным органом и должно включать набор обязательных сведений:
Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов
Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:
Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы
Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):
Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.
Плюсы для работника:
Плюсы для работодателя:
Минусы для работодателя:
Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.
Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.
Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов
Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:
Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.
Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).
По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:
При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.
Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами
С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:
Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником
Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.
Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:
«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».
При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.
Место работы дистанционного работника
Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.
Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.
Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:
«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».
Режим рабочего времени и времени отдыха
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.
Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.
Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе
Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:
Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.
Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:
«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:
Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:
Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».
Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.
Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:
«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».
Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.
Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).
Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.
Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.
Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника
Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:
Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника
Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.
В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.
Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника
На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.
Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.
При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.
Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.
Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника
Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.
Выдача копий документов дистанционному работнику
Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:
Увольнение дистанционного работника
При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.
Выводы и рекомендации
В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.