как отразить перерасчет отпускных в 6 ндфл пример
Отпускные в 6-НДФЛ: если нужна уточненка
На примерах — как корректно отразить суммы отпускных в расчете в разных ситуациях.
Важные тонкости выплаты отпускных
Когда начало и конец отпуска приходятся на один месяц или один отчетный период, проблем с отражением соответствующих сумм в Расчете 6-НДФЛ, как правило, не возникает.
Напомним, раздел 1 Расчета 6-НДФЛ «Обобщенные показатели» заполняется в целом по организации нарастающим итогом. В разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» отражаются показатели за отчетный период. Теперь перечислим правила отражения отпускных в Расчете 6-НДФЛ.
Правило 1. Доход в виде отпускных считается полученным в день их выплаты (ст. 223 НК РФ) и отражается по стр. 100 Раздела 2.
Правило 2. НДФЛ удерживается в день выплаты денег работникам (ст. 226 НК РФ) и отражается по стр. 110 Раздела 2. Таким образом в строках 100 и 110 ставится одна дата.
Правило 3. Отпускные вместе с НДФЛ отражаются по строке 130, удержанный с отпускных НДФЛ — по строке 140.
Правило 4. Крайний срок уплаты НДФЛ в бюджет (ст. 226 НК РФ) — последнее число месяца, в котором выплачены деньги, сумма отражается по стр. 120 Раздела 2.
Правило 5. В Расчете 6-НДФЛ показывают выплаченные отпускные, а не начисленные. Однако из этого правила есть важное исключение. Если отпускные выплачены в последний месяц квартала, а последний день этого месяца приходится на выходной, то срок перечисления налога — следующий период (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку выплата отпускных состоялась, этот факт фиксируется в разделе 1 Расчета. В разделе 2 Расчета за следующий период отражается крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет (строка 120) (письмо ФНС России от 05.04.2017 № БС-4-11/6420).
Пример 1. Отпускные выплачены в последний месяц квартала, последний день месяца — выходной
Работнику отпускные выплачены 25.06.2018 года. Крайний срок перечисления НДФЛ — 2 июля 2018 года (поскольку последний день месяца квартала пришелся на выходной).
В Расчете 6-НДФЛ за полугодие операция будет отражаться по строкам 020, 040 и 070 раздела 1. В разделе 2 операция за полугодие не отражается, она войдет в Расчет за 9 месяцев, где нужно будет указать:
— по строке 100 и 110 — 25.06.2018;
— по строке 120 — 02.07.2018;
— по строкам 130 и 140 — суммы дохода и НДФЛ с отпускных.
Повторно в разделе 1 за 9 месяцев отпускные за июнь не указываются.
Правило 6. Каждая выплата отпускных отражается отдельным блоком в разделе 2 Расчета 6-НДФЛ, если даты выплаты разные.
Расчет 6-НДФЛ за период:
Раздел 1
Раздел 2
Дата выплаты — март 2018; крайний срок перечисления НДФЛ — 2 апреля 2018
За 1 квартал 2018 года
За полугодие 2018 года
Дата выплаты — июнь 2018, крайний срок перечисления НДФЛ — 2 июля 2018
За полугодие 2018 года
За 9 месяцев 2018 года
Дата выплаты — сентябрь 2018, крайний срок перечисления НДФЛ — 1 октября 2018
За 9 месяцев 2018 года
За налоговый период 2018
Дата выплаты — декабрь 2018, крайний срок перечисления НДФЛ — 9 января 2019 (проект постановления Правительства РФ, стадия обсуждения)
За налоговый период 2018
За 1 квартал 2019 года
Корректировка отпускных
Алгоритм действий при корректировке сумм в Расчете 6-НДФЛ зависит от того, требуется ли доплатить отпускные или наоборот, уменьшить их сумму. Приведем порядок действий ниже.
Операция: Доплата отпускных, то есть выплата основной части произошла в одном квартале, а доплата производится в следующем квартале.
Как отражаем в Расчете 6-НДФЛ:
Раздел 1 Расчета 6-НДФЛ (в квартале доплаты)
Раздел 2 Расчета 6-НДФЛ (в квартале доплаты)
— по строке 020 — итоговую сумму отпускных с учетом доплаты
— по строкам 100 и 110 соответственно — даты фактического получения дохода (доплаты) и удержания НДФЛ с суммы доплаты
— по строке 040 — сумму исчисленного НДФЛ со всей суммы отпускных с учетом доплаты
по строке 120 — срок перечисления налога (последняя дата месяца, когда выплачена доплата, с учетом переноса из-за выходных или праздников)
— по строке 070 — сумму удержанного НДФЛ с суммы отпускных, включая доплату
— по строке 130 — сумму фактически полученного дохода (доплаты), включая налог
по строке 140 — сумму удержанного налога с доплаты по отпускным
Основание:
письма ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, от 13.10.2016 № БС-4-11/19483
Операция: Перерасчет отпускных в сторону уменьшения.
