как в 1с бюджетного учреждения контролировать оплату по договорам
Учет договоров в 1С Бухгалтерии государственного учреждения 8 ред.1.0
В программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 реализован учет договоров в соответствии с последними изменениями законодательства. Для хранения всей важной информации предназначен справочник «Договоры и иные основания возникновения обязательств», который находится в разделе «Расчеты».
ВАЖНО! В справочнике не отображаются договоры, помеченные на удаление.
Для того, чтобы увидеть такие элементы, нужно через функцию «Все действия» настроить список, указав, что в списке должны отражаться все договоры, а не только те, которые не помечены на удаление. Для этого убираем галочку в отборе.
Также в справочнике можно сделать отбор по конкретному контрагенту.
И искать договоры по ключевому слову.
Для того, чтобы создать новый договор, нажимаем на соответствующую кнопку с плюсиком.
Указываем контрагента, с которым заключен договор, выбирая его из справочника «Контрагенты», и его расчетный счет.
Тут же можно пометить, что учреждение является исполнителем или договор закрыт (в этом случае, он не будет отображаться ни в каких отчетах).
На закладке «Обязательство» заполняем вид обязательства, дату и его номер.
Далее заполняем реквизиты договора, краткое содержание, текст назначения платежа, который в дальнейшем будет использоваться в платежных документах.
Следующая закладка «План финансирования/сроки, суммы». Здесь необходимо внести план-график финансирования обязательства.
Заполняем документ «План-график финансирования обязательства», данные нужно брать из договора.
На основании этого документа можно ввести документ «Принятое обязательство».
После того, как план-график введен, есть возможность его изменить в любой момент
На закладке «Дополнительная информация» можно внести дополнительные данные по договору
Закладка «Контрагенты» заполняется при необходимости указания головного учреждения или филиала
Если к договору прикреплены документы-основания, то указываем их на последней закладке «Документы-основания»
Автор статьи: Наталья Стахнёва
Консультант Компании «Мэйпл» по программам 1С для государственных учреждений
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Учет договоров в 1С Бухгалтерии государственного учреждения 8 ред.1.0
В программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 реализован учет договоров в соответствии с последними изменениями законодательства. Для хранения всей важной информации предназначен справочник «Договоры и иные основания возникновения обязательств», который находится в разделе «Расчеты».
ВАЖНО! В справочнике не отображаются договоры, помеченные на удаление.
Для того, чтобы увидеть такие элементы, нужно через функцию «Все действия» настроить список, указав, что в списке должны отражаться все договоры, а не только те, которые не помечены на удаление. Для этого убираем галочку в отборе.
Также в справочнике можно сделать отбор по конкретному контрагенту.
И искать договоры по ключевому слову.
Для того, чтобы создать новый договор, нажимаем на соответствующую кнопку с плюсиком.
Указываем контрагента, с которым заключен договор, выбирая его из справочника «Контрагенты», и его расчетный счет.
Тут же можно пометить, что учреждение является исполнителем или договор закрыт (в этом случае, он не будет отображаться ни в каких отчетах).
На закладке «Обязательство» заполняем вид обязательства, дату и его номер.
Далее заполняем реквизиты договора, краткое содержание, текст назначения платежа, который в дальнейшем будет использоваться в платежных документах.
Следующая закладка «План финансирования/сроки, суммы». Здесь необходимо внести план-график финансирования обязательства.
Заполняем документ «План-график финансирования обязательства», данные нужно брать из договора.
На основании этого документа можно ввести документ «Принятое обязательство».
