как называется правая рука директора
Как стать правой рукой босса
Получить статус особы, приближенной к начальству, просто. Достаточно разузнать больше информации о руководителе и зарекомендовать себя хорошим специалистом.
Первое, что следует сделать работнику, желающему быть рядом с боссом, — построить и наладить эффективную коммуникацию с начальником. Для этого требуется установить хороший личностный контакт.
Начинать этот процесс нужно с тем, которые могут напрямую не относиться к вашей работе. Попробуйте выяснить сферу интересов своего руководителя: чем он увлекается, от чего у него загораются глаза, какое у него хобби, куда он отправляется отдыхать, какие у него предпочтения в музыке, кино и т. д. Необходимую информацию вы можете получить либо наблюдая за руководителем, либо расспросив своих сослуживцев, либо изучив персональную страничку босса в социальной сети.
После этого постарайтесь проявить интерес к предпочтениям начальника. Если у вас не хватает знаний, попытайтесь разобраться в предмете и углубиться в тему получше. Вы должны уметь поддержать разговор по данным вопросам, но делайте это ненавязчиво: например, в нужный момент расскажите начальнику, что прочитали любопытную статью в журнале.
Если ваш руководитель — мужчина, он наверняка интересуется разнообразными техническими новинками. Вы можете поделиться с ним информацией, скинув ему на почту ссылку, рассказывающую о появлении нового гаджета.
После этого обратите внимание на привычки своего руководителя. Узнайте, в какое время и куда он ходит обедать. Старайтесь чаще попадаться ему на глаза (не только в корпоративной столовой). Будьте на виду, здоровайтесь, спрашивайте его мнения по рабочим вопросам, интересуйтесь последними событиями в его жизни, но опять-таки не будьте чересчур назойливы.
И уже после того, как вы установили с руководителем прочный эмоциональный контакт, можно говорить о профессиональном поведении. Не бойтесь высказывать свое мнение и проявлять инициативу. Пусть начальник чаще вас слышит.
Хотя здесь есть свои минусы. Поддакивать или настаивать на своем — очень сложная дилемма. Выбор тактики в данном случае зависит от личности самого руководителя, точнее от его духовного развития. Мудрый начальник всегда будет прислушиваться к мнению профессионала и ценить такого человека.
Главное, что вам следует сделать — не скрывать свои таланты. Я думаю, что человек, занимающий руководящую позицию, не может быть поставлен на эту должность просто так: он должен уметь разбираться в людях и использовать навыки подчиненных максимально эффективно. Постарайтесь выделиться, покажите боссу свои сильные стороны, и он поймет, какие задачи вам делегировать и по каким вопросам советоваться.
Некоторые руководители специально ищут себе подчиненных, которые бы их «дополняли»: например, это касается ситуации, когда босс — генератор идей, эмоциональный человек, которому требуется заместитель-логик, способный удерживать его от возможных рискованных шагов.
В данной задаче нет ничего сложного — все зависит от корпоративной культуры, ранга и степени открытости вашего руководителя. Добиться осуществления поставленной цели можно очень быстро. Данная «операция» по продолжительности способна занять от нескольких дней до одного месяца.
Иветта Александрова
По материалам «Труд»
Функции помощника руководителя
Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.
Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.
Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?
Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.
Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.
Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.
Специфика профессии
Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.
Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.
Общие обязанности ассистента
Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:
В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.
Дополнительные функции помощника руководителя
Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, — обычное дело для данной сферы деятельности.
Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.
Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя
Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.
Требования к опыту и образованию ассистента
Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше — высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.
Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:
Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.
Личные качества, необходимые помощнику главы компании
Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.
Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:
Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.
Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника
Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).
Режим работы
Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.
Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.
Должностная инструкция
Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.
Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.
Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.
Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора
Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.
Что написать в резюме
Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.
Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.
Примерные пункты резюме:
Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.
Карьерный рост личного помощника
Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.
Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.
Заключение
Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.
Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.
10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?
Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент
Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.
Личный помощник
Кому необходим – руководителям крупных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.
Персональный ассистент
Кому необходим – руководителям крупных западных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.
Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.
Секретарь
Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса
Кому подчиняется – руководящему составу
Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.
Секретарь-помощник
Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек
Кому подчиняется – руководителю
Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.
Секретарь на ресепшен
Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей
Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю
Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.
Секретарь-референт
Кому необходим – компаниям среднего бизнеса
Кому подчиняется – руководителю
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.
Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор
Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг
Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору
Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер
Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек
Кому подчиняется – руководителю, административному директору
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.
Делопроизводитель
Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)
Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.
Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.
Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».
Вакансия — заместитель руководителя, или Где взять «правую руку»?
Рано или поздно потребность любого руководителя в заместителе становится весьма и весьма насущной. Как найти достойного кандидата на должность заместителя?
Первый помощник — правая рука руководителя: он должен быть не только компетентным профессионалом, но и человеком, которому можно доверять как самому себе.
Итак, в первую очередь следует определиться, кого мы ищем. Заместитель руководителя — это один из топ-менеджеров, способный оказывать решающее влияние на состояние дел в компании. К тому же этот человек практически всегда работает в паре с директором, что немаловажно: ему же, чаще всего, придется быть своего рода «буфером» между первым лицом и сотрудниками, а также принимать на себя ответственность за решения в отсутствие высшего руководства. А значит, и требования к нему предъявляются изначально выше, чем к другим сотрудникам компании.
Разумеется, у каждой компании есть своя специфика. Охватить все тонкости и нюансы на страницах журнала возможным не представляется, но общие тенденции, безусловно, определить можно и должно.
Сразу оговорюсь — мы не будем касаться ситуации, когда кандидатуру на позицию «зама» недвусмысленно предлагает собственник компании. Хозяину позволительны такие ходы, независимо от того, способ ли это контроля или просто удачная синекура для «своего человека». Это, как правило, оказывается не слишком эффективным для бизнеса, но обжалованию не подлежит.
«Свой» или «чужой»?
Где и как искать нужных кандидатов? Брать на предприятие «варяга» или присмотреться к своим сотрудникам? Может, кто-то из них уже вырос из своего нынешнего кресла и вполне может претендовать на должность топ-менеджера?
Рассмотрим базовые ситуации, чаще всего обусловливающие поиск заместителя:
Семь из десяти опрошенных нами топ-менеджеров, опираясь на личный опыт, уверенно заявили: в первой ситуации следует брать человека со стороны, имеющего опыт работы и деловые связи в новой для вас сфере. Во-первых, он не будет связан инерцией сложившихся и устоявшихся бизнес-процессов в компании. Во-вторых, новое для ваших специалистов направление потребует больших затрат времени на освоение специфики деятельности, документооборота, установление новых контактов и разработку эффективного алгоритма деятельности. Тогда как человек, уже работавший в таких условиях, быстро и эффективно формирует бизнес-процессы на новом месте.
Если заместитель нужен, чтобы «разгрузить» руководителя, стоит получше присмотреться к людям, которые уже давно работают в компании. С точки зрения безопасности стабильно развивающегося бизнеса, да и с точки зрения кадрового менеджмента, это наиболее верное решение.
В третьем случае принять решение наиболее сложно: на роль «антикризисного противовеса» чаще всего подходит именно тот, на кого взгляд руководителя упадет вряд ли. Заместитель, которого приглашают на работу с целью вытащить компанию из кризиса, — это лекарство для компании. Даже сладкое лекарство оставляет после себя горькое послевкусие, поэтому к такому шагу руководителя следует подготовить особенно тщательно. В такой ситуации особенно важно умение профессионального HR-менеджера помочь первому лицу понять, какой именно заместитель нужен в данной ситуации.
Несколько моментов, на которые стоит обратить внимание, делая выбор между новым сотрудником и специалистом, взращенным компанией:
Кого искать?
