как заполняется книга учета бланков строгой отчетности

Что относится к бланкам строгой отчетности

БСО – бланки строгой отчетности. В ряде случаев их можно применять вместо чека, если при оплате не используется кассовый аппарат. Кому разрешено заменять чеки БСО, как их оформлять, какие существуют нюансы заполнения, необходимо знать лицам и организациям, предоставляющим услуги. Также проясним в статье вопросы учета и утилизации бланков.

Вопрос: Можно ли принять к вычету НДС с услуг гостиниц, если в бланке строгой отчетности, выданном командированному работнику, налог не выделен (п. 7 ст. 171 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Работа вне кассы: кому можно

Бланки строгой отчетности – альтернативный способ учета оплаты наличными или с помощью карты, когда не применяется ККТ. П. 3 ст. 2 Федерального закона №54-ФЗ от 22 мая 2003 года «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» разрешает такой учет некоторым категориям индивидуальных предпринимателей или организаций. Использовать БСО вместо чеков имеют право те, кто занимается определенной деятельностью, а именно:

ДОПОЛНИТЕЛЬНО. Разрешено не использовать ККТ, применяя вместо чеков БСО, тем предпринимателям, кто осуществляет свою деятельность в труднодоступных местностях (их перечень утвержден региональным законодательством).

Законодательное урегулирование

П. 2 ст. 2 ФЗ №54 говорит о возможности применения БСО вместо кассовой техники при оказании населению услуг, входящих в соответствующий перечень ОКУН.

Федеральный закон от 03 июля 2016 года №290-ФЗ внес изменения в вышеупомянутый ФЗ №54, сделав список услуг, оплата за оказание которых может регистрироваться с помощью БСО, без ККТ, исчерпывающим.

В 2008 году правительство РФ обновило положение об осуществлении расчетов без применения кассовой техники (Постановление от 06 мая 2008 года №359). В нем подробно освещены требования к этому виду документации, порядок расчетов с их помощью, особенности бухучета и утилизации. Главные изменения (по сравнению с предыдущими требованиями) заключаются в следующем:

Нюансы оформления бланков

Бланк для строгой отчетности должен изготавливаться исключительно типографским способом либо формироваться автоматизированными программами, отвечающими определенным требованиям по защите и фиксации данных (второй способ на практике практически не применяется из-за сложности соответствия этим требованиям).

К СВЕДЕНИЮ! Бланки, распечатанные с помощью обычного принтера, недействительны.

Ряд полей должен быть обязательным, остальные предприниматель может вносить по своему усмотрению. Закон требует, чтобы на бланке обязательно содержалась следующая информация:

ВАЖНО! Внешняя регистрация собственной формы бланка не требуется, достаточно утвердить ее во внутренней учетной политике.

Порядок использования БСО

Как заполнять БСО

Положение зафиксировало ряд требований к заполнению данного документа:

Что делать, если БСО испорчен

Допустили ошибку в документе строгой отчетности? Выбрасывать этот документ нельзя, поскольку он номерной. Положено перечеркнуть испорченный бланк, а в конце рабочего дня сдать его вместе с выручкой и актуальными БСО (копиями и корешками). Они будут прикреплены к Книге учета БСО.

Иногда случается, что бланк заполнен правильно, но клиент в последний момент отказался от услуги, следовательно, не заплатил за нее. С таким БСО следует поступить так же, как с испорченным: перечеркнуть и сдать в конце дня в полной комплектности: 2 экземпляра с одинаковым номером (или копию и корешок).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если бланки не типографские, а сформированные автоматизированной системой, то напротив испорченного бланка следует поставить отметку «Аннулирован». Выведенные на печать недействительные БСО подлежат учету и уничтожению обычным порядком.

Как учитываются бланки строгой отчетности

Заниматься учетом, хранением и утилизацией БСО должно материально ответственное лицо (с работником заключается соответствующий договор либо руководство берет эту функцию на себя). Поступление бланков из типографии отражается в акте приемки, подписанном комиссией.

Дальнейшая динамика ведется в Книге учета БСО.

Книга учета БСО

Форма этого обязательного учетного документа не утверждена, предприятие или ИП может ее разработать самостоятельно. Основные требования:

Книга делится на несколько частей: отдельно отражают поступившие бланки и переданные для использования, выводится остаток по каждому виду бланков (он должен совпадать с инвентаризационными данными). Предусмотрены такие графы:

Ревизия БСО

Необходимо время от времени осуществлять инвентаризацию бланков. Обычно это делается одновременно со сверкой денежных средств по кассе. Бланки проверяют по номерам и сериям, отдельно по каждому месту хранения и ответственным за них лицам. Сверяют фактическое наличие с записями у учетной документации.

Результаты отражаются в инвентаризационной описи, форма которой (ИНВ-16) утверждена постановлением Госкомстата №88 от 18 августа 1998 года. Опись оформляется в двух экземплярах, а если материально ответственные лица менялись – в трех.

Хранение БСО

Хранить бланки необходимо в сейфах или специально оборудованных помещениях, откуда их нельзя будет похитить и где они не испортятся. В конце каждого рабочего дня места хранения нужно опечатать или опломбировать.

Использованные документы о принятии денег (копии, корешки) нужно сберегать в течение еще 5 лет. Для этого их следует уложить в мешки, которые опечатываются.

По истечении 5-летнего срока утратившие актуальность БСО уничтожаются по протоколу, аналогичному уничтожению документации (на основании акта комиссии).

Источник

Как вести книгу учета бланков строгой отчетности?

Книга учета БСО, или бланков строгой отчетности, используется для сохранения информации об использовании этих документов. В книге должно быть отражено, для каких целей использовался бланк строгой отчетности. Ведется книга учета бланков строгой отчетности также в учреждениях, где на БСО заполняются важные документы — регистрационные удостоверения, дипломы, аттестаты, свидетельства.

В ходе судебных споров и расследований бланк или сама книга может стать важным доказательством для обвинения или защиты. Возможны также случайные ошибки или умышленные махинации, связанные с этими документами и повлекшие определенные правовые последствия. В таких случаях, чтобы избежать проблем с законом или хотя бы ослабить меру ответственности, требуется консультация юриста по административным делам.

Что представляет собой бланк строгой отчетности

Бланки, которые регистрируются в книге строгой отчетности, могут печататься в типографиях и на автоматизированных системах. Каждый полученный типографским способом бланк строгой отчетности имеет серию и 6-значный номер, которые обязательно записываются в книге при регистрации. Также на бланке должно быть название документа и организации, которой он выдан. Если это платежный документ для индивидуального предпринимателя, то требуется ФИО и ИНН.

По каждой транзакции нужно указать вид услуги, уплаченную сумму, дату, данные совершающего операцию лица и его подпись. Хранят БСО в сейфах или спецпомещениях, место хранения после окончания работы нужно опечатывать или опломбировать. Копии и оригиналы БСО хранятся не меньше 5 лет, затем их уничтожают в присутствии комиссии, о чем составляется акт.

Бухгалтеры принимают БСО на учет с помощью забалансового счета (дебет) 006, а списывают после выдачи по кредитному счету 006. Проводка на затраты по типографским БСО Д20(44)К60, расходы будут равны стоимости документов. Для автосистем проводка такая же, но затраты рассчитываются по стоимости чернил (если это контрольно-кассовая машина), бумаги и амортизации.

Вести книгу учета бланков строгой отчетности нужно только для типографских БСО. В электронных системах регистрация документов происходит автоматически, вся документальная отчетность сама фиксируется и учитывается.

Предназначенные для учета платежей документы получает, хранит, регистрирует и выдает работник, который заключил с руководителем или ИП определяющий материальную ответственность договор. Чаще всего это секретарь или бухгалтер. Бланки строгой отчетности, которые потом будут учитываться в книге, этот сотрудник принимает на хранение при участии комиссии, созданной ИП или руководителем данной организации.

Ответственное лицо совместно с комиссией проверяет, чтобы серии, номера и количество бланков соответствовали информации, которую содержат сопроводительные документы. После приемки составляют подтверждающий акт, который должен утвердить руководитель или ИП. Словом, контроль за БСО действительно строгий. Когда написан акт, можно вносить информацию о бланках в книгу строгой отчетности.

В ходе инвентаризации ответственное лицо должно предъявить все бланки строгой отчетности, которые были приняты и учтены в книге, но по которым нет записей об их выдаче или списании. Затем по БСО и ценным бумагам составляют отдельную инвентаризационную опись.

Как работают с книгой учета БСО

С 01.07.2019 не используются типографские БСО в качестве платежных документов, то есть БСО фактически приравнивается к кассовым чекам. Это связано с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Поэтому ИП больше не надо вести книгу строгой отчетности. Но не стоит эту книгу сразу выбрасывать, особенно, если она велась добросовестно и правильно. В работе ИП и организаций возможны разные ситуации с налоговыми и судебными органами, в разрешении которых книга регистрации БСО сможет помочь.

Для бюджетных учреждений книга записей по БСО сохраняет свою актуальность. При работе с книгой надо действовать в такой последовательности:

Стандартная форма книги учета бланка строгой отчетности для бизнеса не закреплена правовыми актами. Были удобные формы ведения этого журнала, который любая организация или ИП оформляли в соответствии со своей спецификой. В бюджетных учреждениях книга БСО ведется в унифицированной форме 0504045. Этот вид отчетности требует соблюдения обязательных правил:

Правила ведения книги регистрации бланков строгой отчетности определяются приказом руководителя, в котором указывается ответственный за эту работу сотрудник.

Источник

Ведём книгу учёта бланков строгой отчётности правильно

Применение бланков строгой отчётности освобождает организацию (ИП) от использования кассового аппарата. Одновременно законом РФ предусмотрена ответственность за соблюдение требований по грамотному учёту БСО в специальных книгах.

Обязанность вести книгу учёта БСО

БСО (бланк строгой отчётности) является финансовым документом. Иными словами, бланк подтверждает получение денежных средств без выдачи кассового чека. Такой вариант рассматривается только при оказании услуг (работ) населению.

Выдача БСО при продаже товара является незаконной. Это прописано в Федеральном Законе № 54-ФЗ от 2003г. с изм. доп. Актуально в 2017г.

Примеры БСО: ж/д билеты, авиабилеты, билеты в театр (кино, выставку и прочее), путёвка в санаторий и т. д.

Законодательством РФ разрешено самостоятельно разрабатывать форму бланка, но печатать предпочтительнее в типографии (постановление №359 РФ от 06.05.2008 с изм. и доп.). Однако есть бланки, форма которых унифицирована законом РФ. Коррекция таких бланков недопустима.

К утверждённым законом РФ бланкам относятся:

Бланк БСО заполняется одновременно с копией. Нужное количество копий прописано на каждом бланке. На некоторых бланках предусмотрены отрывные части.

Для учёта бланков строгой отчётности предусмотрена специальная книга. Она так и называется: «Книга учёта БСО». Оформляется книга в строгом порядке: обязательная нумерация, листы прошнурованы и скреплены печатью и подписью руководителя (главного бухгалтера) или ИП. Каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму книги по учёту БСО либо приобрести готовый вариант.

Обязательно ли заводить книгу учёта для бухгалтерии

Организация или ИП не обязаны вести книгу учёта БСО, если бланки изданы при помощи автоматизированных систем.

Бланки, изданные при помощи типографии, обязательно требуется фиксировать в журнале учёта БСО.

Правильный контроль и заполнение журнала учёта бланков строгой отчётности

Учёт в организации (у ИП)

Напомним, что бланки строгой отчётности заполняются при отсутствии кассового чека.

Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники»

Первое, что потребуется при учёте БСО — издание приказа, где чётко прописаны правила заполнения журнала БСО. В этом же приказе можно назначить материально ответственное лицо по учёту бланков.

Внимание! ИП имеет право на налоговый вычет в сумме, потраченной на приобретение БСО. Поэтому правильный учёт приобретённых бланков крайне важен.

В день поступления в организацию бланков строгой отчётности необходимо их принять на баланс. Сначала проводится инвентаризация поступивших бланков только в присутствии членов комиссии. По итогам заседания комиссии составляется соответствующий акт. И только на основании акта бланки принимаются на учёт назначенным материально ответственным лицом (п.14 постановления 359 РФ от 06.05.2008).

Как быть, если член комиссии только один. Акт приёмки БСО — обязателен, поэтому комиссия может состоять из единственного члена.

Можно ли ИП самому себе выдать бланки БСО? Лучше соблюсти формальности и требования закона РФ и оформить акт передачи бланков БСО самому себе. Этим вы ничего не нарушите, а наоборот, только перестрахуетесь.

Как правильно заполнить

В соответствующей строке пишется полное название организации (ИП). Если есть структурные подразделения — указываются соответствующие сведения (если подразделений нет — ставится прочерк).

Правильно заполняем поля книги — таблица.

Внимание! На каждый вид бланка (квитанция, билет и прочее) заполняется отдельный лист книги учёта БСО.

Заполнение сведений о БСО — таблица.

Образец заполнения книги учёта БСО

Ссылка для скачивания чистого листа книги учёта БСО в 2017 году:

Нумерация БСО

Каждый вид бланков строгой отчётности нумеруется по порядку. В случае проверки контролирующими органами обязательно производится сверка использованных и оставшихся бланков. Поэтому испорченные бланки сразу подлежат списанию с обязательным сохранением самого бланка.

А вот использование БСО не по порядку не грозит никакими штрафными санкциями.

Кто заполняет и отвечает за хранение

Руководителем организации (ИП) приказом назначается ответственный за бланки сотрудник. Как вариант — сотрудник бухгалтерии. Он и является материально ответственным лицом, отвечающим за сохранность и правильный учёт БСО.

Отвечать за ведение книги и сохранность БСО вправе сам ИП, если у него нет штата работников.

Ответственный за БСО сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись с приказом о назначении его материально ответственным лицом. Этот сотрудник заполняет графы книги в соответствии с инструкцией.

Одновременно ответственное лицо отвечает и за сохранность бланков. Где и как хранить бланки решается в каждой организации индивидуально. Главное — обеспечить полную сохранность.

Если БСО хранятся в сейфе организации или ИП, то его ежедневно следует опечатывать.

Ответственность при хранении БСО

Материально ответственное за БСО лицо обязано соблюдать порядок и сроки хранения документов. При нарушении требований статьи 15.11 КоАП РФ на виновное лицо накладывается штраф в размере 2–3 тыс. рублей.

Инвентаризация, списание

Сроки проведения инвентаризации БСО определяются в локальных нормативных актах организации (ИП). Часто эту процедуру совмещают с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП).

Срок хранения использованных бланков, в т. ч. копий (корешков) — 5 лет, неиспользованных — неограниченный срок (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).

Сверка всех БСО организации (ИП) осуществляется специальной комиссией. Делать акт сверки разрешено единственному члену комиссии. В нём обязательно перечисляются реквизиты использованных, испорченных, неиспользованных бланков.

Образец акта на списание БСО, ссылка для скачивания: АКТ о списании БСО в 2017 году

С момента инвентаризации срок хранения списанных бланков — 1 месяц. Далее они уничтожаются (сжигаются).

Вести грамотный учёт БСО — это:

Своевременное заполнение книги учёта БСО. Ответственность за сохранность БСО. Своевременная инвентаризация и списание бланков.

Если ответственное за БСО лицо действует по закону РФ, то риск возможных неприятностей в виде штрафов сводится к минимуму.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов: как правильно вести?

Для чего нужна справка 182н: когда она выдаётся, форма и образец заполнения

Товарный чек без кассового: можно ли выдавать и как оформлять в 2022 году?

Источник

Книга учета БСО образец заполнения для ИП

При расчете с физическими лицами за наличные индивидуальные предприниматели и ООО используют бланки строгой отчетности, которые представляют собой аналог кассового чека. В данной статье мы разберем, что называют этим термином, как заполняют журнал учета БСО и приведем пример его оформления.

Введение

Бланк строгой отчетности представляет собой документ, который подтверждает оплату за товар или оказанную услугу от частного лица в виде наличного расчета или при помощи платежной карты. Согласно с требованиями законодательства, магазины и другие торговые точки должны быть оборудованы контрольно-кассовыми машинами, поэтому БСО используются лишь в ограниченных случаях:

Внимание: БСО используются только при работе с населением — выдавать их предпринимателям, компаниям или организациям запрещено, но при этом процедура обязательной проверки статуса второй стороны законом не предусмотрена.

Как используются

Законодательство позволяет предпринимателям и организациям как использовать типовые бланки БСО, так и создавать их самостоятельно. В типовом бланке есть все необходимое для правильного оформления, поэтому мы рекомендуем использовать именно его. Впрочем, вам ничего не мешает составить его самостоятельно. Для этого в документе необходимо указать следующие пункты:

Данный бланк можно заказать в типографии. Если печать осуществляется в типографии, то на бумаге также обязательно должна присутствовать информация о заказе:

Также бланки можно изготовить при помощи так называемых “автоматизированных систем”, но проблема в том, что обычный принтер использовать для этого нельзя. Министерство Финансов России выдвигает к автоматизированным системам следующие требования:

По сути, под эти требования попадают только типографии — автоматизированных систем, отвечающих подобным запросам, в России практически нет. Бланки, распечатанные в типографии, передаются ответственному сотруднику перед комиссией. Приемка проводится материально ответственным лицом, назначенным соответствующим приказом по предприятию, в день получения бумаг. Также в приказе указывается председатель и члены комиссии, он подписывается ИП или главой ООО. После этого проводится процедура сверки с накладными при получении (нужно пересчитать точное количество бланков и проверить их серии-номера). По завершении приемки составляется акт, на основании которого они ставятся на учет, регистрируясь в соответствующей книге. Хранение полученных и зарегистрированных бумаг осуществляется:

Владелец должен организовать такие условия хранения, при которых порча или пропажа документов строгой отчетности будет невозможна. По окончании рабочего дня сейф или помещение в обязательном порядке опечатывается и пломбируется, чтобы исключить возможность доступа посторонних лиц.

Внимание: доступ к документам должно иметь только ответственное лицо. Недопустимо хранить их в столе или среди других документов там, куда имеют доступ посторонние лица.

Отметим, что копии БСО и их отрывные корешки также должны сохраняться в особых условиях. Обычно их складывают в спецмешки и опечатывают, после чего хранят на протяжении 5 лет (при необходимости их нужно будет предъявить проверяющим органам). По окончании этого срока составляется отдельный акт на списание бумаг, после чего их уничтожают. Той же процедуре подвергаются и испорченные бланки. Для составления акта также привлекается комиссия, которая назначается соответствующим приказом. После процедуры уничтожения ставится соответствующая запись в журнале учета.

Как правильно вести книгу учета

Разберем, как правильно вести книгу учета бланков строгой отчетности и кто это обязан делать. Если ИП или ООО работает с БСО, то вести подобную книгу нужно в обязательном случае. Первым делом определимся, какую форму использовать. Для предпринимателей и обществ с ограниченной ответственностью используется так называемый журнал учета БСО, форма которого не установлена законодательством. Мы рекомендуем журнал, который используется муниципальными и государственными компаниями, утвержденный распоряжением Министерства Финансов РФ в 2010 году. Это поможет вам избежать недоразумений и разночтений проверяющими органами — подобные журналы имеются в свободной продаже и стоят недорого. При необходимости вы можете дополнить его нужными столбцами, добавив необходимые вам пункты.

Внимание: книга учета бланков строгой отчетности пронумеровывается, прошивается и подписывается владельцем ООО или ИП. Также на прошивке ставится печать.

Старайтесь вести книгу аккуратно, без явных ошибок и исправлений. Указывайте дату и количество полученных бланков, серии, номера, названия. Если в процессе работы БСО был испорчен или при его заполнении допущены ошибки, то листок не выбрасывается, а перечеркивается и прикладывается в книгу учета.

Заниматься ведением журнала должен материально ответственный сотрудник или глава компании, назначенный соответствующим приказом (также подписывается соглашение о материальной ответственности). Записи в журнале делаются в процессе работы — вносить данные необходимо в день получения или выдачи листков.

При этом следует отметить, что в книгу вносятся только два действия:

Вносить в журнал информацию о каждом выданном листе не нужно.

Как учитывать бланки индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель в 2018 году уже не должен вести кассовую книгу, поскольку устройство само передает необходимые данные. Но это не значит, что ИП должен отказаться и от журнала учета: при получении и выдаче листков обязательно необходимо делать соответствующие заметки. Это касается всех видов деятельности ИП, особенно если он работает по УСО, ЕНВД или патенту.

Часто начинающие предприниматели задаются вопросом: что лучше оформить, бланки или контрольно-кассовый аппарат? Ответ на этот вопрос не может быть однозначным. Конечно, кассовый аппарат практичнее и удобнее, но нужно учитывать, что он, во-первых, стоит денег, во-вторых, его нужно регистрировать в налоговой, в-третьих, обучать персонал, в-четвертых, заключать дополнительный договор на обслуживание с ЦТО и следить за состоянием аппарата. Это довольно сложная и затратная процедура, к тому же, в итоге ККМ нужно будет сдавать, обращаясь и в налоговую, и в ЦТО, собирая документы и пр. Если вы работаете исключительно с частными лицами и объемы продаж невелики, то, возможно, разумнее оформить книгу учета БСО (образец заполнения для ИП мы приведем ниже). Несмотря на кажущуюся сложность работы с листами, все на самом деле просто: вы закажете их в типографии, сложите в сейфе, заведете журнал и будете выдавать по мере надобности продавцам или менеджерам.

Есть еще одно преимущество, которое касается индивидуальных предпринимателей, не привязанных к одной точке (оказывающих выездные услуги) — таскать с собой ККМ не всегда возможно и безопасно. Другое дело бланки — их можно хранить просто в транспортном средстве и оформлять на объекте заказчика/покупателя. По данной ссылке можно скачать пример заполнения формы 0504045 — подставьте свои данные и внесите их в журнал учета БСО.

Источник