освоение навыков тайм менеджмента рекомендуется начинать с такого инструмента как

Тайм-менеджмент: советы и инструменты

По тайм-менеджменту написано много книг и курсов. Ирония в том, что люди, которым необходим тайм-менеджмент, часто не могут выделить время на чтение толстых книг или многодневные тренинги по теме.

В статье я собрала советы и инструменты управления временем, которые использовала сама, и которые действительно принесли результат.

Планирование

Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.

Ставьте конкретные цели и задачи

Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.

Декомпозиция

Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».

К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:

SMART

После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:

Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».

Фиксируйте план действий

Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.

Диаграмма Ганта

Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.

Список задач (to-do list)

Долгосрочный список крупных задач. Запишите то, что планируете сделать в будущем, каких целей достичь, какие задачи для этого нужно выполнить. Поставьте предварительные сроки. Пополняйте этот список новыми идеями.

Годовой и месячный список. Укажите, какие задачи из вашего основного списка вы берете в разработку или продолжаете в следующем месяце, а какие в следующем году. Поставьте даты окончания для выбранных дел.

Список на день. Опишите, что и для какой задачи будете делать завтра. Проверьте, какие задачи выпадают на следующий день из месячного списка. Дополните его делами, которые появились сегодня. Проводите подобную корректировку вечером каждый день, чтобы утром не тратить на это время.

Опишите по методу SMART ваши цели. Сформулируйте задачи, на которые распадаются цели. Зафиксируйте письменно и поставьте дедлайны. Теперь у вас есть четкий план действий.

Расставляйте приоритеты

Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.

АБВГД (ABCDE)

А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод ещё называют АБВ (ABC). Всё зависит от того, сколько уровней вы введёте. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.

Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.

Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьёзные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.

Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.

С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».

Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.

Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.

Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчинённому, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.

Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:

Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.

Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нём вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.

Старайтесь держаться в режиме 2. В нём вы полезны и эффективны.

Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.

Несрочные и неважные (4) вычёркивайте.

Обязательно приоритезируйте задачи, чтобы не делать одновременно несколько дел.

Курсы Нетологии

Soft Skills

Исполнение

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Фокусируйтесь на главном

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

Делегируйте

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Научитесь говорить «нет»

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Блокируйте раздражители

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Исключите «пожирателей времени»

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

Не делайте несколько дел одновременно

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

Отдыхайте

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Наведите порядок в электронной почте

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

Фильтруйте входящую информацию

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

Учитывайте свои биоритмы

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Создайте комфортное рабочее место

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Ограничьте свой перфекционизм

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Контролируйте время

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Ставьте дедлайны

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Оставляйте запас времени

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Заканчивайте задачу раньше срока

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Используйте метод «Помидора»

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

Попробуйте метод «Хронометраж»

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

Планируйте перерывы каждые девяносто минут

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

Планируйте время ожидания

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Анализируйте свой опыт

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Мотивация

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

Почему команда не укладывается в дедлайн и как этого избежать

курс

Управление
по agile: scrum, kanban, lean

Вывод

Чтобы повысить свою эффективность и успевать больше, необходимо:

Разработать план:

Приступить к выполнению плана, придерживаясь рекомендаций:

Мотивировать себя продолжать:

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Источник

Система управления временем: как руководителю все успеть?

Тема управления временем оказалась для меня очень личной. Она со мной на протяжении всей жизни, потому что на первом тренинге по управлению временем я побывала в 12 лет. Так получилось, что у меня отец очень болел этой темой и посчитал, что мне будет полезно ей научиться. Несмотря на ранний возраст, тот тренинг я очень хорошо запомнила, знания оттуда стали надолго основополагающими принципами. Управление временем для меня — это не какая-то новомодная штука, а это ежедневный, регулярный, постоянный процесс, часть жизни.

Невозможно управлять временем и получать от этого какой-то эффект, когда человек за это берется раз в месяц или раз в несколько месяцев.

Например, каждый свой рабочий день я начинаю и заканчиваю тем, что просматриваю и корректирую свои планы. И эти рутинные действия для меня еще означают отсечку — начало и завершение рабочего дня. Ведь управлять временем нужно именно тогда, когда у нас возникает потребность приводить в баланс работу и личную жизнь. Это особенно важно для руководителей. Руководитель, который хорошо не отдыхает, не может эффективно работать. Для каждого эффективный отдых будет свой. Я не вижу смысла давать конкретные советы, как, кому, когда и сколько отдыхать. Кому-то проще неделю работать супер интенсивно и потом полноценно отдыхать в выходные, кому-то нужно отдыхать равномерно, и в будни тоже.