После того, как план-график введен, есть возможность его изменить в любой момент
На закладке «Дополнительная информация» можно внести дополнительные данные по договору
Закладка «Контрагенты» заполняется при необходимости указания головного учреждения или филиала
Если к договору прикреплены документы-основания, то указываем их на последней закладке «Документы-основания»
Автор статьи: Наталья Стахнёва
Консультант Компании «Мэйпл» по программам 1С для государственных учреждений
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Учет обязательств в бюджетных учреждениях в 1С
Учет обязательств в бюджетных учреждениях: основные счета бухучета
Программа 1С — удобное средство автоматизации бухучета. Госучреждения могут использовать специальную версию данного решения — «Бухгалтерия государственного учреждения», которая адаптирована к требованиям нормативных актов, регулирующих бухучет в организациях бюджетной системы, а именно приказов Минфина РФ:
Соответственно, все счета, что утверждены данными НПА, включены в базовое решение 1С. При этом в зависимости от настроек, которые указываются при начале использования программы, в автоматическом режиме выбирается определенная подборка счетов для конкретного типа учреждения.
Основные счета бухучета, которые используются учреждениями бюджетной системы для составления проводок по обязательствам:
Рассмотрим ряд практических нюансов, характеризующих использование программы 1С для отражения операций, связанных с обязательствами бюджетных учреждений.
Принятие обязательств
Непосредственно принятие учреждением обязательств может быть отражено в программе 1С с помощью документа «Принятое денежное обязательство». Документ, отражающий в регистре запись о принятии к учету приобретений, может быть сформирован с помощью шаблонов, предлагаемых пользователю, которые соответствуют конкретным основаниям для возникновения обязательства, — например, «Приобретение ОС» или «Начисление зарплаты».
При внесении данных об операциях можно задействовать функцию программы 1С «Ввод на основании». Он предполагает создание одного документа на основе данных другого (позволяет не заносить одну и ту же информацию в программу несколько раз). Например, создав документ на приобретение (оприходование) ТМЦ (с указанием в нем всей информации о конкретном приобретении), можно использовать находящуюся в этом же документе кнопку «Создать на основании». Если нажать на нее, то из выпадающего списка можно выбрать опцию «Принятое денежное обязательство». После этого 1С автоматически сформирует (исходя из сведений, представленных в исходном документе) новый документ, который отразит факт принятия обязательств.
В свою очередь, используя документ, что отражает факт принятия обязательств, можно сформировать документ, содержащий сведения об оприходовании тех или иных ценностей.
Если выбрать какой-либо из шаблонов, то основная часть реквизитов в регистре бухучета будет проставлена программой автоматически, включая проводки с использованием корреспонденций тех счетов, что рассмотрены нами выше.
Например, факт принятия учреждением обязательства по оплате работ и услуг может отражаться корреспонденцией:
ВАЖНО! При регистрации обязательства, представленного авансовым платежом, функция «Создать на основании» будет недоступна в отношении документов на поступление товаров (услуг), т. к. не будет соответствующего документа оприходования. Как правило, при авансовых платежах контрагенту используется ручной ввод реквизитов в документ в «1С», регистрирующий факт возникновения денежного обязательства.
Аналитический учет
Следующая примечательная возможность «1С» — осуществление аналитического учета по обязательствам. Программа позволяет вести данный учет по следующим аналитикам:
Учет по первой аналитике предполагает отражение в 1С сведений об основаниях принятия учреждением обязательства. Например, обязательным основанием будет договор, по которому обязательство было принято. Соответствующие договоры регистрируются в отдельном справочнике «1С» — «Договоры». Их впоследствии нужно выбирать из соответствующего справочника при вводе относящегося к конкретному договору документа.
В качестве вида экономической классификации чаще всего выбирается код по перечню КОСГУ (в случае с автономными учреждениями — внутренний код, сформированный в соответствии с локальными нормативами). Все соответствующие коды должны быть заложены в базах рассматриваемой бухгалтерской программы.
Подробнее о том, какие КОСГУ применяются в 2021 году, можно узнать из таблицы в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет регистрации в системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Аналитика по лицевому счету предполагает отражение в регистрах «1С» конкретных разделов лицевого счета, на котором учтено принятое учреждением обязательство.
Вид финансового обеспечения выбирается по перечню, приведенному в п. 21 инструкции по приказу № 157н. При этом коды, обозначающие вид финансового обеспечения, можно выбрать из справочников, включенных в базы «1С».
