дайте определение понятию бланк конкретного вида документа

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

08 октября, 2014

Бланки документов. Виды, оформление, требования

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Виды бланков

В общий бланк документа включаются следующие реквизиты:

В бланк письма включаются следующие реквизиты:

В бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:

ГОСТ Р 7.0.97–2016 добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица.

Для оформления документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы в электронном виде. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде (кроме герба). Используются многократно.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки приказов, распоряжений, протоколов.

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» «грифа утверждения документа», написания резолюций.

Угловыми бывают бланки актов, писем.

Правила использования бланков:

Для изготовления документов устанавливаются два формата бланков согласно A4 и A5, с размерами полей не менее:

левое — 20 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
нижнее — 20 мм.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены.

Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланков не допускается.

Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.

Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.

Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства. Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка. В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Источник

БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА (КРОМЕ ПИСЬМА)

Полезное

Смотреть что такое «БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА (КРОМЕ ПИСЬМА)» в других словарях:

КЛАССИФИКАЦИЯ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», проводится по следующим признакам: 1) расположению реквизитов; 2) по автору документа; 3) виду документа. В… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Коносамент — (Consignment) Определение коносамента, разновидности и функции коносамента Информация об определении коносамента, разновидности и функции коносамента Содержание Содержание Обозначение Разновидности и чартер как правовая основа морских перевозок… … Энциклопедия инвестора

ГОСТ Р 53636-2009: Целлюлоза, бумага, картон. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 53636 2009: Целлюлоза, бумага, картон. Термины и определения оригинал документа: 3.4.49 абсолютно сухая масса: Масса бумаги, картона или целлюлозы после высушивания при температуре (105 ± 2) °С до постоянной массы в условиях,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Банкротство — (Bankruptcy) Банкротство это признанная судом неспособность исполнить обязательства по уплате взятых в долг денежных средств Суть банкротства, его признаки и характеристика, законодательство о банкротстве, управление и пути предотвращения… … Энциклопедия инвестора

Источник

Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

· а также ограничительные отметки для реквизитов:

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Пример бланка конкретного вида документа представлен на рисунке 6.

Закрытое административно-территориальное образование

Г. Заречный Пензенской области

Муниципальное учреждение культуры «Дом культуры «Дружба»

ПРИКАЗ

Рисунок 6 –Бланк конкретного вида документа с продольным расположением
реквизитов

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

Бланк структурного подразделения

Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи.

Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации – автора документа наименование структурного подразделения. Структурное подразделение также может иметь бланк письма и бланки для наиболее массовых видов документов.

Пример бланка структурного подразделения представлен на
рисунке 7.

Закрытое административно-территориальное образование

Г. Заречный Пензенской области

Муниципальное учреждение культуры «Дом культуры «Дружба»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Рисунок 7 –Бланк структурного подразделения с продольным расположением
реквизитов

Бланк должностного лица

Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи.

На таких бланках наименование должности размещается ниже наименования организации – автора документа.

Пример бланка должностного лица представлен на рисунке 8.

Закрытое административно-территориальное образование г. Заречный Пензенской области

Муниципальное учреждение культуры «Дом культуры «Дружба»

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Рисунок 8 –Бланк должностного лица с продольным расположением
реквизитов

Пример бланка должностного лица органа власти представлен на рисунке 9.

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

Володарского ул., д.49, г. Пенза, 440600

Тел. (841-2) 68-16-92, факс (841-2) 68-50-20

На № ___________ от ____________

Рисунок 9 –Бланк должностного лица с угловым расположением
реквизитов для органа власти

Учет и хранение бланков

Порядок учета и хранения бланков, как правило, определяется в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации.

Прежде всего, в целях учета бланков, как это обозначено в п. 5.10 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, на бланках можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера.

Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты.

Учет бланков в организации может осуществляться в специальном журнале (Рисунок 10).

Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

Рисунок 10 – Журнал учета бланков

В заключение подчеркнем, что бесконтрольное использование бланков документов недобросовестными работниками может привести к серьезным для организации последствиям, поэтому важно, чтобы оборот бланков в рамках организации был налажен с учетом рекомендаций ГОСТов специалистами, ответственными за документационное обеспечение управления.

Практическая часть

1. В соответствии с вариантом выполнить задания (Приложение А).

2. Найти ошибки в оформлении документов и подготовить правильные варианты (Приложение А).

1. В каком документе даётся классификация бланков?

2. Какие виды бланков вы знаете?

3. Какой вариант бланка является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа?

4 Для какого реквизита ставятся ограничительные отметки в бланке конкретного вида документа, кроме письма?

5. Для изготовления каких видов документов используют общий бланк?

6. Какие бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне?

7. Какие минимальные размеры полей устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?

ВАРИАНТ 8

Разработать: бланк приказа, бланк исходящей справки с угловым флаговым расположением реквизитов, бланк главного бухгалтера (бланк должностного лица). Исходные данные:

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЗЕЛЕНСТРОЙ» (МУП «ЗЕЛЕНСТРОЙ»)

412211, г. Пенза, ул. Зеленая, 1

ОКПО 57382547, ОГРН 76853265241653, ИНН/КПП 3311442670/331144267

Директор В.Л. Шабанов

Бухгалтерия: гл. бухгалтер Н.Е. Шляпкин

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЗЕЛЕНСТРОЙ»

от «__» _________20__г. №____________

О поощрении работника МУП «ЗЕЛЕНСТРОЙ»

Бланк исходящей справки с угловым флаговым расположением реквизитов

Муниципальное унитарное предприятие

ул.Зеленая, д.1, г.Пенза 412211

ОКПО: 57382547 ОРГН: 76853265241653

от «___»_______ 2016 г. № _____

Бланк главного бухгалтера (бланк должностного лица)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«_______»_____________ ____ г.

Должностная инструкционная карточка главного бухгалтера

2. Должностные обязанности

Согласовано: С настоящей должностной инструкцией
Начальник юридического отдела ознакомлен(а):______________________

_____________________________ (инициалы, фамилия)
(инициалы, фамилия) ____________________
_____________________________ (подпись)
(подпись) » «__» ________________ 20__г.
«___» ________________ 20__г.

Источник

Дайте определение понятию бланк конкретного вида документа

6 Бланки документов

6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б.

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

(п. 6.8 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

Источник

Тема 12. Бланки документов

1. Понятие бланка документа

3. Реквизиты бланков

4. Варианты расположения реквизитов

1. Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Бланки документов предназначены для сокращения трудоза­трат при составлении документов, а также для быстрого уста­новления предприятия-автора при работе с документом.

2. Виды бланковподразделяются на:

• основные, к которым относятся:

• дополнительные, к которым можно отнести:

• бланк конкретного вида документа;

• бланк структурного подразделения;

• бланк для работы с зарубежными партнерами.

3.Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.

Реквизиты общего бланка документа:

• герб (для организаций, имеющих на это право);

• эмблема организации (при наличии герба не проставляется);

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

• Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа:

• гриф утверждения; • заголовок к тексту.

Общий бланк используется для составления любых видов до­кументов, кроме писем.

Бланк письма содержит реквизиты:

• герб (для организаций, имеющих на это право);

• эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• наименование организации (структурного подразделения);

• справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии);

• код организации (предприятия) по ОКПО;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа);

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

• заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же рекви­зиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наимено­вания организации указывается должность ее руководителя, например: «Директор Федеральной пограничной службы Рос­сийской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т. п. Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных струк­турных подразделениях предприятия. На таком бланке после на­именования предприятия указывается наименование структур­ного подразделения.

4. При разработке бланков документов рекомендуются два вари­анта расположения реквизитов:

Продольное расположение реквизитов предполагает их разме­щение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

Для бланков документов применяют бумагу.

— формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);

— плотности от 80 до 200 г/м 2 ;

— со степенью яркости — от 90% и выше.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позво­ляющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Все бланки должны иметь поля (не менее):

Источник