как вести домашнюю бухгалтерию в excel образец
Шаблон Excel для домашней бухгалтерии
Когда три года назад возникла необходимость вести учет доходов и расходов семейного бюджета, я перепробовал массу специализированных программ. В каждой находились какие-то изъяны, недочеты, и даже дизайнерские недоделки. После долгих и безуспешных поисков того, что мне было нужно, было решено организовать требуемое на базе шаблона Excel. Его функционал позволяет покрыть большую часть основных требований по ведению домашней бухгалтерии, а при необходимости – строить наглядные графики и дописывать собственные модули анализа.
Данный шаблон не претендует на 100% охват всей задачи, но может послужить хорошей базой для тех, кто решит пойти данным путем.
Единственное, о чем сразу хочется предупредить – для работы с данным шаблоном требуется большое пространство рабочего стола, поэтому желателен монитор 22” или больше. Поскольку файл проектировался с расчетом на удобство и отсутствие прокрутки. Это позволяет уместить данные за целый год на одном листе.
Содержимое является интуитивно понятным, но, тем не менее, бегло пробежимся по основным моментам.
При открытии файла рабочее поле делится на три большие части. Верхняя часть предназначена для ведения всех доходов. Иными словами, это те финансовые объемы, которыми мы можем распоряжаться. Нижняя, самая большая – для фиксации всех расходов. Они разбиты на основные подгруппы для удобства анализа. Справа находится блок автосуммирования итогов, чем больше заполнена таблица – тем более информативны ее данные.
Каждый вид дохода или расхода находится в строках. Столбцы разбивают поля ввода по месяцам. Например, возьмем блок данных с доходами.
Что уж там скрывать, многие получают «серые» или вообще «черные» зарплаты. Кто-то может похвастаться «белой». Для иного основную часть дохода могут составлять подработки. Поэтому, для более объективного анализа своих источников дохода выделены четыре основных пункта. Не важно, одна ячейка в дальнейшем будет заполняться или все сразу – все равно в поле «итого» будет подсчитана правильная сумма.
Расходы я постарался разбить на группы, которые были бы универсальными и подходящими для большинства людей, начавших использовать этот файл. Насколько это удалось – судить Вам. В любом случае, добавление требуемой строки с индивидуальной статьей расхода не займет много времени. Например, я сам не курю, но подсевшие на эту привычку и желающие от нее избавиться, а заодно понять, сколько на нее тратится – могут добавить пункт расхода «Сигареты». Для этого вполне достаточно базовых знаний по Excel и сейчас я не стану их касаться.
Как и выше, все расходы суммируются по месяцам в итоговой строке – это и есть та общая сумма, которая уходит у нас каждый месяц непонятно куда. Благодаря подробному разделению на группы можно легко отслеживать собственные тенденции. Например, у меня в зимние месяцы снижаются расходы на питание где-то на 30%, однако увеличивается тяга к покупке всякой ненужной ерунды.
Еще ниже располагается строка, названная «остаток». Она вычисляется как разность между всеми доходами за месяц и всеми расходами. Именно по ней можно судить, сколько денег можно откладывать, например, на депозит. Или сколько не хватает, если остаток уходит в минус.
Ну вот, в принципе, и все. Да, забыл пояснить разницу между полями «среднее (мес)» и «среднее (год)» в правом итоговом блоке. Первое, «среднее за месяц» считает средние значения только по тем месяцам, в которых были расходы. Например, Вы за год три раза (в январе, в марте и в сентябре) покупали образовательные курсы. Тогда формула поделит итоговую сумму на три и разместит в ячейке. Это позволяет более точно оценивать свои ежемесячные траты. Ну а второе, «среднее за год», всегда делит итоговую величину на 12, что более точно отражает годовую зависимость. Чем больше разница между ними – тем более нерегулярными являются эти расходы. И так далее.
Скачать файл можно здесь. Буду рад, если это поможет Вам в освоении такой непростой задачи, как ведение домашней бухгалтерии. Успехов и роста доходов!
Таблица расходов и доходов семейного бюджета в Excel
Зачем контролировать семейный бюджет?
