СЭД из облака: плюсы электронного документооборота без минусов сложных ИТ-проектов
Ваша компания уже перешла на электронный документооборот? От этого может зависеть многое: скорость процессов, устойчивость перед угрозами информационной безопасности, да и просто удобство в работе сотрудников. В статье обсудим, как озвученный вопрос связан с облаками, но более подробно об этом мы расскажем на вебинаре 11 ноября.
Развитие систем электронного документооборота (СЭД) сильно ускорилось с пандемией. Компании быстро поняли, что в электронном виде работать гораздо удобнее. В результате, когда многие ИТ-проекты заморозились, СЭД по-прежнему продолжали внедрять. По данным TAdviser в 2020 году этот сегмент вырос на 10% в денежном выражении, в 2021 году темпы лишь продолжили ускоряться. ускорятся.
А теперь предлагаем взглянуть на охват СЭД в России. В конце 2020 года Федеральная налоговая служба опубликовала Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности, где доля электронных счетов-фактур оценивается в 9%. И это спустя несколько лет роста по 30% в год. Причины, в общем, понятные – многие компании не осознают экономическую выгоду от цифровизации, тем более, что и специалистов, способных обслуживать эти системы, на рынке немного.
ФНС РФ: Перевод документооборота в электронный формат ускоряет обработку документов на 80%.
Внедрение СЭД – действительно серьезный проект, который нередко требует перестроить критически важные бизнес-процессы. Разумеется, все зависит от того, в каком состоянии эти процессы находятся — навести порядок на «диком западе» гораздо сложнее. Причем надо понимать, что в результате «запад» перестает быть «диким», и для кого-то такая перспектива сама по себе может быть неприятной. Не зря в списке преимуществ выше мы говорили и про борьбу с мошенничеством, и про дисциплину сотрудников, и про сквозной контроль работы с документами.
Сегодня перейти на электронный документооборот становится гораздо проще и дешевле, чем можно представить. Компании даже не нужно тратиться на инфраструктуру – можно использовать СЭД из облака. Без капитальных инвестиций, без борьбы за редких и высокооплачиваемых специалистов, зато с целым набором преимуществ.
Именно за полтора месяца специалисты «Корус Консалтинг» запустили электронный документооборот в международной фармацевтической компании «Юнифарм». Система построена на базе модуля договорного документооборота «КОРУС Five | Документооборот». Это решение на Microsoft SharePoint предоставляется по модели SaaS из облака МТС.
KORUS Five Cloud — готовое СЭД-решение для автоматизации процессов документооборота, которое позволяет оцифровать и упростить согласование документов, облегчить совместную работу для сотрудников в разных городах и странах, организовать хранение договоров, финансовых, распорядительных и других документов.
Система помогает наладить обмен юридически значимыми документами с контрагентами с использованием электронной подписи. Решение соответствует 152-ФЗ и требованиям безопасности в сфере хранения персональных данных.
Главная задача проекта: сделать работу с документами прозрачнее и удобнее, ускорить согласование в условиях, когда согласующие сотрудники находятся в разных странах.
Специалисты «КОРУС Консалтинг» подготовили проект автоматизации договорного документооборота, предложили концепцию структурированного реестра с отсканированными копиями оригиналов – все это в англоязычном интерфейсе.
Единое хранилище документов доступно всем сотрудникам «Юнифарм» в России, США, Ирландии, Польше и других странах. Оно интегрировано с Microsoft OneDrive, может работать онлайн и оффлайн. Отдельным плюсом стал мультиязычный интерфейс – это обязательный пункт для международной компании.
Документы по умолчанию хранятся внутри облака. Дополнительно по требованию заказчика инженеры настроили дублирование данных в локальные хранилища.
Самое главное – SaaS-модель избавляет компанию от затрат на покупку и установку серверов, дальнейшую поддержку оборудования, которое имеет свойство устаревать. В результате каждый месяц компания экономит около 25% бюджета, притом само решение не имеет функциональных ограничений. Пользователи могут одновременно работать с документами, использовать голосовой ввод и полнотекстовый поиск. Благодаря интеграции с Active Directory система поддерживает ролевую модель, которая реализована в «Юнифарм» — не приходится дополнительно предоставлять доступ пользователям, или «забирать» права у увольняющихся сотрудников и т. д.
11 ноября в 11:00 MSK на вебинаре #CloudMTS и «Корус Консалтинг» более подробно расскажем об этом и других кейсах.
Регистрируйтесь на вебинар по ссылке.
Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды
В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.
Сегодня она – обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности – как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.
Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.
Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.
История развития
1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.
2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.
3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.
4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.
Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Функционал СЭД: что это такое
По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:
В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.
Требования к системам документооборота СЭД
Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).
Правовое регулирование и стандарты
Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:
Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.
Преимущества ЭДО
Система СЭД – это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:
Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.
Недостатки ЭДО
Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:
Какие бывают системы электронного документооборота
Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.
Электронные архивы (ЭА)
Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.
С развитыми workflow-средствами (WF)
Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.
Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний
Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.
Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.
Системы типа коллабораций (collaboration)
Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное – чтобы им было комфортно делать это.
Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.
Программы с развитыми дополнительными инструментами
Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.
Технические возможности современных систем документооборота
Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:
Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.
Навыки работы в сэд
Содержание:
Организация работы с документами на предприятии требует четкости, порядка и исполнения принятых решений. Даже отлаженный процесс, включающая все этапы работы с документами от момента их получения, регистрации, нанесения резолюции, до момента исполнения, контроля и отчета, может дать сбой. Причиной тому служит человеческий фактор со всеми вытекающими последствиями. Поэтому руководство предприятия стремится автоматизировать процессы управления документами, сократив участие в них сотрудников. Повысить эффективность управления помогает система электронного документооборота.
Что такое система электронного документооборота? Понятия, принципы
Электронные документы, циркулирующие в СЭД, имеют те же реквизиты, что и бумажные аналоги. Этапы работы с ними отвечают существующей в организации системе исполнения управленческих решений с учетом структуры предприятия и ее организационно-правовой формы.
Существующие сегодня информационные системы включают опцию автоматизации управленческих решений, когда устное поручение руководителя, данное на совещаниях, встречах, выездных мероприятиях, учитывается в системе и проходит весь полный цикл, завершая отчетом исполнителя по данной резолюции и утверждением руководителя отчета этого сотрудника.
Основными принципами использования программы СЭД являются:
Как возникла? История развития.
Идеей усовершенствования процессов управления документами задумались в России в 80-х годах прошлого столетия. Первые системы предполагали автоматизацию только рабочего места секретаря и были внедрены в госструктурах и на крупных производственных предприятиях.
Стоимость производственных систем была высока, поэтому электронный документооборот применялся на предприятиях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию.
В конце 90-х годов российский IT-рынок предлагал системы, адаптирующиеся под организационную структуру предприятия, его документопотоки и специфику системы управления.
Первой нормативной и методической базой учета электронных документов стало Положение архивного фонда России об оценке экспертизы ценности подобных документов. В 1996 году разработана Инструкция о хранении документов, созданных средствами вычислительной техники. Быстрый старт процессам автоматизации дал федеральный закон об электронной цифровой подписи 2002 года, определивший юридическую значимость электронного документа, как цифрового аналога бумажного.
Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.
Какие функции выполняет СЭД
Задачей СЭДа является управление документопотоками. В зависимости от информационной системы выделяют следующие функции.
В программе СЭД доступен многоступенчатый контроль исполнения решений руководства:
Нормативные акты и стандарты электронного документооборота
Требования к электронным документам содержат порядка 20 Федеральных законов и государственных стандартов, основные из них:
В зависимости от организационно-правовой формы предприятия или учреждения существует ряд ведомственных подзаконных актов, регулирующих процессы использования ЭЦП для работы с утвержденными формами документов (первичные учетные документы, налоговая отчетность, банковская документация).
Следует также учитывать нормативные акты субъектов, на территории которых действует предприятие, а также Примерные (Типовые) Инструкции по делопроизводству, на основе которых разрабатывается инструкция по делопроизводству компании, содержащая все тонкости работы с электронными документами.
Кроме Инструкции при переходе предприятия на работу в СЭД руководителю необходимо издать приказ (распоряжение, постановление) об утверждении порядка работы в системе электронного документооборота, который установит общие правила работы, разграничит права пользователей – участников системы, а главное – обяжет всех сотрудников работать в системе и нести за это ответственность.
На стадии внедрения можно утвердить временный Порядок работы с электронными документами в информационной системе, описывая существующие управленческие функции с учетом их автоматизации. После обучения сотрудников и отладки работы системы, изменения можно внести в действующую Инструкцию.
Полностью уйти от бумажных документов не получится, ведь если таковой поступит в организацию, для введения в систему его необходимо оцифровать, а оригинал сохранить. Кроме того, по силе привычки многие сотрудники будут дублировать документ на бумаге и сохранять резервные копии.
Плюсы и минусы использования электронного документооборота
Причины перехода компании на электронную систему обмена документами могут быть технические и экономические. Среди них:
Что входит в систему электронного документооборота
Виды систем зависят от задач, на решение которых они нацелены, и от объекта – участника системы. Разделяют системы на управление документопотоками внутри организации (внутренние) и между организациями (внешние). Первые используется для взаимоотношений руководства с сотрудниками, вторые – для хозяйствующих субъектов, например, поставщик – заказчик, исполнитель-заказчик.