Отражение операций в журналах
Документирование операций, связанных с обязательствами, должно осуществляться в специальных журналах — санкционирования, а также учета принятых обязательств (пп. 317, 320 инструкции по приказу № 157н). В программе 1С реализованы возможности для формирования соответствующих регистров.
В случае с журналом санкционирования «1С» позволяет сформировать соответствующий учетный документ:
Касательно журнала учета принятых обязательств, программа «1С» позволяет сформировать его с указанием:
ВАЖНО! Если объем уже принятых учреждением обязательств изменяется, то для отражения в регистрах учета соответствующего изменения необходимо создать новый документ «Принятое денежное обязательство» (для удобства можно скопировать исходный). При этом если исходное обязательство увеличивается, то новый документ создается на положительную разницу между исходным и измененным обязательством; а если обязательство уменьшается, то в данном документе аналогичную разницу нужно отразить со знаком «–».
Возможности программы «1С» в версии, адаптированной к ведению бухучета в государственных и муниципальных учреждениях, безусловно, не ограничиваются рассмотренными нами опциями. Всего в программе заложены возможности для использования более 170 разновидностей различных учетных документов, посредством которых пользователь может отразить в регистрах учета порядка тысячи разновидностей хозяйственных операций. По каждой из них фиксируются корреспонденции счетов бухучета, устанавливается отнесение к тому или иному классу операций исходя из аналитических оснований, определяются данные, что необходимы для формирования первички.
Итоги
Программа «1С» в версии, адаптированной для ведения бухучета государственными и муниципальными учреждениями, позволяет вести эффективный учет обязательств учреждения с использованием требуемых счетов, корреспонденций, а также аналитического распределения регистров. В программе есть все необходимые инструменты для обеспечения соответствия учета обязательств учреждения требованиям приказа № 157н, а также корреспондирующих с ним нормативных актов.
Ознакомиться с другими возможностями программы «1С» вы можете в статьях:
1С:БГУ и стандарт «Долгосрочные договоры»: как все настроить
С 1 января 2020 года вступил в силу федеральный стандарт учета государственных финансов «Долгосрочные договоры», утвержденный приказом Минфина России от 29.06.2018 № 145н. Но в декабре прошлого года Минфин России внес в него изменения, которые вступили в силу с 10 февраля 2020 года.
Новая редакция
В новой редакции стандарта «Долгосрочные договоры» в частности, при отражении ряда операций по договорам строительного подряда метод «красное сторно» заменен на обратную корреспонденцию, так же сокращен перечень информации, раскрываемой в отчетности по таким договорам. Поэтому пользователям «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» редакции 2.0 нужно обратить внимание на использование функционала с учетом последних изменений в стандарт «Долгосрочные договоры».
Логика стандартов
— «Концептуальные основы», утвержден приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н;
— «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности», утвержден приказом Минфина от 31.12.2016 № 260н.
С учетом положений указанных стандартов выстраивается следующая логическая цепочка:
1) Стандарт «Долгосрочные договоры» устанавливает условия признания договоров долгосрочными.
2) На основании долгосрочного договора возникают долгосрочные (внеоборотные) активы.
3) Порядок отражения в бухгалтерской отчетности долгосрочных (внеоборотных) и краткосрочных (оборотных) активов установлен Стандартом «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности».
При этом согласно пункту 5 Стандарта «Долгосрочные договоры» отражение в бухгалтерском учете доходов, иных объектов бухгалтерского учета, возникающих в результате заключения и исполнения субъектом учета договоров подряда, возмездного оказания услуг, срок действия которых не превышает один год — то есть краткосрочных (оборотных) активов! — но даты начала и окончания исполнения которых приходятся на разные отчетные периоды, осуществляется в соответствии с положениями Стандарта в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета.
Требования федеральных стандартов учета в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» редакция 2.0 реализованы через:
— Первоначальное признание объектов учета;
— Признание доходов от реализации текущего периода;
— Корректировка доходов будущих периодов;
— Формирование входящих остатков по долгосрочным договорам при первом применении Стандарта «Долгосрочные договоры».
Наиболее актуальны требования Стандарта «Долгосрочные договоры» для ведения бухгалтерского учета в образовательных учреждениях, а точнее — расчетов с учащимися.
Учет расчетов с учащимися в 1С:БГУ
Так как учебный год длится, как правило, с сентября по июнь, то договоры между учащимися и образовательной организацией заключаются на этот период. А раз срок действия заключаемого договора возмездного оказания услуг выпадает на разные отчетные периоды, то отнесение таких договоров к долгосрочным или краткосрочным должно быть установлено учетной политикой образовательного учреждения.
Однако в любом случае, при учете расчетов с учащимися основная задача бухгалтера заключается в том, чтобы не позднее месяца следующего за фактом подписания долгосрочного договора, отразить на счетах бухучета расчеты с дебиторами по доходам от реализации за весь срок действия такого договора.
В 1С:БГУ начисление доходов будущих периодов при подписании долгосрочного договора отражается новым документом «Начисление доходов будущих периодов (образование)». В этом документе можно установить единый порядок учета доходов и единый порядок оплаты для всех учащихся (договоров), также можно выбрать особый порядок оплаты для некоторых учащихся. При проведении данного документа формируются бухгалтерские записи в соответствии с требованием пункта 11 Стандарта «Долгосрочные договоры».
Дебет 2 20531 56Х «Увеличение дебиторской задолженности по доходам по платным услугам (работам), компенсаций затрат»
Кредит 2 40140 131 «Доходы будущих периодов по платным услугам (работам).
На закладке «Начисления» заполняются основные сведения по договору (рис. 1):
Рис. 1. Закладка «Начисления» документа «Начисление доходов будущих периодов (образование)»
С помощью документа «Начисление доходов будущих периодов (образование)» можно произвести начисление доходов будущих периодов одновременно по группе учащихся по конкретным договорам через кнопку «Заполнить» → «Учащимися по отбору». Установить требуемые параметры отбора следует в окне Настройка параметров отбора учащихся (рис. 2).
Рис. 2. Диалоговое окно «Настройка параметров отбора учащихся»
На закладке «Порядок учета доходов» можно определить период, в течение которого доходы будущих периодов будут относиться на финансовый результат текущего периода, счет и аналитика бухгалтерского учета доходов текущего периода, а также порядок отражения доходов в налоговом учете (налог на прибыль, УСН) (рис. 3).
Рис. 3. Закладка «Порядок учета доходов» документа «Начисление доходов будущих периодов (образование)»
На закладке «Особый порядок оплаты» вводится общий (стандартный) порядок оплаты для всех начислений на закладке «Начисления», за исключением отдельных начислений с особым порядком оплаты (рис. 4).
Рис. 4. Закладка «Особый порядок оплаты» документа «Начисление доходов будущих периодов (образование)»
На закладке «Бухгалтерская операция» пользователь выбирает типовую операцию (рис. 5).
Рис. 5. Закладка «Бухгалтерская операция» документа «Начисление доходов будущих периодов (образование)»
После проведения документов программа сформирует необходимые проводки по начислению доходов будущих периодов, которые можно проверить, распечатав бухгалтерскую справку (рис. 6)
Рис. 6. Бухгалтерская справка к документу «Начисление доходов будущих периодов (образование)»
Признание доходов текущего периода, равномерно или неравномерно согласно графику, отражается документами «Начисление за услуги образования, Начисления учащимся за прочие услуги (вид начисления По долгосрочным договорам)». При проведении документов формируются бухгалтерские записи:
Дебет 2 40140 131 «Доходы будущих периодов по платным услугам (работам)»
Кредит 2 40110 131 «Доходы текущего финансового года».
На закладке «Начисления» заполняются основные сведения по договору: учащийся, плательщик, договор (рис. 7).
Рис. 7. Закладка «Начисления» документа «Начисление за услуги образования»
На закладке «Бухгалтерская операция» пользователь выбирает типовую операцию (рис. 8).