Проблема нехватки денег актуальна для большинства современных семей. Многие буквально мечтают о том, чтобы расплатиться с долгами и начать новую финансовую жизнь. В условиях кризиса бремя маленькой зарплаты, кредитов и долгов, затрагивает почти все семьи без исключения. Именно поэтому люди стремятся контролировать свои расходы. Суть экономии расходов не в том, что люди жадные, а в том, чтобы обрести финансовую стабильность и взглянуть на свой бюджет трезво и беспристрастно.
Польза контроля финансового потока очевидна – это снижение расходов. Чем больше вы сэкономили, тем больше уверенности в завтрашнем дне. Сэкономленные деньги можно пустить на формирование финансовой подушки, которая позволит вам некоторое время чувствовать себя комфортно, например, если вы остались без работы.
Главный враг на пути финансового контроля – это лень. Люди сначала загораются идеей контролировать семейный бюджет, а потом быстро остывают и теряют интерес к своим финансам. Чтобы избежать подобного эффекта, требуется обзавестись новой привычной – контролировать свои расходы постоянно. Самый трудный период – это первый месяц. Потом контроль входит в привычку, и вы продолжаете действовать автоматически. К тому же плоды своих «трудов» вы увидите сразу – ваши расходы удивительным образом сократятся. Вы лично убедиться в том, что некоторые траты были лишними и от них без вреда для семьи можно отказаться.
Опрос: Таблицы Excel достаточно для контроля семейного бюджета?
Учет расходов и доходов семьи в таблице Excel
Если вы новичок в деле составления семейного бюджета, то прежде чем использовать мощные и платные инструменты для ведения домашней бухгалтерии, попробуйте вести бюджет семьи в простой таблице Excel. Польза такого решения очевидна – вы не тратите деньги на программы, и пробуете свои силы в деле контроля финансов. С другой стороны, если вы купили программу, то это будет вас стимулировать – раз потратили деньги, значит нужно вести учет.
Начинать составления семейного бюджета лучше в простой таблице, в которой вам все понятно. Со временем можно усложнять и дополнять ее.
Главный принцип составления финансового плана заключается в том, чтобы разбить расходы и доходы на разные категории и вести учет по каждый из этих категорий. Как показывает опыт, начинать нужно с небольшого числа категорий (10-15 будет достаточно). Вот примерный список категорий расходов для составления семейного бюджета:
Рассмотрим расходы и доходы семейного бюджета на примере этой таблицы.
Здесь мы видим три раздела: доходы, расходы и отчет. В разделе «расходы» мы ввели вышеуказанные категории. Около каждой категории находится ячейка, содержащая суммарный расход за месяц (сумма всех дней справа). В области «дни месяца» вводятся ежедневные траты. Фактически это полный отчет за месяц по расходам вашего семейного бюджета. Данная таблица дает следующую информацию: расходы за каждый день, за каждую неделю, за месяц, а также итоговые расходы по каждой категории.
Что касается формул, которые использованы в этой таблице, то они очень простые. Например, суммарный расход по категории «автомобиль» вычисляется по формуле =СУММ(F14:AJ14). То есть это сумма за все дни по строке номер 14. Сумма расходов за день рассчитывается так: =СУММ(F14:F25) – суммируются все цифры в столбце F c 14-й по 25-ю строку.
Аналогичным образом устроен раздел «доходы». В этой таблице есть категории доходов бюджета и сумма, которая ей соответствует. В ячейке «итог» сумма всех категорий (=СУММ(E5:E8)) в столбце Е с 5-й по 8-ю строку. Раздел «отчет» устроен еще проще. Здесь дублируется информация из ячеек E9 и F28. Сальдо (доход минус расход) – это разница между этими ячейками.
Теперь давайте усложним нашу таблицу расходов. Введем новые столбцы «план расхода» и «отклонение» (скачать таблицу расходов и доходов). Это нужно для более точного планирования бюджета семьи. Например, вы знаете, что затраты на автомобиль обычно составляют 5000 руб/мес, а квартплата равна 3000 руб/мес. Если нам заранее известны расходы, то мы можем составить бюджет на месяц или даже на год.
