как заверить перевод документа самостоятельно образец
Нотариальный перевод документов нужен организации или нет
Нужно ли переводить документы, поступающие в компанию на иностранных языках
В подавляющем большинстве случаев российские организации и ИП оформляют и используют в своей практике документы, составленные на русском языке. Но в некоторых ситуациях, например, когда компания сотрудничает с иностранными контрагентами и поставщиками, возникает необходимость обрабатывать и переводить документы, оформленные на иностранном языке.
Необходимость перевода документов обусловлена тем, что государственным языком РФ на всей ее территории признается русский язык, который подлежит обязательному использованию во взаимоотношениях госорганов, органов местного самоуправления, учреждений, организаций всех форм собственности и граждан (пп. 6 п. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»). Официальное делопроизводство во всех российских организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется исключительно на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов РФ»).
Следовательно, если документ, составленный на иностранном языке, так или иначе участвует в документообороте организации/ИП, то он должен быть переведен на русский язык. Документы, используемые компаниями в сфере налоговых правоотношений, в частности, для подтверждения ими понесенных расходов, исключением не являются.
Поскольку в России все официальное делопроизводство ведется исключительно на русском языке, то первичные учетные документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).
При этом в ряде случаев компании должны иметь не просто перевод иностранных текстовых документов, а перевод, осуществленный/засвидетельствованный нотариусом.
Обязателен ли нотариальный перевод документов
Ответ на этот вопрос зависит от того, для чего именно предназначается тот или иной документ и кто выступает в качестве принимающей иностранные документы стороны. Для внутреннего пользования, если это устраивает саму компанию, документы, составленные на иностранном языке, могут вообще не переводиться на русский язык.
Если же документ предназначается для передачи контрагентам, государственным учреждениям или любым третьим лицам, то он обязательно должен быть переведен, так как делопроизводство в нашей стране осуществляется на русском языке.
И если иное не установлено законом, перевод может быть осуществлен любым специализированным бюро переводов или штатным дипломированным специалистом, имеющим документ об образовании по профессии переводчика. Квалификация переводчика при этом существенного значения не имеет. Верность перевода удостоверяется в таких случаях подписью самого переводчика.
Это общее правило. Однако в некоторых ситуациях обычным, незаверенным переводом обойтись нельзя. Тогда от организаций, предпринимателей и рядовых физлиц требуется уже нотариальный перевод иностранных текстовых документов.
Случаи, когда перевод должен быть заверен в нотариальном порядке, оговорены в отдельных законах. Если в законе нет требования о нотариальном переводе того или иного документа, такой документ нотариально заверяться не должен, и принимающая его сторона не вправе требовать от заявителя обратного.
В соответствии с действующим законодательством нотариального перевода требуют следующие документы:
Нужен ли нотариальный перевод документов, используемых в налоговой сфере
Что касается сферы налоговых правоотношений, то НК РФ также устанавливает ряд случаев, когда налогоплательщикам требуется именно нотариальный перевод документов.
Так, нотариального заверения требуют документы, представляемые физлицами – налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченного в иностранном государстве с полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). Иными словами, документы, представляемые во избежание двойного налогообложения.
При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального свидетельствования первичных и прочих документов, используемых в целях бухгалтерского и налогового учета.
Вместе с тем все расходы в целях расчета налогооблагаемой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под таковыми понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.
По мнению налоговиков, все такие документы, оформленные на иностранном языке, в обязательном порядке должны сопровождаться исключительно нотариальным переводом, к которому по юридической силе приравнивается перевод, совершенный должностными лицами консульских учреждений РФ (п. 7 ст. 38 «Основ законодательства РФ о нотариате», утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).
Свою официальную позицию по этому вопросу ФНС России выразила в письме от 14.09.2018 № БС-4-11/17934@. Речь в письме шла непосредственно о необходимости нотариального заверения документов, подтверждающих соблюдение условий для освобождения от НДФЛ доходов, получаемых при ликвидации контролируемых иностранных компаний. При этом ФНС пришла к выводу, что нотариальному заверению подлежат не только эти, но и любые другие первичные документы, оформленные на иностранном языке.
Для того, чтобы подтверждать расходы, к таким документам во всех случаях должен прилагаться нотариально заверенный перевод на русский язык. Иначе в учете осуществленных расходов компании могут попросту отказать.
Поэтому если организация нотариально не удостоверит перевод подтверждающих документов, в том числе и первичных, она должна быть готова к тому, что у ИФНС могут возникнуть претензии к порядку учета доходов и расходов, и свою правоту налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Как нотариально заверить перевод документа
Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет иностранными языками, перевод в этом случае делает переводчик, а нотариус только свидетельствует подлинность подписи данного переводчика под переведенным документом (ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате).