Чтобы вам как руководителю эффективно управлять своим временем, надо помнить про особенности работы:

Эти 3 пункта больше всего влияют на то, как планировать время и задачи.

1. Не планировать больше 60% рабочего времени. 40% дня нужно оставлять на непредвиденные ситуации. Если попробуете делать так месяц, то поймете, что не зря. В эти 40% упадут все вопросы, которые вы не можете прогнозировать, и вы не загоните себя в состояние цейтнота. При 100% плановой загрузки рабочего дня любые внештатные ситуации приводят к тому, что следующие дни будут загружены уже не на 100, а на 110, 120%. Вот она вечерняя работа, работа в выходные.

Лайфхак: как понять, сколько времени выделить на ту или иную задачу? Лучший инструмент — это проведение в течение месяца фотохронометража собственной деятельности. Записываем все с промежутками в 5-10 минут. Ведем такой дневник, удобнее всего писать сразу, по ходу работы. Может получиться, что мы только 20% задач можем запланировать, если характер деятельности такой или в данном конкретном периоде есть сезонные особенности. Когда мы готовимся к конференции нашей компании, есть 2 месяца, апрель и май, в течение которых я никаких плановых задач не завожу. В этот период ко мне приходят коллеги с вопросами по спикерам, по темам, по спонсорам, по площадке, по срокам. У меня каждый день накапливается большое количество оперативных задач. Плюс, в это время я завишу от деятельности других людей: если мне нужно написать описания секций, то я не могу это спланировать заранее, все зависит от тех спикеров, которые в этой секции будут участвовать. Такие периоды, как правило, прогнозируемы. Это может быть высокий сезон перед новым годом или перед какими-то праздниками, в период отпусков.

2. Планировать с учетом потенциального сбоя. Например, есть 2 недели, которые упакованы по полной программе, при этом задачи еще связаны логически и по срокам между собой. Это опасная ситуация: если один день вы поработаете не так эффективно, как планировали, то обрушится вся конструкция. Придется разгребать хвосты и делать это за счет личного времени и не очень правильных компромиссов.

Мы все живые люди. Очень часто при планировании времени мы забываем, что планирование и дисциплина это хорошо, но мы можем плохо себя чувствовать, можем устать, у нас есть домашние и семейные заботы. Один тяжелый разговор может выбить нас на какое-то время из рабочего процесса. Даже переход из ранней осени в позднюю, когда рано темнеет, поздно светает, плохая погода, бьет по продуктивности практически у всех. Мы не сверхлюди. И руководитель не сверхчеловек. Учитывать разные свои состояния не слабость. Поэтому важно, чтобы в нашем графике были люфты. Мы должны понимать, что если какую-то задачу мы не сделаем сегодня, то сделаем завтра и ничего страшного не произойдет. Приведу свой пример. Я веду телеграм-канал. Пишу один пост каждый будний день. Когда я только начала, то именно так и делала — писала каждый день. Если я по какой-то причине в течение дня в плановом режиме пост не писала, возникала “задолженность”. Я стала искать способ, как публиковать посты постоянно и регулярно. И уже больше полутора лет я живу в такой логике: в понедельник пишу все тексты на неделю, причем не на текущую неделю, а на следующую. Теперь в любой ситуации у меня есть запас времени, и больше не возникает ощущения, что я не успеваю что-то написать. Не нужно стыдиться люфтов и пустого места в графике. Это место гарантированно займется чем-то полезным.

3. Говорить “нет”. Нет — это не значит отказывать. Это значит уметь уважать свой график. Если на какое-то время запланирована глубокая работа над документом, а вам на это время предлагают назначить встречу, лучше отказаться. У руководителя бывает обильный поток встреч и коммуникаций. Соглашаясь на все, мы сами себе стреляем в ногу: и на встрече мы будем нервничать, потому что планировали другое и не успеваем, и потом ту работу, которую планировали, тоже не сделаем эффективно.

