как вести учет спецодежды в эксель
УЧЕТ СПЕЦОДЕЖДЫ
1. Программа «! УЧЕТ СПЕЦОДЕЖДЫ.xls» выполнена в виде файла Excel, не требует установки, прав администратора, работает на любом компьютере, где установлен Excel.
2. Автоматический перенос данных из внешнего источника по табельному номеру, даты получения и наименованию спецодежды.
3. Автоматическое формирование ведомостей на выдачу спецодежды на указанную дату, с учетом того, что есть на складе на момент выдачи.
4. Подсчет: что получено, каких размеров, что надо получить, каких размеров.
5. Подсчет: что и кому (ИТР, рабочие), за какой период и каких размеров надо получить, надо было получать и надо будет получать.
Скачивать файлы могут только зарегистрированные пользователи.
Добавить файл
Помогите развитию файлообменника по охране труда. Разместите свой файл, если он представляет интерес для сообщества.
Загружать файлы могут только зарегистрированные пользователи.
Комментарии
Инструкции по работе находятся на листе: «Инструкции», в файле: «! УЧЕТ СПЕЦОДЕЖДЫ.xls»
Более подробных инструкций нет. Писалось для своего цеха и сменщиков.
В заголовках столбцов есть подсказки.
Попробуйте набить хотя бы на 5 человек и проверить как работает.
Что у кого не получилось присылайте на почту: oxxo@ohranatruda.ru
Если внизу сумма «ВСЕ размеры:» не совпадает с набитым количеством человек, значит, что то введено не правильно. У меня в примере набито 50 человек. И внизу, по каждому виду спецодежды сумма, что получено, что надо получать, тоже 50 человек.
Это просто файл Excel. Формулы можно удалять и копировать из соседних строк.
У кого то может работать только в папке «Мои документы». Исправление выложу на днях.
Как вести учет спецодежды в эксель
Охрана труда в Excel.
Здравствуйте дорогие посетители сайта с радостью приставлю вам примеры таблиц для специалиста по ОТ.
1. Рассмотрим пример учета выдачи СИЗ (средств индивидуальной защиты) в организации.
На рисунка 1 мы видим часть таблицы учета выдачи СИЗ она состоит из следующих столбцов:
ФИО, подразделения, должности, наименование сиз, размер сиз, дата выдачи сиз, сколько осталось дней до следующей выдачи и последняя колонка показывает год когда требуется получения нового сиз.
И так по этой таблице мы можем делать фильтры по подразделениям, должности, также видим, сколько осталось дней и дату следующей выдачи СИЗ (отчет дней видёться автоматически каждый день и когда становиться тридцать дней и меньше ячейка загорается красным цветом что сигнализирует о том что требуется делать заявку на новый СИЗ). А вот столбцы размер и год связаны с таблицей на рисунке2. Где показаны столбцы выдачи СИЗ по размеру и годам которые автоматически заполняются в связи изменением даты таблицы на рисунке 1.
Рисунок 1
Подраз-
деление
Должность (профессия)
Наименование СИЗ
Размер
дата выдачи
следующая дата выдачи
Осталось дней
Костюм от производственных загрязнений
62 6
24.02.2016
23.02.2017
2017
Костюм от производственных загрязнений
54 5
12.11.2015
11.11.2016
2016
Костюм от производственных загрязнений
48 3
09.09.2016
09.09.2017
2017
Костюм от производственных загрязнений
48 4
19.02.2016
18.02.2017
2017
Костюм от производственных загрязнений
48 3
25.08.2016
25.08.2017
2017
Костюм от производственных загрязнений
52 4
20.11.2015
19.11.2016
2016
Рисунок 2
Размер Костюм от производственных загрязнений
Не выдан
2015
2016
2017
2018
2019
46 2
46 3
46 4
46 5
46 6
48 1
48 2
48 3
48 4
48 5
48 6
Итого
________________________________________________________________________________
2. Теперь рассмотрим пример таблицы инструкций по охране труда (рисунок 3), когда введены и когда их следует пересматривать.
Рисунок 3
Наименование инструкции
дата введения в эксплууотацию
срок действия инструкций
дата следующего пересмотра
осталось дней
требуется в продление да, нет
количество инструкций, которые нужно продлить
месяц
08.04.2002
08.04.2017
29.01.2016
29.01.2021
1504
29.07.2003
23.04.2017
24.02.2004
23.12.2016
24.02.2004
23.12.2016
06.04.2004
23.12.2016
05.05.2005
06.05.2017
12.01.2010
12.01.2017
12.01.2010
12.01.2017
12.01.2010
12.01.2017
12.01.2010
12.01.2017
12.01.2010
12.01.2017
17.04.2006
17.04.2017
12.01.2010
12.01.2017
12.01.2010
12.01.2017
10.12.2010
10.12.2020
1455
На рисунке 3, мы видим часть таблицы учета инструкций по охране труда, она состоит из следующих столбцов:
наименование инструкции по ОТ, когда она введена в действие, сколько лет действует, даты когда следующий пересмотр, сколько осталось дней и последний столбец количество инструкций которые нужно продлить.
Вопрос, а в чем особенность данной таблицы, а особенность в том, что она автоматически делает отчет времени каждый день и когда становиться меньше 50 дней ячейка загорается красным цветом, вместо нуля появляется единица и мы видим какие и сколько инструкций по охране труда требуется пересмотреть.
________________________________________________________________________________
3. Видео пример создания электронной таблицы для подсчета сколько осталось дней до пересмотра инструкций по охране труда.
___________________________________________________________________________________
4. Образцы таблиц
Как вести учет спецодежды в эксель
Учет специальной одежды и СИЗ – всегда актуальная задача для инженеров по охране труда и производственной безопасности. Работодатель обязан обеспечивать сотрудников спецодеждой и средствами индивидуальной защиты согласно законодательству. Ранее мы уже рассказывали про обеспечение предприятий СО и СИЗ, а также про их учет и выдачу. На смену привычным бумажным формам документов приходят их электронные аналоги. Многие специалисты уже начали предпринимать попытки облегчить эти процессы за счет автоматизации задач на различных платформах (от MS Excel до 1С).
Обновленное законодательство позволяет вести учет электронно
В настоящее время п. 13 «Приказа Минздравсоцразвития России» от 1 июня 2009 г. № 290н установлено, что вести учет личных карточек выдачи спецодежды и сиз можно в электронном виде.
Согласно изменениям (п. 13 правил)– личные карточки учёта выдачи средств индивидуальной защиты могут вестись в электронной форме при обязательной персонификации работника.
Работодатель также может организовать выдачу СИЗ и их сменных элементов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом требуется персонификация работника и автоматическое заполнение данных о выданных СИЗ в электронную форму карточки учёта выдачи СИЗ.
Вендинговое оборудование – информационная автоматическая система для хранения, учета выдачи и обработки данных для ведения личных карточек учета выдачи средств индивидуальной защиты в электронном виде, синхронизированная с АСУ организации со считывателем электронных карт для персонификации работника.
В приказе также указано, что работники сторонних организаций при выполнении работ в производственных цехах и участках, где имеются вредные и (или) опасные производственные факторы, способные воздействовать на работников, должны быть обеспечены своим работодателем СИЗ в соответствии с типовыми нормами, предусмотренными для работников соответствующих профессий и должностей организации, в которую их направляют. Согласно приказу руководителям и специалистам, которые в соответствии с должностными обязанностями периодически посещают производственные помещения (площадки) и могут в связи с этим подвергаться воздействию вредных и (или) опасных производственных факторов, должны выдаваться соответствующие СИЗ в качестве дежурных (на время посещения данных объектов).
Что указывать в электронной карточке учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника?
Электронная форма карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учёта выдачи средств индивидуальной защиты.
В электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, в котором имеется личная подпись работника.
В Федеральном законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» указано, что слова индивидуальный и персонифицированный употребляются как синонимы. Значит, карточки учета выдачи СИЗ в электронной форме должны быть оформлены на каждого работника с указанием сведений о нём. Это и будет персонификация работника, т. е. — указание конкретных сведений о конкретном работнике (персоне).
Автоматизация учета и выдачи СО и СИЗ
Исходя из норм законодательства, у нас есть 2 способа учета электронных карточек выдачи СИЗ.
При получении СО и СИЗ на складе также возможно применение электронной подписи, однако в этом случае необходимо наличие считывателя у кладовщика.
Второй вариант позволяет максимально автоматизировать процесс и уйти от бумажного документооборота.
На сегодняшний день единицы компаний в России и ближнем зарубежье перешли на такой способ ведения учета, так как в организациях ранее не велось использование карточек электронной подписи.
На схеме представлен автоматизированный процесс учета спецодежды с помощью ведомости (по первому варианту).
Штрафы за нарушение норм выдачи СИЗ
Предусмотрено, что работодатель обязан выдать за собственный счет своим сотрудникам СИЗ и обеспечить ее надлежащее состояние (ремонт, химчистка, замена). Правила выдачи и пользования работникам СИЗ распространяются на работодателей: юридических и физических лиц всех форм собственности. Невыдача работникам СИЗ предусматривает штраф, его размеры представлены в таблице ниже.
В случае, если организация нарушает сроки использования СИЗ ответственность оценивается в сумму от 30000 до 50000 рублей. Руководитель и ответственные лица получают штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а если возникнет повторное нарушение, то отстраняются от занимаемой должности сроком от 1 года до 3 лет.
Преимущества ведения учета СО и СИЗ электронно
Что вы получите, если автоматизируете систему учета СО и СИЗ?
Рассмотрим, как в современных учетных системах ведется учет СО и СИЗ.
В программе «Охрана труда для 1С: Предприятие» отлажен механизм ведения личной карточки спецодежды и СИЗ в электронном виде.
Программа «Охрана труда» позволяет сформировать личную карточку по каждому сотруднику, посредством нажатия одной кнопки, после занесения необходимой информации в документах.
При ведении личной карточки учета выдачи СИЗ в электронном виде вместо подписи сотрудника, информирующей о получении, регистрируется информация о документе выдачи, содержащем подпись сотрудника. Данный документ может быть оформлен в виде ведомости учета выдачи спецодежды, обобщающей информацию о выдаче для нескольких сотрудников.
Электронная личная карточка на примере ПО Охрана труда для 1С: Предприятие
Рассмотрим, как ведется уже автоматизированный процесс учета СО и СИЗ на платформе 1С.
Ниже представлены электронные ведомость и личная карточка учета выдачи СИЗ.
Форма МБ-7. Ведомость учета выдачи спецодежды
В организациях, работники которых при осуществлении своих обязанностей должны пользоваться спецодеждой, применяется специальный документ – ведомость учета выдачи спецодежды.
Что входит в понятие «спецодежда»
Под «спецодеждой» понимается одежда, обувь, головные уборы, перчатки, рукавицы и различные приспособления, которые выдаются в индивидуальное пользование и помогают защитить работников предприятий и организаций от воздействия вредных, опасных и агрессивных факторов, в том числе пожарных, экологических, радиационных, электрических и т.д.
Наличие такой спецодежды в ряде компаний закреплено на законодательном уровне, т.е. является обязательным.
Приобретение спецодежды происходит за счет средств работодателя, она является его собственностью и подлежит обязательному учету.
Также за счет работодателя производится дальнейшая химчистка и ремонт данных специальных защитных изделий. Особенно это касается одежды, которая имеет специфические характеристики: низкую электропроводность, особые противопожарные и теплоизоляционные свойства и т.п. – при частом использовании, обработке и чистке таких изделий эти параметры не должны нарушаться.
Надо сказать, что термин «спецодежда» может применяться и к другим предметам, которые не имеют отношения к защитным средствам.
В частности, спецодеждой может называться типовая служебная форма сотрудников, которая предназначается для демонстрации их принадлежности к той или иной компании. В таких случаях спецодежда используется обычно при непосредственных контактах с потребителями продукции или услуг – например, продавцами, менеджерами и прочими подобными категориями персонала.
Здесь спецодежда не является неотъемлемым атрибутом сотрудников (т.е. без нее легко можно обойтись), но также покупается на деньги работодателя, принимается на баланс и учитывается.
Зачем нужна ведомость учета выдачи спецодежды
Ведомость – это учетный документ, который позволяет отследить движение спецодежды внутри компании, осуществить контроль за ее применением и сохранностью.
Спецодежда относится к основным средствам и входит в группу малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Каждый работник предприятия, перед тем как приступить к смене, расписывается в получении спецодежды, а после окончания рабочего дня сдает ее обратно. При этом тот или иной комплект спецодежды может быть закреплен за конкретным сотрудником.
Кто заполняет документ
Ведение ведомости находится в компетенции работника склада, на котором хранится спецодежда. Данный сотрудник обязан контролировать количество выданных предметов и количество принятых обратно – эти позиции по концу смены должны совпадать.
Если какое-либо изделие подверглось порче или пропало по вине принявшего его работника, с кладовщика на него переходит материальная ответственность. Если же ущерб спецодежде был нанесен вследствие выполнения должностных обязанностей, объект подлежит списанию без наложения на кого-либо материальных санкций.
Особенности заполнения ведомости, общие сведения
В 2013 году единые формы первичных учетных документов были отменены, так что на сегодняшний день работники предприятий и организаций могут сделать выбор либо в пользу произвольного составления ведомости, либо в пользу ранее обязательного к применению унифицированного бланка по форме МБ-7. Надо сказать, что второй вариант по-прежнему пользуется спросом, поскольку бланк содержит в себе все нужные данные и освобождает сотрудников компаний от лишней работы по разработке и утверждению шаблона документа. В любом случае, вне зависимости от того, какой способ учета спецодежды будет выбран, информацию об этом нужно включить в учетную политику фирмы.
Ведомость может вестись в «живом» виде или в электронном (с помесячной распечаткой) – по концу учетного периода.
Документ заполняется регулярно и подписывается получателем спецодежды, а также ответственными работниками (материально-ответственным лицом — сотрудником склада и руководителем структурного подразделения).
При этом заверять его печатью организации не обязательно.
Ведомость, как правило, состоит из множества листов. Для грамотного ведения документа их необходимо пронумеровать и скрепить между собой при помощи толстой суровой нити. На последней странице нужно поставить штамп предприятия и подпись ответственного за ведение документа лица.
Ведомость составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых остается у кладовщика, второй передается специалистам отдела бухгалтерии.
Образец документа
В начале ведомости прописывается:
Основной блок ведомости выглядит в виде таблицы, куда по порядку вносятся следующие данные:
После составления документа
После формирования и заполнения ведомость поступает в отдел бухгалтерии, где по завершении всех необходимых бухгалтерских операций хранится на протяжении периода, установленного внутренними актами компании или в течении срока, прописанного в законодательстве РФ. По истечении срока хранения, документ можно утилизировать при соблюдении описанной в законодательных актах процедуры.
Обоснование обеспечения работников СИЗ
Ст. 221 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить СИЗ работников, которые выполняют трудовые функции в условиях:
Практически для всех отраслей деятельности существуют установленные нормы выдачи СИЗ, утвержденные главным образом приказами либо постановлениями Минтруда или Минсоцразвития РФ.
В этих документах с разбивкой по соответствующим специальностям приведены перечни минимально необходимых для работника СИЗ. Работодатель может, утвердив соответствующий внутренний нормативный документ, установить собственные нормы выдачи СИЗ. Однако они не должны быть снижены по сравнению с утвержденными для отрасли.
Правильно разработать и использовать нормативы выдачи СИЗ вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Путеводитель по кадрам.
О том, в каких случаях допускается снижение норм, читайте в материале «Выдача СИЗ: типовые нормы — это минимум, но кому-то положена лишь половина».
Нормы содержат не только перечни СИЗ, но и сроки, на которые они выдаются. Работодатель должен с соблюдением этих сроков производить замену изношенных СИЗ на новые и при необходимости обеспечивать процесс их стирки, сушки и ремонта.
Обратите внимание! Если специальная одежда в бухгалтерском учете была отнесена к запасам, то она может быть списана при выбытии в случаях, отличных от продажи (пп. «б» п. 3, пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утв. Приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н).
Организация учета выданных СИЗ
Общие для всех отраслей деятельности и любого работодателя правила, в соответствии с которыми производится хранение, выдача, использование и обеспечение ухода за СИЗ, отражены в приказе Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н.
Согласно этому документу работодатель обязан:
У работодателя есть право на:
За работником закрепляются обязанности:
Права работника сводятся к следующему:
Рекомендации экспертов по отражению спецодежды в бухучете и ее налогообложению можно посмотреть в Типовой ситуации от КонсультантПлюс «Как выдать и учесть спецодежду», получив бесплатный доступ к системе.
Личная карточка выдачи спецодежды: скачать бланк и образец
Лицевая сторона карточки учета выдачи СИЗ содержит информацию:
Оборотная сторона отражает данные о фактическом движении СИЗ по конкретному работнику: выдаче СИЗ, их возврате на склад.
О том, в какой ситуации могут потребоваться данные о выданных СИЗ, читайте в статье «Порядок оформления несчастного случая на производстве».
Образец заполнения личной карточки СИЗ на работника есть на нашем сайте.
Если СИЗ востребованы не постоянно, а нужны для периодического использования (например, при периодическом проведении работ или посещении объектов проверяющими или руководителем), для них может быть заведена карточка с записью «Дежурные» вместо данных работника.
Скачать бланк личной карточки СИЗ также можно на нашем сайте.
На нашем форуме можно узнать, как заполняют и ведут различную документацию ваши коллеги. Вот, например, ветка, где делятся опытом по заполнению личной карточки учета выдачи СИЗ.
Итоги
За работодателем законодательно закреплена обязанность по обеспечению защиты работника от вредных воздействий, которым он подвергается во время исполнения своих обязанностей, посредством СИЗ. Задачи по приобретению, хранению, уходу за СИЗ и их учету ложатся на работодателя.