Итак, круг поиска определен, претенденты поделены на «своих» и «чужих». Кому же отдать предпочтение при столь важном выборе? Конечно, каждый топ-менеджер придерживается собственных принципов подбора персонала, а руководящего персонала — в особенности. И никакой HR-менеджер, ни штатный, ни приглашенный из уважаемого агентства, не добьется успеха в подборе кандидата на вакансию заместителя, если будет слепо следовать теории и практике, не учитывая личностные особенности первого лица.
Хотя нередко случается, что руководитель старается выбрать себе помощника, мыслящего диаметрально противоположно, чтобы иметь приток свежих идей. Не слишком дружный с тайм-менеджментом топ может требовать от заместителя воистину королевской пунктуальности, тогда как предельно собранный и пунктуальный шеф вполне способен закрывать глаза на задержки и опоздания заместителя, который творчески генерирует идеи, что не дано другим.
Кое-кто из руководителей, мыслящих масштабными категориями, предпочитает заниматься исключительно стратегическим планированием деятельности предприятия, не вникая в тактические «мелочи». Такому директору нужен заместитель-тактик, готовый подхватить и развить идею шефа, найти для этого нужные ресурсы и рычаги.
Каким из этих подходов руководствоваться — решать надо в каждом конкретном случае отдельно.
Несомненно, очень существенную роль играет личная симпатия. Заместитель — это надежный тыл, человек, на которого можно оставить свой бизнес, зная, что он не подведет, не предаст. Зачастую руководители приходят к мысли нанять заместителя, чтобы «расслабиться и ни о чем не думать».
Если претендент вызывает доверие у вас и своего потенциального руководства, следует определить, насколько он отвечает остальным критериям.
Что же еще необходимо учесть при подборе заместителя?
Конечно, он должен «вписываться» в коллектив и уметь наладить эффективную работу всего персонала, ведь нанять для этих целей отдельного сотрудника по силам лишь очень большой организации. Руководитель, за редкими исключениями, не должен лично заниматься вопросами микроклимата фирмы — это работа его заместителя. Исключение составляют большие компании, в которых этими вопросами занимается штатный HR-менеджер.
В небольшой компании, где заместитель один, он является правой рукой руководителя. А значит, в отсутствие вышестоящего руководства ему приходится принимать решения по вопросам, связанным с работой фирмы. Поэтому наряду с умением гасить возникающие конфликты и его собственным миролюбием самостоятельность потенциального «зама» играет не последнюю роль: какому руководителю понравится доверенное лицо, которое будет звонить ему по каждой мелкой проблеме и согласовывать каждое принятое решение?
Многие руководители отправляют заместителя вместо себя на различные семинары, съезды или деловые встречи. И босс должен быть уверен, что вся информация дойдет до него неискаженной, более того, уже отсортированной — все лишнее должно быть отброшено, а все значимое разбито на группы по степени важности и изложено кратко и ясно.
Часто руководитель хочет видеть в своем «заме» человека, занимающегося исключительно сбором и обработкой информации. Такой человек должен обладать определенными навыками: знать, где достать информацию раньше других, как ее обработать и использовать, уметь видеть суть сообщения и то, что может за ним стоять, быстро вычленять наиболее важное и отсеивать то, что не затрагивает интересов фирмы.
Заместитель руководителя должен быть управленцем по своей сути. От природы у него эти навыки или приобретены в процессе карьеры — не важно. Управленческий потенциал — это способность влиять на ход событий, видеть перспективы, разрабатывать стратегию и тактику действий, особенно в затруднительных ситуациях.
Кроме богатого ассортимента личностных качеств, угодных руководителю, претендент на должность заместителя должен иметь определенное образование, профессиональные навыки, опыт работы, связи и многое другое. Разнообразие подобных требований определяется спецификой того или иного бизнеса.
На сегодняшний день, как правило, заместитель — это человек с образованием, соответствующим основной деятельности компании. Но это условие не столь необходимо, как могло бы показаться на первый взгляд. Зачастую эффективность работы опытного практика на позиции заместителя намного выше, чем выпускника престижного вуза, который мог бы обклеить весь кабинет дипломами и сертификатами, но ни разу не работал самостоятельно, что называется, «в поле».
