навыки делового письма примеры
Образец делового письма
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
10 основных правил деловой переписки
Мы научились составлять толковые и приятные деловые письма, которые отправляем партнерам, полезным знакомым, заказчикам. Они точны, лаконичны и вежливы. Но в деловой переписке с коллегами нередко допускаем ошибки.
Как обычно мы общаемся с коллегами?
Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?
Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….
Ну что, мы договорились? Сделаешь?
Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.
Правила внутрикорпоративной деловой переписки
Содержание письма
Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:
Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.
Тема в письме нужна по двум причинам:
Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».
Тема: Договор → Прошу согласовать договор
Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)
Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***
Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».
Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.
Адресация
В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.
В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.
Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.
Приветствие
Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.
Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.
Первое предложение — суть письма
Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».
Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».
Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев
Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.
Уточнения
Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.
Орфография и пунктуация
Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.
Для этого есть пара причин:
Структура
Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.
Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.
Оперативность ответа
Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).
Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.
Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж»
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как писать деловые письма (с примерами и образцами)
Чтобы переписка с клиентами или партнерами имела юридическую силу, ее важно правильно оформить. В статье вы узнаете, как написать деловое письмо, чтобы оно могло защитить ваши интересы. Эти навыки необходимы всем, особенно фрилансерам.
Содержание статьи:
Что такое деловое письмо?
Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).
Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы:
Должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.
Электронная по форме бумажных
Оформляется в офисных форматах (doc, docx, rtf, pdf) и содержит реквизиты. Прикрепляется в виде вложений.
Непосредственное обращение в форме электронного сообщения.
Важно знать, как правильно писать деловые письма. От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий. Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями.
Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позициях сторон:
Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.
Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.
Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.
Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология обучают ведению переговоров, в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому. Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.
Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по ведению деловой переписки на английском языке. Он проводится в университете Skillbox. Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).
Виды деловых писем
Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.
Как правильно писать и оформлять деловые письма?
Общие правила, которым нужно следовать:
Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.
Особенности оформления официальных писем:
В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».
Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?
Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:
оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.
При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.
Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.
В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).
Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.
Примеры деловых писем
Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время. Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае:
Директору ООО «Снаб»
В ответ на ваше письмо от 01.03.2020 г. об ограничении доступа в здание, сообщаем следующее:
В остальные дни в офисе работа производиться не будет.
При необходимости готовы предоставить пропуск.
С уважением, Левчук А.П.
Левчук Анна Петровна
Пример делового письма с просьбой вернуть средства, оплаченные по счету. Обратите внимание, как закончено сообщение – указаны реквизиты, на которые требуется вернуть деньги.
Бухгалтером ООО «Рассвет» 01 августа 2020 г. был ошибочно оплачен Счет №1234 от 20.08.2020.
Прошу вернуть денежные средства в сумме 3 737,00 рублей (Три тысячи семьсот тридцать семь рублей 00 копеек)
на счет ООО «Рассвет».
Филиал «Точка» ПАО Банк «Финансовая корпорация Открытие»
При необходимости готовы предоставить дополнительную информацию.
Главный бухгалтер ООО «Рассвет»
Где учиться писать письма?
Если данный навык нужен вам на серьезном уровне, есть специальные курсы. На них обучают ведению деловых переговоров, в том числе – коммуникациям в письменном виде. Ниже находятся примеры таких программ.
Онлайн-курс в университете Нетология. Рассказывают, как вести переговоры от момента первой встречи до заключения договора. В том числе обучают навыкам деловой переписки. Курс можно пройти за счет работодателя.
Курс в Skillbox. Вы узнаете про особенности коммуникаций с иностранными клиентами. Научитесь договариваться о встречах, описывать проекты и задачи, презентовать услуги и товары компании, обсуждать финансовые вопросы и многое другое. Для прохождения курса необходимо знать язык на уровне Intermediate (В2) или выше.
Правила деловой переписки
С деловыми письмами в организации и различные инстанции может обращаться как физическое лицо, так и сотрудники компаний. Важен «статус» подписи: ИП, фрилансер, самозанятый, граждане действуют от собственного лица.
Сотрудник организации может отправить письмо от собственного имени, если обращение не является офертой, но тогда он подписывается с указанием должности.
Правила деловой этики требуют ответа на письма не позднее трех рабочих дней. Коммерческие предложения, приглашения, извещения не подразумевают обязательной обратной связи. У государственных организаций могут быть другие установленные сроки реагирования на поступающую корреспонденцию.
Требования, претензии, отказы и просьбы сопровождают извинениями. Даже если компания не видит за собой недоработок – сохранение репутации и шанс на дальнейшее сотрудничество этого требуют.
Как писать электронные деловые письма?
Мы рассказали, как писать деловые письма, показали примеры и образцы их оформления. Следуя данным правилам, вы сможете составлять любую деловую корреспонденцию в соответствии с принятыми стандартами.