Зная свои ежемесячные расходы и доходы, можно планировать крупные покупки. Например, доходы семьи 70 000 руб/мес, а расходы 50 000 руб/мес. Значит, каждый месяц вы можете откладывать 20 000 руб. А через год вы будете обладателем крупной суммы – 240 000 рублей.
Таким образом, столбцы «план расхода» и «отклонение» нужны для долговременного планирования бюджета. Если значение в столбце «отклонение» отрицательное (подсвечено красным), то вы отклонились от плана. Отклонение рассчитывается по формуле =F14-E14 (то есть разница между планом и фактическими расходами по категории).
Используя наши данные из таблицы расходов, построим отчет по затратам в виде диаграммы.
Аналогично строим отчет по доходам семейного бюджета.
Польза этих отчетов очевидна. Во-первых, мы получаем визуальное представление о бюджете, а во-вторых, можно проследить долю каждой категории в процентах. В нашем случае самые затратные статьи – «одежда и косметика» (19%), «продукты питания» (15%) и «кредит» (15%).
В программе Excel есть готовые шаблоны, которые позволяют в два клика создать нужные таблицы. Если зайти в меню «Файл» и выбрать пункт «Создать», то программа предложит вам создать готовый проект на базе имеющихся шаблонов. К нашей теме относятся следующие шаблоны: «Типовой семейный бюджет», «Семейный бюджет (месячный)», «Простой бюджет расходов», «Личный бюджет», «Полумесячный домашний бюджет», «Бюджет студента на месяц», «Калькулятор личных расходов».
Подборка бесплатных шаблонов Excel для составления бюджета
Бесплатно скачать готовые таблицы Excel можно по этим ссылкам:
Первые две таблицы рассмотрены в данной статье. Третья таблица подробно описана в статье про домашнюю бухгалтерию. Четвертая подборка – это архив, содержащий стандартные шаблоны из табличного процессора Excel.
Попробуйте загрузить и поработать с каждой таблицей. Рассмотрев все шаблоны, вы наверняка найдете таблицу, которая подходит именно для вашего семейного бюджета.
Таблицы Excel против программы «Домашняя бухгалтерия»: что выбрать?
У каждого способа ведения домашней бухгалтерии есть свои достоинства и недостатки. Если вы никогда не вели домашнюю бухгалтерию и слабо владеете компьютером, то лучше начинать учет финансов при помощи обычной тетради. Заносите в нее в произвольной форме все расходы и доходы, а в конце месяца берете калькулятор и сводите дебет с кредитом.
Если уровень ваших знаний позволяет пользоваться табличным процессором Excel или аналогичной программой, то смело скачивайте шаблоны таблиц домашнего бюджета и начинайте учет в электронном виде.
Когда функционал таблиц вас уже не устраивает, можно использовать специализированные программы. Начните с самого простого софта для ведения личной бухгалтерии, а уже потом, когда получите реальный опыт, можно приобрести полноценную программу для ПК или для смартфона. Более детальную информацию о программах учета финансов можно посмотреть в следующих статьях:
Плюсы использования таблиц Excel очевидны. Это простое, понятное и бесплатное решение. Также есть возможность получить дополнительные навыки работы с табличным процессором. К минусам можно отнести низкую производительность, слабую наглядность, а также ограниченный функционал.
У специализированных программ ведения семейного бюджета есть только один минус – почти весь нормальный софт является платным. Тут актуален лишь один вопрос – какая программа самая качественная и дешевая? Плюсы у программ такие: высокое быстродействие, наглядное представление данных, множество отчетов, техническая поддержка со стороны разработчика, бесплатное обновление.
Если вы хотите попробовать свои силы в сфере планирования семейного бюджета, но при этом не готовы платить деньги, то скачивайте бесплатно шаблоны таблиц и приступайте к делу. Если у вас уже есть опыт в области домашней бухгалтерии, и вы хотите использовать более совершенные инструменты, то рекомендуем установить простую и недорогую программу под названием Экономка. Рассмотрим основы ведение личной бухгалтерии при помощи «Экономки».