В среднем бизнесе нередко встречается ситуация, когда руководитель подбирает себе двух заместителей. Первый — теоретик, у которого достаточно базовых знаний, чтобы заниматься разработкой идей, концепций и научной деятельностью, сопровождающей развитие компании. А вторым становится практик, который воплощает эти разработки, а также, с высоты своего опыта, оптимизирует то, что уже есть. Особенно актуальны такие ситуации для компаний с разветвленной инфраструктурой.
Конечно, желательно, чтобы опыт заместителя был приобретен в аналогичной сфере деятельности, на аналогичной должности. Но, опять-таки, не обязательно. Далеко не всегда опыт работы заместителем руководителя в другой компании является положительным качеством претендента, ведь вместе с предыдущим опытом могут быть привнесены стереотипы прежнего места работы.
Зато крайне важно, чтобы он быстро обучался и был активен в работе: иной человек, проработавший в какой-либо сфере всего год, может по уровню полученных знаний оставить далеко позади работника с пятилетним стажем.
Зачастую под опытом работы подразумевается не только знание специфики данного рынка и умение работать в определенной сфере, но и наличие деловых связей.
Остальные профессиональные требования к кандидату напрямую зависят от специфики компании. Это могут быть и определенный уровень знания иностранных языков, и коммуникабельность, и умение грамотно пользоваться офисной техникой и каким-то специфическим программным обеспечением, организовывать банкеты или железнодорожные перевозки.
К вопросу о лояльности. Слово «лояльный» в прямом переводе с английского — «верный, преданный». Никакая проверка кандидата не может выявить лояльность человека к компании, ведь на этапе собеседования ее еще не может быть: верность и преданность формируются по мере того, как новичок становится членом команды, и зависят от того, насколько эти ценности культивируются в компании.
Тем не менее, изначальная предрасположенность человека к лояльности или нелояльности по отношению к компании, в которой он работает сейчас или будет работать в будущем, — существует и выявить ее можно. Профессиональные HR-менеджеры используют психологические тесты, методики выявления управленческих качеств претендента и другие. Практически любая из них содержит своего рода «детекторы лжи», которые позволяют не только оценить достоверность результатов тестирования, но и дают дополнительные характеристики человека. В том числе — потенциальную лояльность. В этом аспекте следует уделить существенное внимание причинам, по которым человек ищет работу или готов оставить имеющуюся в пользу другой.
Как искать?
Сегодня спектр возможностей для поиска достаточно широк. Можно обратиться в рекрутинговое агентство, разместить объявления на сайтах по трудоустройству и профессиональных форумах, расспросить о «незанятом профессионале» знакомых или переманить специалиста у конкурентов.
У каждого из этих путей есть свои недостатки.
Поиск через рекрутинговое агентство
Главный недостаток — высокая стоимость услуг. И хотя при грамотном подборе необходимого сотрудника это быстро окупится, далеко не все руководители готовы к такому шагу и могут себе его позволить. Кроме того, к сожалению, нет никаких гарантий, что эти деньги не будут просто выброшенными, если специалисты агентства окажутся не на высоте. А это не только потеря денег, но и значительно более чувствительные потери — времени работы «неправильного» заместителя, оплаты его труда, поиска нового сотрудника и т. д. Хотя, если вы уверены в выборе агентства, этот путь поиска квалифицированного профессионала остается оптимальным и самым востребованным в мире.
Рекрутинговые агентства, как правило, отдают предпочтение тем претендентам, которые строили свою карьеру постепенно, начиная с самых низких ступеней. Предполагается, что такие люди обычно знают, как зарабатываются деньги, изучили работу компаний изнутри. То есть приобрели такой опыт, который не мог приобрести человек, изначально поднявшийся на самый верх карьерной лестницы.