4. Управлять своим напряжением. Управление временем очень сильно связано с нашим внутренним состоянием. Как только мы доводим себя до состояния серьезного напряжения, мы перестаем нормально реагировать на вопросы, перестаем качественно решать задачи, пытаемся сделать как можно быстрее, теряя в качестве. Если мы перегружены, то у нас нет времени подумать. Своим ресурсом нужно управлять. Нужно понимать, сколько вы на самом деле можете. Нужно отслеживать момент, когда у вас начинает снижаться ресурс, и сразу всеми возможными способами снижать нагрузку. Иногда лучше взять отгул, потому что работать на сжиженном ресурсе всегда неэффективно, как бы вы ни планировали.

Лайфхак: как управлять ресурсом? Наблюдать за собой в ретроспективе. Когда вы более продуктивны, а когда менее? Например, я жаворонок и в несколько раз продуктивнее утром. Все задачи, которые требуют ресурса, в моем графике стоят утром. Конечно, бывают ситуации, когда приходится работать вечерами, и я понимаю, что в такие моменты «жгу» резервы, работая в непродуктивное время. Что я научилась делать? В кратчайшем возможном интервале от периода перегрузки должен стоять плановый отдых. Понимая, что через несколько дней вы нормально отдохнете, вам будет намного проще работать. Отдых — не всегда выходной или отпуск. Во многих случаях отдых — это запланировать на пару дней меньше работы и выбрать такие дела, которые вам нравятся, которые даются легче всего. Я люблю писать тексты и мне нравится помогать своим коллегам в их вопросах. Для меня эти дела — и наполнение энергией, и разгрузка.

6. Создавать управляемую среду. Нельзя управлять своим временем в неуправляемой среде. Управление временем — это далеко не только планирование, расписывание и приоритизация задач. Это все работает, только если мы, во-первых находимся в ресурсном состоянии и, во-вторых, работаем в управляемой среде. Неконтролируемая среда приводит к тому, что мы только реагируем на происходящее и не можем дальше развиваться.

Очень часто тайм-менеджмент воспринимается только в связке со временем. Мне больше нравится — “управление ресурсами”. Управление временем — это не только про время и сроки. Это про управление структурой работы со всех сторон, на 360°.

Управлением временем надо заниматься. Нельзя сходить два раза в спортзал и говорить, что мы занимаемся спортом. Нужна регулярность. И с управлением временем так же. Это тоже работа, ей тоже нужно заниматься, и делать это регулярно. Иногда это непросто дается, и чтобы внедрить новые механизмы в свою жизнь, нужно ставить себе в календарь напоминания не о событиях, а о самом факте, что мы должны обратить внимание на планирование своего времени.

Источник

Как научится правильно управлять своим временем – основы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это методы и техники управления временем. Они основываются на планировании и самоконтроле. Менеджмент подразумевает наиболее грамотное использование ресурсов для достижения лучших результатов. Методы применяют как на работе, так и в повседневности: на личном уровне они помогают все успевать и укрепить дисциплину.

Тайм-менеджмент основывается на планировании.

Виды тайм-менеджмента

Существуют следующие виды тайм-менеджмента:

Для чего необходим тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент необходим для правильной самоорганизации.

Он начинает правильно расставлять приоритеты. В результате снижается уровень нагрузки, удается справиться со стрессом, повышается продуктивность.

Техника снижает уровень нагрузки и повышает продуктивность.

Преимущества и недостатки тайм-менеджмента

При освоении техники тайм-менеджмента человек приобретает несколько навыков. У каждого из них есть свои недостатки и преимущества.

В список ключевых прорабатываемых умений входят:

Основные принципы тайм-менеджмента

К основным принципам управления временем относят структурирование, планирование, оптимизацию и расстановку приоритетов. Важно подходить ко всем задачам с рациональной точки зрения. Необходимо уметь правильно мотивировать себя и контролировать уровень нагрузки.

Наличие мотивации

Мотивация помогает придерживаться плана. Она бывает позитивной или негативной. Первая подразумевает награду за выполнение каких-либо действий, вторая – наказание за ошибки. Необходимо самостоятельно определить, какой вариант подходит вам больше. Негативную мотивацию нужно использовать с осторожностью.

При несоблюдении накладываемых на себя ограничений вы перестанете воспринимать наказания всерьез, при излишней строгости к себе начнете испытывать стресс.

Оптимизация

Пересмотрите список дел, которые вы постоянно выполняете. Проверьте, сколько времени они у вас занимают. Подумайте, как можно ускорить процесс. Например, если вам нужно посетить несколько разных мест, составьте максимально короткий маршрут. К задачам, которые частично выполняются без вашего участия, но требуют ожидания, приступайте в первую очередь. Это позволит справиться с большим количеством дел за тот же промежуток времени.

Подумайте, как можно ускорить выполнение дел.

Планирование дел

Правильное планирование – основа менеджмента. Если вы не будете ставить перед собой цели и обозначать сроки, ваш прогресс замедлится. План должен быть осуществимым и разумным. Не нужно пытаться внести в него как можно больше задач – это приведет к повышению уровня стресса из-за высокой нагрузки. Лучше оставить небольшой запас времени.

Если вы быстро справитесь с делами, то сможете потратить его на отдых. Запас позволит поддерживать стабильность даже при резком изменении обстоятельств.

Четкое структурирование

При планировании важно не только указать список дел, но и определить их темпы и сроки выполнения. Нужно разложить крупные задачи на небольшие, отслеживая прогресс. Это поможет определить этапы выполнения проектов и не сорвать дедлайн.

Расстановка приоритетов

Благодаря расстановке приоритетов удается не потерять главные задачи на фоне второстепенных. Даже при резком изменении планов вы понесете меньшие потери, т. к. сфокусируетесь на наиболее важных делах. Особенно полезно уметь расставлять приоритеты в условиях ограниченного времени. В процессе может оказаться, что от некоторых обязанностей можно частично или полностью отказаться без большого ущерба для себя. В результате освободятся ресурсы, которые удастся потратить на другое дело.

Расстановка приоритетов выделяет главные задачи.

Рациональный подход

Для грамотного управления ресурсами важно анализировать ситуацию и задействовать логическое мышление. Следует минимизировать влияние эмоций. Под воздействием сильных чувств вы будете допускать много ошибок. Например, суммарно потратите больше денег, решив сэкономить на отдельных элементах.

Советы по организации времени

Для лучшего управления временем нужно научиться фокусироваться на главном. Второстепенные задачи всегда можно отложить без сильного ущерба для общего прогресса. Следует научиться отказывать другим людям, если они ставят вам неудобные условия или просят о чем-то, что доставляет вам дискомфорт. Нужно организовать отдых с учетом биоритмов. Сэкономить время помогает оптимизация рабочего места.

Для достижения лучших результатов избегайте крайностей, в т. ч. перфекционизма. Чтобы не срывать сроки, желательно оставлять небольшой запас.

Фокусировка на главном

Срыв главных задач наносит больше ущерба прогрессу, поэтому их нужно обязательно выполнять. Вы можете пренебречь второстепенными делами, однако не игнорируйте основные обязанности. Сфокусируйтесь на выполнении последних, а оставшиеся ресурсы распределяйте между другими задачами.

Главные задачи нужно обязательно выполнять.

Умение отказывать

Научитесь говорить «нет», если что-то причиняет вам дискомфорт. Не соглашайтесь на невыгодные условия. Если кому-то нужно уступить, пусть это будут обе стороны. Ищите компромиссы. Будьте категоричны, но вежливы. Если вашей мягкостью часто пользуются, отказывайте уверенно, не оставляя собеседнику шансов. Вы можете взять время на размышления, чтобы человек поискал альтернативные варианты.

Никогда не оправдывайтесь. Этим вы поставите и себя, и собеседника в неудобное положение.

Отдых с учетом биоритмов

Некачественный отдых вызывает стресс. Если человек не успевает восстановиться после нагрузок, его работоспособность падает. В результате объем выполняемых задач сокращается, утрачивается мотивация, на все дела уходит больше времени. В лучшем случае приходится менять планы, в худшем – сил не хватает даже на первостепенные обязанности.

Специалисты утверждают, что лучше просыпаться в 5-6 часов утра, когда наиболее активно вырабатываются гормоны. Желательно успеть перед работой заняться физической активностью. Например, сделать зарядку. Это подготавливает организм к выполнению других задач. В 12-13 часов дня желательно организовать перерыв, если вы задействованы в умственной деятельности. Отдых можно продлить до 15.00. После этого времени наступает новый подъем активности.

После 21 часа важно психологически и физически расслабиться. Вы можете послушать спокойную музыку, поразмышлять или просто побыть наедине с собой. В 22 часа организм готовится ко сну. Необходимо исключить все интенсивные физические или умственные нагрузки, сильные впечатления, крепкий кофе или чай. Лучшее время для засыпания – 23 часа.

Отдыхать нужно обязательно с учетом биоритмов.

Организация рабочего места

Рабочее место – это отражение состояния дел человека. Завал из вещей и хаотично расклеенные стикеры с напоминаниями свидетельствуют о недостаточно хорошем планировании. С таким рабочим местом не знаешь, за что сначала взяться. Приходится тратить много времени на поиск вещей и отвлекаться. Стикеры невольно напоминают о невыполненных делах, повышая уровень стресса. Еще хуже, если за ними скрываются, например, важные бумаги, с которыми нужно было разобраться еще несколько дней назад. Визуальный объем работ и осознание срыва сроков давят на вас и отбивают желание хотя бы начать.

Если вы хотите избавиться от неорганизованности, начните с рабочего места. Уберите все лишние вещи. Разложите предметы так, чтобы вы могли легко найти их. Рассмотрите вариант блочно-модульной организации. Объединяйте вещи по группам.

Аккуратное рабочее место не только сэкономит время на поиски, но и повысит уровень мотивированности.

Ограничение своего перфекционизма

Перфекционисты доводят детали до совершенства, но упускают из вида общую картину. Они тратят слишком много ресурсов даже на второстепенные задачи. Нередко перфекционист остается недоволен полученным результатом, что повышает уровень стресса и мешает дальнейшей работе. Ситуация усугубляется, если такому человеку поручили руководство над другими. В погоне за совершенствованием он будет тратить слишком много ресурсов. Это снизит общую продуктивность.

Перфекционист всегда недоволен полученным результатом.

Чтобы избавиться от перфекционизма, перестаньте бояться критики и неудач. Подумайте, что произойдет при самом худшем раскладе. Скорее всего, это не так страшно, как вы представляли себе. Избегайте позиции «все или ничего». Прислушивайтесь к замечаниям, но не придавайте чужому мнению слишком большого значения. Вы не должна зависеть от него.

Дедлайны с запасом времени

Не пытайтесь сдавать проекты в последние минуты. Работа в быстром темпе истощает. Даже если вы успеваете справиться с задачей, в дальнейшем ваша эффективность снижается. Это приводит к ухудшению продуктивности и срыву сроков уже по другим проектам. Научитесь распределять обязанности так, чтобы у вас оставался большой запас времени. Одновременно это поможет своевременно внести правки и расширить базу постоянных клиентов.

Основные техники тайм-менеджмента

Существуют простые техники тайм-менеджмента, которые сильно повышают эффективность и не требуют от вас глубокого погружения в теорию. Необязательно применять все методики одновременно. Выберите 2-3 варианта, которые вам нравятся. Главное – не заставляйте себя. Если какой-то способ не подходит вам, лучше отказаться от него. В противном случае вы лишь доведете себя до истощения.

«Правило трех»

Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», утверждает, что в день достаточно выполнять 3 самых важных дела. Он советует не распылять внимание и силы на второстепенные задачи и рекомендует сосредоточиться на главных обязанностях. Таким образом получится сохранить сосредоточенность.

Крис Бейли утверждает, что в день нужно выполнять три дела.

Метод «90/30»

Метод заключается в чередовании циклов работы и отдыха. Вы уделяете 90 минут обязанностям, затем полчаса расслабляетесь любым удобным для вас способом. Главное условие – расставление приоритетов. Первый цикл следует посвятить обязательным делам, затем перейти к остальным.

«Поедание лягушек»

Под термином «лягушка» автор методики Брайан Трейси подразумевает самую сложную, но важную задачу, за которую вы не хотите браться. Он советует заниматься такими обязанностями с утра. После «поедания» такой «лягушки» вы сразу почувствуете себя легче и возьметесь за другие обязанности с большим энтузиазмом.

«Временные блоки»

Техника временных блоков помогает визуально распределять ресурсы. Вместо списка вам нужно взять ежедневник. В нем отмечайте, сколько времени будут занимать дела. Таким образом вам будет легче управлять своими ресурсами, т. к. вы будете видеть перед собой не несколько лаконичных строчек, а блоки.

Ежедневник поможет распределить ваши дела.

Getting Things Done – система продуктивности, автором которой является Дэвид Аллен. Ее главные принципы – объединение всех идей и дел в одном месте, их сортировка и исполнение. Дэвид Аллен рекомендует выполнять небольшие задачи сразу, а трудоемкие – перепоручать другим людям или помещать в календарь. Периодически следует проводить ревизии и убирать уже выполненные или неактуальные дела в архив.

Zen To Done – упрощенная альтернативная система. Автор (Лео Бабаута) предлагает создавать лаконичные списки дел. Легкие задачи следует выполнять в течение дня, сложные – на протяжении недели. Желательно поддерживать стабильный распорядок и заниматься только тем, что вам интересно.

«Канбан»

«Канбан» – японский метод продуктивности, позволяющий отслеживать прогресс и планировать время. Техника подразумевает установку доски для стикеров на видном месте. На ней рисуют 3 столбца. В первом отмечают уже завершенные дела, во втором – задачи, которыми вы занимаетесь сейчас, в третьем – то, что предстоит сделать в ближайшем будущем.

Техника «Канбан» подразумевает установку доски с делами.

«Правило двух минут»

«Правило 2 минут» – часть системы GTD, но при желании его можно использовать отдельно. Аллен рекомендует сразу браться за те задачи, выполнение которых занимает менее 120 секунд. Таким образом вы не забудете о них и разгрузите свой мозг, т. к. вам не придется держать большое количество информации в памяти.

Zero Inbox

Изначально система Zero Inbox применялась к электронным письмам. Однако этот метод подходит для любых документов и даже списков задач. Главный принцип Zero Inbox – сортировка. Разбирайте содержимое сразу по мере поступления. Часть обязанностей делегируйте, другие выполняйте или откладывайте. Не оставляйте у дел неопределенный статус.

Fresh or Fried

Стефани Ли утверждает, что после пробуждения мозг человека «свежий», а в течение дня – «поджаривается». По этой причине вы должны определить время пика собственной активности и постараться выполнить все важные и трудоемкие задачи до спада. В раздел Fried поместите приятные, несрочные и простые дела: ими вы будете заниматься по возможности. Система хорошо подходит людям, которые постоянно устают, но ничего не успевают даже при соблюдении рабочего графика.

После пробуждения человек должен выполнять самые важные дела.

«Автофокус»

Система «Автофокус» хорошо подойдет творческим людям. Она способна заменить GTD. Суть техники заключается в составлении списка дел. Они могут быть указаны в любом порядке. После уточнения списка выберите самые срочные позиции и выполните эти задачи. После их решения приступите к любому другому делу, которое вам нравится. Если вы что-то не закончили – перенесите пункт в конец списка.

«Матрица Эйзенхауэра»

Эйзенхауэр предлагает делить все задачи на 4 категории в зависимости от срочности и важности. Лучше делать это с помощью доски для стикеров. Тогда вы сможете визуально оценить, сколько у вас первостепенных дел, чему стоит уделить больше внимания и на что вы тратите основную часть времени.

«Хронометраж»

«Хронометраж» – методика Глеба Архангельского. Она помогает понять, куда уходят ваши ресурсы, учит внимательнее относиться к обязанностям и реже отвлекаться. Глеб предлагает взять тетрадь и расписать в ней все свои действия в течение дня. Необходимо размечать, сколько времени у вас заняли разные дела. Следует фиксировать не только рабочие задачи, но и сторонние действия. Например, просмотр видео, игры и т. д. Благодаря этому методу вы поймете, что вам мешает и от каких привычек нужно избавиться.

Где можно научиться тайм-менеджменту

Онлайн-курсы по менеджменту можно пройти на сайтах 4brain, Udemy, Skillbox, City Business School и т. д. Ресурсы предлагают сборники уроков, домашних заданий и упражнений. Кураторы помогают разобрать главные принципы менеджмента и приводят примеры из жизни. Они проверяют задания и отмечают ошибки, определяют ваши слабые стороны и подсказывают, в каком направлении вам нужно развиваться. Отдельно курсы проводят авторы собственных методик Евгений Попов, Анна Всехсвятская, Андрей Плетенев и Мария Царенок.

Источник