как вести управленческий учет в excel примеры
Как наладить эффективный управленческий учет в Excel?
Что нужно для постановки управленческого учета в компании? На подготовительном этапе важно наладить сбор данных по подразделениям, разработать универсальный алгоритм действий по их обработке и подобрать для этого подходящее программное обеспечение. Здесь на помощь финансовым специалистам приходят электронные таблицы Excel. Они обладают обширным набором функций и инструментов для сортировки, обработки, анализа данных. Давайте разберемся, как организовать грамотный управленческий учет в Excel и по возможности автоматизировать этот процесс.
Справятся ли с управленческим учетом таблицы Excel?
Управленческий учет ориентирован на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться менеджеры, руководители структурных подразделений, CFO, генеральный директор и т.д.
Управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:
Приобретение или разработка специального программного обеспечения для ведения управленческого учета — удовольствие дорогостоящее и не всегда оправданное. Поэтому в небольших и средних компаниях активно используется программа Excel. Она не требует дополнительных финансовых затрат и имеет достаточный функционал для составления управленческой отчетности. С помощью математических, статистических, текстовых, логических функций и инструментов анализа данных специалисты могут рассчитывать и организовывать данные для отчетов. В одной из статей мы разобрали полезные приемы работы в Excel для бухгалтера, которые могут для этого пригодиться.
Как вести управленческий учет в Excel — примеры разработки модели системы
С чего начать постановку управленческого учета в Excel? После определения круга основных пользователей информации можно приступать к разработке и внедрению модели подготовки управленческой отчетности в Excel. Давайте поэтапно разберем, как организовать этот процесс:
Обязательное условие составления промежуточных отчетов — использование такой же учетной политики, как и при формировании годовых отчетов. Применяются аналогичные принципы признания и оценки статей баланса, отчетов о прибылях и убытках.
Решение о составлении промежуточных отчетов принимается правлением компании и уточняется в учетной политике. Полученные в ходе квартальных и полугодовых отчетов сведения, используются как для внутреннего, так и для внешнего пользования.
Насколько хорошо вы владеете функциями и инструментами программы Excel?
Пройдите бесплатный тест, чтобы получить справедливую оценку своих знаний.
Рекомендации по подготовке управленческих отчетов в Excel
На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления. Но существуют общие рекомендации, как быстрее и точнее создавать управленческие отчеты в Excel:
Важнейшими достоинствами программы Excel для ведения управленческого учета являются доступность, наличие необходимого набора функций для быстрой обработки массивов данных и возможность автоматизации однотипных операций. Грамотно налаженная система учета позволит при минимальных временных затратах в удобном формате регулярно вести аналитику по фактическому состоянию дел на предприятии.
Ведите управленческий учет с в режиме реального времени! Научитесь создавать панели индикаторов данных на курсе «ACPM: Бизнес-анализ данных в финансах»!
Как вести управленческий учет в Excel
Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice
Как вести управленческий учет в Excel
Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice
Для собственников бизнеса, которые хотят иметь под рукой наглядную картину положения дел в компании, ведение управленческого учета – осознанная необходимость. Причем, независимо от масштабов бизнеса, такой учет – это система таблиц и отчетов с аналитикой в самых разнообразных разрезах: по продуктам, по проектам, по поставщикам и др. Совокупность всех этих отчетов с актуальными данными нужна для принятия взвешенных управленческих решений.
Самым удобным инструментом для постановки и ведения управленческого учета долгое время были таблицы Excel. Но благодаря сервисам-конкурентам, у компаний появилось больше возможностей для выбора способа ведения управленческого учета и обработки нужных для аналитики данных.
Бюджетирование и управленческий учет
Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием. Оно выражается в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.
Основными задачами для достижения поставленной цели будут:
На практике эти задачи реализуются следующим образом:
Многие отечественные компании сегодня ведут «управленку» в таблицах Excel. Во многом это связано с тем, что программа является универсальным инструментом, который включает в себя огромный набор математических формул, алгоритмов, специальных механизмов учета и так далее, но при этом не требует каких-либо существенных затрат (к примеру, как этого требует иное программное обеспечение учета).
Плюсы ведения «управленки» в Excel:
Управленческая отчетность в Excel
В небольших компаниях использование дорогостоящих средств автоматизации управленческого учета не всегда оправдано. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:
На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления.
Но существуют общие рекомендации для создания управленческих отчетов в Excel.
В интернете много примеров таблиц Excel для ведения управленческого учета. Но просто брать и пользоваться ими рискованно. Готовые таблицы Эксель для управленческого учета не учитывают специфику вашего бизнеса и, возможно, содержат неподходящую вашему бизнесу аналитику для принятия управленческих решений.
16 таблиц для финансового учета: шаблоны с видеоинструкциями
Привет! Мы «Нескучные финансы», помогаем бизнесу навести порядок в учете и управлять бизнесом на основе цифр. Для этого мы или берем финучет на аутсорс, или предоставляем удобные бесплатные шаблоны. В этой статье как раз второе.
Мы подготовили барсетку. Это 16 шаблонов финансовых таблиц, в которых вы можете вести управленческий учет в своем бизнесе. Для каждой таблицы мы записали видеоинструкцию, ссылка на которую лежит на последней вкладке таблицы.
Внутри: отчет о движении денег, баланс, отчет о прибылях и убытках, учет основных средств, управление запасами, учет логистики, учет финансовой деятельности, учет сделок, финмодель, платежный календарь, зарплатная ведомость, отчет по маркетингу, калькулятор рентабельности, калькулятор финансового рычага, калькулятор скидок, отчет отдела продаж.
Чтобы воспользоваться таблицей, нужно сделать ее копию на свой Гугл-диск. Можно скачать в Экселе, но не рекомендуем: какие-то формулы могут не работать.
Можете просто перейти по ссылке и пользоваться таблицами на свое здоровье. А можете читать дальше: мы вкратце расскажем, зачем нужна каждая таблица из барсетки.
Это документ, с которого начинается внедрение финучета в компании. Из этого отчета видно, откуда пришли деньги и куда ушли. Так или иначе его ведут многие собственники ― в блокноте, Эксельке или голове, а вот анализируют не все. Однако нужно сравнивать суммы за разные периоды и по одинаковым статьям. Например, в этом месяце мы тратим на содержание офиса больше, чем в том.
Самый важный отчет для собственника. Он показывает, сколько денег владельца компании работает в бизнесе. Собственный капитал увеличивается за счет получаемых прибылей, и уменьшается за счет полученных убытков, выплаты дивидендов.
Баланс состоит из активов и пассивов. В активах показывается, что есть у компании, а в пассивах ― кому это принадлежит.
Он помогает увидеть, сколько чистой прибыли заработала компания. Кроме того, отчет показывает детализацию по нескольким видам прибыли: маржинальной, валовой, операционной. Можно проанализировать и понять, как улучшить результат.
Нужен для того, чтобы систематизировать все данные, которые нужны для расчета амортизации и последующей продажи. В этом документе указывается стоимость и дата покупки, срок полезного использования и другие детали. Здесь может быть указано торговое, складское и производственное оборудование, оргтехника, недвижимость, мебель, транспорт ― все, что предназначено для основной деятельности организации и прослужит дольше года.
Помогает навести порядок на складе и знать, сколько товара есть в наличии. Еще управлять запасами ― это держать ходовой товар в достаточном количестве. Чтобы определить спрос на товар, нужно анализировать фактические данные.ABC-анализ дает понять, какие товары занимали наибольшую долю в выручке компании, а XYZ-анализ помогает понять, как часто покупают конкретный товар. Можно анализировать не только конкретные продукты, но и категории товаров.
Чтобы не было товарного разрыва ― ситуации, когда клиенты приходят и хотят купить товар, а его нет ― нужно высчитать точку заказа. Так мы узнаем, сколько и когда нужно купить товара.
С помощью этого инструмента можно анализировать работу с разными транспортными компаниями, учитывать расходы на доставку, если посылку не выкупили.
Позволяет собирать информацию по расчету с кредиторами и собственниками. В этом документе учитываются вклады и займы от владельца компании и информация о дивидендах. Также здесь систематизируются данные о сторонних кредитах, займах и лизинге оборудования.
Позволяет не растерять информацию по проектам. В одном документе будут собраны сведения по контрагентам и проджект-менеджерам, сумма выплат и расходов, данные о расчетах и сроках. Еще в нем подсчитаны прибыль и рентабельность проекта.
В финмодели можно запланировать чистую прибыль и выручку, проанализировать ключевые показатели, которые влияют на финансовый результат бизнеса. Ее можно составить как для планируемых направлений бизнеса и компаний, так и для уже существующих. С помощью финмодели можно проверить, как то или иное управленческое решение повлияет на финансовый результат компании.
Один из инструментов планирования. Сначала планируют на месяц-два-три бюджет, а на его основе делают платежный календарь. В нем по датам видно, сколько и когда ожидается поступлений и затрат. Это помогает предвосхищать кассовые разрывы: в платежном календаре видны «дырки», которые можно залатать предоплатой от другого клиента, переносом сроков оплаты, заемными средствами и другими способами.
Один из самых актуальных инструментов. Помогает вести учет выплат сотрудникам. Будет полезна компаниям, в которых сложная система мотивации, которая зависит от выполнения показателей эффективности. Помогает собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.
Сводный документ, в котором учитываются рекламные активности на разных онлайн площадках и привлеченный с них трафик. С помощью такого инструмента можно собрать данные для анализа эффективности рекламы из разных источников: в отчете наглядно видно, что эффективней для продвижения вашего продукта ― контекстная реклама в Яндекс.Директе или таркетинговая во Вконтакте. Также здесь можно вести учет рекламных расходов и выручки, которая получена от клиентов из онлайна.
Посчитает, выгодно заниматься проектом или нет. С его помощью можно определить маржинальность проекта и сравнить ее с плановой. Калькулятор рентабельности проектов даст оценить прибыль проекта с учетом разных систем налогообложения.
Поможет рассчитать, нужен кредит или нет. Калькулятор финансового рычага сделает расчет эффективности кредита ― сможет компания взлететь на новые деньги или заемные средства потянут ее ко дну. Подробнее об эффекте финансового рычага мы рассказали в другой статье →
Рассчитает, как повлияет скидка на прибыль компании. Теперь вы сможете делать скидку не на глаз, а учитывая расчет по цене реализации, марже или наценке.
Таблица, в которой удобно следить за работой всего отдела продаж и отдельных менеджеров — сразу увидите, если случится какое-то отклонение по выручке, сможете оперативно принять решение, как исправить ситуацию. А самим менеджерам отчет помогает понимать, сколько они заработают в этом месяце. Единственный отчет, к которому не записали видеоинструкцию.
Пользуйтесь на здоровье! Если есть вопросы по шаблонам, задавайте их в комментариях.
С чего начать управленческий учёт начинающему предпринимателю
Сооснователь консалт-бюро «Нескучные финансы» Александр Афанасьев о том, как превратить Excel-таблицу в структурированный денежный отчёт.
В 2015 году я руководил транспортной компанией. Вносил доходы и расходы в таблицу Excel, а в конце месяца получал отчёт. Что делать с этими показателями, я не знал и чувствовал, будто не я управляю бизнесом, а он мной. Тогда я решил изменить отношение к финансовой отчётности. Я расскажу о первых шагах на этом пути.
Финансы — это скучно, но необходимо. Отчёты, финансовая модель, бюджетирование, анализ, планирование — всё это нужно узнать в подробностях. Чтобы принимать взвешенные решения, нужно вникать в детали.
Начните с простого. Познакомьтесь с базовыми отчетами: ОДДС, P&L и баланс. Самый простой из них — ОДДС, отчёт о движении денежных средств. Ниже мы подробно разберём его, и вы сможете заполнять этот документ самостоятельно.
Движение денежных средств — это поступление и изъятие денег с расчётного счёта или из кассы. Каждая операция фиксируется в отчёте.
Отчёт показывает, на что уходят деньги и с какой суммой начинается каждый новый месяц. Вы видите, хватит ли средств на оплату аренды, выплаты сотрудникам. Когда все движения денег перед глазами, можно планировать расходы на следующие месяцы.
При оформлении кредита в банке в первую очередь вас попросят показать ОДДС. Отчёт демонстрирует, сможет ли бизнес отчислять ежемесячные платежи.
Большинство предпринимателей фиксируют доходы и расходы в таблице Excel. Это упрощённый вариант ведения ОДДС. Превратить такую таблицу в полноценный и полезный отчёт можно, совершив следующие операции.
В малом бизнесе количество доходных и расходных статей может доходить до 60. Чтобы строки в таблице не смешивались, разобьём статьи по категориям.
Найдите в таблице статьи, которые можно объединить по смыслу. Сгруппируйте покупку воды для кулера, канцелярских принадлежностей, замену ковриков и оплату аренды в категорию «Офис». При этом её мы назовем статьей, а входящие в неё операции — субстатьями. Аналогичным образом объедините операции по другим направлениям.
Если в бизнесе несколько направлений, разделите денежные потоки (например, доход от продажи товаров оптом и в розницу). Когда вы сгруппируете расходы и доходы, получится продуманный список статей с подпунктами. Чем меньше будет статей, тем лучше (оптимально 20-25 позиций). Так проще искать нужные операции по месяцу.
Если в кассе есть деньги, собственник хочет их распределить. Но если сегодня вы покупаете станок, а через пять дней нужно выдавать зарплату, денег может просто не быть. В итоге вы берёте средства из одного направления, чтобы профинансировать другое. Однако такие внутренние перемещения нужно тщательно планировать.
Разделяйте денежные потоки на три вида деятельности:
Легко запутаться, если у вас три расчётных счета, две банковские карты, счёт в «Яндекс.Деньгах» и касса с наличными. Когда операции с каждым из счетов фиксируются в едином отчёте, вы можете полноценно контролировать денежные потоки.
Собственник сходил в кафе, потратил тысячу рублей с рабочей карты и забыл отметить в таблице операций. Из-за этого бухгалтер недосчитался средств при составлении отчёта. Конечно, за это вы отругали бухгалтера. И вам, и ему некомфортно.
Чтобы личные траты не мешали бизнесу, назначьте себе зарплату. Платите себе, как и другим сотрудникам, раз в месяц. Это правильно с точки зрения финансовой грамотности и честно по отношению к сотрудникам.
Собственник видит в таблице ОДДС 100 тысяч рублей, а в кассе — лишь 20 тысяч. Непонятно, куда и когда пропали остальные деньги. В лучшем случае деньги найдутся, а вы учтёте свою ошибку, а в худшем — средства могут украсть.
Чтобы контролировать операции, чаще заглядывайте в ОДДС. Просматривайте отчёт каждый день перед тем, как закончить работу. Средства перестают исчезать, если сотрудники знают, что вы наблюдаете за бухгалтерией.
Даже если у вас нет сотрудников с доступом к деньгам, сверяйте учтенные средства с наличными. Если не хотите запутаться, просматривайте отчёт чаще. Это поможет принимать управленческие решения.
Вести ОДДС нужно с самого начала бизнеса. Так вы будете знать, хватает ли в компании денег для расчётов с контрагентами: поставщиками, сотрудниками, подрядчиками.
В 2015 году я руководил транспортной компанией. Вносил доходы и расходы в таблицу Excel, а в конце месяца получал отчёт.
В две тысячи пятнадцатом.
А счеты были вместо калькулятора?
Вы можете сколько угодно иронизировать, но реальность такова, что и в 2017-м многие компании ведут «учет» в экселе.
Да кто ж спорит. Многие и в тетрадке ведут бухгалтерию.
Начните ведение бухгалтерии с найма бухгалтера! Косяки слишком дорого обходятся в бухучёте и налогах.
Не может пекарь сапоги хорошие сделать, так же как и сапожник пирог. наймите профи.
Вы как бы правы и как бы нет. Бухгалтерский, Финансовый и Управленческий учёт это три разных учета. Кроме того есть разница между бухгалтером и экономистом. Бухгалтер занимается ретроспективной информацией, а экономист перспективной.
Это не про меня) Конечно, в группе компаний есть несколько независимых центров учета и аналитики, иначе бизнес давно бы развалился. Но автор публикации призывает собственников вести учет самостоятельно, я же считаю, что это занятие крайне обременительно и достойно передаче в другие, более умелые руки)
Я ради этого даже зарегистрировался =)
Боже это такое дно, уже не первая статья которую я тут читаю касающаяся бухгалтерского учета полное дно)
Дмитрий, я не буду спорить, что то мне прям ленно, но подумайте сами, зачем это все указывать в _управленческом_ учете, внимание, _начинающего_ предпринимателя.
чтоб с самого начала вводить несведущих людей в заблуждение, видимо
аналогично, это просто позорище
Всем привет. Название статьи с чего начать ведение бухгалтерии никакого отношения не имеет в тому что внутри. Оригинальное название статьи: «Как начать вести учет если я не шарю». Можно посмотреть на нашем сайте.
Статья написана для тех, кто никак не может подступиться к учету в компании. Самое простое с чего надо начать – вести отчет о движении денег. Проблема в том, что даже кто и ведет, ведут не правильно. В статье я объяснил с чего начать и как вести ддс правильно.
В данной ситуации возникло недопонимание между мной и редактором. Уверен что в дальнейшем, подобных недоразумении не произойдет.
Прошу сильно не волноваться чьи ожидания не оправдались. Если есть конструктивные вопросы на тему управленческого учета, пишите.
Пример как вести управленческий учет в Excel
Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.
Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.
Примеры управленческого учета в Excel
Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.
Справочники
Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.
Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.
Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.
Удобные и понятные отчеты
Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.
Учет доходов
Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.
При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.
Учет расходов
Для заполнения отчета применили те же приемы.
Отчет о прибылях и убытках
Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.
В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.
Анализ структуры имущества кафе
Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).
Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:
Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.
По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.