И в том, и в другом случае переведенный с иностранного языка документ имеет равную юридическую силу и считается заверенным нотариусом. При этом получить нотариальный перевод документа можно как непосредственно в нотариальной конторе, так и удаленно. Заявление об удаленном свидетельствовании верности перевода нотариусом направляется по форме, утв. приказом Минюста от 30.09.2020 № 223.
Заявление с приложением к нему документов, которым требуется перевод, направляется в Федеральную нотариальную палату (ФНП) через единую информационную систему нотариата. Сделать это можно в том числе с использованием единого портала Госуслуг. Заявление и прилагаемые к нему электронные документы принимаются для совершения нотариального перевода при условии, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.
Затем ФНП направляет поступившее заявление и прилагаемые к нему электронные документы на иностранном языке нотариусу, заявившему в автоматическом режиме о готовности совершить перевод этих документов/свидетельствование верности перевода.
За свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой взимается пошлина. Величина пошлины составляет 100 рублей за одну страницу перевода документа (пп. 19 п. 1 ст. 333.24 НК РФ).
Сам перевод и его нотариальное свидетельствование совершаются сразу же после оплаты заявителем данной пошлины. Срок перевода и его нотариального заверения – не позднее 5 рабочих дней со дня получения от заявителя информации, подтверждающей оплату нотариального перевода (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).
Свидетельствование верности перевода документа с иностранного языка
Очень популярной услугой, которую может оказать нотариус, является нотариальное свидетельствование верности перевода документа с иностранного языка.
Границы стираются, интернациональных браков все больше, получение образования в иностранных вузах становится все более популярным, иностранцы часто приезжают работать в Россию, россияне тоже пользуются возможностью получить опыт работы за границей. Во всех этих случаях не обойтись без нотариального свидетельствования верности перевода документов.
Заверить перевод документа можно удаленно, без личного визита к нотариусу. Для этого необходимо подписать заявление усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), и направить его через личный кабинет на портале Федеральной нотариальной палаты. В таком случае вы получите удостоверенный нотариусом перевод в электронной форме.
Свидетельствование верности перевода необходимо при представлении документов:
в государственные ведомства;
в образовательные организации;
в налоговые органы и органы внутренних дел;
в службы и архивы ЗАГСов; в регистрирующие органы и др.
Часто нотариально засвидетельствованный перевод документа требуется при предоставлении документов в посольства и консульства других стран на территории Российской Федерации.
Нотариальный перевод необходим также при:
· регистрации брака с иностранным гражданином (перевод паспорта иностранного гражданина, справки о семейном положении, справка о несудимости и др.);
· усыновлении или удочерении ребенка, не являющегося гражданином РФ (перевод свидетельства о рождении ребенка, также в зависимости от ситуации могут быть необходимы переводы справки или свидетельства о смерти родителей (или лишении родительских прав) и др.);
· использовании водительского удостоверения, выданного другим государством (для предъявления такого рода документов на территории РФ необходим нотариально заверенный перевод настоящего удостоверения) или выдача нового водительского удостоверения, выданного другим государством, в связи с окончанием срока действия;
· приобретении гражданства РФ иностранным гражданином (перевод паспорта иностранного гражданина (свидетельство о рождении для несовершеннолетних иностранных граждан), свидетельства о браке (в случае, если брак с гражданином/-кой РФ заключен не на территории РФ), справки о несудимости и др.);
· получении разрешения на работу или патента для иностранного гражданина (перевод паспорта иностранного гражданина, документ об образовании (диплом или аттестат, приложение к ним);
· вступлении в наследство, когда наследодатель является иностранным гражданином (перевод решения суда, свидетельств о праве собственности и другие документы по требованию суда);
· подтверждении трудового стажа (например, для выхода на пенсию, перевод справки с места работы, выписки из государственного реестра, справки о заработной плате с места работы (если текст справки указан на русском языке, то необходим только перевод печатей или штампов);
· получении визы (безусловно, все зависит от страны, поэтому мы указываем те документы, перевод которых требуются чаще остальных: согласие на выезд ребенка за границу (в случае выезда несовершеннолетнего гражданина РФ за границу без сопровождения), справки с места работы, справки из банка (иногда включая выписки со счета), справки учебных заведений (школы, университета и др.), пенсионное или студенческое удостоверения (в зависимости от статуса туриста) и т.д.
Нотариус, занимающийся частной практикой, в соответствии со статьями 35, 80, 81 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основы) свидетельствует верность перевода с одного языка на другой или свидетельствует подлинность подписи переводчика на переводе документа.
