действителен ли договор подписанный и переданный по электронной почте
Юридическая сила скана договора и нюансы при его заключении через электронную почту
Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».
Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.
Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.
Общие требования к форме сделки
По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.
Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).
ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:
Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:
Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.
Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.
Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.
Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:
Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.
Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.
При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении читайте здесь).
В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.
Второй способ предполагает последующий обмен бумажными оригиналами, поэтому формулировка может быть примерно такой:
«Договор заключается в следующем порядке:
1. Сторона 1 направляет Стороне 2 по электронной почте проект договора в виде электронного документа, что является офертой к заключению договора.
2. Акцептом Стороны 2 признается совокупность следующих действий:
2.1 направление подписанной с его стороны скан-копии договора в формате jpeg или pdf на адрес электронной почты Стороны 1;
2.2. последующее направление подписанного подлинника договора в адрес Стороны 1 посредством почтовой связи.
3. Сторона 2 обязана направить Стороне 1 подписанный экземпляр договора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения подлинника договора, подписанного Стороной 1.
4. При неисполнении Стороной 2 обязанности, предусмотренной пунктом 2.2 настоящего Договора, он считается подписанным по истечении 10 (десяти) календарных дней с момента получения Стороной 2 подлинника документа, подписанного со стороны Стороны 1».
Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.
Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.
Формулировка может быть такой:
«Договор заключается путем обмена Сторонами его скан-копиями по электронной почте в формате jpeg или pdf. Направленные таким образом документы считаются подписанными простой электронной подписью и признаются сторонами равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью сторон».
Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.
Тонкости использования электронной почты
При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.
Обмениваться сканами лучше всего с доменной почты. Это электронная почта, которая привязана к доменному имени сайта. Ее адрес имеет вид «логин@имя_сайта.ru».
Приобретение доменного имени — процедура официальная. Часто оно совпадает или сходно с фирменным наименованием компании, товарным знаком, коммерческим обозначением и т. д. Когда вы видите в строке отправителя доменную почту, у вас больше уверенности в том, что написал и отправил его именно сотрудник компании, которой принадлежит домен.
Случается, что в договоре прописан один адрес электронной почты, однако скан договора был отправлен с другого адреса того же домена. Даже в этом случае суд может признать договор заключенным.
В 2015 году АС Поволжского округа рассматривал дело о взыскании пени за просрочку оплаты по договору поставки. Покупатель подал встречный иск о признании договора незаключенным.
Стороны обменивались договорами по электронной почты. Покупатель переписку не отрицал, но указал, что в договоре указаны иные адреса электронной почты. Поставщик должен был отправлять письма с адреса ivanov[@]himstalcon.ru. Но скан подписанного договора он отправил с другого адреса — kosova[@]himstalkon.ru.
Суд установил, что оба адреса закреплены за сотрудниками поставщика и являются персональными адресами на домене компании.
«То обстоятельство, что часть такой переписки исходила с электронного адреса ivanov[@]himstalcon.ru, а часть с kosova[@]himstalkon.ru, не может служить основанием для признания договора незаключенным, как не соответствующим условиям договора, поскольку указанные адреса созданы на домене «@himstalkon.ru», принадлежащем истцу» ( Постановление АС Поволжского округа от 27.10.2015 по делу № А57-15703/2014 ).
Покупатель предъявил иск к поставщику о взыскании неустойки за то, что тот не поставил товар. Стороны обменивались документами по электронной почте. Договор предусматривал последующий обмен оригиналами, но этого сделано не было.
У сотрудника, который вел переписку от имени истца, не было полномочий на заключение договоров. Вдобавок между сторонами отсутствовало соглашение об электронном взаимодействии.
Из этого следует еще одна рекомендация: в договоре должно быть условие не только о его заключении по электронной почте, но и положение о допустимости обмена таким способом иными документами (счетами, актами, доп. соглашениями и т. д.)
Свой собственный сайт есть не у всех компаний и ИП. Поэтому переписку они ведут с адресов, зарегистрированных в общедоступных почтовых системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com и т. д.
Установить, кто вам пишет с этой почты, сложнее, но тоже возможно. Для этого может потребоваться компьютерно-техническая экспертиза или нотариально заверенный протокол осмотра доказательств.
