как вести учет подбора персонала
Отчет по подбору персонала: принципы составления, образцы и шаблоны
Составлять отчеты по работе – дело нудное, и многим специалистам оно кажется бесполезной тратой времени. Возможно, в каких-то сферах так оно и есть, но только не в рекрутинге. Подбор персонала, как и любая деятельность, связанная с человеческим фактором, требует жесточайшего планирования и контроля. Хаос, бессистемность, отсутствие аналитики в этом деле недопустимы, и ни одно успешное рекрутинговое агентство не обходится без выстроенной системы отчетности. HR-Profi расскажет о главных принципах систематизации информации и поделится полезными шаблонами.
Обычно рекрутер способен вести сразу несколько вакансий. Загрузка приличная, объем работы впечатляет – и попробуй тут удержи в голове количество просмотренных по каждому заказу резюме, число звонков и проведенных интервью! А ведь эта информация ценна, причем не только для данного специалиста – она может понадобиться и клиенту для контроля выполнения заказа, и руководителю кадрового агентства для оценки эффективности своих сотрудников. В общем, без систематизации данных не обойтись, а для облегчения рутины разрабатываются программное обеспечение, excel-таблицы и образцы отчета.
Отчетность в рекрутинге – формы и виды
На самом деле строгих критериев по составлению отчета в кадровом деле не существует. Каждое рекрутинговое агентство обычно разрабатывает собственные шаблоны для внесения информации. Но, по сути, все образцы отчета в подборе персонала можно распределить по основным группам, в зависимости от целей. А они могут быть следующими:
Целей и задач у отчетов в рекрутинге может быть гораздо больше. Каждое кадровое агентство и каждый рекрутер в отдельности отслеживают разные критерии – в зависимости от того, что им необходимо проанализировать в своей работе.
Автоматизация отчетности
Самые удобные варианты – это, конечно, автоматизированные сервисы. Таких систем для рекрутерской деятельности разработано превеликое множество, остановимся на самых основных.
Подобные системы – первые помощники рекрутера, они заменяют ему органайзер-планировщик и помогают выстраивать отношения с заказчиком и руководителем на языке цифр и объективных данных, предоставляя им результаты проделанной работы.
Аналитика вручную – популярные шаблоны
Главное преимущество автоматизации – скорость и снижение риска ошибок при подсчетах. Однако при этом никто не отменял составления отчетов «вручную», с помощью старого-доброго Excel. Вносить данные «руками», конечно, не так удобно и быстро, как если бы это делала программа. Но в помощь рекрутерам есть стандартизированных образцов по отчетам, так что этот процесс не займет много времени. Можно заранее составить несколько универсальных шаблонов и заполнять их по мере необходимости.
Как вариант – образец-шаблон для анализа проведенных собеседований:
В этой форме указываются положительные и отрицательные черты кандидатов, что позволяет в последующем быстро вспомнить соискателя и итоги встречи с ним.
В некоторых случаях используются более лаконичные отчеты по проектам – они дают аналитику лишь по нескольким критериям, без перегрузки лишними данными. Например:
Но для полноценного анализа все же требуются куда более расширенные отчетные формы, которые показывают:
Подобные формы желательно заполнять ежедневно. Отметим, такой отчет полезен, в первую очередь, для самого сотрудника, так как открывает огромные возможности для самоанализа и самоорганизации. Руководителям подобная аналитика необходима для организации грамотного контроля за работой рекрутеров, своевременного выявления проблем по тому или иному заказу и оказания помощи и консультирования своих специалистов.
Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет расходов на подбор персонала
Бухгалтерский учет расходов на подбор персонала
В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:
— расходы по обычным видам деятельности;
Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими.
В бухгалтерском учете расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала, напрямую связаны с деятельностью организации и признаются в качестве управленческих расходов, формирующих расходы по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99).
Расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, установленной договором (без НДС) (п. 6 ПБУ 10/99).
Расходы организации на самостоятельный поиск персонала, а также на оплату услуг кадровых агентств учитываются в том отчетном периоде, в котором фактически были осуществлены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. 16, п. 18 ПБУ 10/99). Например, если условиями договора с рекрутинговым агентством предусмотрено, что договор по подбору персонала считается исполненным после прохождения вновь принятым сотрудником испытательного срока, то датой осуществления расходов признается тот отчетный период, в котором работник прошел испытательный срок с удовлетворительным результатом, а кадровое агентство выставило документы о выполнении услуг.
Управленческие расходы учитываются в соответствии с Планом счетов на счете 26 «Общехозяйственные расходы».
Документами, на основании которых в бухгалтерском учете отражаются расходы на подбор персонала, являются:
— договор оказания услуг;
— акт, подтверждающий фактическое оказание услуг;
— документы, подтверждающие оплату услуг (платежное поручение, выписка банка по расчетному счету).
Пример
В бухгалтерском учете организация сделала записи:
Как автоматизировать все этапы работы по подбору персонала в «1С:ЗУП КОРП»: пошаговая инструкция
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предоставляет возможность автоматизировать все этапы работы по подбору персонала: от формирования портрета кандидата на вакантные позиции до ведения отчетности и статистики. Это позволяет в разы ускорить и облегчить задачи сотрудников отдела кадров. О том, как правильно работать с функционалом по подбору персонала в «1С:ЗУП КОРП», читайте в нашей методичке.
Содержание:
Подбор персонала в «1С:ЗУП»
Начнем с подготовительного этапа (формирование портрета кандидата на вакантные позиции). Для этого откройте вкладку «Подбор персонала» в «1С:ЗУП» (рис.1).
Рис.1. Вкладка «Подбор персонала» в «1С:ЗУП КОРП»
Рассмотрим составляющие раздела «Подбор персонала» в «1С:ЗУП» (рис.2):
Рис.2. Составляющие вкладки «Подбор персонала» в «1С:ЗУП 8.3»
Профиль должности
Вкладка «Профиль должности» описывает требования к вакантной должности: рабочие обязанности, знания, умения/навыки, личные качества кандидата и прочие характеристики (рис.3)
Рис.3. Составляющие вкладки «Профиль должности» в программе «1С:ЗУП КОРП»
В «Профиле должности» в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» вы можете:
Рис.4. Описание вкладки «Обязанности, требования, условия» в программе «1С:ЗУП 8.3»
Рис.5. Вкладка «Этапы работы с кандидатами» в программе «1С:ЗУП 8.3»
Рис.6. Содержание вкладки «Профиль должности» в «1С:ЗУП 8.3»
Рис.7. Вкладка «Программа обучения» в программе «1С:ЗУП КОРП»
Заявки на подбор персонала
Рассмотрим «Журнал заявок на подбор персонала». Для этого откройте раздел «Подбор персонала», затем вкладку «Заявки на подбор персонала» в «1С:ЗУП 8.3» (рис.8)
Рис.8. Вкладка «Заявка на подбор персонала» в «1С:ЗУП КОРП»
При создании документа необходимо:
Рис.9. Вкладка «Штатное расписание» в программе «1С:ЗУП 8.3»
Рис.10. Вкладка «Заявка на подбор персонала» в «1С:ЗУП КОРП»
Заявки на подбор персонала в «1С:ЗУП» могут быть согласованы с руководством. Для этого в верхней части документа представлены соответствующие кнопки «Согласовать», для принятия решения руководством кнопки «Отклонить» и «Отменить решение».
Отдельное рабочее место «Согласование вакансий» (рис.11)
Рис.11. Вкладка «Согласование вакансий» в программе «1С:ЗУП 8.3»
В верхней части согласованной заявки на подбор персонала в «1С:ЗУП» нажмите кнопку «Создать вакансию».
Вакансии
В «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» вы сможете:
Интеграция с сайтами позволит вам:
Рис.12. Вкладка «Вакансия» в программе «1С:ЗУП 8.3»
Кандидаты
Варианты формирования карточки кандидата: вручную или из файла резюме на диске.
Для формирования карточки кандидата вручную:
Рис.13. Вкладка «Кандидаты» в программе «1С:ЗУП 8.3»
Рис.14. Закладка «Личные данные» в программе «1С:ЗУП КОРП»
Рис.15. Закладка «Образование, квалификация» в программе «1С:ЗУП КОРП»
Рис.16. Закладка «Опыт работы» в программе «1С:ЗУП КОРП»
Рис.17. Закладка «Работа с кандидатами» в программе «1С:ЗУП КОРП»
Для формирования карточки кандидата из файла резюме на диске:
программа распознает данные, представленные в загружаемом файле, автоматически подставляет распознанные данные (по ключевым полям) в соответствующие поля, создавая карточку кандидата (рис.18).
Рис.18. Закладка «Кандидаты» в программе «1С:ЗУП КОРП»
Также есть возможность воспользоваться обработкой «Загрузка кандидатов из файлов», массовая загрузка. Вы сможете:
Рис.19. Обработка «Загрузка кандидатов из файлов» в программе «1С:ЗУП КОРП»
В карточке кандидата есть возможность прописать комментарий («Комментарии»), указать оценку кандидату («Моя оценка») (рис.20),
Рис.20. Вкладка «Оценки пользователей» в программе «1С:ЗУП КОРП»
Также вы сможете выбрать источники информации («Источник») (рис.21).
Рис.21. Вкладка «Источники информации» в программе «1С:ЗУП КОРП»
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» помогает во взаимодействии с кандидатами (запланировать встречу, написать электронное письмо, написать SMS и т.д.) (рис.22)
Рис.22. Функционал для взаимодействия с кандидатами в программе «1С:ЗУП КОРП»
Все взаимодействия с кандидатом можно просмотреть в карточке кандидата, по ссылке «Взаимодействия» (рис.23)
Рис.23. Вкладка «Взаимодействия» в программе «1С:ЗУП КОРП»
Отчеты по подбору персонала в «1С:ЗУП»
Список отчетов по подбору персонала в «1С:ЗУП КОРП» представлен— раздел «Подбор персонала», вкладка «Отчеты по подбору персонала» (рис.24). Это следующие отчеты:
Рис.24. Вкладка «Отчеты по подбору персонала» в «1С:ЗУП КОРП»
Подведем итоги
В нашей статье мы рассказали, как легко и просто автоматизировать все этапы работы по подбору персонала в «1С:ЗУП КОРП»: от формирования портрета кандидата на вакантные позиции до ведения отчетности и статистики. Это позволяет в разы ускорить и облегчить задачи сотрудников отдела кадров.
Материал оказался для вас полезным — делитесь им с коллегами, которых могут заинтересовать возможности «1С:ЗУП КОРП» по подбору персонала. А также подписывайтесь на наш блог, чтобы узнавать все первыми!
опытный бухгалтер с более чем 20-летним стажем работы. Специализируется на ведении КДП и учете зарплаты, в том числе оформлении блока по охране труда.
опытный бухгалтер с более чем 20-летним стажем работы. Специализируется на ведении КДП и учете зарплаты, в том числе оформлении блока по охране труда.
Как превратить аналитику и отчетность в подборе кадров в инструмент для развития бизнеса
⏱ Время прочтения — 10 минут
Аналитика в подборе — инструмент, а не модная игрушка
Сегодня аналитика — настоящий тренд, причем не только в рекрутменте, но и в других областях — от маркетинга до производства. Согласно данным облачной CRM для рекрутмента Talantix, которая входит в экосистему hh.ru, большинство клиентов внедряют систему именно из-за аналитики. Буквально три года назад ситуация обстояла иначе: процент использования аналитики как одного из инструментов Talantix был довольно низким.
Что изменилось? В первую очередь, появилось понимание, что сбор данных, их анализ и составление отчетов для бизнеса — это не просто «для галочки», а инструмент, который позволяет находить и устранять слабые места в подборе.
ИТ-подразделение федеральной компании очень медленно искало разработчиков в команду. Это било по всем процессам: простои в работе негативно влияли на результаты других подразделений, добавлялись затраты на повторный поиск, когда не получалось найти «того самого» с первого раза, на линейного руководителя ложилась дополнительная нагрузка. В какой-то момент в компании подключили CRM-систему, в том числе начали использовать аналитику, и обнаружились такие проблемы:
И получили такие результаты:
Ломаем миф про «сложную аналитику»
Кейс наглядно показывает, что аналитика — это не просто разрозненные цифры, а материал для корректировки процессов: что поменять, что выбросить, что добавить. Существует стереотип, что всё это крайне сложно и разобраться с кипой данных сможет математик-статистик или другой технарь, но точно не рекрутер. Если когда-то это и было правдой, то времена давно изменились: современная CRM-система — это дружелюбное пространство с уже готовыми графиками и таблицами.
Чтобы понять, как это работает, разберем, какие виды аналитики бывают в принципе:
Можно догадаться, что миф про «сложную аналитику» вырос из историй про аналитику третьего уровня, но ведь от рекрутера никто не требует подготовки многостраничного отчета для акционеров. Для корректировки подбора вполне хватит работы с высокоуровневыми данными, где достаточно быть внимательным и иметь развитое логическое мышление.
Воронка подбора — основной инструмент для наладки найма: позволяет не только оценить каналы привлечения кандидатов по эффективности, но и в целом оптимизировать внутренние процессы.
Аналитика помогает бизнесу не потерять контакт с рынком соискателей
Может показаться, что аналитика — это эффективно и даже не очень сложно, но нужно только большим компаниям и лидерам рынка. Зачем небольшому бизнесу из регионов прокачивать наем, если всё и так неплохо?
Дело в том, что подбор в России сильно изменился за последние два года — произошло то, что можно назвать «идеальным штормом» на рынке труда. Демографические изменения, пандемия, снижение внутренней миграции и спад безработицы — все эти факторы привели к тому, что интерес работодателей в новых людях и интерес самих соискателей находятся в противофазе.
По данным hh.ru, в 2021-м интерес в работе среди соискателей сопоставим с показателями предыдущих годов, а вот спрос среди работодателей рекордно поднялся вверх.
Демографические процессы — одни из самых прогнозируемых в экономике, и данные Росстата отчетливо показывают, что в ближайшие годы ситуация на рынке труда будет только ухудшаться. За последнее десятилетие существенно сократилось население в возрасте от 20 до 30 лет. Данные по возрастным когортам 10–14 и 15–19 лет не более утешительны, то есть в России постоянно сокращается общая численность населения и при этом снижается процент молодых людей, в которых больше всего заинтересованы работодатели. Чем меньше молодежи, тем больше потенциальных рабочих мест на одного человека, и соискатели могут выбирать.
Не все компании об этом знают, поэтому нередко предлагают зарплату ниже средней по отрасли, а сотрудники всё не находятся. Такую ситуацию подтверждает и статистика. Аналитики hh.ru и Talantix провели исследование причин отказов в принятии на работу по итогам собеседований. В рамках исследования были проанализированы обезличенные данные порядка полумиллиона причин отказов, которые рекрутеры самостоятельно указали при работе с кандидатами в системе Talantix с января по июнь 2021 года.
Как оказалось, в первом полугодии 2021 года причиной-лидером по количеству отказов стало несоответствие зарплатных ожиданий соискателей предлагаемой вакансии — 121,5 тыс. отказов, или почти каждая третья причина отказа. Это наглядная иллюстрация того, что аналитика и знание рынка нужны среднему и малому бизнесу в регионах так же, как и большим международным корпорациям.
Искоренять эйджизм и внедрять автоматизацию — будущее подбора в России
Динамика последних лет с превышением числа умерших над числом родившихся дополнилась еще пандемийной статистикой. По данным видно, что компенсация численности населения России за счет мигрантов из других стран, которая имела место в течение последних нескольких лет, в прошлом году не произошла. Этой компенсации не будет и в 2021 году, судя по статистике первых месяцев текущего года.
По итогам 2020 года численность населения в стране уменьшилась примерно на 700 тысяч человек — это население большого города, например Тольятти. Что делать? В первую очередь, перестраивать подбор, анализировать данные, внедрять автоматизацию. Рынок диктует другие, более строгие правила — искать сотрудников «по наитию» уже не получится.
Также пора пересматривать свои убеждения, которые на самом деле могут быть предубеждениями. Нередко руководители хотят молодых сотрудников, но так ли уступают в профессиональном плане люди 40, 50 лет и старше? Или это лишь стереотип?
Эйджизм среди работодателей подтверждает и статистика hh.ru: доля приглашений после отклика на вакансию снижается в два и более раз для людей старше 40 лет.
При этом опрос от hh.ru, проведенный в 2020 году среди 11 тыс. респондентов, показал, что сотрудники-пенсионеры часто отлично справляются со своими задачами. Вот в процентном соотношении ответы на вопрос «Насколько хорошими работниками являются ваши коллеги пенсионного возраста?» (отвечали непенсионеры):
Удалёнка как еще один аргумент за
К «идеальному шторму» добавляется еще один немаловажный фактор — удаленный и гибридный формат работы, который из-за пандемии стал нашей новой реальностью. Мир стремительно перешел в онлайн и не планирует оттуда возвращаться. Многие компании увидели массу преимуществ в таком режиме работы — экономия на аренде и прочих ресурсах, которых требовал живой офис, возможность собирать распределенные команды, а значит — нанимать людей из разных уголков не только России, но и мира.
Всё это повлияло на подбор — теперь вместо стопки распечатанных резюме руководитель получает документы электронной почтой. Вместо живой встречи с кандидатами — онлайн-встречи в Zoom, Skype, Microsoft Teams. Эти изменения требуют перенастройки процессов и прокачки рекрутерами новых навыков и компетенций.
С CRM-системой такой переход смягчается, ведь работа ведется в едином прозрачном онлайн-пространстве. Например, с Talantix не нужно лишний раз пересылать ворох резюме по почте: руководитель сам просмотрит их в системе или получит компактное уведомление.
Чтобы собеседование было удобным и без путаницы, прямо из системы можно назначить онлайн-встречу в Microsoft Teams. Ни работодателю, ни соискателю не нужно дополнительно скачивать приложения, покупать лицензию, авторизоваться. Встреча автоматически добавится в календарь, а накануне проведения все участники получат уведомления-напоминания.
Добавьте сюда то, что у директора по персоналу исчезают типичные проблемы «как распределить нагрузку между рекрутерами», «кто и что делает», «насколько эффективно идет поиск». В Talantix видно загрузку каждого из рекрутеров, можно посмотреть скорость закрытия вакансий, увидеть воронку и понять, на каких этапах было промедление и почему — может, это линейный застопорил процесс и рекрутер тут не при чем. Система позволяет удаленно выстроить прозрачный процесс без «перевода стрелок» и с видимыми результатами.
С помощью Talantix директор по персоналу наглядно видит, как идет работа рекрутеров, и может перераспределять нагрузку между ними.
Аналитика в рекрутменте — настоящий тренд, причем заслуженно: это не просто сбор данных и отчеты «для галочки», а инструмент, который позволяет:
Мир изменился, чтобы ему соответствовать, нужны новые инструменты и навыки. Talantix приглашает вас в мир современного рекрутмента — регистрируйтесь на демо и попробуйте нашу систему в течение 7 дней бесплатно.