Свидетельствует верность перевода с одного языка на другой нотариус в случае, если он владеет соответствующими языками. При этом самостоятельно осуществляя перевод документа с одного языка на другой, нотариус свидетельствует верность такого перевода. За вред, причиненный по вине нотариуса имуществу гражданина или юридического лица в результате совершения нотариального действия с нарушением закона, нотариус несет полную имущественную ответственность.
Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус (статья 81 Основ).
При этом при совершении нотариального действия по свидетельствованию подлинности подписи переводчика на переводе документа, нотариус не отвечает за идентичность переводимого текста оригиналу и верность перевода, а лишь подтверждает, что переведенный текст подписан в присутствии нотариуса определенным лицом — переводчиком. Нотариус предупреждает переводчика об ответственности за правильность перевода в соответствии с действующим законодательством.
В подтверждение совершенного нотариального действия — свидетельствования верности перевода документа или свидетельствования подлинности подписи переводчика на документе нотариусом проставляются соответствующие удостоверительные надписи.
уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).
С иностранного языка и наоборот: как перевести и нотариально заверить документ
Кто может перевести документ
Если вы не можете перевести текст самостоятельно и ваши знакомые не могут вам помочь с переводом документа, вам не составит труда найти и выбрать переводчика, находящегося неподалеку от вас и обладающего знанием необходимого вам языка. Найти его можно в реестрах переводчиков. Каждый нотариальный округ (по областям и Минский городской) ведет свой реестр переводчиков. Список реестров размещен на официальном сайте Белорусской нотариальной палаты. В данных реестрах указаны:
— язык (языки) перевода каждого переводчика;
— место совершения перевода;
Каким должен быть перевод
Документ должен быть переведен полностью. Отметим, что при переводе с иностранного на русский или белорусский язык следует руководствоваться следующими правилами :
1. Если текст документа выполнен частично на белорусском (русском) языке и частично – на иностранном, то перевод должен включать как переведенный текст, так и текст, не требующий перевода.
2. Если текст выполнен на русском или белорусском языке, но содержит оттиски печатей, штампов или иных реквизитов на иностранном языке, то допускается перевод только данных реквизитов, если это не влияет на содержание общего текста.
После текста перевода переводчик должен :
— сделать запись о том, что он подтверждает достоверность перевода;
— указать языки, с какого и на какой переведен текст документа;
— проставить свою подпись.
Как заверить подпись переводчика (верность перевода)
Примеры формулировок части удостоверительной надписи
Если переводчик включен в реестр: «Подлинность подписи переводившего текст диплома о высшем образовании с русского языка на английский язык известного мне переводчика Иванова Ивана Ивановича свидетельствую».
Если переводчик не включен в реестр: «Подлинность подписи переводившего текст трудовой книжки с русского языка на немецкий язык переводчика Иванова Ивана Ивановича свидетельствую. Личность Иванова И.И. установлена».
Если текст переведен нотариусом: «При этом свидетельствую верность перевода мной текста доверенности с английского языка на русский язык».
Свидетельствование верности копий документов
Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.
В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:
— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;
— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;
— являются ветхими, или у них нарушена целостность.
Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.
Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:
— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;
— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).
Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.
Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.
Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).
уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).
Перевод документов
Если вы уезжаете жить за границу, вам необходимо сделать легализацию российских документов, которая включает в себя перевод на иностранный язык. Казалось бы это самый простой шаг легализации, но для разных стран зачастую выполняется разный тип перевода. В этой статье разберём 5 типов перевода, которые выполняет компания Документ24:
Обычный перевод документов
Такой вид подразумевает, что переводчик сделает перевод текста документа на иностранный язык без какого либо дополнительного заверения. Такой перевод не подходит для подачи в инстанции, клиенты обычно его заказывают только для себя, чтобы понять, что написано в документе, или если принимающая сторона не настаивает на наличии печатей на переводе.
Например, для составления доверенности часто берут шаблон у принимающей стороны, он как правило составлен на иностранно языке. Чтобы понимать какие формулировки указать в доверенности, делается обычный перевод. Или, другой пример, работодатель отправил вам контакт на иностранном языке, чтобы понимать, что именно вы подписываете, можно сделать обычный перевод.
Для обычного перевода отправлять сами документы к нам в офис не нужно, достаточно по электронной почте прислать сканы или фото в хорошем качестве. Готовый перевод мы также отправляем вам в электронном виде по email.
Перевод, заверенный бюро переводов
Такой вид представляет собой документ, переведенный переводчиком и заверенный нашей печатью. Обратите внимание, что все наши печати дублируются на английском языке, поэтому не требует дополнительного перевода печати и подписи. Используется при переводах для эвалюации диплома в WES, при переводе письма-запроса для Минздрава, при подаче документов в DHA UAE.
Нотариальный перевод
Перевод называется нотариальным не потому что его выполняет нотариус, а в связи с тем, что нотариус заверяет подпись переводчика. Сам же перевод должен быть выполнен профессиональным переводчиком. Нотариальный перевод является основным этапом при консульской легализации документов в такие страны как Египет, Катар, Китай, ОАЭ, Саудовская Аравия и другие страны с консульской легализацией, также он используется в ситуациях с двойным апостилем и для перевода иностранных документов для России.
Особенности выполнения нотариального перевода:
1. Сначала с документа снимается ксерокопия и заверяется у нотариуса. Все штампы, подписи, даты должны отображаться четко, не должно быть размытых элементов. Если документ рукописный, то требуется сделать технический набор текста. С этого момента оригинал уже не потребуется.
2. Переводчик Документ24 переводит нотариально-заверенную копию на необходимый язык. Выбор языка зависит от страны, в которую отправляются документы. Например, если документы нужны для посольства Египта или Арабских Эмиратов, то переводят их на арабский язык, если для Китая — на китайский. И так далее по аналогии. Какой язык в стране официальный, на такой и будут делать перевод. Переводят всю информацию, апостиль, все печати, подписи и даты и именно на нотариально-заверенную копию, чтобы была возможность сделать перевод подписи нотариуса.
3. После того, как перевод будет готов, переводчик самостоятельно относит документы нотариусу и тот заверяет подпись переводчика на документе. Переводчик подписывает свой перевод при нотариусе, таким образом нотариус убеждается, что это сделал именно он, а не кто-то другой. Иногда нотариус требует подтверждение соответствующего образования (диплом переводчика, лингвиста).
Если раньше документы на легализацию принимали только при условии, что копия документа и перевод будут заверены одним нотариусом, то теперь нотариусы могут быть разными. Поэтому, это облегчает жизнь тем, кто не хочет отправлять оригиналы документов в Москву. Из регионов достаточно отправить ксерокопии документов, заверенные нотариусом. Если вы находитесь в Москве, вам достаточно привести документы в наш офис и мы вернем вам оригиналы в тот же день. Сделать заказ.
Аккредитованный перевод
Аккредитованный перевод — это перевод, выполненный переводчиком, аккредитованным при консульстве или посольстве той страны, для которой вы готовите документы. Аккредитованные переводчики, в отличие от присяжных, находятся в России, и их перевод необходимо заверять в консульстве. Аккредитованный перевод выполняется для Болгария, Италии, Турции.
Этапы оформления:
1. Передаём документы аккредитованному переводчику для выполнения перевода.
3. Заверяем перевод в консульстве.
На образце ниже показан аккредитованный перевод доверенности для Италии.
Присяжный перевод
Это перевод, выполненный присяжным переводчиком непосредственно в той стране, в которой будут использоваться документы. Присяжные переводчики проходят специальную аттестацию, сдают экзамены по стандарту оформления переводов и дают присягу в суде о том, что они будут правильно и достоверно переводить документы. Самые распространенные страны с присяжным переводом это Австрия, Бразилия, Германия, Нидерланды, Турция.
На образце ниже представлен присяжный перевод для Нидерландов.
Вопросы о переводах документов
Если у вас просят обычный перевод, вы можете сделать его сами. Но если требуется сделать легализацию, то придется обратиться в специализированное бюро переводов для выполнения нотариального перевода. Дело в том, что даже если у вас есть диплом переводчика, вы не можете делать перевод своих документов, так как нотариус откажется заверять такой перевод. Недавно у нас был похожий случай. Моя коллега хотела перевести свои документы и заверить их у нотариуса. Но он отказал, объяснив что перевод в этом случае может быть некорректным, так как переводчик в этом случае является заинтересованным лицом и может исказить данные. Вы можете сделать нотариальный перевод любых документов, кроме своих.
Нет, для легализации документов в России требуется предоставить нотариальный перевод, заверенный именно российским нотариусом. Минюст РФ не принимает переводы с иностранным заверением. Отправьте в Москву оригиналы документов через курьерскую службу, мы сами сделаем нотариальное заверение и перевод, а также пройдем все этапы консульской легализации.
Нет, чтобы в налоговой приняли ваше свидетельство без лишних вопросов, в первую очередь нужно сделать консульскую легализацию для России, то есть свидетельство должно быть заверено российским консульством в ОАЭ. Как именно это делается уточняйте у сотрудников консульства. Что касается перевода на русский язык, то в вашем случае правильней сделать его там же в Эмиратах.
Услуги перевода документов
Не пытайтесь переводить документы самостоятельно или у знакомых. Обращайтесь в специализированное бюро переводов Документ24. Преимущества перевода документов в нашей компании: