как создать пользователей с разными правами доступа в amocrm
Руководство по amoCRM
amoCRM – удобный сервис для ведения бизнеса. Весь его функционал заточен под продажи. В отличие от других CRM-систем, интерфейс проекта очень простой, напоминает записную книжку, поэтому настройку большинства функций можно сделать самостоятельно без привлечения специалиста.
Система интегрируется с веб-сайтом (продажа услуг, интернет магазины), мессенджерами, соцсетями и аналитикой: подключаете нужные источники, получаете заявки и работаете с ними, предварительно настроив воронку продаж. Коробки нет, только облачная версия. Есть мобильные приложения для Android и IOS.
Что лучше amoCRM или Битрикс24?
Однозначного ответа нет. Каждая из этих систем рассчитана на разных клиентов. Битрикс24, о котором я писал, – это полноценный корпоративный портал организации, в котором CRM является одним из инструментов обширного функционала. Его гораздо сложнее внедрить и настроить под работу компании, возможно, потребуется обучение сотрудников.
В amoCRM технология продаж понятна даже новичку. Система идеально подходит для продажи товаров и услуг: когда лиды собираются со многих маркетинговых каналов и в больших количествах. При этом сотрудники быстро адаптируются к работе, а внедрение и настройка занимают считанные дни.
Тарифы
Оплата за пользование системой осуществляется по подписке. Сразу уточню, оплачивать придётся минимум на полгода вперёд, помесячная оплата не предусмотрена.
Разработчик предлагает 3 тарифных плана:
Есть возможность сэкономить, приобретая один из пакетов – «Микро-Бизнес» и «Старт-Ап».
Бесплатной версии нет, но есть пробный период на 14 дней. Этого достаточно, чтобы потестить весь имеющийся функционал.
Начало работы: регистрация
Откройте стартовую страницу, дальше «Попробуйте бесплатно».
В открывшемся поле потребуется ввести электронку, имя, номер телефона. Система отправит на указанную почту логин и пароль для входа.
Вот так выглядит Рабочий стол amoCRM. Слева расположена панель инструментов, вверху – фильтры для отображения информации по периодам времени, мои/все.
Блок «Настроить» позволяет изменить цвет шрифта (тёмный/светлый), тему виджетов и фоновое изображение. Дополнительно можно менять порядок виджетов путём перетаскивания, и сам виджет (цифра, диаграмма, список), а также удалять виджеты и добавлять собственные.
Начну обзор с раздела «Настройки», а дальше будем разбираться с рабочими инструментами.
Настройки amoCRM
Интеграции
Одна из ключевых особенностей – неперегруженный функционал, который расширяется с помощью интеграций со сторонними сервисами, а их приведено более 600. Здесь вы можете подключить:
Счёт и оплата
Раздел содержит сведения о текущем тарифе и сроках действия. Здесь же можно перейти на другой пакет и оплатить его с помощью кнопки «Оформить заказ».
Общие настройки
Управление основными настройками аккаунта, включение опции «Товары», которая даёт возможность применять каталог продукции и анализировать продажи, установка запрета на создание другими пользователями Директ-чатов и ограничения на групповые чаты.
Пользователи
Чтобы внести нового пользователя в систему нажимаете «Добавить пользователя», заполняете его карточку. Ему на почту придёт уведомление с логином и паролем для входа. Есть возможность добавить бесплатного пользователя с ограничением прав, он может просматривать карточку сделки (покупателя) без редактирования.
Каждому пользователю присваивается роль. Управление правами к ролям происходит с помощью изменения уровня в «колбах», справа в столбце прописаны пояснения. В самом низу переводите в режим включения/выключения доступ к почте и спискам. После внесения всех настроек сохраняете нового пользователя.
Как и в других аналогичных проектах, с amoCRM можно работать через API. Ключ API копируется в настройках профиля. На этом вопросе я не буду останавливаться. Подробный мануал здесь.
Коммуникации
Создание шаблонов ответов для переписки с клиентами и NPS – генерация уникального номера беседы. Пояснения видно на скриншоте.
Инструкция по работе: создание сделок
1 этап – настройка воронки продаж
Откройте блок «Сделки» в панели инструментов, копка «Настроить». В системе указаны этапы продаж по умолчанию. С помощью символа «+» вы добавляете свои шаги, можете редактировать названия и цветовое оформление, перетаскивать столбцы мышью и удалять.
Настройка этапов необходима для того, чтобы собирать статистику по каждому из них. Дальше она будет выводиться в разделе «Аналитика».
2 этап – создание сделки
Есть 2 пути – «Новая сделка» или «Быстрое добавление». Второй вариант предполагает заполнение в карточке контакта и компании.
Предлагаю посмотреть, как работает воронка с помощью функции «Новая сделка». В карточку вносится имеющаяся информация по сделке (Основное). В правой части экрана будет выводиться история сделки – звонки, чаты и другое.
Обратите внимание, возле названия сделки есть опция «Управление тегами». Они применяются для связывания сделок. То есть каждой сделке можно присвоить тег, например, #сделки с сайта. Создайте перечень тегов, нажимайте «Тегировать», и закрепляйте за сделкой нужный тег или несколько.
Чтобы редактировать карточку под ваши цели и добавить свои уникальные поля используется вкладка «Настроить»-«Добавить поле». В дальнейшем вы сможете использовать их для фильтров и формирования отчётов.
3 этап – сбор статистики
Я буду использовать созданную выше сделку: проведу её по воронке продаж просто перетаскиванием мыши, чтобы сразу получить итог. Открываем раздел «Сделки». Отлично, здесь отображается сформированная карточка.
Закидываю её в папку «Закрыто и не реализовано». Перехожу в блок «Аналитика» и вижу результаты в отчёте «Анализ продаж».
Задачи: способы создания
Инструмент используется для напоминания сотрудникам о необходимости выполнить то или иное действие со сделкой, компанией/контактом.
Списки: как работать со справочником?
По умолчанию в блоке «Списки» отображаются 2 типа: контакты и компании. На платных тарифах добавляются свои списки.
С помощью кнопок «Добавить контакт» и «Добавить компанию» вы вносите данные и сохраняете их. Под тремя точками скрыты опции работы с данными, например, автоматический поиск дублей по всей базе.
Экспорт и импорт
Бизнес-процессы
Работа менеджеров автоматизируется благодаря созданию задачи и отправки её сотруднику при реализации заданного действия. Например, когда в систему добавляется новый контакт, ответственный сотрудник должен связаться с клиентом.
Почта: подключение и функционал
Для подключения почтового ящика откройте блок «Почта»-«Настройки»-«Добавить почту». В результате письма, отправленные на указанную вами электронку, автоматически будут прикрепляться к контактам, а сделки создаваться из списка писем.
Введите пароль почты, укажите тип – персональный или корпоративный ящик. В первом случае письма видны и доступны для работы только владельцу почты и администратору, во втором – всем пользователям, имеющий к ней доступ.
В системе реализована возможность создания шаблонов писем. Есть функция объединения писем в цепочку при условии, что вы поставили галочку в соответствующем окне (показано на скриншоте выше). Цепочка создаётся по 2 параметрам: письма с одного email-адреса клиента и одна тема письма. При этом можно указать адреса, которые не должны учитываться при объединении в цепочку – список исключений.
Аналитика: перечень отчётов
Анализ продаж – сведения по всем сделкам и заявкам. Статистика фильтруется по заданному отрезку времени, менеджерам, тегам.
Сводный отчёт – общие сведения по всем сделкам, контактам, задачам в виде диаграммы и графика. Есть фильтры по дате создания, статусу сделки, менеджерам, тегам.
Отчёт по сотрудникам – статистика по работе сотрудников. Можно делать выборку по конкретному менеджеру, за определённый период времени.
Список событий – история всех изменений, которые происходили в системе.
Звонки – история входящих/исходящих звонков подключённых к системе менеджеров.
Цели – установление общей суммы сделок и числа сделок для любого менеджера на определённый период. В результате сотрудник будет видеть динамику выполнения на графике. Отчёт собирается по каждому участнику и всей команде.
Подробнее о функционале при работе со сделками
Покупатели
Сущность «Покупатели» реализуется для повторных покупок. Она может передвигаться по этапам аналогично сделкам. Её подключение осуществляется в блоке «Настройки»-«Общие настройки». Автоматически блок появится в панели инструментов.
Digital воронка
Как поясняет разработчик, это инструмент, позволяющий минимизировать вмешательство менеджера при ведении клиента по этапам воронки продаж. Для этого нужно настроить автоматические действия, так называемые триггеры, которые выполняются при достижении заданных условий.
Открываем блок «Сделки»-«Настроить», нажимаем на этап (столбец), к которому нужно настроить триггер и выбираем инструмент.
Источники
В Digital воронке добавляются источники, из которых сделки попадут в саму воронку.
Выставление счетов
Чтобы выставить счёт, нужно подключить виджет Tranzaptor, открыв «Настройки»-«Интеграции». После этого заходите в карточку клиента, нажимаете «Выставить счёт» в виджете, заполняете поля, сохраняете и отправляете клиенту на почту.
Как удалить аккаунт в amoCRM?
Написать в техподдержку. Менеджер предварительно попросит вас проверить, нет ли в аккаунте важной информации. После удаления восстановить данные невозможно.
Отзывы о amoCRM
Если хотите почитать только положительные мнения, тогда вам на сайт. Я собрал отзывы с разных площадок. Основной негатив льётся в адрес техподдержки и по поводу сбоев в работе системы – подобные упоминания в большом количестве появились в 2019 г. Я же обратился в поддержку с простым вопросом по функционалу и получил ответ в течение 30 минут.
Вывод
Главная задача проекта – коммуникация с клиентами для получения заказов, поэтому ваши менеджеры не будут отвлекаться и делать лишние клики в системе. Функционал не перегружен, при необходимости легко дополняется с помощью готовых интеграций. Работать удобно, просто и понятно.
В следующей статье я сделаю обзор системы Простой бизнес – ещё одного аналога amoCRM. А пока советую для сравнения прочитать руководство по Мегаплан, CRM-системе с отличным юзабилити и функционалом.
База знаний
Начиная работу
Воронка продаж – ключевой интерфейс amoCRM. Настройте этапы продаж в соответствии со своим бизнесом. Добавьте собственные стадии ведения сделок, переименуйте стандартные этапы или даже создайте несколько воронок, если вам необходимо. После этого создайте свою первую сделку и проведите ее по этапам вашей воронки.
Одним из ключевых интерфейсов системы является карточка. Мы покажем, как добавить поля, сгруппировать их и настроить закладки.
Импорт – инструмент, который поможет вам загрузить ваши данные в amoCRM и начать работу с ними. В каждом из разделов Сделки, Контакты, Компании, Покупатели, Справочники в amoCRM предусмотрен импорт.
В amoCRM есть блок неразобранное, который позволит вам получать заявки, а затем начать с ними работу и распределить по менеджерам. Система фиксирует всех, кто обратился в компанию, всех, кто позвонил, написал на почту или заполнил форму на сайте. Подключите форму в amoCRM и получайте заявки в неразобранное.
Добавьте в аккаунт менеджеров, разделите их по отделам, разграничьте зону ответственности менеджеров по сделкам, контактам, компаниям и задачам.
В amoCRM есть отличная интеграция с почтой, которая позволит вам получать заявки с почты и общаться с клиентами прямо из карточки сделки, а также отсылать автоматические письма с ящика, используя Digital воронку. Подключите почтовый ящик, сделайте его либо персональным, либо корпоративным и начните работать с письмами из amoCRM.
Телефония в amoCRM позволяет вам видеть карточку клиента при звонке, переадресовывать звонок сразу на менеджера, видеть записи звонков непосредственно в карточке, строить аналитику по звонкам и многое другое.
Digital воронка – это уникальная функция amoCRM, которая будет автоматически продвигать ваши сделки по воронке продаж. Она покажет клиенту специальную рекламу, отправит письмо и даже поставит задачу менеджеру. В данном разделе мы покажем, как настроить Digital воронку.
Подключите чаты Facebook, Telegram, Viber, VK, Olark, JivoSite, почту и телефонию и начните общайться с клиентами удобным им способом уже сегодня.
В amoCRM есть возможность посмотреть конверсию, оценить эффективность работы менеджеров и даже проанализировать проблемные места работы вашего отдела продаж с помощью раздела Аналитика.
Для более функциональной работы с amoCRM мы рекомендуем установить мобильное приложение, которое не только предоставляет доступ к аналогичным web – функциям, но и предоставляет ряд инструментов возможных только на мобильных устройствах.
В разделе Настройки- Общие Настройки есть возможность создать персональный кабинет для ваших клиентов, где они смогут отслеживать статус сделки, видеть значения полей,общаться с менеджером. Вы также можете сделать прозрачными данные, известные о клиенте, и предоставить возможность их удалить.
База знаний
Начиная работу
Воронка продаж – ключевой интерфейс amoCRM. Настройте этапы продаж в соответствии со своим бизнесом. Добавьте собственные стадии ведения сделок, переименуйте стандартные этапы или даже создайте несколько воронок, если вам необходимо. После этого создайте свою первую сделку и проведите ее по этапам вашей воронки.
Одним из ключевых интерфейсов системы является карточка. Мы покажем, как добавить поля, сгруппировать их и настроить закладки.
Импорт – инструмент, который поможет вам загрузить ваши данные в amoCRM и начать работу с ними. В каждом из разделов Сделки, Контакты, Компании, Покупатели, Справочники в amoCRM предусмотрен импорт.
В amoCRM есть блок неразобранное, который позволит вам получать заявки, а затем начать с ними работу и распределить по менеджерам. Система фиксирует всех, кто обратился в компанию, всех, кто позвонил, написал на почту или заполнил форму на сайте. Подключите форму в amoCRM и получайте заявки в неразобранное.
Добавьте в аккаунт менеджеров, разделите их по отделам, разграничьте зону ответственности менеджеров по сделкам, контактам, компаниям и задачам.
В amoCRM есть отличная интеграция с почтой, которая позволит вам получать заявки с почты и общаться с клиентами прямо из карточки сделки, а также отсылать автоматические письма с ящика, используя Digital воронку. Подключите почтовый ящик, сделайте его либо персональным, либо корпоративным и начните работать с письмами из amoCRM.
Телефония в amoCRM позволяет вам видеть карточку клиента при звонке, переадресовывать звонок сразу на менеджера, видеть записи звонков непосредственно в карточке, строить аналитику по звонкам и многое другое.
Digital воронка – это уникальная функция amoCRM, которая будет автоматически продвигать ваши сделки по воронке продаж. Она покажет клиенту специальную рекламу, отправит письмо и даже поставит задачу менеджеру. В данном разделе мы покажем, как настроить Digital воронку.
Подключите чаты Facebook, Telegram, Viber, VK, Olark, JivoSite, почту и телефонию и начните общайться с клиентами удобным им способом уже сегодня.
В amoCRM есть возможность посмотреть конверсию, оценить эффективность работы менеджеров и даже проанализировать проблемные места работы вашего отдела продаж с помощью раздела Аналитика.
Для более функциональной работы с amoCRM мы рекомендуем установить мобильное приложение, которое не только предоставляет доступ к аналогичным web – функциям, но и предоставляет ряд инструментов возможных только на мобильных устройствах.
В разделе Настройки- Общие Настройки есть возможность создать персональный кабинет для ваших клиентов, где они смогут отслеживать статус сделки, видеть значения полей,общаться с менеджером. Вы также можете сделать прозрачными данные, известные о клиенте, и предоставить возможность их удалить.
Внедрение amoCRM с нуля. Пошаговая инструкция
Как настроить amoCRM с нуля
Чтобы установить первую версию amoCRM и произвести настройки для тестирования, нужно зайти на сайт amoCRM нажимаем на кнопку «Пробная версия».
amoCRM — это облачное программное обеспечение CRM, используемое для управления клиентами и процессами продаж с широкими функциональными возможностями.
Заполняете три поля в форме регистрации, после этого вы попадаете в amoCRM.
Первое, что вы увидите это небольшой квалификационный опрос. Все данные которые вы вносите в эту форму не влияют на настройки системы и на ваш уровень доступа.
После этого система показывает, что ваш аккаунт уже заведен как администратор amoCRM и попросит добавить ваших коллег.
После этого система попросит завести первую сделку, передвинуть ее по воронке продаж, покажет какие статусы есть и откуда в amoCRM могут попадать заявки.
Завершив первые настройки ваша amoCRM будет готова к работе.
По умолчанию вся работа в amoCRM начинается с рабочего стола. На рабочем столе есть две функции на которые стоит обратить внимание: 1) глобальный поиск по всей системе. Важно запомнить, что поиск работает минимум от трех символов. 2) Дашборд с аналитикой по сделкам и бизнес-процессам происходящим внутри вашей amoCRM.
Воронка продаж
Бизнес-процессы находятся во вкладке «Сделки», расположенной в левом вертикальном меню.
Тут может быть несколько воронок продаж (по умолчанию у вас будет одна воронка). Чтобы добавить новую воронку переходим в настройки, затем снова в воронки, после этого появится возможность добавить еще одну воронку.
В новой воронке продаж у вас будут стандартные этапы и статусы предустановленные amoCRM, их можно изменить в любой момент.
Воронка продаж это последовательная смена статусов работы со сделкой, от того момента как мы начинаем общение с клиентом до того момента как мы совершили продажу или не реализовали сделку.
Изначально в amoCRM есть несколько этапов воронки. Всего их шесть. Четыре из них видны: «Первичный контакт», «Переговоры», «Принимают решение», «Согласование договора». И еще два этапа скрыты — это «Успешно реализовано» и «Закрыто и не реализовано».
Чтобы эти статусы отображались в вашей воронке продаж нужно перейти в «Поиск и фильтр», выбрать активные статусы и добавить их к просмотру. После того как мы применим эту настройку скрытые статусы будут отображаться в воронке, но при условии, что на этих этапах будут какие-то сделки.
Если ваш процесс продажи отличается от того, что представлено в amoCRM по умолчанию. Вы можете переименовать и добавить новые этапы воронки продаж.
В верхнем правом углу есть кнопка «Настроить». При клике на нее мы попадаем в настройки воронки.
Рекомендуем называть этапы вашей воронки как законченные действия, например, не «Квалификация», а «Квалифицирован» это поможет менеджеру в понимании завершенности одного этапа и переходе сделки на следующий этап продажи.
После этого настроим автоматические действия. Например, мы можем настроить автоматическую задачу на менеджера, которая будет ставиться сотруднику после того как сделка пройдет определенный этап воронки.
Для этого переходим в меню «Настроить» и под названием нужного нам этапа воронки кликаем на пустой прямоугольник. Во всплывающем меню автоматизации выбираем «Создать задачу», после чего осуществляем простую настройку. Выбираем когда должна быть поставлена задача, например при сразу при переходе сделки на этап. Ставим сроки выполнения например, через час. Выбираем ответственного и пишем примечание для ответственного сотрудника. Сохраняем настройки.
Теперь как только менеджер переводит сделку на следующий этап воронки, ему автоматически ставится задача связаться с клиентом через час.
Если вы перейдете в карточку сделки, то увидите, что там на ответственного сотрудника поставлена задача — «Связаться с клиентом».
Настройка полей
В amoCRM можно учитывать параметры сделки и клиентов. Для этого нужно настроить поля, куда можно заносить информацию.
Для того чтобы настроить поля в amoCRM переходим в карточку сделки.
Отметим, что в карточке сделки amoCRM есть стандартные поля, которые нельзя удалить или переделать это «Бюджет» и «Ответственный».
Чтобы настроить собственные поля, переходим в меню «Настроить» и выбираем добавить поле.
Например, нам нужно чтобы менеджер выбрал какой-то параметр по приоритету, выбираем «Список» и вносим варианты: «Высокий», «Средний», «Низкий».
После этого в карточке сделки появится новое поле.
Кроме этого в amoCRM мы рекомендуем заполнить поля связанные с причиной отказов (дорого, выбрал другого) и с подробной причиной отказа, куда можно ввести текстовую информацию, которая станет подспорьем на будущее.
Источники лидогенерации
amoCRM позволяет добавлять потенциальных клиентов в ваш конвейер из разных источников, таких как онлайн-формы на веб-сайте, посадочные страницы или интеграции с Facebook, Whatsapp или Sendpulse.
В зависимости от того из какого источника в воронку продаж попадает лид, amoCRM тегирует сделку по источнику, что позволяет анализировать каналы продаж.
Задачи
В задачах в amoCRM аккумулируются действия, которые менеджерам необходимо совершать ежедневно.
Уведомление на значке «Задачи» в левом вертикальном меню говорит о том, что у вас есть невыполненная задача. Переходим в меню задач и видим список задач на сегодня и завтра.
В задачах есть два режима просмотра канбан и список. Преимущества списка в том, что в задачах видно больше информации, также в списке через настройки можно добавить дополнительные поля.
Задачи можно просматривать в режиме на день, на неделю и на месяц.
Во всех задачах есть фильтры, например, выполненные/просроченные, свои/чужие.
Списки
Еще один важный раздел в amoCRM — это «Списки».
Изначально в системе настроены два стандартных элемента списка: «Контакты» и «Компании», которые наравне со «Сделками» являются базовыми сущностями в amoCRM.
«Контакты» это контактные данные клиентов и ответственных лиц, «Компании» это юридические лица, к которым прикреплены контакты. На ваше усмотрение можно добавить и другие списки.
Настройки
В настройках можно посмотреть и настроить базовые параметры вашего аккаунта и подключить новые интеграции.
В amoCRM огромный встроенный маркетплейс интеграций с другими сервисами: телефонией, социальными сетями, сквозной аналитикой и многим другим.
Некоторые из представленных в маркетплейсе виджетов являются бесплатными, часть предоставляется за подписку, а какие-то можно приобрести за разовую оплату.
На наш взгляд, на сегодняшний день минимальное требование к amoCRM — это подключение телефонии, которое поможет организовать запись телефонных разговоров amoCRM.
В этом разделе демонстрируется до какой даты действует аккаунт, сколько у вас пользователей и какие тарифы есть в amoCRM. Тут же можно оформить заявку на покупку лицензий.
Тут можно задать базовые параметры вашего аккаунта изменить название, адрес домена, часовой пояс и формат имени и фамилии.
В этой вкладке можно добавить новых и настроить права пользователей вашей amoCRM.
При помощи API amoCRM может интегрироваться с сервисами, которых нет в маркетплейсе amoCRM. Но если вы не технический специалист то данная вкладка вам скорее всего не понадобится.
Плюсы и минусы
+ Автоматическое создание сделок по заявкам через почту, телефон, формы на сайте, чаты и мессенджеры. С помощью amoCRM вы больше не будете терять лиды, все входящие обращения останутся в системе.
+ История взаимодействия и коммуникаций с клиентом, записи звонков хранится в amoCRM, а не в записной книжке отдельного менеджера. Даже после увольнения сотрудника все его взаимодействия с клиентами останутся в системе.
+ Одним из главных преимуществ amoCRM является цифровая воронка продаж (Digital Pipeline). Она позволяет автоматизировать маркетинговые процессы, запускать рекламу для подогрева клиентов прямо из CRM. Это увеличивает конверсию и значительно уменьшает стоимость лида.
+ Наглядные аналитические отчеты помогают оценивать эффективность работы менеджеров и анализируют ключевые бизнес-показатели.
+ Импорт базы клиентов из Excel.
+ Помимо поддержки работы в браузере на ПК у amoCRM есть адаптивная версия для планшетов и мобильное приложение для iOS и Android.
— К минусам можно отнести очень долгий, по мнению пользователей системы, отклик службы технической поддержки.
— Еще один минус — сложные, на первый взгляд, взаимоотношение конечного клиента с вендором. Сложность заключается в том, что сам по себе вендор практически не занимается реализацией продукта, оставив эту функцию многочисленным сертифицированным партнерам.
— Отсутствие условно-бесплатной версии amoCRM, часто вызывает непонимание у клиентов, которые не успевают разобраться в функционале и настройках системы за отведенный демо-период.
Стоимость внедрения amoCRM
amoCRM представляет 14-дневный тестовый период, в ходе которого доступен весь функционал системы.
Когда тестовый период заканчивается, можно переключиться на один из двух пакетов или четырех тарифов «Микро-Бизнес» (4990 руб. в год за 2 пользователей), «Старт-Ап» (14 990 руб. в год за 5 пользователей), «Базовый» (499 руб. в месяц за 1 пользователя), «Расширенный» (999 руб. в месяц за 1 пользователя) и «Профессиональный» (1499 руб. в месяц за 1 пользователя).
Тарифы отличаются доступным количеством контактов внутри системы (от 2500), открытых сделок (от 500), дополнительных полей (от 100) и дисковым пространством (от 100 Мб).
Важно помнить, что на базовом тарифе недоступна автоматизация бизнес-процессов, цифровая воронка продаж, отчеты по сотрудникам, KPI, планы продаж и другие полезные функции.