Рис. 8. Закладка «Бухгалтерская операция» документа «Начисление за услуги образования»
После проведения документов программа сформирует необходимые проводки по начислению доходов будущих периодов, которые можно посмотреть, распечатав бухгалтерскую справку (рис. 9)
Рис. 10. Закладка «Доходы будущих периодов» документа «Корректировка доходов будущих периодов (образование)»
На закладке «Бухгалтерская операция» пользователь выбирает типовую операцию (рис. 11).
Рис. 11. Закладка «Бухгалтерская операция» документа «Корректировка доходов будущих периодов (образование)»
После проведения документов программа сформирует необходимые проводки по начислению доходов будущих периодов, которые можно посмотреть, распечатав бухгалтерскую справку (рис. 12)
Рис. 12. Бухгалтерская справка к документу «Корректировка доходов будущих периодов (образование)»
Учет прочих доходов будущих периодов
Дебет 0 20531 56Х «Увеличение дебиторской задолженности по доходам по платным услугам (работам), компенсаций затрат»
Кредит 0 40140 131 «Доходы будущих периодов по платным услугам (работам)».
Для начисления сумм доходов будущих периодов и указания особенностей списания доходов в 1С:БГУ редакции 2.0 можно использовать документ «Начисление доходов будущих периодов» с видом операции «Прочие доходы будущих периодов». При этом для каждого контрагента и договора в программе создается отдельный документ.
На закладке «Услуги, работы» заполняются основные сведения по договору: наименование оказываемой услуги, количество, единицы измерения, цена, сумма, НДС, всего (рис. 13).
Рис. 13. Закладка «Услуги, работы» документа «Начисление доходов будущих периодов»
На закладке «Бухгалтерская операция» пользователь указывает счет расчета и счет для учета доходов будущих периодов, а также выбирает типовую операцию (рис. 14).
Рис. 14. Закладка «Бухгалтерская операция» документа «Начисление доходов будущих периодов»
После проведения документов программа сформирует необходимые проводки по начислению доходов будущих периодов, которые можно посмотреть, распечатав бухгалтерскую справку (рис. 15)
Рис. 15. Бухгалтерская справка к документу «Начисление доходов будущих периодов»
Далее в течение года по мере выполнения условий договора учреждение относит часть «будущих» доходов в доходы отчетного периода. В разделе III Методических рекомендаций указано, что признание доходов от оказания услуг (работ) по иным долгосрочным договорам доходами текущего финансового года осуществляется одним из следующих способов:
равномерно (ежемесячно) до истечения срока действия иного долгосрочного договора. Пример заполнения закладки «Порядок учета доходов» в документе «Начисление доходов будущих периодов» для равномерного начисления доходов (рис. 16);
Рис. 16. Задание критерия признания доходов отчетного периода — ежемесячно
1) в порядке, предусмотренном учетной политикой субъекта учета, в случае если выполнение работ (оказание услуг) по иному долгосрочному договору осуществляется неравномерно Пример заполнения закладки «Порядок учета доходов» в документе «Начисление доходов будущих периодов» при указании суммы списания вручную (рис. 17).
Рис. 17. Задание особого порядка признания доходов отчетного периода
Также в программе 1С:БГУ есть возможность признания доходов по графику, когда начисление доходов производится автоматически, то есть суммы не нужно указывать вручную как для варианта «В особом порядке». Но это актуально для тех учреждений, которые имеют значительное количество заключенных долгосрочных договоров.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Использование контроля исполнения договоров в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 2
С введением стандартов «Аренда» и «Долгосрочные договоры» остатки по счетам учёта дебиторской и кредиторской задолженности уже не отражают текущую задолженность к оплате. В этой статье рассмотрим, как в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2 учесть задолженность.
Для контроля текущей задолженности в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 2 организациям, применяющим эти стандарты, можно использовать функционал «Контроль исполнения договоров». Функционал также можно применять и для договоров с поставщиками.
Для включения возможности использования функционала необходимо в «Настройках параметров учёта» установить флаг «Контроль исполнения договоров».
Далее в форме элемента справочника «Договоры» становятся доступны для редактирования соответствующие реквизиты («График платежей», «План-график закупок» и т. д.) и можно включить возможность ведения графика по этому договору. Состав реквизитов будет зависеть от вида договора (с поставщиком, с покупателем и т. д.).
Рассмотрим на примерах, как можно использовать функционал для договоров разного вида.
Ведение графика исполнения договора даёт возможность при оформлении документов оплаты подбирать платежи по графику, что позволяет ускорить работу, исключить ошибки и дублирование данных.
График платежей можно ввести в документе по принятию обязательств «Регистрация обязательств и сведений по договорам».
или в документе «Регистрация графиков исполнения договора», который можно создать из карточки договора.
Если на настоящий момент полный график не известен, можно ввести несколько значений платежей, график платежей в дальнейшем можно корректировать.
Если для договора ведётся график исполнения, то в платёжных документах при выборе такого договора появляется кнопка «Подобрать платёж», по которой открывается график платежей. В нём можно выбрать текущий платёж и перенести в документ. При этом в документе заполняются реквизиты «Вид расчётов», «Сумма документа», «КБК», «КОСГУ», которые указаны в графике.
В документе «Поступление услуг, работ» при выборе договора, по которому ведётся график исполнения, появляется ссылка «Контроль», с её помощью можно проанализировать исполнение договора на дату документа. Использование этой ссылки будет подробно рассмотрено далее на примере договора с покупателем.
Данный функционал будет полезен в случае, если организация применяет стандарт «Аренда» с использованием неравномерного графика платежей (например, льготная аренда). В приведённом примере рассматривается организация-арендодатель, но аналогично функционал может быть использован и для организации-арендатора: «Вид договора» ‒ «С поставщиком». Ведение графиков исполнения договоров может использоваться, если организация применяет стандарт «Долгосрочные договоры» (например, организация оказывает платные образовательные услуги), для договоров с покупателями и иными дебиторами (например, по выданным кредитам). Применение функционала позволяет в этих случаях осуществлять контроль за текущей задолженностью.
Рассмотрим применение функционала арендодателем по договору операционной аренды с неравномерным графиком платежей. Графики платежей и реализации можно ввести по кнопке «Ввести» из карточки договора в открывающемся документе «Регистрация графиков исполнения договора».
В документе необходимо заполнить реквизиты на вкладке «График платежей»:
«Оплатить до» ‒ нужно указать планируемую дату оплаты, после которой платёж считается просроченным, «Вид расчётов» ‒ основной долг, «Сумма» ‒ указывается сумма месячной арендной платы с НДС.
На вкладке «План-график реализации»:
«Исполнить до» – нужно указать планируемую дату исполнения, после которой обязательство по поставке товаров, работ, услуг считается просроченным, «Сумма» ‒ указывается сумма доходов от реализации за месяц, включая НДС.
Для договоров операционной аренды с неравномерным графиком платежей в документе «Начисление доходов будущих периодов» в поле «Признание доходов» нужно выбрать значение «По графику».
В документе «Кассовое поступление» (по поступлению арендных платежей) при выборе договора, по которому ведётся график, становится доступной кнопка подбора по графику платежей.
Для отражения операций по признанию доходов и расходов (по упущенной выгоде) текущего периода в программе используется документ «Списание доходов будущих периодов». Табличная часть документа будет заполняться автоматически по кнопке «Заполнить» в соответствии с введённым планом-графиком реализации.
В при включённом функционале по контролю исполнения договоров в документах поставки товаров, работ, услуг, которые введены для договоров с ведением графиков, появляется ссылка «Контроль». По ссылке открывается форма «Контроль исполнения договоров». Из формы также по ссылке можно сформировать отчёт «Контроль исполнения договоров», с помощью которых можно проанализировать текущую задолженность по контрагенту, в том числе и просроченную.
Ссылка «Контроль» также доступна в карточке договора.
Закажите у наших специалистов бесплатную диагностику вашего предприятия. На основании полученных данных мы подберём оптимальный тариф сопровождения вашего программного продукта и определим стоимость необходимых доработок. Посмотреть тарифы сопровождения и заказать консультацию можно здесь.