Поиск на сайтах по трудоустройству
Главный недостаток — огромный массив лишней информации. Телефоны начинают «обрывать» претенденты, не имеющие ничего общего с вашими требованиями, электронный ящик забит сотней резюме в день, из которых даже теоретически соответствуют заявленным требованиям от силы три — пять. И даже если вы вполне готовы найти время и силы на собеседования с интересными претендентами, кто-то должен обработать и отсортировать эту информацию. Аналогичная ситуация с просмотром баз резюме, размещенных специалистами, — даже на узкоспециализированных ресурсах, — это весьма трудоемкий процесс, буквально «съедающий» рабочее время.
Поиск среди знакомых
Главный недостаток — слишком часто встречающаяся необъективность при оценке знакомыми своих протеже. Ну и, безусловно, своего рода моральная ответственность перед рекомендателем. К примеру, предложенный специалист на должность не подошел, но объективно аргументировать нежелание работать с ним нет возможности. Принять его, чтобы затем уволить «при удобном случае», — нерентабельно и неэффективно, а просто не принять на работу без явных причин — неловко.
Переманивание у конкурентов
Эффективный и развитый во всем мире способ «охоты за головами». Главный недостаток, по мнению большинства, — неприверженность переманиваемых корпоративному духу. Вероятность, что специалиста, которого компания переманила, затратив на это немалые средства и время, через годик переманит тот, кто предложит больше, считается достаточно высокой. Но практическая статистика украинского рынка этого пока не подтверждает — то ли в силу отсутствия обширной практики переманивания, то ли в силу иллюзорности этой закономерности.
Инструменты выбора
Прошло некоторое время после первого шага, и, если вы настойчиво искали, перед вами, как правило, оказывается от двух до пяти человек, прошедших через «крупные ячейки» критериев отбора. Как не ошибиться в момент принятия окончательного решения? Безусловно, на подобную позицию никто и никогда не берет специалиста без существенного испытательного срока, который вовсе не обязательно лимитируется протяженностью во времени. Он может заключаться и в выходе/невыходе компании на те или иные показатели под руководством нового специалиста. Но до испытательного срока еще далеко: как говорится в известном фильме, «должен остаться только один». Тут на помощь приходят современные методики. Строго говоря, и кейсы, и деловые игры — это скорее инструменты обучения, но и в качестве инструментов выбора они очень эффективны.
Кейсы
Это слово, пришедшее к нам с Запада вместе с современными тенденциями в сфере работы с персоналом, не имеет ничего общего с чемоданом или футляром. Термин происходит от английского cases — «ситуации». Владеющий упомянутым методом специалист сможет протестировать претендентов в условиях, приближенных к боевым. Цель кейсов состоит в соединении теории с практикой, они заставляют претендента применять свои теоретические знания к реальным ситуациям. Работодателю это позволяет рассмотреть поближе своих претендентов, сравнить их реакции, увидеть скорость принятия решений и многое другое. Вариантов проведения кейс-тестов много, какой из них оптимален для компании — решать HR-специалисту по ситуации (как вариант — вместе с руководителем).
Как правило, для компаний, специфика которых требует ежечасного принятия решений в реальном времени, оптимален групповой вариант. Организациям же, где актуален взвешенный анализ, принятие ключевых решений через немалые временные промежутки, но с пролонгированным эффектом, стоит и кейс-тесты делать растянутыми во времени.
Деловые игры
В деловых играх сочетаются признаки метода анализа конкретных ситуаций и ролевых игр, то есть основой деловой игры может быть модель:
Методики проведения деловых игр тщательно разрабатываются для различных направлений деятельности с учетом их ключевых аспектов.
Деловые игры очень наглядно раскрывают творческий потенциал тестируемого. В процессе игры активизируется генерация идей, в командных играх происходит более эффективный обмен идеями, информацией. В отличие от кейсов, деловые игры, как правило, проводятся в командной форме, что позволяет работодателю увидеть своих претендентов в сравнении в условиях реального времени.
Следует отметить, что на отечественном рынке труда, который сложно отнести к широко развитым, к научно обоснованному подбору персонала относятся, пока, с опаской. Тем не менее советы и услуги HR-специалиста могут стать неоценимым подспорьем в таком нелегком деле, как поиск «правой руки».