Ведение домашней бухгалтерии в программе «Экономка»
Подробное описание программы можно посмотреть на этой странице. Функционал «Экономки» устроен просто: есть два главных раздела: доходы и расходы.
Чтобы добавить расход, нужно нажать кнопку «Добавить» (расположена вверху слева). Затем следует выбрать пользователя, категорию расхода и ввести сумму. Например, в нашем случае расходную операцию совершил пользователь Олег, категория расхода: «Семья и дети», подкатегория: «Игрушки», а сумма равна 1500 руб. Средства будут списаны со счета «Наличные».
Аналогичным образом устроен раздел «Доходы». Счета пользователей настраиваются в разделе «Пользователи». Вы можете добавить любое количество счетов в разной валюте. Например, один счет может быть рублевым, второй долларовым, третий в Евро и т.п. Принцип работы программы прост – когда вы добавляете расходную операцию, то деньги списываются с выбранного счета, а когда доходную, то деньги наоборот зачисляются на счет.
Чтобы построить отчет, нужно в разделе «Отчеты» выбрать тип отчета, указать временной интервал (если нужно) и нажать кнопку «Построить».
Как видите, все просто! Программа самостоятельно построит отчеты и укажет вам на самые затратные статьи расходов. Используя отчеты и таблицу расходов, вы сможете более эффективно управлять своим семейным бюджетом.
2.4 Мб) Windows XP/7/8/10
Видео на тему семейного бюджета в Excel
На просторах интернета есть немало видеороликов, посвященных вопросам семейного бюджета. Главное, чтобы вы не только смотрели, читали и слушали, но и на практике применяли полученные знания. Контролируя свой бюджет, вы сокращаете лишние расходы и увеличиваете накопления.
Простая домашняя бухгалтерия с помощью MS Excel для ленивых
У всех у нас есть деньги. У кого-то больше, у кого-то меньше, но каждый из нас вынужден их тратить. И многие из нас пытаются или вынуждены контролировать свой бюджет. Кто-то записывает доходы/расходы на бумажке, кто-то не записывает, а пытается всё держать в голове. Но основная часть аудитории Geektimes, я уверен, хотя бы раз в жизни пыталась вести личную бухгалтерию в специализированных программах, коих сейчас расплодилось великое множество.
Я – не исключение. Много раз я начинал веcти сначала личный, а потом и семейный бюджет. Перепробовал для этого, наверное, десятка полтора различных программ, как локальных, так и облачных. Но каждый раз забрасывал это дело. Однако, не записывать доходы и расходы, да еще как-то планировать бюджет я не мог. Я стал искать выход и нашел его. Я хочу поделиться с вами простым способом, как без особых временных затрат всегда поддерживать информацию о своём кошельке в актуальном состоянии, планировать свои расходы и, в итоге, оставаться в плюсе.
Как известно программ и сервисов для ведения бюджета сейчас великое множество и на любой вкус. Не буду тут расписывать их преимущества друг перед другом – это тема для отдельной статьи. А вот о минусах сказать нужно. Точнее об одном из них – самом главном. Основным минусом абсолютно всех программ и сервисов бюджетирования является необходимость скрупулёзно добавлять информацию о своих финансовых операциях. О каждой, при чем в большинстве случаев необходимо вбивать цифры с точностью до копейки, иначе баланс не сойдётся, и все труды окажутся напрасными. Один мой товарищ ведёт домашнюю бухгалтерию аж с 2003 года. 12 лет подряд он дотошно вбивает в программу каждый чек, зарплату и так далее. Как я уже писал выше, я тоже так пробовал, но хватало меня максимум на пару месяцев. А потом я понял, что такая дотошность не нужна. В итоге, родился простой файл в MS Excel из трёх колонок и 7-10 строк, но обо всём по порядку.
Так выглядит вся моя домашняя бухгалтерия. Данные, естественно, взяты «с потолка».
Верхняя строка – всегда остаток на сегодня, точнее, на дату последнего обновления файла. Дальше в хронологическом порядке идут строки транзакций. Мне удобно планировать бюджет на текущий и следующий месяц. Большего не нужно. Однако, опять-таки период планирования может каждый определяет по своим потребностям.
Ведение собственного бюджета в Excel: путь (не)аналитика
Сперва немного вводной
В конце мая 2017 мне подумалось, что неплохо бы начать отслеживать на что и как именно я трачу свои деньги. Доходы тогда у меня были небольшие, но на жизнь хватало. Было решено с 01 июня 2017 записывать свои доходы и расходы в специальное приложение и смотреть на что уходят деньги. После нескольких пробных запусков выбор пал на одного польского разработчика с бесплатными возможностями. Итак, 01.06.2017 мой стартовый баланс составлял 4 031,49 рублей.
До конца 2017 года записи вносились от случая к случаю. Приложение отдавало не информативную статистику, меня это крайне не устраивало. Поэтому с 01.01.2018 бухгалтерия ведется строго и тщательно — вплоть до того что каждое воскресенье открывается каждый интернет-банк и сверяются текущие остатки. Это дало неплохие результаты уже через пару месяцев. Привычка вносить всё закрепилась достаточно быстро, и дело пошло продуктивнее.
Приложение, которым я пользовался, позволяло бесплатно вести учет по 2 аккаунтам. Но вскоре у меня их стало слишком много и пару раз мне приходилось платить за приложение. В итоге, в конце января 2020 мне стало жаль денег на новое продление, я скачал все данные и начал вести учет в голом Excel. Через полгода могу сказать что это гораздо интереснее и информативнее, чем в приложении. Я сильно погрузился в сам Excel, в статистику и готов показать свои первые результаты сообществу.
Начало. Сводим баланс из приложения и в Excel
Приложение хоть и хорошее, но на экспорт мне отдали только записи: 5600 строк совершенно не структурированной информации. Ладно, взяли напильник, распознали и облагородили все нужные столбцы, порезали все ненужные и придали этому красивый вид таблицы.
В этот момент я начинаю понимать что балансы не сходятся — у меня же только записи, без стартовых сумм. Создается новая таблица, вносятся все счета и их остатки на начало ведения учета — 01.06.2017. Чтобы не мучаться с категориями расходов, было решено полностью скопировать структуру из этого же приложения. Щепотка магии — и у меня появился совсем небольшой и самый простой файлик. По хорошему, он мне показывал только мои текущие остатки, уровень доходов и расходов по годам и в нем же велись все записи.
Первые попытки подружиться с Excel
Терять всю имеющуюся аналитику из приложения было грустно, поэтому я начал ее потихоньку восстанавливать своими силами в Excel. Сразу же было решено отказаться от VBA поскольку я не программист от слова совсем. Что-то пытаюсь, но это скорее баловство. Но вернемся к учету.
Сперва с помощью фильтров были подчищены очевидные ошибки при заполнении самих записей: опечатки, дублирование названий, склонения и прочие особенности Великого и Могучего.
Вторым этапом начались эксперименты с аналитикой — графики движений с разбивкой по валютам, по датам, по счетам, и много чего еще. В это же время активно гуглилось всё что можно и смотрелось как ведут учет другие (никак. слишком сложно для внесения и слишком простой анализ).
Мне хотелось сделать все максимально автоматически. Создать на старте конфигурацию по умолчанию, прописать все формулы и вносить только записи в таблицу доходов-расходов. Остальное Excel должен считать сам. Слишком идеально, не?
Через 2 месяца после начала использования Excel я научился обращаться с таблицами, научился автоматически считать остатки по всем счетам и в сумме, разобрался в десятке самых используемых формул и начал опыты над сводными таблицами и условным форматирование. Интересно, а 2 месяца до сводных таблиц это много или мало для новичка?
PQ и PP
Еще примерно через 2 недели я познакомился с PowerQuery и PowerPivot. И если первый мне особо не помог (т.к. все велось в одном файле), то второй решил многие проблемы. Сводные таблицы стало создавать немного проще, а из таблицы записей удалось избавиться от нескольких столбцов — их можно вычислять в PowerPivot.
Вообще, PowerPivot довольно сложная штука, и крайне чувствительная к любым действиям. При этом, каких-либо материалов по ней мало и много приходится понимать самому. Но и результат может прямо радовать, это заметно.
Например, через PowerPivot и связи таблиц удалось наконец-то построить сводную с расходами в разбивке по категориям (150+ штук!). Строить такую «в лоб» приходилось через сводную из записей, вручную группировать категории до нужного уровня и визуально сравнивать значения. Это очень неудобно, хотя бы потому что любая новая категория в таблице записей ломала всю структуру сводной. И на восстановление уходило очень много времени. При помощи же PowerPivot на это требовалось 3 клика мыши.
Революция
Где-то примерно в это же время мне становиться тесно в моём файле и появляется еще один, для тестирования. В нем я могу делать с данными все что хочу, не боясь испортить результаты в основном. Есть только одна проблема — чтобы формулы (и результаты) были одинаковыми, таблицу записей приходится вести в обоих файлах одновременно. Простое копирование новых строк ломает формулы и всё приходится перебивать руками. И новые фичи после тестирования руками построчно переносить в основной файл — тоже такое себе удовольствие.
Поэтому в начале июня было принято решение вынести таблицу записей в отдельный файл, а формулы и графики считать отдельно. Вместе с таблицей записей переехала таблица счетов и некоторые некритичные мелочи. В самом файле с DATA минимум вычислений — только пара именованных диапазонов и формула для высчитывания текущих остатков. Просто потому что загружать файл с вычислениями чтобы увидеть остатки оказалось глупой затеей.
Предназначение этого файла — добавление строк в таблицу записей, контроль остатков на счетах и добавление счетов, если необходимо. Для всего остального — файл с вычислениями.
И вот в нем вся магия и мощь Excel открылись на полную. Файл с вычислениями получает через PowerQuery данные, работает над ними и отдает в формулы и сводные таблицы. Рядом с ним, PowerPivot отдает свои данные и связывает имеющиеся таблицы в единую структуру. Из этого всего получается очень даже неплохая аналитика. Количество графиков и вычислений растет с каждым днем, объем файла с вычислениями постоянно увеличивается, что-то меняется на страницах. И все это автоматизировано на 90%!
Будущее
Сейчас я веду учет в трех файлах — это DATA + файл с простыми вычислениями (BASIC) + файл с продвинутыми вычислениями (TEST). В таблице записей уже 6800 строк, общие остатки на счетах выросли в несколько раз. Я стал значительно меньше тратить на импульсивные покупки — их просто лень вносить, а если и купил, то стыдно когда вносишь. В сводной таблице с тратами по категориям очень хорошо видно как поменялись расходы на самоизоляции — в ноль просел общественный транспорт и походы в кафе/рестораны+обеды на работе. В июне есть хороший шанс закончить месяц в плюсе — третий раз за 3 года, да еще и третий подряд. И очень хорошо видно в какой момент жена перестала переводить мне деньги на оплату счетов и начал переводить я ей на оплату продуктов. Но это уже наша внутренняя кухня.
Я работаю над файлами каждый день в свободное время. Сегодня, например, перебил все формулы деления на формулы ЕСЛИОШИБКА — так меньше всплывающего спама. Вообще, в заметках у меня более 20 идей над которыми можно поработать. Что-то делается легко, для чего-то надо менять структуру всех трех файлов (не хочу), а что-то просто не умею и надо гуглить и пробовать. Например, не могу сообразить как выстроить бюджет на месяц и контролировать его выполнение не ломая структуры таблиц.
В целом, я знаю чего хочу, знаю как это должно выглядеть. Но все чаще начинаю натыкаться на ограничения самого Excel и его возможностей. Интересно попробовать их собственную надстройку для ведения личного учета, но то что я видел мне уже не нравится. Считаю что у меня больше, детальнее и точнее. Ну и еще многое в процессе, я только-только реализовал всю аналитику что была в приложении. В любом случае, продолжение следует…