Итак, правила использования электронной почты следующие:
Еще одна рекомендация — включить в текст договора в порядке ст. 431.2 ГК РФ заверения о том, что указанные адреса электронной почты действительно принадлежат каждой из сторон и они обязуются обеспечить конфиденциальность доступов к ним.
Тогда в случае спора суд скорее всего признает договор заключенным. Разумеется, если у него нет иных пороков, которые являются самостоятельным основанием для признания договора незаключенным (например, не согласованы все существенные условия). Момент заключения договора определяется по общим правилам ст. 433 ГК — когда оферент получит заявление об акцепте на указанную им в оферте электронную почту.
Если условия об электронном взаимодействии нет…
Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.
На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.
О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.
Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.
Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.
Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.
Подписание договора по электронной почте. Мнения судов и налоговой.
Заключение договора путем обмена скан-копиями по электронной почте становится нормой делового оборота. Особенно часто это используется для договоров на сравнительно небольшие суммы. Преимущества очевидны — это значительно ускоряет процесс работы и особенно актуально для партнеров из разных регионов.
Законно ли это? Имеет ли юридическую силу скан-копия без оригинала? Рассмотрим вопрос подробнее.
Что говорит закон о заключении договора?
Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) говорит, что договор составляется с помощью технических средств, позволяющих его воспроизвести на материальном носителе и подписывается уполномоченными лицами.
При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Это может быть собственноручная подпись на документе или ее аналог электронная цифровая подпись.
Также ГК РФ допускает обмен документами с помощью почтовой, электронной или иной связи, при условии, что способ заключения договора позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю.
Достаточно ли скана договора: позиция судов
Мы договорились с контрагентом об условиях сотрудничества. Подготовили договор, подписали со своей стороны и отправили скан-копию контрагенту по электронной почте. Тот распечатал, подписал со своей стороны, отсканировал и отправил нам обратно
Теперь у нас на руках оригинал договора, подписанный с нашей стороны, и распечатка скана договора, подписанного обеими сторонами.
Если все идет хорошо, вопросов между сторонами не возникает. Но, случается, что одна из сторон внезапно меняет свою позицию, идет в суд и заявляет, что договор не заключен вовсе. Истец подкрепляет свою позицию ссылкой на Гражданский кодекс, на нормы о соблюдении письменной формы сделки и о том, что заключение договора подразумевает составление единого документа, подписанного уполномоченными лицами, а в данном случае подобного документа не было.
Однако, суды уже давно исходят из тезиса, что сторона не вправе ссылаться на незаключенность договора, если он уже исполняется сторонами.
То есть, если обе стороны начали работать по договору, значит предполагается, что они согласны с тем, что договор заключен. В данной ситуации несоблюдение простой письменной формы сделки уже не будет играть существенной роли.
Другой вопрос: были ли однозначно согласованы все условия договора? Допустим, в переписке по электронной почте фигурировали разные версии договора: в одной поставка товара идет за счет покупателя, а в другой — за счет продавца. Какую из версий стороны имели в виду, начиная его исполнение?
Таким образом, с точки зрения заключенности договоров и отстаивания своей позиции с контрагентом, скан подписанного договора не такой уж и плохой вариант. Если все делать правильно, суд учтет вашу позицию.
Что скажут бухгалтеры и налоговики при заключении договора путем обмена скан-копиями
Вечный конфликт: руководитель, который думает как заработать деньги и бухгалтер, который ведет «никому не нужный учет», требует какие-то документы и мешает зарабатывать деньги.
Если для бизнеса заключение договора обменом сканами по электронной почте допускается, что еще нужно бухгалтеру?
Может быть, конкретно бухгалтеру ничего и не нужно, но вот закон о бухгалтерском учете заставляет следовать массе требований и правил.
Несмотря на то, что соглашением сторон может быть предусмотрен обмен документами по электронной почте, подобный документ может быть применен только в оперативном управлении и не может быть принят к бухгалтерскому учету.
Все хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете должны быть подтверждены оригиналами первичных документов или надлежащим образом заверенными копиями.
Отсутствие (непредставление) первичных документов является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность. Как минимум, налоговая инспекция может наложить штраф за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета (5 000 — 20 000 руб.), но может и не согласиться с принятием к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, хозяйственных операций, подтвержденных копиями договоров. А это означает, что организации придется доплатить налог на прибыль, НДС, штрафы и пени.
Достаточно ли скана договора для организаций на УСН?
Официально — нет. Но вероятность наступления санкции крайне низка, а ее размер — невелик.
Если организация применяет УСН (упрощенную систему налогообложения) с выплатой 6% от дохода, расходы вообще не участвуют в расчете налогооблагаемой базы и не влияют на ваш налог. И в ситуации, когда ваши расходы подтверждены скан-копией подписанного договора, трудно предположить, что может предъявить налоговая — так как мнение ФНС о неподтвержденности затрат никак не повлияет на ваш налог. Соответственно, для увеличения налоговой базы и доначисления налога оснований не будет.
Теоретически, может быть предъявлено обвинение в нарушении правил ведения бухгалтерского учета. Под грубое нарушение правил ведения учета попадает, в том числе, и отсутствие первичных документов.
В этом случае на должностных лиц будет наложен штраф. Согласно ст. 15.11 КоАП РФ, за первичное грубое нарушение требований к бухучету и отчетности должностное лицо могут оштрафовать на 5 000 —10 000 руб. За повторное — на 10 000—20 000 руб. или дисквалифицировать на срок от года до двух.
Вероятность применения санкций за отсутствие оригиналов договоров небольшая, так как налоговики выявить нарушения такого рода могут только при выездной налоговой проверке. Стоит отметить, что фирмы с упрощенной системой налогообложения на 6% проверяют редко. Так что уличить организацию в подобном нарушении крайне сложно.
Нужны ли оригиналы договоров: делаем выводы
Несмотря на удобство заключения договора по электронной почте, всё-таки этого недостаточно. Уважайте мнение бухгалтера. Хотя бухгалтерия и не зарабатывает деньги, но, в случае налоговой проверки, грамотный бухгалтерский учет поможет избежать значительных финансовых санкций и возможных судебных проволочек при доказательстве фактических отношений.
Целесообразно подключиться к электронной системе обмена документами (например, через Дидок или другие сервисы) и попросить об этом контрагентов.
Можно ли заключать договоры по электронной почте и как это правильно сделать
Андрей Чумаков – о том, как юридически грамотно «легализовать» обмен электронными документами
IT-инструменты, которые использует Андрей Чумаков
Заключение договора по электронной почте стало обычной практикой в российском малом и среднем бизнесе. Партнёры по сделке могут находиться на разных концах мегаполиса, в разных городах и даже в разных странах – и большие расстояния не являются проблемой для заключения договора. Но у многих предпринимателей и корпоративных юристов есть определённые опасения по поводу юридической силы такого рода документов. О том, как правильно заключать договоры по электронной почте, порталу Biz360.ru рассказал основатель компании NewLawyers Андрей Чумаков.
Андрей Чумаков, юрист-предприниматель, основатель компании NewLawyers. Имеет высшее юридическое образование, является кандидатом юридических наук. Более 10 лет работал в одной из компаний «Большой четвёрки», где занимался сопровождением сделок M&A, реструктуризацией и подготовкой бизнеса к приходу инвесторов, представлением интересов инвесторов и стартапов в ходе переговоров. Совместно с партнёрами запустил сервис NewLawyers.Lite , который помогает компаниям малого и среднего бизнеса экономить на юридическом обслуживании при сохранении высокого уровня юридической защиты бизнеса.
Договор в письменной форме может быть заключён, в числе прочего, путём обмена электронными документами. С юридической точки зрения под таким документом понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Таким образом, можно предположить, что если скан договора был отправлен по электронной почте, то этого достаточно для признания договора заключённым. Однако этот вывод верен только в том случае, когда, как требует закон, есть возможность достоверно установить, что договор исходит от второй стороны.
Далеко не каждое сообщение, отправленное по электронной почте, такую возможность даёт. Более того – когда вы получаете от вашего контрагента сообщение с приложенным к нему сканом договора, то вы на самом деле не знаете, кто конкретно его отправил и какими полномочиями он обладал.
Каким же образом можно достоверно установить, что договор, отправленный по электронной почте, исходит от второй стороны?
Наиболее очевидный способ – это использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Как предусмотрено в федеральном законе «Об электронной подписи» (N63-ФЗ от 6 апреля 2011 года), документ, подписанный такой подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. По существу, с точки зрения закона, именно использование такой подписи на электронном документе может сформировать достаточную уверенность в том, что его подписало конкретное лицо.
В настоящий момент существует достаточно большое количество специализированных облачных сервисов, которые позволяют обмениваться электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, даже без установки специализированного программного обеспечения на локальный компьютер.
Впрочем, если вы всё же пошли простым путём и ограничились заключением договора по электронной почте, то отчаиваться не стоит. Дело в том, что судебная практика, которая складывается по данному вопросу, всё-таки оставляет хорошему юристу шанс защитить интересы своей компании в случае возникновения спора с контрагентом.
Как показывает анализ, о наличии договорных отношений могут свидетельствовать следующие индикаторы:
В свою очередь, скана договора может быть недостаточно при наличии следующих обстоятельств:
Кроме того, есть несколько дополнительных рекомендаций, выполнение которых может помочь вашему юристу защитить ваши интересы в суде.
1. Подтверждение договора его фактическим исполнением
Закон говорит, что если одна сторона предложила другой стороне заключить договор (сделала оферту), а другая сторона просто приступила к его исполнению (совершила акцепт), то договор можно считать заключённым.
Иными словами, если вы послали вашему контрагенту скан подписанного договора по электронной почте, и контрагент начал его исполнять (поставил товар, оплатил аванс и т.п.), то он фактически подтвердил существование этого договора. В судебной практике периодически случаются дела, подтверждающие правильного такого подхода.
2. Фактическое заключение договора
Также в законодательстве содержится положение, согласно которому если одна сторона приступила к исполнению договора (например, поставила товар), а другая сторона это исполнение принимает (например, оприходует товар на склад), то впоследствии она, по общему правилу, не вправе требовать признания этого договора незаключённым.
Иными словами, если вы, например, обменялись сканами договора по электронной почте, частично отгрузили товар и контрагент его принял и вообще ведёт себя так, как будто происходящее не является для него чем-то необычным или неожиданным, то можно вести речь о фактическом заключении указанного договора, ведь стороны приступили к его исполнению.
3. Последующее одобрение договора
Наконец, последняя идея, которой можно воспользоваться в случае судебного спора. Закон говорит, что если сделку от имени организации заключил представитель без полномочий, а впоследствии организация эту сделку одобрит, то она рассматривается в качестве заключённой от имени организации. Причём не с момента одобрения, а с момента её заключения неуполномоченным представителем.
Примечательным в данном случае является то, насколько широко трактуется понятие «последующего одобрения» сделки. Под ним, в частности, могут пониматься:
Есть ещё один способ «легализовать» обмен юридически значимыми документами в электронной форме, если по каким-либо причинам использование усиленной квалифицированной электронной подписи, о которой говорилось выше, представляется вам неудобным.
Этот способ предполагает заключение т.н. соглашения между участниками электронного взаимодействия. С его использованием можно, в частности, договориться об обмене договорами по электронной почте, причём такая корреспонденция будет иметь юридически значимый характер.
Подписывать такое соглашение в виде отдельного документа совсем необязательно. Соответствующие правила вполне могут быть внедрены в любое другое соглашение, которое вы заключаете с контрагентом: даже в соглашение о намерениях (при условии придания этим положениям юридической силы), в предварительный или в рамочный договор.
Есть ещё один важный момент, о котором необходимо помнить. В вашем стандартном договоре, скорее всего, имеется положение, предусматривающее, например, что любое уведомление, направленное с определённого адреса электронной почты, является надлежащим уведомлением. Важно понимать, что такой (или аналогичной) фразы недостаточно для появления соглашения между участниками электронного взаимодействия. Это связано с тем, что закон предусматривает целый набор условий, которые необходимо включить в договор, чтобы он приобрёл статус соглашения между участниками электронного взаимодействия. Поэтому обратитесь к вашему юристу, чтобы он всё грамотно зафиксировал.
После оформления соглашения, если оно будет продумано и составлено грамотно, вы сможете заключать новые договоры с вашим контрагентом, обмениваясь экземплярами таких договоров по электронной почте.