Как отражаем в расчете 6-НДФЛ:
Раздел 1 Расчета 6-НДФЛ
Раздел 2 Расчета 6-НДФЛ
Вариант 1
Сдать уточненный расчет 6-НДФЛ за период, в котором уменьшена сумма отпускных.
В разделе1 уточненного расчета указать итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных
Порядок отражения зависит от договоренностей с работником. Если переплату отпускных зачли в зарплату, то в периоде зачета отражается зарплата за минусом суммы переплаты отпускных.
Основание
Письма ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, от 13.10.2016 № БС-4-11/19483; письмо УФНС России по Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940
Вариант 2
Уточненный расчет не представлять, расчеты регулируются в течение налогового периода. Раздел заполняется нарастающим итогом с начала года, в нем отражаются итоговые суммы с учетом перерасчета отпускных
Основание
Письма ФНС России от 13.10.2016 № БС-4-11/19483, от 24.05.2016 № БС-4-11/9248.
Законодательно вопрос не урегулирован, разъяснения контролирующих органов отсутствуют
Пример 2. Заполнение Расчета 6-НДФЛ при уменьшении суммы отпускных
Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» начислило работнику отпускные в июне 2018 года в сумме 50 000 рублей. Исчислили, удержали и перечислили в бюджет НДФЛ в сумме 6 500 руб. Отпускные перечислены работнику 25.06.2018 года.
В июле 2018 года сделали перерасчет, в ходе которого выяснилось, что работнику переплатили отпускные. Реальная сумма отпускных должна была составить 45 000 рублей, НДФЛ с отпускных — 5 850 рублей Сумма переплаты составила 5 000 рублей, а излишне удержанный и перечисленный НДФЛ — 650 руб.
По письменному согласованию с работником сумма переплаты отпускных принимается в зачет заработной платы за июль 2018 года. Сумма начисленной зарплаты за июль составила 70 000 руб. С учетом переплаты зарплата составила 65 000 руб., а НДФЛ с этой суммы — 8 450 руб. Зарплата за июль 2018 года выплачена работнику 10.08.2018 года.
Порядок заполнения Расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев приведем ниже.
Раздел 1.
Раздел 2.
Наталья Горбова, эксперт Контур.Школы, учебного центра компании СКБ Контур
Как отразить в форме 6-НДФЛ перерасчет отпускных?
В каких случаях может понадобиться перерасчет отпускных?
Расчет оплаты отдыха работника основывается на сумме среднедневного заработка и количестве дней отпуска. Логично, что их изменение неминуемо отразится не только на сумме, причитающейся работнику, но и на подоходном налоге.
Пример отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 г. от КонсультантПлюс
21 июля 2021 г. сотруднику выплачены отпускные в размере 25 000 руб. Сумма исчисленного и удержанного с них НДФЛ составила 3 250 руб.
11 августа 2021 г. другому сотруднику выплачены отпускные в размере 18 000 руб. Сумма исчисленного и удержанного с них НДФЛ составила 2 340 руб.
Иные начисления и выплаты доходов организация за 9 месяцев 2021 г. не производила.
В разд. 1 расчета за 9 месяцев 2021 г. данные по выплаченным отпускным нужно отразить следующим образом.
Посмотреть пример полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.
Приведем основные ситуации, в которых перерасчет отпускных неизбежен:
Отражение пересчета отпускных в 6-НДФЛ в связи с ошибкой расчета
Корректировки в расчете среднемесячного заработка могут привести как к занижению, так и к завышению выплаченных отпускных и удержанного с них налога.
Корректировка 6-НДФЛ с 2021 года
Если в результате перерасчета отпускные получились к доплате, в отчетном периоде, когда эта доплата произведена, отразите в разделе 2 итоговые суммы с учетом доплаты. Это следует, например, из письма ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248. Подавать утоненный расчет за период выплаты отпускных не требуется.
Если результат перерасчета — к уменьшению, в 6-НДФЛ нужно отразить возврат излишне удержанного НДФЛ:
Если возврата еще не было и отпускные были перечислены в том же налоговом периоде, в котором произведен их перерасчет, надо заполнить строку 180 раздела 2.
Важно! Разъяснения от КонсультантПлюс
Полагаем, возможен иной подход: сумма НДФЛ, уплаченная налоговым агентом с размера переплаты отпускных, не является налогом, удержанным из доходов налогоплательщика. Она является суммой, излишне уплаченной за счет средств налогового агента. Соответственно, при уменьшении отпускных в результате перерасчета не надо заполнять.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
За период, в котором была переплата по отпускным, подайте уточненку, указав в разделе 2 итоговые показатели с учетом уменьшенной суммы отпускных.
Корректировка 6-НДФЛ до 2021 года
Если в результате перерасчета сумма выплат уменьшилась, тогда, учитывая требования Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, от налогового агента потребуется следующее:
ВАЖНО! Для удержаний из заработной платы по причинам, не перечисленным в ст. 137 ТК РФ, понадобится письменное согласие работника.
Теперь рассмотрим случай корректировки заработка за прошлые периоды, который увеличил сумму отпускных. В этом случае доначисления сумм дохода и НДФЛ отражаются в периоде пересчета по строкам 020, 040, 070, 130 и 140, причем доплата отпускных будет являться доходом того периода, в котором она была осуществлена (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Продление отпуска не повлияет на 6-НДФЛ
В соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный отпуск подлежит продлению на период таких обстоятельств, как:
В таких случаях для налогового учета НДФЛ последствий не будет, так как за все дни отпуска оплата уже выполнена, а перерасчет не производится. Что же касается пособия по нетрудоспособности, то суммы дохода и НДФЛ по больничным выплатам отражаются в 6-НДФЛ в том периоде, когда они были выплачены.
О нюансах отражения больничного в 6-НДФЛ детально рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
При согласовании с работником и в целях обеспечения нормальной работы предприятия неиспользованные из-за болезни или по другим причинам дни отпуска можно перенести на другой срок, и тогда перерасчет отпускных в 6-НДФЛ будет необходим.
Корректируем отчет при сокращенном отпуске
Выход работника из отпуска раньше положенного срока, как правило, связан либо с его болезнью во время отдыха, либо с отзывом по производственной необходимости.
В обоих случаях суммы излишне выплаченных сумм и удержанного НДФЛ могут быть засчитаны в счет иных доходов за отчетный период. В расчете 6-НДФЛ способ корректировки будет зависеть от того, в каком периоде произошло прерывание отпуска.
Если отдых работника начался и прервался в одном и том же отчетном периоде, то сумма излишне выплаченного дохода засчитывается как заработная плата, а сумма отпускных отражается уже с учетом корректировки. А вот в случае, когда пересчет затронул предыдущий квартал, необходимо действовать аналогично ситуации с корректировкой при уменьшении суммы начисленного дохода.
Итоги
Пересчет отпускных требует тщательного анализа причин и оснований для его проведения. В большинстве случаев можно обойтись изменением показателей 1-го и 2-го разделов расчета 6-НДФЛ за текущий период, но если были затронуты предыдущие кварталы, тогда подачи уточненных расчетов избежать не удастся.
Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?
Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?
В форму 6-НДФЛ наряду с обычными выплатами, облагаемыми налогом на доходы физлиц, попадают отпускные и больничные. В отличие от заработной платы, выплачиваемой через каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), их начисляют:
ВНИМАНИЕ! Чтобы не ошибиться с датой выплаты отпускных и не попасть на штраф от трудовой инспекции и на проценты за просрочку выплат работникам, прочтите нашу публикацию «Если отпуск с понедельника, выдать отпускные в пятницу нельзя».
ВАЖНО! Работодатель с 2021 года оплачивает только первые 3 дня больничных и некоторые пособия. Остальные выплаты осуществляет ФСС напрямую, т.к. с 2021 года по всей России действует пилотный проект.
При различиях в сроках начислений и выплат для отпускных и больничных существуют одинаковые правила для определения:
В части последнего срока отпускные и больничные отличаются от всех прочих доходов, НДФЛ с которых должен платиться не позже первого рабочего дня, наступающего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Из-за этой особенности в 6-НДФЛ отпускные и больничные в большинстве случаев будут показываться обособленно от иных выплат.
Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой
С отчетности за 1 квартал 2021 года форма 6-НДФЛ обновлена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
Воспользуйтесь образцом 6-НДФЛ за 3 квартал/9 месяцев 2021 года, составленным экспертами КонсультантПлюс, и проверьте, все ли вы заполнили правильно. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ? В большинстве случаев ситуации по НДФЛ с отпускных сводятся к 2 вариантам:
Таким образом, в разделе 1 6-НДФЛ отпускные, как правило, окажутся отраженными отдельно от иных осуществленных выплат из-за несовпадения срока оплаты НДФЛ с них (письмо ФНС России от 11.05.2016 № БС-4-11/8312). В разделе 2 этой формы они войдут в общие суммы сделанных за отчетный период начислений доходов (стр. 110 ранее стр.020), удерживаемого с этих доходов налога (стр. 140 ранее стр. 040) и фактически удержанного налога (стр. 160 ранее стр. 070).