По сфере деятельности информационные системы классифицируют на:
Как выбрать систему?
При выборе системы исходите из функционала предприятия, финансовых возможностей и областей деятельности, которые планируется автоматизировать. Начать следует с определения потребности перехода на новую форму работы и готовности персонала к изменениям.
Настройка и внедрение системы электронного документооборота
Установка программного обеспечения на сервер
Тип серверного компьютера, операционная система и оперативная память должны обеспечивать возможность установки пользователей, работающих с ним, и объем обрабатываемой информации. В территориально-удаленном подразделении должен функционировать, по крайней мере, один отдельный сервер. Для работы серверов рекомендуется использовать выделенные каналы.
Для обеспечения надежности системы для серверного компьютера применяют средства резервного копирования, а также использование RAID-массива.
Некоторые системы устанавливаются как на физический, так и на виртуальный сервер.
Настройка с учетом структуры предприятия
Подключение к системе обязательных участников программы СЭД, прописывание прав доступа и полномочий пользователей с учетом подчиненности, выделение филиалов, подразделений.
Настройка с учетом существующей схемы документооборота
Введение в систему электронных форм действующих документов, образцов и шаблонов, маршрутов движения документопотоков, правил регистрации и списания в архив.
Параллельно с технической настройкой СЭД руководство предприятия издает документ, регламентирующий процесс внедрения. В нем должен быть назначен сотрудник, ответственный за:
Изменения потребуют и существующие нормативные документы компании, регламентирующие работу с документами. В каждое из них необходимо внести изменения с учетом перехода предприятия на безбумажную форму работы.
Переработка Инструкции по делопроизводству под новые условия следует в последний момент, когда уже произошла проба системы. На период преобразования документооборота на предприятии должен быть разработан временный порядок работы с электронными документами.
Когда все будет готово: программа установлена, отлажена, переход нормативно обеспечен, права пользователей установлены, а персонал обучен, руководитель компании проводит общее собрание, на котором объявляет о новой форме работы с конкретной даты. Никаких возвратов на прежнюю форму работу в связи с трудностями перехода быть не должно. Решение принимается один раз и бесповоротно. Установленная дата облегчит поиск документов. К примеру, входящие документы, поступившие после даты внедрения, находятся в базе данных новой СЭД.
После наступает период адаптации, который неодинаков на разных предприятиях. В это время нужно быть готовым к трудностям перехода, снижению скорости подготовки документов, нежеланием некоторых сотрудников работать по новым правилам, дублированию электронных документов на бумаге. Это нормальный процесс, на который нужно дать время и набраться терпения.
Трудности внедрения или к чему быть готовым
Трудность первая. Любое нововведение встречает протест. Не все разделяют прогрессивное мышление руководства. Нужно быть готовым к сопротивлению.
Настроить коллектив на нужный лад работы позволит воля руководителя, который должен объяснить конкретные причины внедрения, преимущества и ожидаемые результаты.
Трудность вторая. Процесс освоения у всех разный в силу возрастных и психологических причин. Пусть первые основы работы в новой системе объяснит сотрудник предприятия, ответственный за делопроизводство, на общем собрании в присутствии руководства. Если коллектив большой, можно поделить его на группы для лучшей управляемости.
Трудность третья. Особенно трудно приживается СЭД в организациях, где нечеткие схемы управления бизнес-процессами, ломаная структура и искажены документопотоки.
Электронный документооборот строится на рабочих схемах управления документами. Поэтому, если нет порядка на бумаге, нет понимания структуры у руководства, а люди меняются как перчатки, внедренная система не повысит эффективность работы, а лишь повторит существующий хаос.
В этом случае организовывать документооборот надо начинать с наиболее стабильных и постоянных структурных подразделений. В последующем наращиванием функционала в процессе эксплуатации.
Оценка эффективности от внедрения СЭД
Оценить результаты от внедрения программы СЭД будет возможно через год. Эффективность будет экономическая от снижения затрат на бумагу и сопутствующие материалы, высвобождение времени сотрудников на передачу информации, перераспределение функций работников, в чьи обязанности входила отправка писем и подготовка дел к сдаче в архив.
Наиболее показательным будет косвенный эффект от внедрения: легкая управляемость, ускорение бизнес-процессов, повышение контроля и исполнения документов, одномоментное снятие любых статистических данных, облегченный поиск документов и абсолютная прозрачность деятельности персонала.
