как заключить электронный трудовой договор

Новая удаленно-электронная реальность: теперь трудовые договоры

Эксперимент с электронными трудовыми договорами

С 25.04.2020 и до 31.03.2021, в соответствии с законом № 122-ФЗ, будет внедряться и отрабатываться система электронного обмена документами между сотрудниками и их нанимателями.

В первую очередь дистанционный обмен документами будет налаживаться между работодателем и лицами, устраивающимися на работу.

По результатам теста будут сформулированы изменения в трудовое законодательство.

Работодатель должен будет создать информационную систему (ИС) для документов, связанных с заключением (расторжением) трудовых договоров, и обеспечить обмен данными с системой «Работа в России».

В новом законе № 122-ФЗ указано, что при заключении трудовых и ученических договоров используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная (или неквалифицированная) электронная подпись работника.

Прочие кадровые документы можно будет подписывать простой ЭЦП.

С чем придется столкнуться работодателям?

Кроме этого, пользователи отмечают, что в настоящее время заявки, отправляемые на портал «Работа в России», очень подолгу обрабатываются (до нескольких недель). Имеются и сбои в работе самой ИС. Большая группа работодателей уже регистрируется на портале из-за новых отчетов по труду. См. «Новая отчетность работодателей в службу занятости в связи с коронавирусом».

Если еще большее количество нанимателей предпримет попытку создать для себя новую ИС, возможно, срок регистрации и количество сбоев еще увеличится.

Второй момент – оформление усиленной квалифицированной электронной подписи. Исходя из смысла закона № 122-ФЗ, подпись должна быть создана отдельно, конкретно для трудовых документов. Расходы на выпуск, как уже отмечали выше, несет работодатель.

Третий аспект проблемы связан с общей организацией заключения трудовых договоров дистанционно. Приоритет отдан процессу заключения договора, а как быть, если, скажем, был установлен испытательный срок и новый работник его не прошел? С дистанционными собеседованиями и оформлениями риск, что работник и работодатель не подойдут друг другу, увеличивается.

Пока можно только предполагать, что заключение договоров будет оформлять работодатель через ИС «Работа в России» для хранения информации о заключенных договорах. А данные о расторжении договоров тот же работодатель будет направлять в составе новой отчетности в другой части портала «Работа в России». Служба занятости сама будет заниматься увязыванием информации о заключенных и расторгнутых договорах.

Чего ожидать работникам?

Первое, с чем столкнуться работники при дистанционном трудоустройстве – необходимость иметь усиленную ЭЦП. Возможно, что процесс получения ЭЦП физлицом упростится из-за нововведений, но, пока что, физическому лицу нужно предпринять довольно много действий для оформления подписи.

Главная сложность – по действующим правилам ЭЦП физлицу выдают только при подтверждении личности. То есть, при личном контакте того, кто подтверждает личность и получателя ЭЦП. Как, в условиях коронавирусных ограничений, будет организовано массовое получение физлицами электронных подписей? Вопрос пока открыт.

Второй важный момент, который можно спрогнозировать, это зависимость работника от действий работодателя и работы ИС. Например, трудовой договор расторгнут, а Служба занятости информации об этом еще не видит (какой-то сбой у работодателя или у «Работы в России»). Работник обращается за пособием по безработице. Получается, что пособия ему не дадут, пока не будет устранен сбой и данные о расторжении трудового договора не пройдут все необходимые электронные инстанции.

Источник

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

В статье расскажем:

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

Источник

Переход на электронные трудовые договоры: что нужно знать уже сегодня

Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Поэтому в Казахстане своевременно вводится Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде.

Согласно проекту Закона «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда», информация о трудовой деятельности работника, содержащейся в трудовом договоре, должна передаваться ЕСУТД.

На сегодняшний день работает пилотный проект по внесению сведений трудового договора в электронном варианте в ЕСУТД через портал еnbek.kz. Участие в нем добровольное. О переходе на электронные трудовые договоры компании должны решать самостоятельно. Однако, стоит отметить, что количество компаний, выбирающих современную систему, постоянно растет. По данным на конец 2019 года, в системе было зарегистрировано более 18 тысяч предприятий.

Полный переход на электронные трудовые договоры ожидается с января 2022 года.

Как заключать электронные договоры?

В республике предусмотрено два варианта заключения электронных трудовых договоров:

Нормы и правила ведения электронных договоров

Важно, что переход на электронные трудовые договора будет происходить постепенно. Сейчас разрабатываются и корректируются Правила предоставления и получения сведений о трудовом договоре и трудовой деятельности из Единой системы учета трудовых договоров, а также переходные нормы.

Разработчики ЕСУТД предусмотрят возможность добавления собственных колонтитулов и шапок.

Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском.

Единая система учета трудовых договоров будет интегрирована с госархивом.

Выгода от электронных трудовых договоров

Основными преимуществами этого проекта являются упрощение процесса трудоустройства в связи с отсутствием необходимости сбора бумажных документов, защита от социальных рисков благодаря отображению наличия договора, взносов и отчислений в фонды, а также закреплению обязательств работодателя перед работником.

Ведение электронных договоров выгодно всем, особенно крупным предприятиям, которые имеют свою кадровую систему. Работодателю не нужно совершать двойные действия: достаточно ввести трудовой договор в свою систему 1С, и он уже автоматически попадает в Единую систему учета.

Нововведение удобно и самим работникам. При наступлении пенсионного возраста не придется собирать документы, пенсия ему будет назначена без его прихода в ЦОН. Данные по стажу после 1998 года будут сверяться с обязательными пенсионными взносами.

Обратите внимание! Информацию о стаже работников можно передавать в ЕСУТД путем интеграции информационных систем согласно Правилам интеграции объектов информатизации «электронного правительства» (утв. Приказ и.о. Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 марта 2018 года № 123).

Доступ к электронному трудовому договору

Министерство труда и социальной защиты населения РК совместно с АО «Национальные информационные технологии» внедрило функционал по отображению информации о трудовом договоре в личном кабинете электронного правительства.

В личном кабинете можно проверить информацию о текущем трудовом договоре в разделе «Трудовая деятельность», где отображается название предприятия, дата заключения, номер договора и должность.

Обратите внимание, что в личном кабинете отображается данные только по договорам, зарегистрированным в Единой системе учета электронных трудовых договоров, разработанной МТСЗН РК.

Часто задаваемые вопросе о переходе на электронные договоры

Вопрос: «Все ли работники компании должны сделать электронную цифровую подпись, чтобы подписывать электронные трудовые договоры?»

Ответ: «Если работник не хочет получить электронный цифровой ключ, работодатель может заключить трудовой в бумажном виде, а затем внести информацию о заключении с работником трудового договора в ЕСУТД».

Вопрос: «Если в классификаторе Единой системы учета трудовых договоров нет подходящей должности, то как быть в данной ситуации?»

Ответ: В Национальном классификаторе занятий в ЕСУТД необходимо выбрать по смыслу подходящую должность, далее можно передавать штатную должность (вносится в ручном режиме).

Вопрос: «Необходимо ли обязательно прописывать компетенции работника, ведь при приеме на работу сложно их определить?»

Ответ: Согласно проекту Закона работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых по нему изменениях и дополнениях, содержащую сведения, предусмотренные подпунктами 1), 2), 3), 4), 5) и 13) пункта 1 статьи 28 Кодекса, а также сведения о трудовой деятельности работников и штатной численности организации, в единую систему учета трудовых договоров, в порядке, установленном уполномоченным государственным органом по труду.

В заключение

Подводя итоги статьи, отметим, что пока участие в ЕСУТД носит добровольный характер. Однако переход на ведение электронных трудовых договоров неизбежен для всех предприятий.

Если вы решили в ближайшем будущем начать работать с Единой системой учета трудовых договоров, то рекомендуем подготовить для этого свои системы 1С. Так как необходимо настроить интеграцию с ЕСУТД, чтобы данные передавались в систему корректно.

На данный момент блоки по работе в электронными трудовыми договорами реализованы в программах «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 для Казахстана» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3». Чтобы использовать актуальную информацию и справочники, необходимо иметь действующий договор 1С:ИТС. О сроке действия вашего договора можно узнать у менеджеров Первого Бита по телефону.

Источник

Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками

Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?

При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.

Вариант 1. Традиционный

Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)

Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,

Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:

• Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?

• Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?

• Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?

• После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?

• Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:

Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

Рекомендации здесь могут быть такими:

Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

Итоги

Вариант 1.Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.

Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.

Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.

Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.

Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.

Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.

Источник

Как заключить договор дистанционно?

Я фрилансер, оказываю услуги заказчикам из других городов. Хочу перейти на электронный документооборот, чтобы делать все дистанционно: каждый раз отправлять договор почтой не очень удобно, плюс это дополнительные расходы.

Я купил электронную подпись, но не у всех заказчиков она тоже есть. Как быть в этом случае? Могу ли я со своей стороны подписывать документ электронной подписью, а заказчик — другим способом?

Письменные договоры обязательно должны подписать обе стороны. Подпись можно поставить любым способом, но так, чтобы можно было достоверно и однозначно определить подписанта.

Чтобы в будущем не было споров, состоялась сделка или нет, порядок дистанционного заключения договора нужно прописать в самом договоре. Отдельно надо согласовать электронную подпись и электронный обмен документами, если вы их используете.

Как заключают договоры дистанционно

Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.

Договор можно заключить, обменявшись письмами, телеграммами или электронными документами. Стандартный бумажный экземпляр при этом оформлять не нужно.

Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:

Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:

Чтобы эта схема стала рабочей, в договоре нужно подробно описать:

Еще в тексте договора пишут, что если документы приходят в согласованном порядке, то стороны их безоговорочно признают. Например, в договоре указано, что стороны будут обмениваться документами по электронной почте. Исполнитель отправил акт выполненных работ электронно, заказчик получил его на свою почту и на этом основании оплатил работы. От исполнителя никакие документы больше не нужны — он прислал акт в согласованном порядке.

Источник