для овд предусмотрены разновидности бланков документов
Для овд предусмотрены разновидности бланков документов
6 Бланки документов
6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
— бланк конкретного вида документа.
Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в приложении Б.
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
(п. 6.8 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
Составление организационно-распорядительных документов в органах внутренних дел
Приложение № 1
Требования к оформлению организационно-распорядительных документов содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Различные документы имеют разный набор реквизитов, но идентификация документа всегда производится по его типовому формуляру. Обычно в ОВД применяются типографские бланки для оформления управленческих документов.
Реквизиты документов в органах внутренних дел
Нормативные акты, регулирующие делопроизводство, дают определения для понятий реквизит документа, формуляр документа, бланк документа:
Реквизит документа— обязательные элементы оформления документа, которые позволяют его идентифицировать. В Инструкции по делопроизводству в подразделениях МВД России названо 26 реквизитов, которые отображаются на документах органов внутренних дел.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенном для переменной составляющей. Бланки изготовляются типографским способом, поэтому уже содержат часть обязательных реквизитов, остальные реквизиты, включая текст, дополняются по мере необходимости.
к п. 35 Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации
Расположение реквизитов и границы зон
углового бланка на листе формата А4
 |
Инструкция так же устанавливает минимальный размер полей для документов ОВД: левое – 30 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.
На бланках воспроизведены типографским способом обязательные реквизиты, которые свойственны большинству документов ОВД. Бланки значительно упрощают процесс создания документов, и предоставляются сотрудникам ОВД службами ДОУ. Большая часть бланка – это свободное поле стандартного листа бумаги, которое предназначено для заполнения остальных реквизитов документа – его переменной части. Основа переменной части – это текст, который несет основную смысловую нагрузку любого документа.
Для ОВД предусмотрены три разновидности бланков документов:
1. Общий бланк – для любых видов документов, кроме письма.
3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Бланки различаются набором реквизитов, оформляемых в типографии и размерами зон для остальных реквизитов. Указанные на схеме реквизиты (см. схему №1) имеют конкретное предназначение:
· реквизиты 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 13, 19, 20, 21, 22 – придают документу юридическую силу и позволяют его идентифицировать;
· реквизиты 9, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 18, 23, 24, 25, 26 – предназначены для поиска документа и фиксации этапов его движения в управленческом аппарате ОВД.
Стандартная бумага для документов выпускается в Российской Федерации несколькими форматами, для которых соответствующим ГОСТ’ом установлены размеры в миллиметрах для ширины и высоты листа бумаги. Для документов ОВД Инструкция рекомендует два основных формата:
· А4 (210×297) – для любых видов документов;
· А5 (148×210) – обычно предназначен для кратких документов.
Инструкцией допускается так же применение в ОВД формата А3 (297×420 – для таблиц, схем, графиков) и формата А6 (105×148 – для резолюций, указаний, записок руководителя).
Согласно Инструкции по делопроизводству[1] документ может содержать всего 31 реквизит:
На конкретном документе ОВД, обычно, содержится меньшее число реквизитов, часть из них воспроизводится печатными средствами, другая часть рукописно. Стандартное расположение реквизитов позволяет быстро обрабатывать документы в службах ДОУ даже без ознакомления с текстом большинства из них. Часть из числа наиболее используемых из приведенного перечня отражена на схеме 1.
1. достоверность и объективность излагаемой информации, в противном случае документ теряет собственное назначение;
Большинство управленческих документов возникают в результате кропотливого труда достаточно большого числа людей. Для разработки отдельных документов привлекаются группы специалистов, которые работают над отдельными частями документа, постоянно согласовывая свои выводы и предложения. Таким образом, до момента приобретения юридической силы в течение определенного отрезка времени документ имеет форму проекта.Документ возникает, как правило, в результате прохождения ряда стадий создания проекта. Выделяют наиболее общие стадии создания проекта документа:
Следует иметь в виду, что деятельность любого подразделения ОВД регулируется системой организационно-распорядительных документов, которые устанавливают действующую систему правил и норм.Если эта система дала сбой, то новый документ должен его устранить, точней ликвидировать причины сбоя. Причины нарушения могут быть различными. Поэтому выбор цели создания нового управленческого документа – это выбор оптимального способа решения проблемы, а соответственно и выбор вида издаваемого документа. В отдельных случаях уяснение причин проблемы снимает необходимость издания новых документов – это лучший способ сокращения документооборота.
По отношению к процессу оформления документа на стадии уяснения цели происходит выбор вида документа (реквизит «наименование») и выбор его наиболее общего содержания (реквизит «название документа»).
2. Сбор информации по существу проблемы. Для разработки проекта документа руководитель выбирает специалиста – исполнителя документа. Для него заполняется реквизит «резолюция», где руководитель в краткой форме дает свои предложения, указания. Другой реквизит «отметка о контроле» устанавливает срок подготовки проекта документа. Задача исполнителя собрать необходимую информацию для разработки проекта документа. В качестве информации могут использоваться ранее принятые распорядительные акты по аналогичному вопросу, подбираются дополнительные информационно-справочные материалы, направляются запросы в другие учреждения, организации.
То есть, на этой стадии разработки проекта собираются и оформляются необходимые информационно-справочные документы, которые раскрывают фактическое состояние дел по проблемному вопросу.
3. Составление текста документа. Это наиболее ответственный этап разработки проекта, т.к. точность и однозначность текста определяют правильность и своевременность исполнения утвержденного документа. Содержание текста зависит от выбора вида разрабатываемого документа. Распорядительные документы требуют ясного и краткого изложения констатирующей части и обоснованного, последовательного раскрытия распорядительной части.
От разработчика проекта текста требуется четкое соблюдение норм официального, делового стиля документа. Навык соблюдения официального стиля приходит не сразу. У начинающих сотрудников ОВД, как правило, возникает потребность обращения к аналогичным текстам, такие образцы документов могут служить хорошим примером (если их составитель строго следовал нормам и правилам).
Таким образом, на этой стадии разработки проекта полностью должен быть оформлен реквизит «текст документа». Учитывая объем и сложность отдельных текстов целесообразно на этой стадии привлекать специалиста-редактора для проверки и исправления текста.
4. Согласование проекта документа. На этой стадии документ должен приобрести законченный вид, т.е. соответствовать формуляру, за исключением реквизитов, придающих ему юридическую силу. Согласование необходимо для уточнения положений, содержащихся в распорядительной части документа. Исполнитель документа согласует предлагаемые меры с должностными лицами, от которых зависит их выполнение. Этот этап разработки проекта отражается в реквизитах «гриф согласования», либо «виза согласования». Замечания и предложения, возникшие в процессе согласования, могут оформляться приложением к проекту документа. Прохождение согласования документа значительно упрощает процедуру утверждения.
5. Подписание, утверждение документа. На этом этапе заполняются все реквизиты, придающие документу его юридическую силу и позволяющие его идентифицировать. Утвержденный документ свидетельствует о сроке и качестве исполнения документа, инициировавшего разработку проекта. На инициативном документе руководитель указывает реквизит «Отметка об исполнении и списании в дело». Инициативный документ подшивается (списывается) в дело вместе с собранными информационно-справочными документами. Вновь изданный документ после регистрации в службе ДОУ рассылается его исполнителям с резолюцией руководителя и контрольным сроком для исполнения.
Перечисленные стадии составления организационно-распорядительных документов – это общая схема, которая дает представление о последовательности оформления реквизитов документа, в том числе основного реквизита – текста. Предложенная схема соответствует Приказу МВД России от 27.06.2003 N 484 (ред. от 23.08.2012) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России».
Документы, поступающие в текущее делопроизводство от других учреждений и создаваемые в учреждении, являются средством официального общения. Передаваемая в официальном документе информация должна нести в себе основную императивную функцию – побудить адресата к определенным действиям. Правильному восприятию предаваемой информации способствует стандартизация формы информации и унификация отдельных ее элементов.
Таким образом, принципы стандартизации и унификации обеспечивают не только организующее начало делопроизводства, но также – передачу однотипных управляющих воздействий посредством организационно-распорядительной документации. И важную роль в этом имеет понятие культура документа, которая включает в себя:
· в-четвертых, соблюдение соответствия между содержанием и целью документа.
Правила официальной лексики определяют смысловое выражение текста. В документах следует избегать, а в необходимых случаях пояснять профессиональные термины (например, в договорах – форс-мажорные обстоятельства), так же как и иностранных слов (кроме общепринятых). Недопустима тавтология – совпадение содержания рядом стоящих слов (свободная вакансия, май месяц и т.п.). В официальной лексике существуют нормы сочетания слов: приказ издается (не утверждается); выговор объявляется (не выносится); вакансия замещается (не подбирается) и т.п.
Правила орфографии, помимо общепринятых в русском языке, для официальных документов должны точно передавать написание наименований учреждений (в соответствии с учредительным документом), должностей, воинских и специальных званий, географических названий. Графические сокращения применяются в их общепринятой форме: почтовые (р-н; г.; обл. и пр.), единиц измерения (кг; мм; млн и пр.), текстовые (т.д.; др.; с.г. и пр.), для должностей и ученых степеней (проф.; к.т.н. и пр.). В документах допускается применение аббревиатур в том случае, если они являются общепринятыми (например: НИИ, ГОСТ, сельхозпродукт и др.), либо если в учредительном документе организации приводится его название в виде аббревиатуры (например: МВД России, Росархив и др.).
В общем делопроизводстве рассматриваются организационные, распорядительные и информационно-справочные документы управления.Они имеет, обычно, стандартную композицию, которой следует придерживаться. Например, структура текста Положения содержит, как правило, семь разделов:
1. общие положения – содержат наименование организации, подчиненность, указание сферы деятельности и некоторые другие сведения;
2. цели и задачи – раскрывают основную направленность и содержательную сторону деятельности организации;
3. функции – перечисляют основное предназначение организации;
4. права и обязанности – раскрываются по отношению ко всем организационным структурам организации;
5. руководство – раздел отражает порядок назначения руководителя, его отстранения от должности, порядок назначения первых заместителей руководителя, их область компетенции;
6. взаимоотношения – раздел устанавливает основные служебные связи между структурными подразделениями;
7. финансирование и материально-техническое обеспечение – указываются источники финансирования, права на внебюджетное финансирование и некоторые другие вопросы.
Для Протокола принята так же стандартная композиция (структура), которая не делится на разделы, но выражается в логической последовательности содержания:
· численный состав коллегиального органа и количество присутствующих на очередном заседании;
· повестка дня может содержать один и более вопросов принятых для обсуждения на очередном заседании;
· основные доклады, содоклады, прения излагаются в их последовательности в развернутой, конспективной, либо тезисной форме;
· принятое решение отделяется от выступлений словом «ПОСТАНОВИЛИ» и ниже по пунктам излагается решение коллегиального органа по обсуждаемому вопросу повестки дня.
Самым многофункциональным в деятельности ОВД является рапорт. Посредством этого документа решаются самые разные задачи. Как правило, рапорт сотрудника ОВД так же имеет стандартную структуру:
· вводная часть, в которой излагаются причины, основания подачи рапорта;
· результирующая часть, где сотрудник ОВД излагает сущность своего обращения по команде.
Общим требованием к рапорту является лаконичность, т.е. максимальная краткость изложения. По этой причине все чаще находит применение обратный порядок изложения содержания: вначале – сущность рапорта; далее – обоснование обращения к начальнику. Такая композиция более удобна для быстрого ознакомления с большими массивами подобных документов и проведения их сортировки в службах ДОУ по проблемно-вопросному признаку рапорта.
Реквизиты документов в органах внутренних дел
Введение
В процессе деятельности ОВД создаются большие массивы документов и данное обстоятельство характерно для любого уровня управления. Циркулируя через службы ДОУ (канцелярии, секретариаты), различные документы требуют пристального внимания для их правильной идентификации и систематизации. Работники служб ДОУ, обрабатывая документопотоки, практически не тратят время на ознакомление с содержанием документов благодаря наличию стандартно расположенных реквизитов. Стандартизация в сочетании с унификацией видов документов позволяет производительно вести обработку документов.
Знание правил оформления реквизитов документов является первым требованием, необходимым для разработки документации. Второе, не менее важное требование – соблюдение правил составления документов. Ряд обязательных этапов составления документов и навыки составления без морфологических недостатков текстов официальных документов представляют из себя достаточно сложную задачу даже для опытных специалистов. Развитие подобных навыков должно начинаться в процессе первоначальной подготовки будущих сотрудников служб и подразделений ОВД.
Требования к оформлению организационно-распорядительных документов содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003.Различные документы имеют разный набор реквизитов, но идентификация документа всегда производится по его типовому формуляру. Обычно в ОВД применяются типографские бланки для оформления управленческих документов.
Нормативные акты, регулирующие делопроизводство, дают определения для понятий реквизит документа, формуляр документа, бланк документа:
1. Реквизит документа— обязательные элементы оформления документа, которые позволяют его идентифицировать.[1]
3. Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной составляющей.[3] Бланки изготовляются типографским способом, поэтому уже содержат часть обязательных реквизитов, остальные реквизиты, включая текст, дополняются по мере необходимости.
На бланках воспроизведены типографским способом обязательные реквизиты, которые свойственны большинству документов ОВД. Бланки значительно упрощают процесс создания документов, и предоставляются сотрудникам ОВД службами ДОУ. Большая часть бланка – это свободное поле стандартного листа бумаги, которое предназначено для заполнения остальных реквизитов документа – его переменной части. Основа переменной части – это текст, который несет основную смысловую нагрузку любого документа.
Для ОВД предусмотрены три разновидности бланков документов:
1. Общий бланк – для любых видов документов, кроме письма.
3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Рассмотрим основные реквизиты документов, предусмотренных Инструкции по делопроизводству в ОВД. В основе данной инструкции лежат реквизиты, предусмотренные ГОСТ Р 6.30-2003 с некоторыми уточнениями. Всего существует 30 реквизитов.
Над наименованием структурного подразделения Министерства указывается полное наименование – «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное – «МВД России».
Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах и помещается в скобках ниже полного или после него.
Наименование территориального органа указывается в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 марта 2011 г. № 249 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации» и с приказом МВД России от 21 апреля 2011 г. № 222 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне». Например: Министерство внутренних дел по Республике Дагестан (МВД по Республике Дагестан), Главное управление МВД России по г. Москве (ГУ МВД России по г. Москве) или Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по городскому округу Домодедово Московской области (УМВД России по г.о. Домодедово).
Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 12 полужирным начертанием через один межстрочный интервал.
В письме наименование вида документа не указывается.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «5 февраля 2012 г.».
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими необходимыми сведениями.
Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров каждого подразделения. При этом регистрационные номера распределяются в порядке указания (перечисления) подразделений, подготовивших данный документ.
Место составления (издания) документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование органа внутренних дел» и «Справочные данные об органе внутренних дел». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15 – адресат. Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.
Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.
Первая строка реквизита 15 «Адресат» на угловом бланке печатается на одном уровне с полным наименованием подразделения (реквизит 08).
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство или Министерство юстиции
Российской Федерации Российской Федерации
При адресовании документа в орган внутренних дел указываются сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала наименование подразделения в именительном падеже, например:
МВД России или МВД России
Федеральное государственное Главное управление
казенное учреждение уголовного розыска
Министерства внутренних дел
При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное (воинское) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:
Начальнику УМВД России или Начальнику Главного управления
по Смоленской области уголовного розыска МВД России
специальное звание специальное звание
И.О. Фамилия И.О. Фамилия
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:
Министрам внутренних дел или Начальникам управлений, отделов
по республикам, начальникам ГУ, МВД России по районам, городам
УМВД России по субъектам и иным муниципальным образованиям
Российской Федерации Ивановской области
Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указываются ее наименование, а затем почтовый адрес.
институт документоведения и архивного дела»
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.
При утверждении документа решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
инициалы и фамилия
инициалы и фамилия
Прошу подготовить проект ответа
в УМВД России по Рязанской области
Личная подпись И.О. Фамилия
Допускается оформление указаний по исполнению документов на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся.
Аннотация составляется исполнителем, готовящим проект документа, и должна точно передавать содержание документа, быть краткой и согласованной с наименованием вида документа. Точку в конце аннотации не ставят.
приказ (о чем?): Об утверждении Положения о территориальном органе внутренних дел Российской Федерации
письмо (о чем?): О согласовании проекта приказа
правила (чего?): Правила подготовки нормативных правовых актов
Аннотация может отвечать на вопросы:
о чем? (о ком?), например:
О создании аттестационной комиссии
чего? (кого?), например:
Должностная инструкция ведущего эксперта
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, аннотация не указывается.
Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа «КОНТРОЛЬ» справа на свободном месте верхнего поля первого листа документа.
Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их соединения.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.
Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:
Уважаемый Матвей Сергеевич!
При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.
Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:
подтверждение:
обоснование действия:
В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации. ;
В связи с. (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий). ;
На основании (подписанного договора, утвержденного протокола). ;
В порядке оказания (содействия, помощи). «;
В целях (совершенствования контроля, использования полномочий). ;
благодарность:
Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников. ;
Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы. ;
просьба:
Обращаемся к Вам с просьбой. ;
Просим (направить, исключить, оказать содействие). ;
Убедительно просим (предоставить возможность. провести экспертизу. дать заключение. дать согласие. ). ;
Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения). ;
сопровождение:
Направляем копию служебного контракта. ;
Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа). ;
напоминание:
Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения. ;
Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012;
предложение:
Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;
Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.
Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «управление считает возможным»).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем указываются вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например:
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например, в текстах приложений).
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:
Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Сведения (форма 3Е), на 5 л. в 1 экз.
2. Справочные материалы по работе подразделений тыла,
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:
Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2012 N 02-6/172 и приложение
к нему, н/вх. N 1345 от 10.06.2012, всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение №__» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «Приложение №__» печатать прописными буквами («ПРИЛОЖЕНИЕ №__»), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 или Приложение № 3
к распоряжению начальника к распоряжению МВД России
ГУОООП МВД России от 25.02.2012 № 15
департамента МВД России личная подпись И.О. Фамилия
При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ, например:
департамента МВД России
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:
Начальник ОАД МВД России
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
Помощник начальника по кадрам
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий.
При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии (а не их должности по основному месту службы, работы), специальные (воинские) звания, инициалы, фамилии в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии специальное звание личная
подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: личная
специальное звание подпись И.О. Фамилия
специальное звание подпись И.О. Фамилия
специальное звание подпись И.О. Фамилия
Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица, например:
И.о. начальника ГУ МВД России
по Ставропольскому краю
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Факсимильная подпись руководителя (начальника) органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Начальник ФЭД МВД России
специальное (воинское) звание
личная подпись И.О. Фамилия
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:
Письмо Министерства финансов
от 30.01.2012 N 345/24
В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется:
с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие);
со структурными подразделениями органа внутренних дел;
с подведомственными организациями;
с общественными организациями (при необходимости).
Начальник отдела правового или личная подпись И.О. Фамилия
специальное (воинское) звание
личная подпись И.О. Фамилия
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:
Начальник Правового управления
специальное (воинское) звание
личная подпись И.О. Фамилия
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из органа внутренних дел, визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложения.
Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личную подпись.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
делопроизводства и режима личная подпись И.О. Фамилия
Допускается копию документа заверять печатью.
При изготовлении многостраничных копий (выписок из документа) все листы нумеруются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа, в месте скрепления, накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования подразделения, количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки.
отп. 2 экз. или отп. 3 экз.
667 03 26 исп. И.О. Фамилия
07.02.2012 667 03 26
На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона.
При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово «Доложено» и краткие сведения об исполнении.
Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки.
Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например – «Лично», «Литер «М» и другие).
На конкретном документе ОВД, обычно, содержится меньшее число реквизитов, часть из них воспроизводится печатными средствами, другая часть рукописно. Стандартное расположение реквизитов позволяет быстро обрабатывать документы в службах ДОУ даже без ознакомления с текстом большинства из них.
Дата добавления: 2014-03-04 ; просмотров: 1545 ; Нарушение авторских прав