как оплатить билеты с расчетного счета ооо
Оферты
Взаимодействие ДОСС с юридическими лицами
Взаимодействие ДОСС с юридическими лицами
Настоящий порядок является неотъемлемой частью договора на оказание услуг по оформлению проездных документов (железнодорожных билетов, далее – билетов), а также сопутствующих услуг, заключенного с Дирекцией скоростного сообщения – филиалом ОАО «РЖД», на условиях и сроках, указанных в тексте договора.
Настоящий порядок вступает в силу после подписания договора на оказание услуг по оформлению проездных документов (железнодорожных билетов, далее – билетов), а также сопутствующих услуг с Дирекцией скоростного сообщения – филиалом ОАО «РЖД», регулирует все особенности организации взаимодействия юридического лица с Дирекцией скоростного сообщения – филиалом ОАО «РЖД» в вопросах, касаемых предмета договора.
Настоящий порядок является публичной офертой.
Актуальная версия настоящего порядка опубликована на сайте ОАО «РЖД».
2. Перечень сокращений
АО «ФПК» – акционерное общество «Федеральная пассажирская компания»;
АСУ «Экспресс» – автоматизированная система управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте «Экспресс» ОАО «РЖД»;
Бронь-заказ – технология резервирования мест с последующим оформлением проезда в специализированных билетных кассах в течение установленного Перевозчиком периода с момента резервирования, применяемая преимущественно для оформления ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ), а также на усмотрение Перевозчика для индивидуальных пассажиров при увеличении стандартного срока резервирования;
Возврат – операция полного отказа от ранее оформленных мест, проводимая в АСУ «Экспресс» в соответствии с Правилами перевозок;
ДОСС – Исполнитель (как сторона заключенного договора), Дирекция скоростного сообщения – филиал ОАО «РЖД»;
ЕЛС – единый лицевой счет юридического лица в системах управления и отчетности ОАО «РЖД»;
Заявка на перевозку – письменное обращение установленной формы со стороны юридического лица в адрес Перевозчика о выделении мест в поезде для организации проезда ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ);
ОАО «РЖД» – открытое акционерное общество «Российские железные дороги»;
ОГВ – организованная группа военнослужащих, оформленных по одной заявке, следующих в составе не менее 10 человек в одном поезде, с одной датой отправления, по одному маршруту в сопровождении начальника команды, оформленные по предъявлении в билетную кассу воинского перевозочного документа;
ОГД – организованная группа детей, в составе не менее 10 человек в возрасте до 10 лет, включая дату рождения при совпадении ее с датой отправления поезда, следующих в одном поезде, с одной датой отправления, по одному маршруту, в сопровождении взрослого лица, из расчета не более 1 сопровождающего на 10 детей, оформленных по одной заявке;
ОГП – оформленная по одной заявке, организованная группа пассажиров, в составе от 10 и более человек, следующих в одном поезде, с одной датой отправления, по одному маршруту;
ОГШ – организованная группа школьников, в составе не менее 10 человек, в возрасте от 10 до 18 лет, включая дату рождения при совпадении ее с датой отправления поезда, следующих в одном поезде, с одной датой отправления, по одному маршруту, в сопровождении взрослого лица, из расчета не более 1 сопровождающего на 10 школьников, оформленные по одной заявке;
Организатор перевозки – Заказчик (как сторона заключенного договора), юридическое лицо, организующее перевозку пассажиров в составе ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ), при наличии соответствующего договора с ДОСС, либо агентом продажи;
Период резервирования – временной интервал, устанавливаемый Перевозчиком в АСУ «Экспресс», в течение которого доступна реализация мест;
Правила перевозки – Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 19.12.2013 г. №473;
Резервирование мест – выделение мест из свободной продажи с целью отдельного хранения в АСУ «Экспресс» в течение установленного срока резервирования для последующего оформления проездных документов;
Руководитель группы – ответственное лицо, непосредственно сопровождающее ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ), уполномоченное от лица группы совершать действия, делегированные ему в соответствии с доверенностью формы М-2 со стороны организатора перевозки;
Свободная продажа – норма мест, не имеющих целевого назначения, реализуемая через АСУ «Экспресс» по общедоступным каналам продажи;
Сбор за резервирование – плата за услугу по резервированию мест в поездах дальнего следования, установленная ФАС России;
Сервисный сбор – сбор, в том числе необязательный, включаемый в общую стоимость проезда, относящийся к дополнительным услугам, оказываемым пассажиру непосредственно в пути следования (питание, печатная и иная продукция в соответствии с нормативами, установленными Перевозчиком для оформляемого класса обслуживания);
Смешанная группа – организованная группа пассажиров в количестве от 10 человек и более, следующих в одном поезде, с одной датой отправления, по одному маршруту, в составе которой помимо взрослых пассажиров присутствуют дети и/или школьники;
Специальный тарифный план – тариф, установленный Перевозчиком для организации перевозки целевой аудитории, на который распространяются отличные от общедоступного тарифа правила исчисления и применения;
Срок резервирования – период доступности места для оформления его из системы отдельного хранения в рамках работы АСУ «Экспресс» по технологии пароля, либо бронь-заказа;
Туроператорская деятельность – деятельность по формированию, продвижению и реализации туристского продукта, осуществляемая на основании свидетельства юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (туроператором), в соответствии с ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» от 24.11.1996 г. №132-ФЗ;
ФАС – Федеральная антимонопольная служба Российской Федерации;
Частичный возврат – операция отказа от части ранее оформленных в одном проездном документе мест, проводимая в АСУ «Экспресс» в соответствии с Правилами перевозок;
Явка – установленная дата для оформления проезда по технологии пароля и/или бронь-заказа.
3. Формирование и обработка заявки на организацию перевозки
3.1. Для организации перевозки ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) Организатор перевозки предоставляет в ДОСС заявку и пофамильный список с указанием реквизитов документов удостоверяющих личность по форме, утвержденной ДОСС, согласно Приложениям №1, 2.
3.2. Заявки для перевозки ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) принимаются на всем периоде резервирования, в зависимости от глубины продажи, установленной для конкретного поезда, но не позднее, чем за 10 суток до отправления поезда. Заявка, предъявленная менее чем за 10 суток до отправления поезда, принимается при возможности ее выполнения. При заполнении заявки является обязательным указание категории группы – ОГП, ОГД, ОГШ, ОГВ.
3.3. Заявки, подающиеся для поездов, находящихся за периодом резервирования, принимаются к исполнению по резолюции руководителя ДОСС, либо лица, его замещающего.
3.4. Сбор за резервирование взимается за услугу по резервированию мест из свободной продажи для последующей реализации по специальному тарифу для организации перевозки ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ), сбор за резервирование не подлежит возврату в случае полного или частичного отказа от выкупа зарезервированных мест.
3.5. Оплата суммы, предусмотренной в соответствии с выставленными счетами, допускается как наличным, так и безналичным видом оплаты.
3.6. Частичная оплата требуемой суммы не допускается.
3.7. Комбинирование видов оплаты (наличные, безналичные) не допускается.
3.8. В случае если сумма, указанная в платежном поручении меньше суммы подлежащих оформлению проездных документов, оформление проездных документов Организатору перевозки не производится, доплата стоимости проезда наличными денежными средствами не допускается.
3.9. Сбор за резервирование не подлежит разбивке на дни. В случае выкупа заявки ранее 10 суток оплаченных Организатором перевозки за продление заявки, денежные средства за неиспользованные дни не возвращаются.
3.10. В случае неявки представителя Организатора перевозки в установленный срок для оформления проезда ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) на бланках проездных документов заявка аннулируется, сбор за резервирование возврату не подлежит.
3.11. Наличие у Организатора перевозки ЕЛС является обязательным условием осуществления оплаты услуг по оформлению проездных документов (железнодорожных билетов, далее – билетов) а также сопутствующих услуг безналичным видом оплаты.
3.12. Взимание требуемой суммы с платежного поручения, оформленного в несоответствии с заявленной в счете ставкой НДС, не допускается.
3.13. Разные услуги оплачиваются отдельными платежными поручениями с указанием в графе «Назначение платежа» в платежном поручении номера и даты заключения договора, вида услуги и налоговой ставки НДС:
Если предоплата производится за Услуги стороннего перевозчика (не ОАО «РЖД»), это должно быть указано в назначении платежа.
3.14. Допускается производить оплату стоимости тарифа отдельно от оплаты сбора за резервирование.
3.15. Излишне перечисленные Организатором перевозки денежные средства учитываются в ДОСС в будущих периодах в счет тех же видов Услуг с учетом ставок налогообложения, по которым была получена предварительная оплата.
3.16. Перенос зачисленных на субсчета Организатора перевозки денежных средств с одного субсчета на другой допускается в исключительных случаях, по согласованию ДОСС.
3.17. После оплаты сбора за резервирование Организатор перевозки обязан предъявить в билетную кассу ДОСС платежное поручение для подтверждения оплаты.
3.18. Срок выкупа мест для ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) может быть продлен на очередной период по письменному, либо устному заявлению Организатора перевозки при условии осуществления повторной оплаты сбора за резервирование.
3.19. Датой поступления денежных средств является дата зачисления денежных средств на расчетный счет ОАО «РЖД», подтвержденная выпиской банка. Платежи производятся Организатором перевозки в российских рублях.
3.20. Резервирование мест для организации групповой перевозки (ОГП, ОГД, ОГШ, ОГВ) осуществляется только после оплаты сбора за резервирование, на основании положительно рассмотренной заявки. В случае осуществления оплаты по безналичному виду расчета, резервирование мест производится только после факта подтверждения зачисления денежных средств на расчетный счет, заявленный в договоре.
3.21. Подтверждение зачисления денежных средств на расчетный счет ОАО «РЖД» осуществляется в течение 3-х календарных дней при предъявлении в билетную кассу ДОСС проверяемого платежного поручения.
3.22. Сроком хранения зарезервированных мест для организации проезда ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) устанавливается 10 суток после даты резервирования, но не позднее, чем за 10 суток до отправления поезда. При резервировании мест менее чем за 10 суток до отправления поезда, выкуп зарезервированных мест производится на следующие сутки.
3.23. Время явки проставляется АСУ «Экспресс» автоматически, исходя из даты и времени отправления поезда. Стандартным порядком перевод нереализованных остатков мест, хранящихся в бронь-заказе, в свободную продажу осуществляется в 20 часов 00 минут по московскому времени.
3.24. В случае изменения параметров поездки, отраженных в рассмотренной заявке, Организатор перевозки не позднее, чем за сутки до даты явки, обязан сообщить об этом ответственному сотруднику ДОСС в письменном виде.
3.25. В случае уменьшения состава ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) до состава менее 10 (десяти) человек заявка аннулируется; применение группового тарифа и правил оформления ОГП не допускается; стоимость проездных документов может измениться.
3.26. Юридические лица, по заявкам которых осуществляются перевозки ОГП, ОГД, ОГШ или ОГВ в поездах, следующих за пределы территории Российской Федерации или транзитом через территорию других государств, обязаны соблюдать паспортно-административные (визовые), таможенные, санитарные и другие правила. ДОСС не несет ответственности за последствия невыполнения этих правил пассажирами.
3.27. По окончании месяца проводится анализ работы по заявкам с учетом выкупленных мест и поступивших отказов от зарезервированных мест для принятия решения по организации дальнейшей работы с конкретными Организаторами перевозки.
4. Организация продажи мест для группы детей и/или школьников
4.1. Для плановых перевозок ОГД (ОГШ) прием заявок может осуществляться в том числе на поезда вне текущего периода резервирования. В этом случае пофамильный список ОГД (ОГШ) предъявляется в билетную кассу на момент оформления проездных документов.
4.2. На основании принятых заявок на перевозку ОГД (ОГШ) ДОСС разрабатывает соответствующие планы.
4.3. Не допускается резервирование мест для ОГД (ОГШ) в вагоны, в которых зарезервированы или оформлены места для ОГВ.
4.4. Для проезда ОГД (ОГШ) выделение мест в вагонах производится компактно.
4.5. При численности ОГД (ОГШ), превышающей количество мест в вагоне, оформление и распределение сопровождающих производится пропорционально численности детей в вагоне. По желанию Организатора перевозки свободные места в вагоне с ОГД (ОГШ) могут быть оформлены по полному тарифу.
4.6. Оформление проездных документов и организация детских перевозок производится в соответствии с постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 04 апреля 2003 г. №31 «О введении в действие Санитарных правил «Санитарно-эпидемиологические требования к перевозке железнодорожным транспортом организованных детских коллективов. СП 2.5.1277-03».
5. Порядок рассмотрения заявок
5.1. К рассмотрению принимаются только оформленные установленным порядком заявки.
5.2. При отсутствии возможности удовлетворения поданной заявки, уполномоченный сотрудник ДОСС обязан предложить иные варианты организации перевозки, путем изменения параметров отправления – номера поезда, класса обслуживания и так далее. При невозможности осуществления групповой перевозки, либо отказе от предложенных уполномоченным сотрудником вариантов, ДОСС оставляет за собой право отклонить заявку.
5.3. Рассмотрение поданных заявок осуществляется в течение 1 рабочего дня.
5.4. Положительно рассмотренная заявка является основанием для выставления счета на оплату услуг по оформлению проездных документов (железнодорожных билетов, далее – билетов) а также сопутствующих услуг, согласно действующим тарифам, налоговым ставкам и правилам, утвержденным в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
5.5. В случае изменения стоимости Услуг ДОСС обязуется выставить дополнительный счет на недостающую сумму.
6. Требования к порядку оформления зарезервированных мест
6.1. Оформление проезда ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) по заявке производится на руководителя группы на одном, либо нескольких бланках проездного документа, отдельно на каждый вагон.
6.2. Оформление проездных документов для компаний, не имеющих свидетельства на право осуществления Туроператорской деятельности, а также по индивидуальным заявкам производится отдельно на каждого пассажира.
6.3. С момента получения проездных документов (билетов) Организатор перевозки несет самостоятельную ответственность за их сохранность и подлинность (утеря, повреждение, кража, корректность оформления, в том числе корректность внесенных персональных данных участников ОГП и другое);
7. Замена руководителя организованной группы
7.1. Настоящий порядок замены руководителя группы действует только при проезде ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) по территории Российской Федерации в поездах и вагонах формирования ОАО «РЖД».
7.2. Замена руководителя ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) осуществляется при предъявлении письменного обращения Организатора перевозки. После рассмотрения уполномоченным руководителем ДОСС производится возврат проездного документа, оформленного на руководителя группы, и оформляется новый проездной документ на вновь назначенного руководителя. При этом ДОСС обязан исключить возврат ранее оформленного места в свободную продажу.
7.3. Одновременно с подачей заявления на замену руководителя ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) Организатор перевозки обязан предоставить в адрес ДОСС новые пофамильные списки для внесения требуемых изменений в АСУ «Экспресс». Оба экземпляра нового пофамильного списка заверяются штемпелем билетной кассы.
7.4. Руководитель группы при посадке в поезд предъявляет свой проездной документ, групповые проездные документы, оформленные на предыдущего руководителя группы и измененный пофамильный список.
8. Порядок организации посадки
8.1. Посадка в поезд осуществляется при предъявлении проводнику оригиналов всех проездных документов (билетов), оригиналов документов, удостоверяющих личность, указанных в проездных документах.
8.2. Организатор перевозки согласен, что при посадке в поезд уполномоченными сотрудниками ДОСС могут осуществляться выборочные проверки на соответствие персональных данных пассажиров, указанных в пофамильных списках, предъявленным документам, удостоверяющим личность пассажира.
9. Порядок возврата неиспользованных проездных документов
9.1. Неиспользованные проездные документы, оформленные для организации групповой перевозке, подлежат возврату в соответствии с Правилами перевозки.
Куда можно потратить деньги со счета ООО
Иногда можно оплатить со счета компании новый айфон, а потом подарить его любимой дочке. Или купить кофемашину жене на день рождения. Или канцтовары к началу нового учебного года приобрести. Или. НЕЛЬЗЯ?
Читайте в нашей статье, на что можно тратить деньги ООО, чтобы не было вопросов со стороны налоговой.
На что можно тратить деньги ООО
Пример. Павел — владелец пиццерии, которая оформлена как ООО. Если Павел покупает с расчетного счета компании кроватку и коляску для своего новорожденного сына, то при проверке налоговой Павел вряд ли сможет объяснить, для чего пиццерии нужны эти товары. А вот если Павел будет закупать стульчики для маленьких посетителей, которые приходят вместе с родителями, — это расходы логичные и к ним претензий не возникнет.
Куда потратить деньги ООО с расчетного счета
Как делать нельзя
Поездки за счет компании
Если же директор едет не в туристическую поездку, а на семинар для развития бизнеса или обучение, то это уже не его доходы, а командировка. И в такой ситуации можно оплатить расходы со счета ООО, оформив необходимые документы — договор на обучение, приказ о направлении работника и т.д.
Почему это выгодно
Последствия неправильной траты денег
Итоги
Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!
Ответ за 24 часа (обычно раньше).
Вся информация про безлимитные консультации здесь.
Зачем и как покупать ж/д билеты по безналичному расчету?
Для юридических лиц возможность купить билеты на поезд с помощью безналичного расчета – зачастую единственный вариант организовать командировку. Сегодня мы поговорим о том, почему это так и как OneTwoTrip for Business помогает решить эту проблему.
Командировки и наличные
В некоторых случаях компании, отправляющие сотрудников в командировки, выдают им аванс наличными. Эти деньги сами работники используют для оплаты проезда, жилья и других расходов.
По текущим правилам, работодатель обязан выплатить аванс на командировку. Причем, включать он должен не только компенсацию оплаты проезда и проживания, но и суточные за все дни поездки.
На первый взгляд выдать наличные из кассы – неплохой и достаточно удобный вариант, однако на практике он влечет за собой целый ряд сложностей при оформлении, которых нет при оплате по безналу. Поговорим о них поподробнее.
Наличные и оформление командировки
Выдача наличных сотрудникам автоматически делает их подотчетными лицами. После возвращения из командировки они должны в течение нескольких рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовые отчеты, к которым прикладываются документы, подтверждающие затраты. Если какие-то деньги остались неистраченными, их нужно вернуть.
Все эти отчеты необходимо проверять – в итоге объем работы как для командированного работника, так и для сотрудников отдела кадров и бухгалтерии возрастает. Все гораздо проще при покупке ж/д-билетов по безналичному расчету.
Покупка на сайте РЖД
В последние годы сайт РЖД стал более удобным, на нем можно самостоятельно купить билеты. Однако интерфейс системы бронирования до сих пор уступает в удобстве сервисам бронирования, которыми люди пользуются для организации отпуска.
При этом, есть свои момент и в правилах организации деловых перевозок. Вот цитата с сайта РЖД о том, как должен быть устроен процесс:
3.1. Для организации перевозки ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) Организатор перевозки предоставляет в ДОСС заявку и пофамильный список с указанием реквизитов документов удостоверяющих личность по форме, утвержденной ДОСС, согласно Приложениям №1, 2.
3.2. Заявки для перевозки ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) принимаются на всем периоде резервирования, в зависимости от глубины продажи, установленной для конкретного поезда, но не позднее, чем за 10 суток до отправления поезда. Заявка, предъявленная менее чем за 10 суток до отправления поезда, принимается при возможности ее выполнения.
Разбираться во всем этом самостоятельно у большинства компаний нет ни времени, ни ресурсов. Поэтому некоторые из них обращаются за помощью в организации командировки с помощью железных дорог в тревел-агентства.
Покупка билетов через тревел-агентства
Однако взаимодействие с такими компаниями тоже не самый эффективный процесс. Он сопряжен с большим количеством бумажной работы и к тому же не предоставляет доступа к лучшим вариантам цен на рынке – агентство может показать лишь те варианты бронирований, к которым у него есть доступ. Существуют куда более эффективные способы бронирования билетов ж/д для юридических лиц.
Использование специализированной системы бронирования
Сайт РЖД и тревел-агентство – не единственные способы отправить сотрудника в командировку на поезде. С помощью сервиса OneTwoTrip For Business компании могут бронировать ж/д и авиабилеты, а также гостиницы по безналичному расчету без посредников и переплат.
Подключение и использование сервиса бесплатны, при этом вы получаете доступ к тысячам вариантов бронирований. Что важно: все операции совершаются онлайн в пару кликов. В личном кабинете системы можно выгрузить закрывающие документы. С OneTwoTrip For Business отправить сотрудника в командировку на поезде очень просто!
Как отчитываться за расходы по бизнес-карте
Бизнес-картой можно оплачивать расходы на бизнес напрямую со счета — это могут делать и владельцы бизнеса, и рядовые сотрудники. Но как потом отчитаться по этим тратам перед налоговой?
Надежда Тарасова
Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету в Тинькофф Бизнесе
Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.
На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?
В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Виктор Подгорский.
Кому и зачем нужно отчитываться
ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.
Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.
Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.
К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.
Какие подтверждающие документы нужны
Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.
Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.
Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.
Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.
| Ситуация | Документы |
|---|---|
| Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно | Кассовый чек |
| Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор | Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура |
| Заказ на поставку у вашего контрагента | Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура |
Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».
Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.
В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.
| Экономически оправданные затраты для бизнеса | Экономически не оправданные затраты — не на бизнес |
|---|---|
| ✅ Оргтехника в офис | ❌ Принтер домой |
| ✅ Канцелярия в офис | ❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива |
| ✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером | ❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых |
| ✅ Организация деловых встреч и мероприятий | ❌ Ужин с коллегами после работы |
| ✅ Командировочные расходы | ❌ Расходы на отпуск с семьей за границей |
Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки
Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.
Допустим, у владельца кафе не хватает соков, а через два часа забронирован банкет. Сотрудник бежит в соседний супермаркет, берет ящик соков, оплачивает их бизнес-картой и получает кассовый чек. В кафе есть соки, а для отчетности есть чек.
Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.
Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.
Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. Например, такая функция есть у карт Тинькофф Бизнеса. А чтобы не рисковать некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.
Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры
Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.
Например, компания покупает 30 офисных кресел у своего контрагента на ОСН по договору. Поставщик привозит кресла и выдает компании товарную накладную и счет-фактуру с выделенным НДС или универсальный передаточный документ (УПД), в котором эти документы совмещены.
При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.
Допустим, владельцу кафе нужна партия соков. Сотрудник идет в магазин, с которым компания заключила договор, и берет ящик соков. При оплате он показывает клубную карту магазина — ее юрлицам выдают большие торговые сети, и магазин высылает закрывающие документы.
Если клубной карты нет, тогда на кассе перед оплатой сотрудник говорит кассиру: «Я из компании „Ромашка“, у нас с вашим магазином заключен договор № 123. Можете выслать закрывающие документы по этой покупке нам на почту? Адрес есть у бухгалтера, Петра Валерьевича». После этого кассир пробивает покупку, а сотрудник оплачивает ее бизнес-картой. Кассир связывается с бухгалтером, и он высылает закрывающие документы.
Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.
Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки
Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.
| Затраты на представительские расходы | Затраты, которые не относятся к представительским расходам |
|---|---|
| ✅ Деловые встречи: завтраки и обеды | ❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия |
| ✅ Организация мероприятий, например конференций | ❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда |
| ✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации | ❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником |
| ✅ Буфетное обслуживание | ❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара |
| ✅ Транспорт до мероприятия и обратно | ❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе |
| ✅ Услуги внештатного переводчика | ❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА |
В учете представительских расходов есть нюансы.
| Можно | Нельзя |
|---|---|
| ✅ Можно учитывать на ОСНО | ❌ Нельзя учитывать на УСН |
| ✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период | ❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль |
Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:
Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.
Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты
В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.
К командировочным расходам относят:
На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.
Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:
Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.
В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.
| Вид расходов | Что можно учесть | Что нельзя учесть | Документы для учета | НДС к вычету |
|---|---|---|---|---|
| Проживание в гостинице | Оплата гостиничного номера | Затраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение СПА и спортзала | Чек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетности или счет-фактура | Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой. |
По чеку НДС принять к вычету нельзя
Эти даты есть в приказе о командировке
При бронировании на сайте — договор (оферта) с сайта и документ об оплате
билетов
билетов
Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.
Что запомнить по бизнес-картам
Бизнес-карты от Тинькофф
Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету. Обслуживание бесплатное, а при регулярных тратах можно не платить за обслуживания счета.
Сейчас читают
Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу
Разобрались, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке, как правильно оформлять наименование товара и его код, если товар маркируемый, и какие штрафы ждут бизнес за чеки с ошибками
Договор с поставщиком. Примеры опасных и нормальных
Иногда кажется, что договор — это формальность. Но в случае споров договор станет защитой бизнеса и одним из важнейших доказательных документов в суде
Ликвидность и платежеспособность: чем отличаются и как влияют на получение кредита
Чтобы принять решение о выдаче бизнес-кредита, банк оценивает компанию по нескольким показателям, в том числе по ликвидности и платежеспособности
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания