Що таке база даних
Що таке база даних
База даних (БД) — це організована структура, призначена для зберігання, зміни й обробки взаємопов’язаної інформації, переважно великих обсягів. Бази даних активно використовують для динамічних сайтів зі значними обсягами даних — часто це інтернет-магазини, портали, корпоративні сайти. Такі сайти зазвичай розроблені за допомогою серверної мови програмування (наприклад, PHP) або на базі CMS (наприклад, WordPress), і не мають готових сторінок з даними за аналогією з HTML-сайтами. Сторінки динамічних сайтів формуються «на льоту» в результаті взаємодії скриптів і баз даних після відповідного запиту клієнта до веб-сервера.
Система керування базами даних
В контексті баз даних варто розглянути поняття СКБД — система керування базами даних. СКБД — це комплекс програмних засобів, необхідних для створення структури нової бази, її наповнення, редагування вмісту і відображення інформації. Найбільш поширеними СКБД є MySQL, PostgreSQL, Oracle, Microsoft SQL Server. Оренда віртуального хостингу від HOSTiQ.ua передбачає використання MariaDB — відгалуження СКБД MySQL, а також PostgreSQL. Якщо ж, наприклад, ви плануєте придбати VPS чи сервер в Європі або США, то ви самі зможете вибрати ПО для ваших баз даних.
Це приклади СКБД типу клієнт-сервер, саме такі СКБД зустрічаються найчастіше у контексті поняття хостингу. Їх особливості:
У свою чергу, для зручності роботи з СКБД використовують спеціальні веб-додатки, які дозволяють за допомогою графічного інтерфейса виконувати адміністрування сервера баз даних, запускати спеціальні команди, а також працювати з контентом таблиць і баз даних — дії, які при відсутності веб-додатка виконують за допомогою консолі. Приклади: phpMyAdmin використовують для адміністрування СКБД MySQL, pgAdmin — для PostgreSQL. Ці програми керування базами даних ви знайдете і в cPanel на нашому віртуальному хостингу.
Шукаєте, де купити домен та хостинг, а також HTTPS-сертифікат? Наші пропозиції вас порадують. При купівлі віртуального хостингу, ви отримаєте домен і SSL-сертифікат у подарунок!
Основні відомості про бази даних
Ця стаття містить короткий огляд баз даних – загальну інформацію, а також опис їхніх можливостей і призначення різних компонентів баз даних. Використану тут термінологію орієнтовано на бази даних Microsoft Access, але ці поняття застосовуються до всіх баз даних.
У цій статті
Загальні відомості про бази даних
База даних – це засіб збирання та впорядкування інформації. Бази даних можуть зберігати відомості про людей, продукти, замовлення або будь-що інше. Багато баз даних починаються зі списку в текстовому редакторі або електронній таблиці. Оскільки список збільшується, то в даних починають з’являтися неузгоджені та невідповідні значення. У формі списку дані буде важко розібратися, а також є обмежені способи пошуку або витягування підмножини даних для перевірки. Після того як ці проблеми почнуть з’являтися, радимо перенести дані до бази даних, створеної системою керування базами даних (СУБД), наприклад Access.
Комп’ютеризована база даних – це контейнер об’єктів. Одна база даних може містити кілька таблиць. Наприклад, система відстеження запасів, у якій використовуються три таблиці, – це не три, а одна база даних, що містить три таблиці. Таблиці бази даних Access (крім спеціальних баз даних, у яких використовуються дані або код з іншого джерела) зберігаються в одному файлі з іншими об’єктами, такими як форми, звіти, макроси й модулі. Бази даних, створені у форматі Access 2007 (який також використовується в Access 2016, Access 2013 і Access 2010), мають розширення файлу ACCDB, а бази даних, створені в попередніх форматах Access, – MDB. Створювати файли в попередніх форматах файлів (наприклад, Access 2000 і Access 2002–2003) можна в Access 2016, Access 2013, Access 2010 або Access 2007.
Використовуючи Access, можна:
додавати нові дані до бази даних, наприклад новий елемент до запасів;
редагувати наявні дані в базі даних, наприклад змінювати поточне розташування елемента;
видаляти відомості, якщо, наприклад, елемент продано або вилучено;
упорядковувати й переглядати дані різними способами;
надавати спільний доступ до даних іншим, використовуючи звіти, повідомлення електронної пошти, інтрамережу чи Інтернет.
Компоненти бази даних Access
У розділах нижче наведено короткі описи компонентів типової бази даних Access.
Таблиці
Таблиця бази даних схожа на електронну таблицю – в обох дані зберігаються в рядках і стовпцях. Тому зазвичай досить легко імпортувати електронну таблицю в таблицю бази даних. Головна відмінність між тим, як дані зберігаються в електронній таблиці та базі даних, – це спосіб, яким упорядковуються дані.
Щоб база даних була максимально гнучка, дані має бути впорядковано в таблиці, щоб позбутися зайвих елементів. Наприклад, зберігаючи відомості про працівників, слід настроїти відповідну таблицю, у яку дані кожного працівника потрібно ввести лише раз. Дані про продукти зберігатимуться у власній таблиці, а дані про філіали – в іншій. Ця процедура називається нормалізацією.
Кожен рядок у таблиці називається записом. У записах зберігаються окремі елементи даних. Кожен запис складається з одного або кількох полів. Поля відповідають стовпцям у таблиці. Наприклад, можна створити таблицю «Працівники», де кожен запис (рядок) містить відомості про окремого працівника, а поля (стовпці) містять дані різного типу, наприклад ім’я, прізвище, адресу тощо. Полям має бути призначено певний тип даних (текст, дата або час, число чи інший тип).
Щоб зрозуміти, що таке записи й поля, можна також уявити старий картковий каталог у бібліотеці. Кожна картка в шухляді відповідає запису в базі даних. Кожен елемент даних на окремій картці (автор, назва тощо) відповідає полю в базі даних.
Докладні відомості про таблиці див. в статті Загальні відомості про таблиці.
Форми
Форми дають змогу створити інтерфейс користувача, у якому можна вводити й редагувати дані. Форми часто містять кнопки та інші елементи керування, використовуючи які, можна виконувати різні завдання. Ви можете створити базу даних без форм, просто редагуючи дані в табличному поданні. Проте більшість користувачів баз даних використовують форми, щоб переглядати, вводити й редагувати дані в таблицях.
Ви можете програмувати кнопки, щоб визначати, які дані відображатимуться на формі, відкривати інші форми або звіти й виконувати багато інших завдань. Припустімо, що на формі з іменем «Форма клієнта» ви працюєте з даними клієнта. Ця форма клієнта може містити кнопку, яка дає змогу відкрити форму замовлення, де можна ввести нове замовлення цього клієнта.
Використовуючи форми, також можна керувати тим, як інші користувачі взаємодіють із даними в базі даних. Наприклад, можна створити форму, на якій відображаються лише потрібні поля та яка дає змогу виконувати лише певні операції. Так можна захистити дані та переконатися, що їх вводитимуть належним чином.
Докладні відомості про форми див. в статті Загальні відомості про форми.
Звіти
Звіти використовуються, щоб форматувати, зводити та представляти дані. Звіт зазвичай відповідає на певне запитання, наприклад «Яку суму отримано від кожного клієнта цього року?» або «У яких містах розташовано наших клієнтів?». Кожен звіт можна відформатувати так, щоб представити відомості в ньому найзрозумілішим способом.
Ви можете будь-коли запустити звіт, і в ньому завжди відображатимуться поточні дані з бази даних. Звіти зазвичай відформатовано для друку, але також можна переглядати їх на екрані, експортувати до іншої програми або надсилати як вкладення в повідомлення електронної пошти.
Щоб отримати докладні відомості про звіти, перегляньте статтю вступ до звітів у програмі Access.
Запити
запити можуть виконувати різні функції в базі даних. Їх Найпоширеніша функція полягає в тому, щоб отримати певні дані з таблиці. Дані, які потрібно відобразити, зазвичай поширюються на кілька таблиць, а запити дають змогу переглядати її в одному табличному поданні. Крім того, оскільки ви зазвичай не хочете бачити всі записи одночасно, запити дають змогу додавати умови до «фільтрувати» дані вниз, щоб просто потрібні записи.
Редагуючи дані у табличному поданні оновлюваних запитів, можна змінювати дані в базових таблицях. Працюючи з оновлюваним запитом, слід пам’ятати, що зміни насправді вносяться в таблиці, а не лише в дані в табличному поданні запиту.
Запити поділяються на дві основні групи: вибіркові запити й запити на змінення. Вибірковий запит просто отримує дані, які можна використовувати. Ви можете переглянути результати запиту на екрані, роздрукувати їх або скопіювати до буфера обміну. Також можна використати результати запиту як джерело записів для форми або звіту.
Запит на змінення, як зрозуміло з назви, дає змогу виконати певне завдання з даними. Використовуючи запити на змінення, можна створювати нові таблиці, додавати дані до наявних, а також оновлювати й видаляти дані.
Докладні відомості про запити див. в статті Основні відомості про запити.
Макроси
Макроси в Access можна вважати спрощеною мовою програмування, використовуючи яку, можна розшити функціональні можливості бази даних. Наприклад, можна підключити макрос до кнопки на формі, щоб він запускався, якщо натиснути цю кнопку. Макроси містять дії, які дають змогу виконати певні завдання, наприклад відкрити звіт, виконати запит або закрити базу даних. Використовуючи макроси, можна автоматизувати більшість операцій із базою даних, які виконуються вручну, і заощадити багато часу.
Докладні відомості про макроси див. в статті, присвяченій основам програмування в Access.
Модулі
Модулі, як і макроси, – це об’єкти, використовуючи які, можна розширити функціональні можливості бази даних. Проте щоб створити макрос в Access, слід вибрати дії макросів зі списку, а щоб створити модуль, потрібно скористатися мовою програмування Visual Basic for Applications (VBA). Модуль – це колекція оголошень, інструкцій і процедур, які зберігаються разом. Модулі бувають двох видів: модулі класів і стандартні модулі. Модулі класів підключаються до форм або звітів і зазвичай містять процедури для відповідної форми чи звіту. Стандартні модулі містять загальні процедури, не пов’язані з жодним іншим об’єктом. Стандартні модулі відображаються в області переходів у розділі Модулі, а модулі класів – ні.
Докладні відомості про модулі див. в статті, присвяченій основам програмування в Access.
Що таке база даних
Після вивчення учень
Обладнання: комп’ютери зі встановленими ОС та офісним пакетом, (дана) інструкція.
1. Організаційний момент
Вітання з класом. Перевірка присутності і готовності учнів до уроку. Перевірка виконання домашнього завдання.
2. Актуалізація опорних знань
3. Вивчення нового матеріалу
Термін «база даних» почали використовувати в 60-х роках ХХ століття. Існують різні означення цього поняття. Ми будемо дотримуватись такого означення.
База даних (БД) — це структурована сукупність даних, які відображають стан об’єктів певної предметної області та зв’язки між ними.
Бази даних бувають фактографічними й документальними.
Фактографічна база даних містить короткі відомості про описувані об’єкти, подані у чітко визначеному форматі.
Документальна база даних містить велику інформацію різноманітного типу: текстову, графічну, звукову, мультимедійну.
Для зберігання бази даних можна використовувати як один комп’ютер, так і багато взаємопов’язаних комп’ютерів. Якщо різні частини однієї бази даних зберігають на багатьох комп’ютерах, об’єднаних між собою мережею, то таку базу даних називають розподіленою базою даних.
Предметна область (бази даних) — це сфера застосування конкретної бази даних.
Наприклад, медицина, освіта, залізничний транспорт тощо. Об’єктами предметної області можуть бути підприємства, школи, учні, учителі, книжки та інші. Об’єкт має певний набір властивостей (параметрів), а кожна властивість — значення. Такими параметрами об’єкта учень можуть бути прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, а їх значеннями — Романів, Світлана, Богданівна, 1999. Між деякими об’єктами існують зв’язки. Наприклад вислів «учень має собаку» відображає зміст зв’язку між об’єктами «учень» і «собака», а «машина їде дорогою» — між об’єктами «машина» і «дорога».
Комп’ютерну базу даних можна розглядати як електронний аналог картотеки, де на кожній картці записано відомості про певний об’єкт, а також посилання на інші картки, що подають інформацію про зв’язані об’єкти.
Схему (структуру) бази даних потрібно відрізняти від її наповнення. Схема визначає, які властивості мають об’єкти, а наповнення — які значення властивостей конкретних об’єктів, дані про які записано у базу даних на поточний момент.
Бази даних — це не програмне забезпечення, а лише сукупність електронних документів, якими оперують спеціальні прикладні програми. Ці програми називають системами керування базами даних (так само, як електронними таблицями оперують табличні процесори, а зображеннями — графічні редактори).
Система керування базами даних — це програма, що забезпечує можливість створення бази даних та виконання різноманітних операцій з даним, які в ній зберігаються.
Дані у базі даних краще захищено, ніж у документах інших типів, до яких прикладні програми можуть звертатись безпосередньо. Введення даних, що не відповідають структурі бази або певним умовам, буде заблоковано системою керування базами даних. Цю властивість даних, що зберігають у базах даних, називають цілісністю.
Цілісність даних (у базі даних) — це їхня відповідність структурі бази даних, а також правилам і умовам, що гарантують несуперечливість даних та їх узгодженість з предметною областю.
Цілісність забезпечують завдяки грамотному проектуванню бази даних розробником і забезпеченню дотримання системою керування базами даних обмежень цілісності — спеціальних умов, яким мають відповідати коректні дані. Приклади обмежень цілісності: «людина має одне прізвище», «сума на кредитному рахунку не повинна перевищувати 100 000 грн».
Основні функції системи керування базами даних:
Модель даних — це система правил, згідно з якими створюють структуру даних, здійснюють доступ до даних та змінюють їх.
Основні типи баз даних:
Iєрархічна база даних має істотну відмінність від решти: для довільного зв’язку один елемент вважають головним (його називають безпосереднім предком, батьком), інший — підлеглим (його називають безпосереднім нащадком, сином). Об’єкт може не мати жодного нащадка або мати їх кілька, але має не більше одного предка. Об’єкти, що мають спільного предка, називають близнюками.
Наприклад, у ієрархічній базі даних, яка містить інформацію про покупців та їхні замовленнях, то об’єкт «покупець» природно вважати предком, а об’єкт «замовлення» — нащадком. Загальновідомим прикладом ієрархічної бази даних є файлова система з відношенням належності (файл-нащадок належить до теки-предка), Таку ієрархію зазвичай подають наочно, наприклад відображаючи її на панелі Теки менеджера файлів Dolphin (див. ліву частину поданиго нижче програмного вікна).
Недоліки ієрархічної моделі:
неефективність реалізації відносин типу «багато до багатьох»;
повільний доступ до сегментів даних нижніх рівнів ієрархії;
орієнтація на певні типи запитів.
Мережева модель відрізняється від ієрархічної відсутністю підпорядкування у зв’язку при збереженні базових понять: вузол, рівень, зв’язок, Інакше кажучи, у мережевій моделі зв’язок вільний між елементами різних рівнів.
Переваги мережевої моделі: найповніше відображення структури деяких задач. наприклад, мережевого планування в економіці.
Недоліки мережевої моделі
Наприклад, мережева базу даних щодо асортименту товарів меблевої фірми «Меблі», яка має три магазини, кожний з яких пропонує різні види меблів трьох виробників.
Реляційна модель (латиною relatio — відношення) побудована на взаємовідношенні частин, що її складають. У найпростішому випадку реляційна модель є двовимірним масивом (таблицею), а при створенні складних інформаційних моделей — сукупністю взаємопов’язаних таблиць, кожна з яких містить набір однотипних об’єктів. Кожний рядок такої таблиці називають записом, кожний стовпчик — полем. Таблиці реляційної моделі даних, як правило, зв’язані між собою ключами.
Ключ (ключове поле) — це поле таблиці, яке однозначно визначає запис. Значення ключа не може повторюватись у таблиці. Ключі у базах даних відіграють украй важливу роль, адже саме за їх допомогою СКБД ідентифікує об’єкти.
Властивості реляційної моделі бази даних:
кожний елемент таблиці — один елемент даних;
усі стовпчики таблиці є однорідними, тобто усі елементи одного стовпчика мають однаковий тип;
кожний стовпчик (поле) має унікальну назву;
однакові рядки у таблиці відсутні;
порядок слідування рядків у таблиці може бути довільним і може характеризуватися кількістю полів, кількістю записів, типом даних.
Табличний процесор як проста система управління базами даних
Елементи бази даних:
Упорядкування (сортування) — це зміна відносного положення даних у списку відповідно до значень даних.
Фільтрація — виділення визначених записів, що задовольняють заданим критеріям.
Правила роботи з електронними таблицями як з базами даних
Верхній рядок містить назву поля (стовпчика).
Назву поля навіть з кількох слів розташовувати лише в одній комірці.
Порожній рядок вказує на кінець бази даних;
Активною має бути комірка заповненої таблиці, а не комірка поза таблицею.
Для пошуку (відбирання) даних можна використати Фільтри:
Активувати комірку у рядку назв полів (стовпчиків).
Використати вказівку меню Дані / Фільтр / Автофільтр
Натиснувши кнопку 
, отримати перелік значень поля.
Пересвідчитися, що до області опрацювання увійшла область електронної таблиці «до першого порожнього рядка». У разі потреби вилучити порожні рядки (у поданому прикладі це рядки 6 і 9). Натиснувши кнопку , отримати повний перелік значень у стовпчику таблиці.
Зняти мітку Усі, виставити мітку для потрібних значень (на поданій нижче ілюстрації усе, що містить слова «Сітка рабиця») і натиснути кнопку Гаразд,
щоб отримати результат пошуку.
4. Закріплення вивченого матеріалу
5. Підбиття підсумків уроку
Виставлення оцінок.
6. Домашнє завдання
Вивчити матеріал уроку. Описати структуру бази даних «Шкільна бібліотека».
Текст упорядкувала Агафонова Світлана Богданівна, учитель інформатики СЗШ І–ІІІ ступенів № 263 імені Євгена Коновальця Деснянського району міста Києва, під час виконання випускної роботи на курсах підвищення кваліфікації з 3 по 21 листопада 2014 року.
Основні поняття баз даних
Характерною рисою сучасного суспільства є стрімке збільшення обсягів інформації, збільшення вимог до її точності та своєчасності. Традиційні способи збереження, пошуку та обробки інформації вже не задовольняють сучасним вимогам. Паперова технологія фактично вичерпала свої можливості по удосконаленню методів роботи з інформацією. Для цього необхідні більш швидкі та ефективні методи.
Принципово нові можливості у поліпшенні інформаційного обслуговування надають сучасні технології, зокрема, автоматизовані інформаційні системи.
Дані в інформаційній системі можуть зберігатися в неструктурованому або структурованому вигляді.
База даних являє собою комп’ютерний варіант організованої інформації. Зазвичай елементи інформації об’єднує спільна тема або призначення, як, наприклад, список студентів з оцінками в журналі групи.
Прикладами великих інформаційних систем є банківські системи, системи замовлень залізничних квитків, бібліотека і т.д.
База даних – це сукупність даних і зв’язків між ними, великий масив різнорідної інформації, організованої за певними правилами. Ці правила передбачають загальні принципи опису, зберігання і обробки даних. Зазвичай база даних створюється для предметної області.
Предметна область – це частина реального світу, яка вивчається з метою створення бази даних. Набори принципів, за якими організована структура зберігання даних в базі, називаються моделями даних.
Існують 3 основні моделі даних – реляційні бази даних, ієрархічні і мережеві структури.
Ієрархічна модель дозволяє будувати БД з деревовидної структурою. У них кожен вузол містить свій тип даних (сутність). На верхньому рівні дерева є один вузол – корінь, на наступному рівні розташовуються вузли, пов’язані з цим коренем, потім вузли, пов’язані з вузлами попереднього рівня, і т. Д. Кожен вузол може мати тільки одного предка (Рис. 1).
Існують 3 основні моделі даних – реляційні бази даних, ієрархічні і мережеві структури.
Ієрархічна модель даних
Ієрархічна модель дозволяє будувати БД з деревовидної структурою. У них кожен вузол містить свій тип даних (сутність). На верхньому рівні дерева є один вузол – корінь, на наступному рівні розташовуються вузли, пов’язані з цим коренем, потім вузли, пов’язані з вузлами попереднього рівня, і т. Д. Кожен вузол може мати тільки одного предка (Рис. 1).
Пошук даних завжди починається з кореня і йде у напрямку вниз, поки не знайдений потрібний об’єкт.
Переваги:
1) простота опису ієрархічних структур реального світу,
2) швидке виконання запитів, відповідних структурі даних.
Недоліки:
1) такі БД часто містять надлишкові дані,
2) не завжди зручно кожен раз починати пошук потрібних даних з кореня.
На Рис.2 можна побачити приклад ієрархічної моделі
Мережева модель
Мережева модель є розширенням ієрархічної. В ієрархічних структурах запис-нащадок повинен мати тільки одного предка; в мережевій структурі даних нащадок може мати будь-яке число предків (Рис. 3).
Переваги: ефективна реалізація за показниками витрат пам’яті та оперативності.
Недолік: висока складність і жорсткість схеми БД, побудованої на її основі.
Таким чином, в мережевий моделі можливі зв’язки всіх інформаційних об’єктів з усіма. Наприклад, кожен викладач може навчати багато студентів і кожен студент може навчатися у багатьох викладачів (Рис. 4).
Реляційна модель
Реляційна модель даних являє собою сховище даних, які організовані у вигляді двовимірних таблиць (Рис. 5).
Будь таблиця реляційної бази даних складається з рядків, які називаються записами, і стовпців, які називаються полями. На перетині стовпця і рядка знаходяться конкретні значення даних, що містяться в таблиці (Рис. 6).
Поле бази даних – це стовпець таблиці, що містить значення певної властивості.
Кожне поле характеризується своїм ім’ям і типом даних, що представляють значення даної властивості.
Запис бази даних – це рядок таблиці, що містить набір значень властивостей, розміщений в полях бази даних. Кожен запис являє собою набір значень, що містяться в полях.
Кожна таблиця повинна містити хоча б одне ключове поле, вміст якого унікальний для кожного запису в цій таблиці.
Ключове поле – це поле, значення якого однозначно визначає запис у таблиці.
Принципи організації даних:
1) Кожен елемент таблиці – один елемент даних.
2) Всі значення в одному стовпці є однорідними, тобто, мають один тип (числа, текст, дата і т. Д.).
3) Кожен запис у таблиці унікальний, тобто, в таблиці немає однакових рядків.
4) Кожне поле має унікальне ім’я.
5) Послідовність полів у таблиці несуттєва.
6) Послідовність записів у таблиці несуттєва.
Access – це система управління базами даних (СКБД). Вона призначена для зберігання і пошуку даних, подання інформації в зручному вигляді й автоматизації часто повторюваних операцій (таких, як ведення рахунків, облік, планування тощо).
СУБД Access призначена для створення реляційних баз даних. Створення БД починається з проектування бази даних, тобто опису предметної області. Опис предметної області має охоплювати весь клас сутностей, інформація про яких повинна зберігатися в БД, і забезпечувати вимоги до функцій системи.
Система Access – це набір інструментів кінцевого користувача для управління базами даних. До її складу входять конструктори таблиць, форм, запитів і звітів.
База даних – це комп’ютерний термін, використовуваний для позначення інформації з певної теми або відомостей, пов’язаних з деяким додатком. Зберігання інформації у вигляді бази даних полегшує доступ до неї, пошук та вилучення потрібних фрагментів.
В Access база даних – це загальне сховище даних і відповідних їм об’єктів. Об’єкти бази даних – це таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі (рис.7).
Ці об’єкти включають дані та інструментальні засоби, необхідні для використання Access.
Таблиця. Використовується для зберігання даних. Для відображення даних використовується перегляд в режимі таблиці.
Запит. Дозволяє здійснювати пошук, сортування та витяг певних даних.
Форма. Забезпечує можливість введення і відображення даних в заданому форматі.
Звіт. Дозволяє відображати і друкувати відформатовані дані, включаючи результати обчислень і підсумкові значення.
Макрос. Включає прості команди для автоматизації виконання завдань без програмування.
Модуль. Програма, написана мовою Visual Basic for Application (VBA).
Якщо уявити собі велику канцелярську шафу, повну всіляких папок, окремих листів і взагалі паперових обривків із записами будь-якого характеру то цю шафу можна цілком назвати повноцінною базою даних. Більш того, в доком’ютерну еру тільки так воно і було. Однак сама по собі ця шафа ніякої практичної цінності не має. У всякому разі, без кваліфікованого служителя, який би знав, що в шафі лежить, де конкретно воно знаходиться і як швидко можна отримати повну відповідь на питання, що цікавить. Так от, цей служитель укупі з обов’язковою системою організації папок в шафі і є системою управління базою даних, тобто СУБД.
У програмі MS Access вона виглядає наступним чином. Вся вихідна інформація зберігається в чітко визначених таблицях. Під чітким визначенням мається на увазі така структура таблиці, в якій кожен рядок має унікальний ідентифікатор (наприклад, номер рядка), а дані представлені стовпцями.
Таким чином, будь-яка таблиця є одновимірним набором записів. Неодмінною правилом створення таблиці в СУБД є строге визначення вмісту самої таблиці. В її осередках може зберігатися тільки фактична і тільки незмінна інформація. Це може здатися дещо дивним і незвичним для користувачів електронних таблиць, проте ні в MS Access, ні в СУБД взагалі, в осередках базових таблиць принципово не може бути обчислюваних значень.
Це не дуже зручно, проте, на щастя, існує можливість обійти цю заборону. Для цього в СУБД використовуються так звані запити. Власне кажучи, запити – це ті ж самі таблиці, тільки вони заповнюються не вручну, а за допомогою заздалегідь заданих формул та інших залежностей. Таким чином, те, що не можна в таблиці, можна в запиті: складати, віднімати, ділити, виконувати інші математичні або логічні операції, вибирати дані з якої-небудь умови. А свою назву запити отримали від того, що вони схожі з широко поширеним природним дією аналогічного призначення. Прикладом запиту є така конструкція: хто конкретно купував автомобіль ВАЗ 2109 вишневого кольору в період з січня по грудень 1998 року і розплачувався при цьому готівковою іноземною валютою, в якості якої використовувалися швейцарські франки. Зіткнувшись з подібним запитом, СУБД самостійно перегляне відповідні таблиці, в яких зберігаються фактичні дані, і відбере з них всі рядки, які відповідають вимогам запиту. Причому з самими таблицями нічого не відбувається, в таблицю запиту передаються лише копії цих записів.
Запити стали основним робочим інструментом СУБД, завдяки тому, що в них поєднуються як можливості вибірки інформації з деякого її масиву, так і можливості зміни цієї інформації за допомогою формул. Одночасно з відбором, запити можуть виробляти будь-які розрахунки (наприклад, не тільки показати всіх покупців вишневих дев’яток, але і вказати, скільки кожна продаж принесла доходу, яка виявилася її собівартість, скільки довелося віддати в казну, а скільки залишилося в якості чистого прибутку) і навіть підбивати підсумки. В той же час, формально запити самі можуть бути представлені як таблиці і використані в подальшому в якості джерела даних для інших запитів. Це називається запит за запитом.
Само собою зрозуміло, що запити і таблиці лише тоді будуть жити і трудитися в мирі та злагоді, коли між ними з’являться однозначні і строго певні зв’язки. Ці зв’язки служать основою, на яку спирається вся система СУБД. Теоретично, можна сконструювати таку загальну таблицю, в рамках якої можна уявити все зберігаються в базі дані, проте подібна таблиця виявляється майже повсюдно, по-перше, зайво громіздкою, а по-друге, заповненої повторюваними даними. Через громіздкість нею важко оперувати, а зайві дані збільшують її загальний обсяг, що обертається швидким зростанням вимог до системних ресурсів комп’ютера. Припустимо, база даних містить інформацію про продажі. Отже, в ній неодмінно стануть присутнім стовпці з даними на самого клієнта. Наприклад, його прізвище, посада, телефон та адресу доставки. А тепер уявімо, що у нашої компанії з’явився постійний клієнт, який зробив протягом року п’ятдесят різнойменних покупок. Згідно з правилами організації таблиці, ці дані будуть повторюватися в кожній її рядку, а значить – вони займуть в сорок дев’ять разів більше місця, ніж їм насправді потрібно. У теж час, застосувавши систему зв’язків, можна створити окремо таблицю для оформлення замовлення і окремо таблицю з реєстром клієнтів. У тому випадку, коли покупець звернувся вперше, реєстр поповнюється новим рядком. Якщо ж він прийшов повторно, то, замість нового запису в реєстрі, в таблиці замовлення ставиться покажчик на вже існуючу рядок реєстру.
Важливою складовою СУБД є форми. Як відомо, існує велика різниця між тим, що виводиться на екран, і тим, що насправді записано на вінчестері. Приміром, на екрані ми бачимо зображення людини, а на жорсткому диску «лежать» тільки певним чином чергуються нулі і одиниці. Так от, ця фактично зберігається інформація є прикладом фактичних даних, а відображається на її основі картинка – формою відображення. Причому від того, наскільки вірно організована форма, залежить, наскільки добре буде сприйнята або введена користувачем сама інформація. Всі знають, як важко буває заповнити навіть елементарний друкований бланк, якщо його поля забезпечені малозрозумілими підписами, та ще розкиданими в довільному порядку по листу.
Таким чином, форми в СУБД служать для зручного представлення інформації виключно для людських очей (наприклад, на паперовій роздруківці або частіше на екрані монітора).
Звіти використовуються для представлення даних в зручному вигляді. Звіт можна вивести на екран або частіше роздрукувати на принтері. У ньому можна групувати і сортувати дані в будь-якому порядку.
Звіти дозволяють відображати і друкувати дані з будь-яким ступенем деталізації. У них можна отримати результати складних розрахунків, статистичних порівнянь, а також помістити в нього малюнки та діаграми.