На границе периодов срок оплаты НДФЛ с отпускных, подчиняющийся общему порядку переноса его на ближайший рабочий день, если он попадает на выходной (п. 7 ст. 6.1 НК РФ), может перейти на следующий за отчетным периодом квартал. В такой ситуации строки 110, 140 и 160 будут заполнены в периоде выплаты дохода, а в раздел 1 данные по этой выплате попадут только в следующем отчетном периоде.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы отразили отпускные в 6-НДФЛ. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Как показать переходящие отпускные и их перерасчет?
Как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные, переходящие на другой месяц или квартал? Это делают по общим правилам:
То есть необходимость внесения в 6-НДФЛ отпускных, относящихся к разным отчетным периодам, будет определять факт их начисления и реальной выплаты, а не период, с которым они связаны (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).
Необходимость в перерасчете отпускных после сдачи отчетности с данными по ним может возникнуть в 2 ситуациях:
О сроках, установленных для сдачи отчета, читайте в этом материале.
Как в 6-НДФЛ отразить учебный отпуск, разъяснил Н. Н. Тактаров, советник государственной гражданской службы РФ 3 класса. Чтобы сделать все правильно, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно изучите мнение чиновника.
Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными
Необходимость отражения в 6-НДФЛ отпускных связана с 3 датами:
Допустим, существуют такие исходные показатели:
Пример перерасчета отпускных в 6-НДФЛ
В марте в организации выплачена премия за прошлый год. Тем сотрудникам, которые были в отпуске с января по март текущего года, пересчитали отпускные с учетом премии. Допустим, что эти суммы выплачены 16 марта, а НДФЛ перечислили 17 марта. Разберемся, как заполнить 6-НДФЛ.
Пересчитали отпускные — сдавать корректировку 6-НДФЛ или нет?
Если налоговый агент представил в контролирующие органы расчет 6-НДФЛ, содержащий сведения, не соответствующие действительности, он должен сдать корректировочный расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ). Надо ли корректировать 6-НДФЛ при перерасчете отпускных?
Чтобы ответить на этот вопрос, вспомним, что отражается в этой форме:
Для различных видов доходов различаются даты их фактического получения. Для отпускных таковой является дата их фактической выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ).
Таким образом, место выплаченных отпускных в 6-НДФЛ — это Раздел 1 и Раздел 2 того квартала, в котором они фактически получены работником.
Если оба события — выплата отпускных и их перерасчет — произведены в одном квартале, то никаких уточненок не надо, так как ошибочных расчетов просто не было сдано.
Если же отпускные выплачены в одном квартале, а перерасчет произошел в следующем, то возможны два варианта:
Получается, что уточненку 6-НДФЛ при перерасчете отпускных необходимо подать, только если отпускные пересчитаны в меньшую сторону и выплачены при этом в предыдущем квартале.
Об общих правилах отражения отпускных в 6-НДФЛ читайте в этой статье.
Пересчитали отпускные прошлого периода — отражаем в 6-НДФЛ
Допустим, отпуск сотрудника начинается 09.01.2020. Отпускные в размере 20 000 руб. выплачены ему в соответствие с законодательством РФ (ст. 136 НК РФ) за 3 дня до начала отпуска, то есть 31.12.2019.
Ниже показано, как бухгалтер отразил в годовом расчете 6-НДФЛ отпускные — пример только в части отпускных.
Раздел 1 в 2019 году
Раздел 2 в 2019 году
В марте выплачена премия за прошлый год, поэтому отпускные за январь 2020 года были пересчитаны в большую сторону. Как мы выяснили, уточненку в этом случае за 2019 год подавать не надо.
Пусть отпускные увеличились в результате перерасчета на 2 000 руб. Их выплатили 16.03.2020, а НДФЛ в размере 260 руб. перечислили в бюджет 17.03.2020.
Как выглядит форма 6-НДФЛ за 1 квартал 2020 года (в части доплаты отпускных), показано ниже.
Раздел 1 за 1-й квартал 2020 года
Раздел 2 за 1-й квартал 2020 года
Пересчет отпускных произошел в том же квартале — что с 6-НДФЛ?
Допустим, отпускные выплачены:
В марте выплачена премия за прошлый год, поэтому отпускные пересчитали и доплатили:
Все эти данные войдут в расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2020 года. Покажем, как бухгалтер отразил отпускные и их перерасчет в квартальном расчете: